Bibliotheca — Présentation

Bibliotheca est le module de gestion de la bibliothèque partagée de la loge. Il permet de cataloguer les ouvrages, CD, DVD, revues et autres ressources documentaires mis à disposition par les membres ou conservés au local.

Chaque membre peut contribuer en ajoutant ses propres ouvrages au catalogue et en gérant lui-même les emprunts de ses ressources. Les administrateurs disposent d’une vue complète sur l’ensemble du fonds.

Fonctionnalités

• Catalogue centralisé : tous les ouvrages de la loge en un seul endroit, consultable par tous les membres
• Recherche et filtres : recherche par titre, auteur ou ISBN ; filtres par type et statut
• Lookup ISBN automatique : saisie d’un ISBN → récupération automatique des métadonnées (titre, auteur, éditeur, année, couverture) depuis Open Library
• Gestion des emplacements : chaque ouvrage est localisé au local de la loge ou chez un membre identifié
• Gestion des emprunts : enregistrement des emprunts avec date limite de retour, suivi des retards, historique complet par ouvrage
• Couvertures : récupération automatique depuis Open Library ou upload manuel d’une image

Rôles et permissions

NB : Le rôle Bibliothécaire (Librarian) donne exactement les mêmes droits que Secrétaire sur ce module. Il peut être attribué à un membre sans lui donner accès aux autres modules de gestion.

Accès

Depuis la page d’accueil de Janus → Bibliotheca → Catalogue

Bibliotheca — Ajouter un ouvrage

Tout membre actif de la loge peut ajouter un ouvrage au catalogue. L’ouvrage lui est automatiquement attribué en tant que contributeur.

Ajouter un ouvrage via ISBN (recommandé)

La méthode la plus rapide : saisir l’ISBN pour récupérer automatiquement toutes les métadonnées depuis Open Library.

1. Depuis la page d’accueil de Janus
   1. Cliquer sur Bibliotheca → Ajouter un ouvrage
   2. Dans le champ Recherche ISBN, saisir l’ISBN (10 ou 13 chiffres)
   3. Cliquer sur Rechercher
   4. Si le livre est trouvé : titre, auteur, éditeur, année et couverture sont pré-remplis automatiquement

NB : Si l’ISBN est déjà présent dans le catalogue, une alerte s’affiche avec un lien vers l’ouvrage existant. Il n’est pas possible d’ajouter deux fois le même ISBN.

NB : Si Open Library ne dispose pas de couverture pour cet ISBN, la zone de couverture reste vide — vous pouvez alors uploader une image manuellement (voir ci-dessous).

Ajouter un ouvrage manuellement

1. Depuis la page d’accueil de Janus
   1. Cliquer sur Bibliotheca → Ajouter un ouvrage
   2. Remplir au minimum le champ Titre (obligatoire)
   3. Compléter les champs souhaités : Auteur, Type, Éditeur, Année, Description

Définir l’emplacement

Lors de l’ajout, préciser où se trouve physiquement l’ouvrage :

• Local de la loge : l’ouvrage est conservé au local
• Chez un membre : sélectionner le membre concerné dans la liste ; un champ libre permet de préciser l’emplacement exact (ex. : “Bibliothèque du salon”)

Ajouter une couverture

Deux méthodes :

• Automatique : récupérée depuis Open Library lors du lookup ISBN si disponible
• Manuelle : cliquer sur la zone de couverture (icône ?) → sélectionner une image depuis votre appareil (JPEG, PNG, WEBP, GIF — max 8 Mo). L’image est redimensionnée automatiquement.

Types d’ouvrages

Bibliotheca — Modifier ou supprimer un ouvrage

Un membre peut modifier ou supprimer uniquement les ouvrages qu’il a lui-même ajoutés. Les administrateurs, secrétaires et bibliothécaires peuvent agir sur l’ensemble du catalogue.

Modifier un ouvrage

1. Depuis la page d’accueil de Janus
   1. Cliquer sur Bibliotheca → Catalogue
   2. Cliquer sur le titre de l’ouvrage à modifier
   3. Sur la fiche de l’ouvrage, cliquer sur l’icône crayon (✏️)
   4. Modifier les champs souhaités
   5. Cliquer sur Enregistrer

Champs modifiables

• Titre, Auteur, ISBN, Type, Éditeur, Année, Description
• Emplacement (local ou chez un membre, avec notes)
• Couverture (upload d’une nouvelle image en cliquant sur la couverture)

NB : Le statut Emprunté ne peut pas être défini manuellement depuis le formulaire de modification. Il est positionné automatiquement lors de l’enregistrement d’un emprunt. Pour changer le statut d’un ouvrage emprunté, enregistrer d’abord son retour depuis la fiche de l’ouvrage.

NB : Seuls les statuts Disponible et Perdu sont sélectionnables manuellement.

Mettre à jour la couverture

1. Depuis la fiche de l’ouvrage (icône crayon ou clic sur le titre depuis le catalogue)
2. Cliquer directement sur l’image de couverture (ou sur le placeholder ? si aucune couverture)
3. Sélectionner une image depuis votre appareil
4. La couverture est compressée et enregistrée automatiquement sans recharger la page

Supprimer un ouvrage

1. Depuis la page d’accueil de Janus
   1. Cliquer sur Bibliotheca → Catalogue
   2. Cliquer sur le titre de l’ouvrage à supprimer
   3. Sur la fiche de l’ouvrage, cliquer sur l’icône poubelle (🗑️)
   4. Confirmer la suppression dans la fenêtre de confirmation

NB : La suppression est impossible si l’ouvrage est actuellement emprunté. Il faut d’abord enregistrer le retour avant de pouvoir supprimer l’ouvrage.

NB : La suppression est définitive et ne peut pas être annulée.

Bibliotheca — Gérer les emprunts

Les emprunts permettent de tracer qui détient quel ouvrage et jusqu’à quand. Seuls les administrateurs, secrétaires, bibliothécaires et le membre propriétaire de l’ouvrage peuvent enregistrer ou clôturer un emprunt.

NB :

• Un membre ne peut pas s’enregistrer lui-même comme emprunteur de son propre ouvrage.
• Un seul emprunt actif par ouvrage à la fois.

Enregistrer un emprunt

Depuis le catalogue

1. Depuis la page d’accueil de Janus
   1. Cliquer sur Bibliotheca → Catalogue
   2. Sur la ligne de l’ouvrage disponible, cliquer sur l’icône emprunt (📖)
   3. Dans la fenêtre qui s’ouvre :
      1. Sélectionner l’emprunteur dans la liste des membres actifs de la loge
      2. Vérifier ou modifier la date d’emprunt (par défaut : aujourd’hui)
      3. Définir une date limite de retour (optionnel)
      4. Ajouter des notes si nécessaire
   4. Cliquer sur Enregistrer l’emprunt

Depuis la fiche de l’ouvrage

1. Depuis la page d’accueil de Janus
   1. Cliquer sur Bibliotheca → Catalogue
   2. Cliquer sur le titre de l’ouvrage
   3. Cliquer sur l’icône emprunt (📖) dans la barre d’actions
   4. Remplir le formulaire et cliquer sur Enregistrer l’emprunt

NB : La date limite de retour ne peut pas être antérieure à la date d’emprunt — le formulaire l’interdit automatiquement.

NB : L’icône emprunt n’apparaît que si l’ouvrage est au statut Disponible.

Enregistrer un retour

1. Depuis la page d’accueil de Janus
   1. Cliquer sur Bibliotheca → Catalogue
   2. Cliquer sur le titre de l’ouvrage emprunté
   3. Sur la fiche, la bannière jaune indique le nom de l’emprunteur et la date d’emprunt
   4. Vérifier ou modifier la date de retour (par défaut : aujourd’hui)
   5. Cliquer sur Enregistrer le retour

L’ouvrage repasse automatiquement au statut Disponible.

Suivre les emprunts en cours

Vue administrateur / bibliothécaire

1. Depuis la page d’accueil de Janus
   1. Cliquer sur Bibliotheca → Emprunts
   2. La liste affiche tous les emprunts en cours, triés par date limite de retour
   3. Les emprunts en retard sont surlignés en jaune avec un badge En retard
   4. Il est possible d’enregistrer un retour directement depuis cette liste

Vue membre

La page Emprunts affiche deux sections :

• Emprunts de mes ouvrages : ouvrages que le membre a contribué et qui sont actuellement empruntés par d’autres
• Mes emprunts en cours : ouvrages que le membre a lui-même empruntés

Historique des emprunts

L’historique complet de chaque ouvrage est consultable en bas de sa fiche : emprunteur, dates d’emprunt et de retour, notes.

Référence :

Modifier ou supprimer un ouvrage