Gestion des planches

Pré-requis

• Module “Planches”

Fonctionnalité

Le catalogue des planches rassemble les travaux présentés en loge, et ceux qui attendent de l’être. Il répond à une question simple mais qu’on se pose souvent : qui a planché sur quoi, et où est le texte ?

Il se présente en deux tableaux :

• Planches des membres de la loge — les membres actuels, les anciens, et les frères et sœurs passés à l’Orient éternel. Une planche ancienne peut être saisie rétrospectivement au nom de son auteur, même s’il n’est plus parmi nous : c’est le patrimoine de la loge.
• Planches des visiteurs — les frères et sœurs d’autres loges venus présenter chez vous. Leur loge et leur orient sont affichés, pour qu’on sache d’où vient le travail.

Chaque planche porte un titre, un auteur, un degré, un bref résumé et, une fois publiée, le document archivé qui la contient.

Une vitrine, pas seulement un registre

Le catalogue ne sert pas qu’à se souvenir. Il sert aussi à savoir ce qui existe, si jamais on veut le présenter.

Côté auteur. Un frère ou une sœur y déclare le travail qu’il ou elle est prêt·e à venir présenter — chez soi, ou ailleurs. Une planche lue une fois n’a pas à finir dans un tiroir : dès qu’elle figure au catalogue, avec son degré et son résumé, elle reste visible et réutilisable.

Côté loge qui cherche. Quand on cherche un sujet ou un intervenant pour une tenue, on sait ce qui a déjà été écrit, à quel degré, et par qui. Ce n’est pas un hasard si les planches des visiteurs portent la loge, l’orient et l’adresse de leur auteur : c’est précisément pour qu’on puisse le ou la contacter.

Ce que Janus fait, et ce qu’il ne fait pas. Le catalogue documente ce qui existe et indique à qui s’adresser. Il ne diffuse rien de lui-même : par défaut, une loge voisine ne voit pas votre catalogue, et une planche ne part nulle part.

Une seule exception existe, et elle est étroite : le partage d’annonces décrit à la section suivante. Il est facultatif, fermé tant que personne ne l’ouvre, et il exige deux accords — celui de l’auteur, planche par planche, et celui de la loge. Même ouvert, il n’envoie jamais le texte ni le document : ce qui part est une annonce, et la mise en relation se fait ensuite entre vous.

Annoncer une planche aux loges fédérées

Cette possibilité est facultative et fermée par défaut. Une loge peut ne jamais l’ouvrir, et son catalogue reste alors strictement chez elle. Rien de ce qui suit ne se produit tant que vos administrateurs n’ont pas activé le partage des planches.

Il faut deux accords, et aucun ne suffit seul. L’auteur coche, planche par planche, qu’il accepte qu’elle soit annoncée ailleurs — c’est sa décision, la loge ne peut pas la prendre à sa place. La loge, de son côté, désigne les loges destinataires en posant une règle de partage. Sans la case de l’auteur, rien ne part, même si la règle existe. Sans la règle, rien ne part non plus.

Seules les planches publiées partent, et seulement jusqu’au 3ᵉ degré. Une planche encore proposée, une planche retirée, une planche réservée aux officiers ou d’un degré supérieur ne sont jamais annoncées, quel que soit l’accord donné.

Le texte ne part jamais. Ce qui est transmis est une annonce : le titre, le résumé, le nom de l’auteur, sa loge et son orient, et la date de publication. Ni le texte de la planche, ni le document archivé, ni aucun lien vers ce document. Ce qui reste chez vous reste chez vous.

Le contact publié est le secrétariat de votre loge, jamais l’adresse personnelle de l’auteur. Une loge intéressée écrit au secrétariat, qui transmet les coordonnées de l’auteur s’il y a lieu — c’est-à-dire quand l’auteur est d’accord, au moment où la question se pose vraiment.

L’accord se retire. Décocher la case retire l’annonce des loges qui l’avaient reçue. Il en va de même si la planche est retirée ou supprimée, ou si la loge défait sa règle de partage.

Ce que vous recevez. Les planches annoncées par d’autres loges arrivent dans un espace distinct, en lecture seule : vous ne pouvez ni les modifier, ni les publier, ni les rattacher à un document, ni les réexpédier vers une troisième loge. Elles disent qu’un travail existe et à qui s’adresser — elles ne prétendent pas que vous le détenez.

Qui voit quoi

C’est le point le plus important de ce module, et il vaut la peine d’être compris.

Le degré commande. Une planche de 3ᵉ degré n’apparaît jamais à un apprenti — ni dans la liste, ni par un lien direct, ni dans une recherche. C’est la même règle que celle qui gouverne déjà vos archives, et non une règle propre aux planches : un document et la planche qui le porte ne peuvent donc jamais donner deux réponses différentes.

Une planche proposée reste discrète. Tant qu’elle n’est pas publiée, elle n’est visible que de son auteur et des administrateurs. Un travail en cours d’écriture n’a pas à circuler avant que son auteur l’ait présenté.

Cette discrétion s’étend au document lié : tant que la planche n’est pas publiée, le fichier n’apparaît pas dans les archives pour les autres membres. Il y réapparaît à la publication.

L’adresse électronique d’un visiteur n’est visible que dans la fiche détaillée, et seulement pour celles et ceux qui ont à le contacter — administrateurs, secrétariat, maîtrise des banquets, coordination des évènements. Elle n’apparaît jamais dans la liste.

Le cycle de vie d’une planche

Tout membre peut proposer une planche. Les administrateurs et le secrétariat publient, archivent et suppriment. C’est le même partage que pour les candidatures : l’initiative est ouverte, l’acte qui engage la loge est réservé.

À chaque nouvelle proposition, les administrateurs reçoivent une notification les invitant à l’examiner.

Utilisation

Proposer une planche

Menu latéral → Documents → Planches, puis Proposer une planche. Renseignez le titre, un bref résumé et le degré. Elle naît à l’état proposée, sans document.

Rattacher le document

Depuis la fiche de la planche, choisissez le document dans les archives ou déposez-le depuis votre ordinateur — sans quitter l’écran. Un fichier déposé par ce chemin rejoint vos archives comme n’importe quel autre document.

Vous pouvez aussi faire le trajet inverse : au dépôt d’un document dans les archives, le rattacher à une planche existante, ou en créer une directement.

Publier

La publication exige un document lié, et du même degré que la planche. C’est délibéré : sans cette règle, le catalogue pourrait montrer à un apprenti le résumé d’une planche dont les archives lui refuseraient ensuite le fichier.

Archiver ou supprimer

Archiver sort la planche du catalogue en conservant son histoire — c’est le geste courant. Supprimer l’efface pour de bon : à réserver à l’erreur de saisie ou au doublon.

Dans les deux cas, si un document est lié, Janus vous demande quoi en faire :

• Conserver — le document reste aux archives, y redevient visible, et se détache de la planche.
• Supprimer — le document quitte les archives avec son fichier. Cette option n’est offerte qu’aux administrateurs : gérer les planches ne donne pas le droit de purger le fonds documentaire.

Sur mobile

Le catalogue est disponible dans l’application : la tuile Planches mène aux deux mêmes listes, à la fiche détaillée et au formulaire de proposition. Les mêmes règles de visibilité s’y appliquent — l’application n’ouvre aucune porte que le site tiendrait fermée.

Bon à savoir

• Le catalogue ne stocke pas de fichier : il pointe vers vos archives, qui restent le seul endroit où vivent les documents.
• Un document ne peut être rattaché qu’à une seule planche.
• Si le document lié est supprimé des archives, la planche survit : elle revient simplement à l’état proposée, sans document.
• Une planche n’est annoncée à d’autres loges que si son auteur l’a demandé et que la loge a ouvert le partage — et seule l’annonce part, jamais le texte ni le document.
• Les planches reçues d’autres loges sont en lecture seule et ne repartent jamais vers un tiers.