Faire signer un document (e-Signature)

Janus permet de faire signer électroniquement un document (procès-verbal, contrat, courrier…) par un ou plusieurs membres — et, depuis septembre 2026, par une personne extérieure à la loge, qui n’a pas de compte Janus. Le document signé est conservé en version horodatée et scellée.

Demander des signatures

Depuis les Archives, sur un document au format PDF :

Ouvrez le document, puis le menu Actions (l’icône ☰ en haut à droite) et cliquez sur « Signatures ». On peut aussi y accéder directement depuis la liste des archives.
Ajoutez un ou plusieurs signataires : choisissez un membre et précisez son rôle (par ex. Vénérable Maître).
Ajoutez si besoin un message et une date limite (facultatifs).
Cliquez sur « Envoyer pour signature ».

Chaque signataire reçoit alors une notification (dans Janus et sur son téléphone si l’application est installée) l’invitant à signer.

Signer un document

Vous êtes prévenu par une notification. Sur l’application mobile, un bandeau « Documents à signer » apparaît aussi en haut de l’accueil.
Ouvrez le document : vous pouvez le lire entièrement avant de signer.
Choisissez votre mode de signature : « Clavier » (votre nom est transformé en signature manuscrite) ou « Dessiner » (tracez votre signature au doigt ou à la souris).
Cliquez sur « Signer le document ». C’est fait !

Faire signer une personne extérieure à la loge

Un notaire, un bailleur, un partenaire : quelqu’un qui n’a pas de compte Janus peut signer un document, sans en créer un.

Au moment d’ajouter un signataire, choisissez « Adresse extérieure » et saisissez son adresse e-mail. Un encart vous rappelle alors ce que cela implique, car ce n’est pas anodin : le document quitte la loge. La personne pourra le lire entièrement, et rien ne l’empêche de le conserver. Ne l’employez que pour des documents que vous accepteriez de lui remettre en main propre.

Vous pouvez mêler signataires membres et extérieurs sur une même demande. Le nombre d’adresses extérieures est limité par demande (cinq par défaut).

Ce que vit la personne extérieure

Elle reçoit un courriel à votre nom, aux couleurs et au logo de la loge, qui lui dit qui lui demande quoi.
Elle ouvre un lien personnel, valable 48 heures, qui la mène à une page de lecture — dans son navigateur, sans installer quoi que ce soit.
Elle lit le document en entier, puis signe, ou refuse.
Un code à six chiffres lui est alors envoyé par courriel. Sa signature n’est enregistrée qu’une fois ce code saisi.
Elle reçoit enfin une copie du document signé, certificat compris.

Elle peut choisir sa langue en haut de chaque écran ; les courriels suivants la suivront. À défaut, tout se fait dans la langue de la loge.

Si le lien expire

Passé 48 heures, la personne peut demander elle-même un nouveau lien depuis la page, dans une limite raisonnable. Vous pouvez aussi lui en renvoyer un depuis la page « Signatures » du document.

Un lien déjà utilisé ne redonne accès à rien : ni au document, ni au contexte. C’est voulu.

Plusieurs signataires

Un même document peut être signé par plusieurs personnes. Les signatures se font en parallèle : chacun signe quand il le souhaite, dans n’importe quel ordre. La page « Signatures » montre l’avancement (qui a signé, qui reste).

Une fois que tout le monde a signé

Le document est automatiquement scellé et une page « Certificat de signature » (qui a signé, et quand) y est ajoutée.
Une nouvelle version signée est archivée ; la version d’origine reste conservée dans l’historique.
Un petit sceau vert apparaît sur la vignette du document dans les archives : il signale qu’il a été signé.

Consulter l’historique ou relancer

Rouvrez « Signatures » sur le document à tout moment pour voir l’historique des signatures déjà effectuées.
Vous pouvez aussi y demander de nouvelles signatures (une ronde supplémentaire) si nécessaire.

Qui peut faire quoi ?

Demander des signatures est réservé à certains rôles (administration, secrétariat, archiviste…).
Signer est possible pour tout membre désigné comme signataire d’un document.
Solliciter une adresse extérieure est plus restreint encore : tous ceux qui peuvent demander une signature interne n’y ont pas accès, puisque cela fait sortir un document de la loge.
Vous êtes prévenu dans Janus à chaque signature, et non seulement à la fin : vous voyez qui a signé et qui reste à relancer.

🛡️ Sécurité et Souveraineté des Données

🗺️ Souveraineté

Contrairement aux solutions de signature électronique traditionnelles sur le marché (qui vous obligent à envoyer vos fichiers sur des serveurs externes), le module de signature de Janus est une solution 100% internalisée et souveraine.

Vos documents sensibles et les données personnelles des signataires ne quittent jamais l’environnement sécurisé de Janus.

Aucune donnée n’est envoyée à un prestataire tiers, et aucun service externe n’a accès au contenu de vos archives.

De la création de la demande jusqu’à l’apposition du cachet final de signature, tout le processus est généré, crypté et scellé localement.

Cela vous garantit une maîtrise totale et le respect strict de la souveraineté de vos données associatives.

Une réserve, quand vous faites signer une personne extérieure : le document lui est présenté, donc il sort de la loge. Aucun prestataire tiers n’intervient et rien n’est déposé ailleurs, mais la personne le lit et peut l’enregistrer. C’est l’objet même de la demande — à décider document par document.

🔒 Sécurité

Derrière son interface simple, le module de signature de Janus s’appuie sur des mécanismes de sécurité robustes pour garantir l’authenticité et l’intégrité de chaque document signé :

Hachage Cryptographique (SHA-256) : Chaque document (et chacune de ses versions) génère une empreinte numérique unique (un “Hash” SHA-256). Si un document est altéré, ne serait-ce que d’un seul pixel ou d’une seule virgule, cette empreinte change instantanément, rendant toute falsification indétectable impossible.
Scellement “Server-Side” (Côté Serveur) : Contrairement à d’autres outils, l’apposition de la signature ne se fait pas dans le navigateur de l’utilisateur (qui pourrait être manipulé). C’est le serveur Janus lui-même qui agit en tant qu’autorité de confiance, fusionne les données, appose la signature et verrouille le fichier de manière atomique.
Jetons d’accès cryptographiques : L’accès à l’interface de signature est protégé par des identifiants uniques générés aléatoirement (random_bytes), stockés sous forme d’empreinte et non en clair. La prédiction des liens (attaque par énumération) est donc impossible. Pour un membre, seul celui qui est authentifié et explicitement désigné peut signer. Pour une personne extérieure, c’est la possession du lien et du code envoyé à son adresse qui tient lieu d’identification.
Ce que le code à six chiffres prouve, et ce qu’il ne prouve pas : il établit que la personne a bien accès à l’adresse à laquelle la loge a écrit, et il protège d’un lien transféré, retrouvé dans un historique ou lu par-dessus l’épaule. Le lien et le code passant par le même canal, il ne s’agit pas d’une double authentification et il ne protège pas d’une boîte de messagerie compromise. Nous préférons le dire que le laisser croire.
Journalisation inaltérable (Audit Trail) : Chaque action (consultation, signature, refus) est enregistrée dans un registre d’audit sécurisé (signature_audit). Ce journal lie mathématiquement l’action, l’heure exacte, l’identifiant du membre et l’empreinte cryptographique du document pour assurer une parfaite traçabilité.

Ces procédés combinés assurent que le consentement du signataire est recueilli de manière sûre, vérifiable, et sans jamais dépendre d’une autorité de certification tierce.