Envoi de documents

Pré-requis

• Module “Secrétariat”

ou

• Module “Trésorerie”

Fonctionnalité

Janus permet d’envoyer les différents document, par mail, directement depuis son interface.

Les documents suivants peuvent être envoyés :

• Invitations
• Calendriers
• Procès-verbaux
• Esquisses de procès-verbaux
• Registres des présences
• Rappels de cotisation
• Rapport de trésorerie

Chacun de ces documents peut être envoyé à différentes audiences, afin d’éviter les envois malencontreux et de permettre la revue des documents :

• Invitations : Membres, Visiteurs, Officiers
• Calendriers : Membres, Visiteurs, Officiers
• Procès-verbaux : Membres, Officiers
• Esquisses de procès-verbaux : Officiers
• Registres des présences : Officiers
• Rappels de cotisation : Membres spécifiques, Officiers
• Rapport de trésorerie : Membres, Officiers

Pour garantir un envoi optimal des messages et éviter que vos adresses ne soient considérées comme du spam, Janus applique une gestion raisonnée des expéditions.

Les règles suivantes sont mises en place :

• Les messages sont envoyés par lots de 20.

• Le rythme d’envoi est limité à 100 messages par heure.

Ces mesures assurent un bon taux de délivrabilité et réduisent les risques de blocage.

Utilisation

Depuis la page de visualisation des documents :

• Cliquer sur le bouton “Envoyer”
• Sélectionner les destinataires
• Utiliser ou modifier le sujet pré-remplis
• Utiliser ou modifier le message pré-remplis
• Cliquer sur “Envoyer”

Janus introduit les messages dans la file d’attente qui est accessible via :

• Le menu “Mails” dans la barre de navigation
• En cliquant sur “Vers la file d’attente” sur la page de confirmation d’envoi.