Secretariaat

Loge Secretariaat

De rol van secretaris in een vrijmetselaarsloge omvat veel administratieve verantwoordelijkheden. Janus vereenvoudigt deze taken met speciale hulpmiddelen:

• Vergaderplanning - Beheer de kalender van comparities en verstuur uitnodigingen automatisch
• Notulenbeheer - Maak, bewaar en deel eenvoudig notulen van comparities
• Correspondentie - Een geïntegreerd systeem voor communicatie met leden, bezoekers, zusterloges, etc.
• Digitaal Archief - Bewaar alle belangrijke documenten in een beveiligde ruimte
• Actieopvolging - Volg genomen beslissingen en te ondernemen acties

Vereenvoudigde Uitnodigingen

Ons uitnodigingssysteem is een van de meest gewaardeerde hulpmiddelen. Het maakt mogelijk:

• Persoonlijke uitnodigingen per e-mail versturen
• Bijhouden wie aanwezigheid heeft bevestigd
• Automatisch een lijst opstellen van aanwezigen en verontschuldigden
• Het secretariaatsdossier vooraf voorbereiden (concept, aanwezigheidsregister, vorige notulen)

Gestructureerde Notulen

Janus biedt sjablonen om het schrijven van notulen te vergemakkelijken, met:

• Voorgedefinieerde secties volgens uw ritus
• Mogelijkheid om elektronische handtekeningen toe te voegen
• Online goedkeuringssysteem
• Chronologisch en thematisch archief

Secretariaat Functies