Gestion des archives

Pré-requis

• Module “Archives”

Fonctionnalité

Janus propose un système complet de gestion documentaire permettant d’organiser, stocker et retrouver efficacement tous les documents de la loge.

Le système d’archives permet de gérer différents types de documents :

• Documents d’événements : Invitations, procès-verbaux, corpus documentaires, calendriers
• Documents de trésorerie : Rapports financiers, justificatifs de recettes et dépenses, rappels de cotisation
• Documents administratifs : Correspondances, documents généraux
• Présences : Registres de présence, présences repas
• Travaux, planches et autres morceaux d’architecture

Les documents sont organisés grâce à un système de catégorisation avancée :

• Types de documents : Classification par catégorie (invitation, procès-verbal, rapport, etc.)
• Degrés maçonniques : Association aux degrés appropriés selon le rite pratiqué
• Tags personnalisés : Étiquetage libre pour un classement flexible
• Association aux événements : Liaison directe avec les tenues, séminaires et autres évènements
• Métadonnées : Informations automatiques (taille, type de fichier, date de création)

Le système supporte une large gamme de formats de fichiers :

• Documents : PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX, TXT, RTF, CSV
• Images : PNG, JPG, JPEG, GIF, BMP, TIFF, WEBP
• Archives : ZIP, RAR, 7Z
• Taille maximale : 20 MB par fichier

Le système offre des fonctionnalités de recherche avancées :

• Recherche textuelle dans les titres et descriptions
• Filtrage par type de document
• Filtrage par tags
• Filtrage par période (date de début et fin)
• Affichage en grille ou liste
• Pagination avec choix du nombre d’éléments par page

Utilisation

Ajouter un document

Vue d’ensemble

Le système d’archives vous permet de stocker et organiser tous les documents de la loge de manière centralisée. Vous pouvez ajouter des comptes-rendus, invitations, rapports, photos et bien d’autres types de fichiers.

🚀 Accéder à la page d’ajout

1. Connectez-vous à Janus avec vos identifiants
2. Dans le menu principal, cliquez sur “Archives”
3. Cliquez sur le bouton “Ajouter un document” (icône +)

📤 Étape 1 : Télécharger votre fichier

Méthodes pour ajouter un fichier :

Option A : Glisser-déposer

(le plus simple)

• Faites glisser votre fichier depuis votre ordinateur
• Déposez-le dans la zone grisée avec l’icône de nuage

Option B : Sélection manuelle

• Cliquez sur “Choisir un fichier”
• Naviguez dans vos dossiers
• Sélectionnez le fichier souhaité

📋 Types de fichiers acceptés :

• Documents : PDF, Word (.doc, .docx), Excel (.xls, .xlsx), PowerPoint (.ppt, .pptx)
• Images : PNG, JPG, JPEG, GIF, BMP, TIFF, WebP
• Texte : TXT, RTF, CSV
• Archives : ZIP, RAR, 7Z

⚠️ Limites importantes :

• Taille maximale : 20 MB par fichier
• Si votre fichier est trop volumineux, compressez-le ou contactez l’administrateur

🏷️ Étape 2 : Définir le type de document

Types de documents courants :

Invitation d’événement → Invitations aux tenues, agapes

Présence d’événement → Feuilles de présence des tenues

Procès-verbal d’événement → Comptes-rendus de tenues

Calendrier d’événement → Planning des activités

Corpus d’événement → Ordre du jour des tenues

Rapport de trésorerie → Bilans financiers

Rappel de trésorerie → Relances de cotisations

Présence repas → Listes des participants aux agapes

🆕 Créer un nouveau type :

1. Sélectionnez “Nouveau type” dans la liste
2. Tapez le nom de votre nouveau type
3. Exemple : “Photos événement”, “Factures”, etc.

🎯 Étape 3 : Sélectionner le degré (optionnel)

Si le document concerne un degré spécifique :

1. Choisissez le degré approprié dans la liste déroulante
2. Exemples :
   1. 1 - Apprenti pour les documents du 1er degré
   2. 2 - Compagnon pour les documents du 2ème degré
   3. 3 - Maître pour les documents du 3ème degré
3. Laissez vide si le document concerne tous les degrés

✏️ Étape 4 : Ajouter un titre descriptif

Conseils pour un bon titre :

• Soyez précis : “PV Tenue 15 mars 2024” plutôt que “PV”
• Incluez la date si pertinent
• Utilisez des mots-clés pour faciliter la recherche
• Exemples :
  • ✅ “Invitation Tenue Solennelle 24 juin 2024”
  • ✅ “Rapport Trésorerie T1 2024”
  • ✅ “Photos Agape Saint-Jean 2024”
  • ❌ “Document”
  • ❌ “Fichier1”

🏷️ Étape 5 : Ajouter des tags (recommandé)

Les tags facilitent la recherche et l’organisation.

Tags suggérées :

Par type d’événement :

• Tenue, Agape, Initiation, Élévation, Augmentation

Par nature :

• Officiel, Administratif, Financier, Festif

Par période :

• 2024, Trimestre-1, Saint-Jean

🆕 Ajouter un Nouveau Tag :

1. Sélectionnez “Nouveau Tag”
   1. Tapez le nom de l’étiquette
   2. Cliquez sur “Ajouter”
   3. L’étiquette apparaît avec une couleur automatique

✨ Astuce :

Vous pouvez ajouter plusieurs tag à un même document !

🔗 Étape 6 : Associer à un événement (optionnel)

Si le document est lié à une tenue ou agape spécifique :

1. Sélectionnez l’événement dans la liste déroulante
2. Seuls les événements récents (dernière année) sont affichés
3. Cela facilite le regroupement des documents par événement

✅ Étape 7 : Finaliser l’ajout

1. Vérifiez toutes les informations saisies
2. Cliquez sur “Envoyer”
3. Une confirmation apparaîtra si l’ajout réussit
4. Le document sera visible dans la liste des archives

🔍 Vérifier l’ajout

Après l’ajout :

1. Retournez à la page “Archives”
2. Votre document devrait apparaître en haut de la liste
3. Vérifiez que les étiquettes et informations sont correctes

❗ Que faire en cas de problème ?

Messages d’erreur courants :

“Fichier trop volumineux” → Réduisez la taille ou compressez le fichier

“Type de fichier non autorisé” → Utilisez un format supporté (PDF, Word, etc.)

“Veuillez sélectionner un type” → Choisissez un type de document

🆘 Besoin d’aide ?

• Contactez le secrétaire ou l’administrateur
• Vérifiez votre connexion internet
• Réessayez après quelques minutes

💡 Bonnes pratiques

✅ À faire :

• Nommez clairement vos fichiers avant upload
• Utilisez des étiquettes cohérentes avec l’existant
• Vérifiez la qualité des images avant upload
• Organisez par date dans les titres

❌ À éviter :

• Télécharger des fichiers personnels
• Utiliser des noms de fichiers génériques
• Oublier de définir le type de document
• Dupliquer des documents existants

📊 Conseils d’organisation

Pour les secrétaires :

• Créez des étiquettes standardisées pour l’année
• Utilisez une nomenclature cohérente pour les titres
• Associez systématiquement les documents aux événements

Pour les trésoriers :

• Étiquetez par exercice comptable
• Précisez toujours la période dans le titre
• Utilisez le type “Rapport de trésorerie” pour les bilans

Pour tous :

• Pensez à celui qui cherchera le document plus tard
• Un bon titre évite 10 minutes de recherche !

💡 Conseils d’utilisation :

• Utilisez des titres descriptifs pour faciliter les recherches futures
• Exploitez les tags pour créer votre propre système d’organisation
• Associez les documents aux événements pour un suivi chronologique
• Les types traduits (invitation, procès-verbal, etc.) s’adaptent à la langue de l’interface
• La compression automatique des images optimise l’espace de stockage