Faire signer un document (e-Signature)

Janus permet de faire signer électroniquement un document (procès-verbal, contrat, courrier…) par un ou plusieurs membres, et d’en conserver une version signée, horodatée et infalsifiable.

Demander des signatures

Depuis les Archives, sur un document au format PDF :

Ouvrez le document, puis le menu Actions (l’icône ☰ en haut à droite) et cliquez sur « Signatures ». On peut aussi y accéder directement depuis la liste des archives.
Ajoutez un ou plusieurs signataires : choisissez un membre et précisez son rôle (par ex. Vénérable Maître).
Ajoutez si besoin un message et une date limite (facultatifs).
Cliquez sur « Envoyer pour signature ».

Chaque signataire reçoit alors une notification (dans Janus et sur son téléphone si l’application est installée) l’invitant à signer.

Signer un document

Vous êtes prévenu par une notification. Sur l’application mobile, un bandeau « Documents à signer » apparaît aussi en haut de l’accueil.
Ouvrez le document : vous pouvez le lire entièrement avant de signer.
Choisissez votre mode de signature : « Clavier » (votre nom est transformé en signature manuscrite) ou « Dessiner » (tracez votre signature au doigt ou à la souris).
Cliquez sur « Signer le document ». C’est fait !

Plusieurs signataires

Un même document peut être signé par plusieurs personnes. Les signatures se font en parallèle : chacun signe quand il le souhaite, dans n’importe quel ordre. La page « Signatures » montre l’avancement (qui a signé, qui reste).

Une fois que tout le monde a signé

Le document est automatiquement scellé et une page « Certificat de signature » (qui a signé, et quand) y est ajoutée.
Une nouvelle version signée est archivée ; la version d’origine reste conservée dans l’historique.
Un petit sceau vert apparaît sur la vignette du document dans les archives : il signale qu’il a été signé.

Consulter l’historique ou relancer

Rouvrez « Signatures » sur le document à tout moment pour voir l’historique des signatures déjà effectuées.
Vous pouvez aussi y demander de nouvelles signatures (une ronde supplémentaire) si nécessaire.

Qui peut faire quoi ?

Demander des signatures est réservé à certains rôles (administration, secrétariat, archiviste…).
Signer est possible pour tout membre désigné comme signataire d’un document.

🛡️ Sécurité et Souveraineté des Données

🗺️ Souveraineté

Contrairement aux solutions de signature électronique traditionnelles sur le marché (qui vous obligent à envoyer vos fichiers sur des serveurs externes), le module de signature de Janus est une solution 100% internalisée et souveraine.

Vos documents sensibles et les données personnelles des signataires ne quittent jamais l’environnement sécurisé de Janus.

Aucune donnée n’est envoyée à un prestataire tiers, et aucun service externe n’a accès au contenu de vos archives.

De la création de la demande jusqu’à l’apposition du cachet final de signature, tout le processus est généré, crypté et scellé localement.

Cela vous garantit une maîtrise totale, une confidentialité absolue et le respect strict de la souveraineté de vos données associatives.

🔒 Sécurité

Derrière son interface simple, le module de signature de Janus s’appuie sur des mécanismes de sécurité robustes pour garantir l’authenticité et l’intégrité de chaque document signé :

Hachage Cryptographique (SHA-256) : Chaque document (et chacune de ses versions) génère une empreinte numérique unique (un “Hash” SHA-256). Si un document est altéré, ne serait-ce que d’un seul pixel ou d’une seule virgule, cette empreinte change instantanément, rendant toute falsification indétectable impossible.
Scellement “Server-Side” (Côté Serveur) : Contrairement à d’autres outils, l’apposition de la signature ne se fait pas dans le navigateur de l’utilisateur (qui pourrait être manipulé). C’est le serveur Janus lui-même qui agit en tant qu’autorité de confiance, fusionne les données, appose la signature et verrouille le fichier de manière atomique.
Jetons d’accès cryptographiques : L’accès à l’interface de signature est protégé par des identifiants uniques générés aléatoirement (random_bytes). Cela rend impossible la prédiction des liens (attaque par énumération) et garantit que seul le membre authentifié et explicitement désigné peut signer.
Journalisation inaltérable (Audit Trail) : Chaque action (consultation, signature, refus) est enregistrée dans un registre d’audit sécurisé (signature_audit). Ce journal lie mathématiquement l’action, l’heure exacte, l’identifiant du membre et l’empreinte cryptographique du document pour assurer une parfaite traçabilité.

Ces procédés combinés assurent que le consentement du signataire est recueilli de manière sûre, vérifiable, et sans jamais dépendre d’une autorité de certification tierce.