Gestion des Candidatures

Gérez efficacement les demandes d'adhésion de nouveaux membres avec un workflow complet et automatisé

Gestion des Candidatures

Janus révolutionne la gestion des demandes d’adhésion en proposant un outil complet et automatisé. Du premier contact jusqu’à l’approbation finale, suivez chaque candidature dans un processus structuré et transparent.

  • Création de candidatures - Formulaire intuitif et stockage des lettres de motivation
  • Gestion des parrains - Suivi des parrains internes et externes
  • Système d’investigation - Assignation d’enquêteurs et rapports détaillés
  • Suivi des statuts - Workflow complet de validation
  • Création automatique - Génération de profils membres depuis les candidatures acceptées

Création et Enregistrement des Candidatures

Simplifiez l’accueil des nouveaux candidats avec un processus structuré :

  • Formulaire intuitif - Interface claire et facile à utiliser pour la saisie des informations
  • Stockage des documents - Conservation des lettres de motivation et documents associés
  • Validation des données - Vérification automatique de la complétude des informations
  • Historique complet - Traçabilité de chaque étape du processus

Gestion des Parrains

Maintenez une liste complète et organisée des parrains de votre Loge :

  • Parrains internes - Membres de votre Loge qui parrainent des candidats
  • Parrains externes - Membres d’autres Loges qui soutiennent des candidatures
  • Suivi des relations - Historique des parrainages et de leur efficacité
  • Gestion des contacts - Coordonnées et informations de tous les parrains

Documents et Lettres de Motivation

Centralisez et organisez tous les documents liés aux candidatures :

  • Upload PDF - Téléchargement sécurisé des lettres de motivation
  • Gestion automatique - Organisation et classement automatique des fichiers
  • Accès sécurisé - Consultation limitée aux officiers autorisés
  • Archivage intelligent - Conservation organisée pour consultation future

Système d’Investigation

Optimisez le processus d’enquête avec des outils dédiés :

  • Assignation d’enquêteurs - Désignation claire des frères responsables des investigations
  • Rapports intégrés - Saisie directe des rapports d’enquête dans l’application
  • Suivi des délais - Respect des échéances d’investigation
  • Validation des enquêtes - Processus de validation des rapports soumis

Suivi des Statuts

Visualisez l’avancement de chaque candidature en temps réel :

  • Workflow complet - Processus structuré de validation étape par étape
  • Statuts visuels - Indicateurs clairs de l’état d’avancement
  • Notifications automatiques - Alertes lors des changements de statut
  • Historique des décisions - Traçabilité complète des validations

Création Automatique des Membres

Transformez les candidatures approuvées en profils membres complets :

  • Génération automatique - Création de profils depuis les candidatures validées
  • Synchronisation des données - Transfert automatique des informations
  • Cohérence garantie - Évite les doublons et incohérences
  • Intégration fluide - Passage naturel du statut candidat au statut membre

Avantages de la Gestion des Candidatures

Gain de Temps

  • Processus automatisé et workflow intégré
  • Réduction des tâches administratives répétitives
  • Suivi centralisé de toutes les candidatures

Cohérence des Données

  • Informations synchronisées entre candidature et membre
  • Base de données unique et cohérente
  • Élimination des doublons et erreurs

Traçabilité Complète

  • Historique détaillé de chaque candidature
  • Suivi des décisions et validations
  • Audit trail pour la transparence

Interface Moderne

  • Design épuré et intuitif
  • Navigation simple et efficace
  • Responsive design pour tous les appareils

Accès et Permissions

Rôles Requis

  • Administrateur - Accès complet à toutes les fonctionnalités
  • Secrétaire - Gestion des candidatures et suivi des statuts

Accès Restreint

  • Membres enquêteurs - Accès limité au module pour remplir leurs enquêtes
  • Consultation uniquement - Pas de modification des données pour les enquêteurs
  • Applications → Gestion des candidatures - Accès principal au module
  • Interface intuitive - Navigation claire et organisée

Workflow de Validation

  1. Soumission - Le candidat soumet sa demande avec documents
  2. Vérification - Validation initiale par les officiers
  3. Investigation - Assignation et réalisation des enquêtes
  4. Rapports - Saisie et validation des rapports d’enquête
  5. Décision - Validation finale par les instances compétentes
  6. Intégration - Création automatique du profil membre

Interface de gestion des candidatures