Pour chaque Tenue avec agapes, Janus génère un lien pour diriger les membres vers un formulaire d’inscription.

Vous pouvez récupérer ce lien et l’envoyer à vos contacts.

NB : Le lien d’inscription est toujours inclus dans une convocation

Récupérer le lien

Depuis la page d’accueil :

• Cliquer sur “Agapes” → “Lister Agapes”
• Faire un clic-droit sur l’icône “Personnage” des agapes dont on veut récupérer le lien d’inscription
• Choisir “Copier le lien” (Le terme exact dépend de votre navigateur)
• Le lien est copié dans votre presse-papier, il suffit de le coller dans un document ou dans un email.
• Le lien a la forme suivante : https://janus.cydit.eu/janus/registration/a_6632b8043b5464.91902563

Afin de suivre l’état des inscriptions aux évènements, Janus maintient une liste exhaustive des inscrits, ainsi que de leur choix pour les agapes.

Afficher l’aperçu des inscriptions

Depuis la page d’accueil :

• Cliquer sur “Inscriptions” → “Lister Inscriptions”
• La page suivante affiche l’état des inscriptions pour tous les évènements créés :
  • Par évènements :
    • Nombre d’inscrits
    • Nombre de paiements reçus
    • Nombre de paiements en attente
    • Inscriptions sans agapes
    • Inscriptions avec agapes normaux
    • Inscriptions avec agapes végétariens

Afficher le détail des inscriptions

Depuis la liste des inscriptions

• Cliquer sur l’icône “loupe” de la tenue désirée
• Sur la page suivante, Janus affiche le détail des inscriptions à l’évènement

Pour faciliter la logistique des agapes, Janus permet aux inscrits de payer leurs agapes, directement en ligne, grâce à un QR Code ou à un virement.

Il est aussi possible pour le trésorier, ou le maitre des banquets de générer un QR code de paiement directement le jour même. Une fois l’argent reçu sur le compte de l’atelier, le trésorier peut valider les paiements et encoder automatiquement les revenus dans la trésorerie.

Enregistrer un paiement reçu

Après avoir reçu un paiement sur le compte, il convient de l’encoder dans Janus.

Depuis la page d’accueil :

• Cliquer sur “Inscriptions” → “Lister Inscriptions”
• Cliquer sur l’icône “loupe” de la tenue pour laquelle un paiement a été reçu
• Cliquer sur “Approuver” sur l’inscription du membre qui a réglé le montant
• Automatiquement l’inscription est validée et une recette est ajoutée à la trésorerie

Procéder à un paiement en direct

Depuis la page d’accueil :

• Cliquer sur “Inscriptions” → “Lister Inscriptions”
• Cliquer sur l’icône “loupe” de la tenue pour laquelle un paiement doit être effectué
• Cliquer sur l’icône “caisse” du membre qui souhaite régler
• Sur la page suivante, sélectionner le moyen de paiement souhaité : “QR Code” ou “Virement”
• Une fois le paiement éxécuté, cliquer sur “Approuver”.
• Le paiement est automatiquement ajouté à la trésorerie

Janus offre la possibilité à chaque visiteur et/ou membre de s’inscrire à un évènement organisé par l’atelier.

Janus permet d’envoyer un rappel pour le paiement des agapes.

Utilisation

1. Depuis la page des inscriptions :
   1. Cliquer sur la loupe pour obtenir la liste des inscrits
   2. Cliquer sur la cloche associée à l’inscription non-payée
   3. Vérifier, modifier le contenu du message de rappel.
   4. Cliquer sur “Envoyer”.

📋 Qu’est-ce qu’une inscription groupée ?

L’inscription groupée vous permet d’inscrire plusieurs personnes en une seule fois à un événement. C’est idéal quand vous organisez la participation de votre groupe ou inscrivez des invités.

✅ Pourquoi utiliser l’inscription groupée ?

• Gain de temps : inscrivez tout votre groupe en une seule fois
• Paiement unique : payez pour tout le monde avec un seul QR code
• Suivi simple : toutes les inscriptions sont liées entre elles
• Moins d’erreurs : un seul formulaire pour tout le monde

🚀 Comment faire une inscription groupée ?

1️⃣ Commencez par vous inscrire

Rendez-vous sur la page d’inscription de l’événement et entrez votre adresse email.

• Si vous êtes déjà connu dans le système, vos informations s’affichent automatiquement
• Sinon, remplissez vos nom, prénom et téléphone

Choisissez votre type d’inscription (tenue seule, avec repas, etc.).

2️⃣ Ajoutez d’autres participants

Cliquez sur le bouton “Ajouter un participant” pour chaque personne supplémentaire.

Pour chaque participant :

1. Entrez son adresse email
2. Cliquez sur “Vérifier l’email”
3. Si la personne est connue, ses infos s’affichent
4. Sinon, complétez nom, prénom et téléphone
5. Choisissez le type d’inscription
6. Cliquez sur “Ajouter”

💡 Astuce : Vous pouvez ajouter autant de participants que nécessaire !

3️⃣ Vérifiez le récapitulatif

Avant de valider, vérifiez la liste des participants affichée :

• Vous (organisateur principal)
• Tous les participants ajoutés
• Les types d’inscription de chacun

Si vous avez fait une erreur, vous pouvez supprimer un participant en cliquant sur le bouton de suppression dans le récapitulatif.

4️⃣ Confirmez l’inscription

Cliquez sur “Confirmer l’inscription”.

Un message de confirmation s’affiche et vous êtes redirigé vers la page de paiement.

💳 Comment payer ?

Option A : Payer pour tout le groupe (recommandé)

Après validation, vous arrivez sur une page qui affiche :

• La liste de tous les participants
• Le montant total à payer pour tout le groupe
• Un QR code pour payer directement avec votre app bancaire
• Les instructions de virement si vous préférez

Scannez simplement le QR code avec votre app bancaire et validez le paiement. C’est tout ! 🎉

Option B : Chaque personne paie séparément

Si chaque participant souhaite payer sa part :

1. Chaque personne reçoit un email de confirmation
2. L’email contient un lien vers sa page de paiement personnelle
3. Chaque participant peut payer sa propre inscription

💡 Note : Le trésorier pourra approuver les paiements soit individuellement, soit en groupe.

📧 Que se passe-t-il après ?

Emails de confirmation

Chaque participant reçoit un email contenant :

• La confirmation de son inscription
• Les détails de l’événement
• Un fichier calendrier (.ics) pour ajouter l’événement à son agenda
• Un QR code personnel (si activé) à présenter le jour J

❓ Questions fréquentes

Puis-je modifier une inscription après validation ?

Non, une fois validée, l’inscription ne peut plus être modifiée. Contactez le maitre des banquets ou l’administrateur si vous avez besoin de faire un changement.

Que faire si quelqu’un est déjà inscrit ?

Le système vous préviendra immédiatement si une personne est déjà inscrite à l’événement. Vous ne pourrez pas créer de doublon.

Puis-je annuler un participant avant de confirmer ?

Oui ! Tant que vous n’avez pas cliqué sur “Confirmer l’inscription”, vous pouvez supprimer n’importe quel participant du récapitulatif.

Qui reçoit les emails de confirmation ?

Tous les participants reçoivent un email de confirmation individuel.

Combien de personnes puis-je inscrire ?

Il n’y a pas de limite ! Vous pouvez inscrire autant de personnes que nécessaire.

Le QR code fonctionne avec quelle banque ?

Le QR code est un code de paiement européen standard compatible avec toutes les apps bancaires européennes (Payconiq, apps bancaires, etc.).

🆘 Besoin d’aide ?

Si vous rencontrez un problème ou avez des questions, contactez votre administrateur par email (l’adresse est indiquée dans l’email de confirmation).