Pré-requis

• Module “Secrétariat”

ou

• Module “Trésorerie”

Fonctionnalité

Janus permet d’envoyer les différents document, par mail, directement depuis son interface.

Les documents suivants peuvent être envoyés :

• Invitations
• Calendriers
• Procès-verbaux
• Esquisses de procès-verbaux
• Registres des présences
• Rappels de cotisation
• Rapport de trésorerie

Chacun de ces documents peut être envoyé à différentes audiences, afin d’éviter les envois malencontreux et de permettre la revue des documents :

• Invitations : Membres, Visiteurs, Officiers
• Calendriers : Membres, Visiteurs, Officiers
• Procès-verbaux : Membres, Officiers
• Esquisses de procès-verbaux : Officiers
• Registres des présences : Officiers
• Rappels de cotisation : Membres spécifiques, Officiers
• Rapport de trésorerie : Membres, Officiers

Pour garantir un envoi optimal des messages et éviter que vos adresses ne soient considérées comme du spam, Janus applique une gestion raisonnée des expéditions.

Les règles suivantes sont mises en place :

• Les messages sont envoyés par lots de 20.

• Le rythme d’envoi est limité à 100 messages par heure.

Ces mesures assurent un bon taux de délivrabilité et réduisent les risques de blocage.

Utilisation

Depuis la page de visualisation des documents :

• Cliquer sur le bouton “Envoyer”
• Sélectionner les destinataires
• Utiliser ou modifier le sujet pré-remplis
• Utiliser ou modifier le message pré-remplis
• Cliquer sur “Envoyer”

Janus introduit les messages dans la file d’attente qui est accessible via :

• Le menu “Mails” dans la barre de navigation
• En cliquant sur “Vers la file d’attente” sur la page de confirmation d’envoi.

Pré-requis

• Module “Archives”

Fonctionnalité

Janus propose un système complet de gestion documentaire permettant d’organiser, stocker et retrouver efficacement tous les documents de la loge.

Le système d’archives permet de gérer différents types de documents :

• Documents d’événements : Invitations, procès-verbaux, corpus documentaires, calendriers
• Documents de trésorerie : Rapports financiers, justificatifs de recettes et dépenses, rappels de cotisation
• Documents administratifs : Correspondances, documents généraux
• Présences : Registres de présence, présences repas
• Travaux, planches et autres morceaux d’architecture

Les documents sont organisés grâce à un système de catégorisation avancée :

• Types de documents : Classification par catégorie (invitation, procès-verbal, rapport, etc.)
• Degrés maçonniques : Association aux degrés appropriés selon le rite pratiqué
• Tags personnalisés : Étiquetage libre pour un classement flexible
• Association aux événements : Liaison directe avec les tenues, séminaires et autres évènements
• Métadonnées : Informations automatiques (taille, type de fichier, date de création)

Le système supporte une large gamme de formats de fichiers :

• Documents : PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX, TXT, RTF, CSV
• Images : PNG, JPG, JPEG, GIF, BMP, TIFF, WEBP
• Archives : ZIP, RAR, 7Z
• Taille maximale : 20 MB par fichier

Le système offre des fonctionnalités de recherche avancées :

• Recherche textuelle dans les titres et descriptions
• Filtrage par type de document
• Filtrage par tags
• Filtrage par période (date de début et fin)
• Affichage en grille ou liste
• Pagination avec choix du nombre d’éléments par page

Utilisation

Ajouter un document

Vue d’ensemble

Le système d’archives vous permet de stocker et organiser tous les documents de la loge de manière centralisée. Vous pouvez ajouter des comptes-rendus, invitations, rapports, photos et bien d’autres types de fichiers.

🚀 Accéder à la page d’ajout

1. Connectez-vous à Janus avec vos identifiants
2. Dans le menu principal, cliquez sur “Archives”
3. Cliquez sur le bouton “Ajouter un document” (icône +)

📤 Étape 1 : Télécharger votre fichier

Méthodes pour ajouter un fichier :

Option A : Glisser-déposer

(le plus simple)

• Faites glisser votre fichier depuis votre ordinateur
• Déposez-le dans la zone grisée avec l’icône de nuage

Option B : Sélection manuelle

• Cliquez sur “Choisir un fichier”
• Naviguez dans vos dossiers
• Sélectionnez le fichier souhaité

📋 Types de fichiers acceptés :

• Documents : PDF, Word (.doc, .docx), Excel (.xls, .xlsx), PowerPoint (.ppt, .pptx)
• Images : PNG, JPG, JPEG, GIF, BMP, TIFF, WebP
• Texte : TXT, RTF, CSV
• Archives : ZIP, RAR, 7Z

⚠️ Limites importantes :

• Taille maximale : 20 MB par fichier
• Si votre fichier est trop volumineux, compressez-le ou contactez l’administrateur

🏷️ Étape 2 : Définir le type de document

Types de documents courants :

Invitation d’événement → Invitations aux tenues, agapes

Présence d’événement → Feuilles de présence des tenues

Procès-verbal d’événement → Comptes-rendus de tenues

Calendrier d’événement → Planning des activités

Corpus d’événement → Ordre du jour des tenues

Rapport de trésorerie → Bilans financiers

Rappel de trésorerie → Relances de cotisations

Présence repas → Listes des participants aux agapes

🆕 Créer un nouveau type :

1. Sélectionnez “Nouveau type” dans la liste
2. Tapez le nom de votre nouveau type
3. Exemple : “Photos événement”, “Factures”, etc.

🎯 Étape 3 : Sélectionner le degré (optionnel)

Si le document concerne un degré spécifique :

1. Choisissez le degré approprié dans la liste déroulante
2. Exemples :
   1. 1 - Apprenti pour les documents du 1er degré
   2. 2 - Compagnon pour les documents du 2ème degré
   3. 3 - Maître pour les documents du 3ème degré
3. Laissez vide si le document concerne tous les degrés

✏️ Étape 4 : Ajouter un titre descriptif

Conseils pour un bon titre :

• Soyez précis : “PV Tenue 15 mars 2024” plutôt que “PV”
• Incluez la date si pertinent
• Utilisez des mots-clés pour faciliter la recherche
• Exemples :
  • ✅ “Invitation Tenue Solennelle 24 juin 2024”
  • ✅ “Rapport Trésorerie T1 2024”
  • ✅ “Photos Agape Saint-Jean 2024”
  • ❌ “Document”
  • ❌ “Fichier1”

🏷️ Étape 5 : Ajouter des tags (recommandé)

Les tags facilitent la recherche et l’organisation.

Tags suggérées :

Par type d’événement :

• Tenue, Agape, Initiation, Élévation, Augmentation

Par nature :

• Officiel, Administratif, Financier, Festif

Par période :

• 2024, Trimestre-1, Saint-Jean

🆕 Ajouter un Nouveau Tag :

1. Sélectionnez “Nouveau Tag”
   1. Tapez le nom de l’étiquette
   2. Cliquez sur “Ajouter”
   3. L’étiquette apparaît avec une couleur automatique

✨ Astuce :

Vous pouvez ajouter plusieurs tag à un même document !

🔗 Étape 6 : Associer à un événement (optionnel)

Si le document est lié à une tenue ou agape spécifique :

1. Sélectionnez l’événement dans la liste déroulante
2. Seuls les événements récents (dernière année) sont affichés
3. Cela facilite le regroupement des documents par événement

✅ Étape 7 : Finaliser l’ajout

1. Vérifiez toutes les informations saisies
2. Cliquez sur “Envoyer”
3. Une confirmation apparaîtra si l’ajout réussit
4. Le document sera visible dans la liste des archives

🔍 Vérifier l’ajout

Après l’ajout :

1. Retournez à la page “Archives”
2. Votre document devrait apparaître en haut de la liste
3. Vérifiez que les étiquettes et informations sont correctes

❗ Que faire en cas de problème ?

Messages d’erreur courants :

“Fichier trop volumineux” → Réduisez la taille ou compressez le fichier

“Type de fichier non autorisé” → Utilisez un format supporté (PDF, Word, etc.)

“Veuillez sélectionner un type” → Choisissez un type de document

🆘 Besoin d’aide ?

• Contactez le secrétaire ou l’administrateur
• Vérifiez votre connexion internet
• Réessayez après quelques minutes

💡 Bonnes pratiques

✅ À faire :

• Nommez clairement vos fichiers avant upload
• Utilisez des étiquettes cohérentes avec l’existant
• Vérifiez la qualité des images avant upload
• Organisez par date dans les titres

❌ À éviter :

• Télécharger des fichiers personnels
• Utiliser des noms de fichiers génériques
• Oublier de définir le type de document
• Dupliquer des documents existants

📊 Conseils d’organisation

Pour les secrétaires :

• Créez des étiquettes standardisées pour l’année
• Utilisez une nomenclature cohérente pour les titres
• Associez systématiquement les documents aux événements

Pour les trésoriers :

• Étiquetez par exercice comptable
• Précisez toujours la période dans le titre
• Utilisez le type “Rapport de trésorerie” pour les bilans

Pour tous :

• Pensez à celui qui cherchera le document plus tard
• Un bon titre évite 10 minutes de recherche !

💡 Conseils d’utilisation :

• Utilisez des titres descriptifs pour faciliter les recherches futures
• Exploitez les tags pour créer votre propre système d’organisation
• Associez les documents aux événements pour un suivi chronologique
• Les types traduits (invitation, procès-verbal, etc.) s’adaptent à la langue de l’interface
• La compression automatique des images optimise l’espace de stockage

Pré-requis

• Module “Planches”

Fonctionnalité

Le catalogue des planches rassemble les travaux présentés en loge, et ceux qui attendent de l’être. Il répond à une question simple mais qu’on se pose souvent : qui a planché sur quoi, et où est le texte ?

Il se présente en deux tableaux :

• Planches des membres de la loge — les membres actuels, les anciens, et les frères et sœurs passés à l’Orient éternel. Une planche ancienne peut être saisie rétrospectivement au nom de son auteur, même s’il n’est plus parmi nous : c’est le patrimoine de la loge.
• Planches des visiteurs — les frères et sœurs d’autres loges venus présenter chez vous. Leur loge et leur orient sont affichés, pour qu’on sache d’où vient le travail.

Chaque planche porte un titre, un auteur, un degré, un bref résumé et, une fois publiée, le document archivé qui la contient.

Une vitrine, pas seulement un registre

Le catalogue ne sert pas qu’à se souvenir. Il sert aussi à savoir ce qui existe, si jamais on veut le présenter.

Côté auteur. Un frère ou une sœur y déclare le travail qu’il ou elle est prêt·e à venir présenter — chez soi, ou ailleurs. Une planche lue une fois n’a pas à finir dans un tiroir : dès qu’elle figure au catalogue, avec son degré et son résumé, elle reste visible et réutilisable.

Côté loge qui cherche. Quand on cherche un sujet ou un intervenant pour une tenue, on sait ce qui a déjà été écrit, à quel degré, et par qui. Ce n’est pas un hasard si les planches des visiteurs portent la loge, l’orient et l’adresse de leur auteur : c’est précisément pour qu’on puisse le ou la contacter.

Ce que Janus fait, et ce qu’il ne fait pas. Le catalogue documente ce qui existe et indique à qui s’adresser. Il ne diffuse rien de lui-même : par défaut, une loge voisine ne voit pas votre catalogue, et une planche ne part nulle part.

Une seule exception existe, et elle est étroite : le partage d’annonces décrit à la section suivante. Il est facultatif, fermé tant que personne ne l’ouvre, et il exige deux accords — celui de l’auteur, planche par planche, et celui de la loge. Même ouvert, il n’envoie jamais le texte ni le document : ce qui part est une annonce, et la mise en relation se fait ensuite entre vous.

Annoncer une planche aux loges fédérées

Cette possibilité est facultative et fermée par défaut. Une loge peut ne jamais l’ouvrir, et son catalogue reste alors strictement chez elle. Rien de ce qui suit ne se produit tant que vos administrateurs n’ont pas activé le partage des planches.

Il faut deux accords, et aucun ne suffit seul. L’auteur coche, planche par planche, qu’il accepte qu’elle soit annoncée ailleurs — c’est sa décision, la loge ne peut pas la prendre à sa place. La loge, de son côté, désigne les loges destinataires en posant une règle de partage. Sans la case de l’auteur, rien ne part, même si la règle existe. Sans la règle, rien ne part non plus.

Seules les planches publiées partent, et seulement jusqu’au 3ᵉ degré. Une planche encore proposée, une planche retirée, une planche réservée aux officiers ou d’un degré supérieur ne sont jamais annoncées, quel que soit l’accord donné.

Le texte ne part jamais. Ce qui est transmis est une annonce : le titre, le résumé, le nom de l’auteur, sa loge et son orient, et la date de publication. Ni le texte de la planche, ni le document archivé, ni aucun lien vers ce document. Ce qui reste chez vous reste chez vous.

Le contact publié est le secrétariat de votre loge, jamais l’adresse personnelle de l’auteur. Une loge intéressée écrit au secrétariat, qui transmet les coordonnées de l’auteur s’il y a lieu — c’est-à-dire quand l’auteur est d’accord, au moment où la question se pose vraiment.

L’accord se retire. Décocher la case retire l’annonce des loges qui l’avaient reçue. Il en va de même si la planche est retirée ou supprimée, ou si la loge défait sa règle de partage.

Ce que vous recevez. Les planches annoncées par d’autres loges arrivent dans un espace distinct, en lecture seule : vous ne pouvez ni les modifier, ni les publier, ni les rattacher à un document, ni les réexpédier vers une troisième loge. Elles disent qu’un travail existe et à qui s’adresser — elles ne prétendent pas que vous le détenez.

Qui voit quoi

C’est le point le plus important de ce module, et il vaut la peine d’être compris.

Le degré commande. Une planche de 3ᵉ degré n’apparaît jamais à un apprenti — ni dans la liste, ni par un lien direct, ni dans une recherche. C’est la même règle que celle qui gouverne déjà vos archives, et non une règle propre aux planches : un document et la planche qui le porte ne peuvent donc jamais donner deux réponses différentes.

Une planche proposée reste discrète. Tant qu’elle n’est pas publiée, elle n’est visible que de son auteur et des administrateurs. Un travail en cours d’écriture n’a pas à circuler avant que son auteur l’ait présenté.

Cette discrétion s’étend au document lié : tant que la planche n’est pas publiée, le fichier n’apparaît pas dans les archives pour les autres membres. Il y réapparaît à la publication.

L’adresse électronique d’un visiteur n’est visible que dans la fiche détaillée, et seulement pour celles et ceux qui ont à le contacter — administrateurs, secrétariat, maîtrise des banquets, coordination des évènements. Elle n’apparaît jamais dans la liste.

Le cycle de vie d’une planche

Tout membre peut proposer une planche. Les administrateurs et le secrétariat publient, archivent et suppriment. C’est le même partage que pour les candidatures : l’initiative est ouverte, l’acte qui engage la loge est réservé.

À chaque nouvelle proposition, les administrateurs reçoivent une notification les invitant à l’examiner.

Utilisation

Proposer une planche

Menu latéral → Documents → Planches, puis Proposer une planche. Renseignez le titre, un bref résumé et le degré. Elle naît à l’état proposée, sans document.

Rattacher le document

Depuis la fiche de la planche, choisissez le document dans les archives ou déposez-le depuis votre ordinateur — sans quitter l’écran. Un fichier déposé par ce chemin rejoint vos archives comme n’importe quel autre document.

Vous pouvez aussi faire le trajet inverse : au dépôt d’un document dans les archives, le rattacher à une planche existante, ou en créer une directement.

Publier

La publication exige un document lié, et du même degré que la planche. C’est délibéré : sans cette règle, le catalogue pourrait montrer à un apprenti le résumé d’une planche dont les archives lui refuseraient ensuite le fichier.

Archiver ou supprimer

Archiver sort la planche du catalogue en conservant son histoire — c’est le geste courant. Supprimer l’efface pour de bon : à réserver à l’erreur de saisie ou au doublon.

Dans les deux cas, si un document est lié, Janus vous demande quoi en faire :

• Conserver — le document reste aux archives, y redevient visible, et se détache de la planche.
• Supprimer — le document quitte les archives avec son fichier. Cette option n’est offerte qu’aux administrateurs : gérer les planches ne donne pas le droit de purger le fonds documentaire.

Sur mobile

Le catalogue est disponible dans l’application : la tuile Planches mène aux deux mêmes listes, à la fiche détaillée et au formulaire de proposition. Les mêmes règles de visibilité s’y appliquent — l’application n’ouvre aucune porte que le site tiendrait fermée.

Bon à savoir

• Le catalogue ne stocke pas de fichier : il pointe vers vos archives, qui restent le seul endroit où vivent les documents.
• Un document ne peut être rattaché qu’à une seule planche.
• Si le document lié est supprimé des archives, la planche survit : elle revient simplement à l’état proposée, sans document.
• Une planche n’est annoncée à d’autres loges que si son auteur l’a demandé et que la loge a ouvert le partage — et seule l’annonce part, jamais le texte ni le document.
• Les planches reçues d’autres loges sont en lecture seule et ne repartent jamais vers un tiers.

Gestion des relations multiples (Documents ↔ Événements / Candidatures / Trésor)

Cette page explique, pour les utilisateurs finaux, comment lier un document de l’archive à plusieurs éléments (Événements, Candidatures, Dépenses/Revenus du Trésor), comment ces liens s’affichent, et qui peut faire quoi.

Objectif

• Relier un même document à plusieurs éléments du système sans le dupliquer.
• Retrouver rapidement les pièces liées depuis les pages de détails (événement, candidature, dépense/revenu) et depuis la liste des archives (via un modal dédié).

Rappels clés

• Relations supportées:
  • Événement (visible par tous les rôles ayant accès aux archives)
  • Candidature (visible si rôle : Administrateurs, Secrétaire)
  • Trésor: Dépense ou Revenu (visible si rôle : Administrateurs, Trésorier)
• Contrainte Trésor: un seul document peut être lié à une dépense ou un revenu (lien unique par item Trésor).
• Relations ≠ Tags: les relations ne créent plus de tags. Elles apparaissent dans un modal dédié et sur les pages de détail concernées.

1) Ajouter/modifier des relations lors du dépôt d’un document

Vous pouvez lier un document à un ou plusieurs éléments directement depuis le formulaire d’upload ou d’édition d’un document d’archive.

Étapes

1. Ouvrez l’archive: menu « Archives » → « Ajouter un document » ou bien « Éditer » sur un document existant.
2. Remplissez les informations du document (type, titre, etc.).
3. Dans le bloc « Relations », cliquez sur « + Ajouter une relation ».
4. Pour chaque ligne:
   • Sélectionnez le Type de relation: Événement, Candidature, Dépense ou Revenu.
   • Sélectionnez l’élément à lier (liste déroulante).
   • Vous pouvez ajouter plusieurs lignes (Événement + Candidature, par ex.).
   • Vous pouvez supprimer une ligne si nécessaire (bouton ×).
5. Validez le formulaire. Les relations sont enregistrées.

Droits nécessaires

• Événement: tous les utilisateurs avec accès aux archives peuvent ajouter le lien.
• Candidature: uniquement Administrateurs / Secrétaire.
• Dépense / Revenu: uniquement Administrateurs / Trésorier.

2) Lier la lettre de motivation d’une candidature

Lors de l’ajout d’une lettre de motivation dans une candidature:

• Le document est automatiquement lié à la Candidature.
• Si une Tenue de présentation a été sélectionnée, le document est également lié à cet Événement.

Astuce: Cela permet d’ouvrir rapidement le document depuis la page de l’événement si besoin.

3) Où voir les relations ?

Dans la liste des archives

• Chaque vignette de document affiche un bouton « Voir les éléments liés » (icône maillon) uniquement s’il existe au moins une relation.
• En cliquant dessus, un modal s’ouvre avec la liste des relations (une par ligne):
  • Événement → ouvre la page détail de l’événement.
  • Candidature → ouvre la page détail de la candidature.
  • Dépense / Revenu → ouvre la page détail de Trésor correspondante.
• Les éléments qui ne vous sont pas autorisés par rôle ne sont pas affichés.

Sur les pages de détail

• Événements: la section « Documents liés » liste les documents attachés à l’événement.
• Candidatures: la section « Documents liés » liste les documents de la candidature.
• Trésor (Dépense / Revenu): la ligne « Justificatif » affiche le(s) document(s) lié(s).

4) Cas d’usage & bonnes pratiques

• Plusieurs relations (ex.: un PDF de convocation lié à l’Événement + à la Candidature présentée) sont autorisées.
• Trésor: si vous chargez un nouveau justificatif, le lien vers la dépense/revenu est mis à jour pour pointer vers ce nouveau document (un seul justificatif par item).
• Ne pas dupliquer les fichiers: liez un document unique à plusieurs éléments plutôt que d’uploader plusieurs fois.
• Tags: utilisez les tags uniquement pour la catégorisation fonctionnelle. Les relations ne génèrent pas de tags.

5) FAQ

Je ne vois pas la relation dans le modal

• Vérifiez vos droits (rôle) pour ce type d’élément.
• Assurez-vous d’avoir enregistré le formulaire après avoir ajouté la relation.

Je ne vois pas le bouton « Voir les éléments liés »

• Le bouton n’apparaît que s’il existe au moins une relation pour le document.

Peut-on lier plusieurs documents à une même dépense ou un même revenu ?

• Non. Il y a un seul document par dépense/revenu. Si vous uploadez un nouveau justificatif, l’ancien lien est remplacé.

Puis-je rechercher par relations ?

• Utilisez la liste des archives puis le modal des relations pour naviguer vers l’élément lié.

6) Synthèse des rôles

• Tous: peuvent créer/voir des liens vers Événements.
• Administrateurs / Secrétaire: peuvent créer/voir des liens vers Candidatures.
• Administrateurs / Trésorier: peuvent créer/voir des liens vers Dépenses et Revenus.

7) Glossaire rapide

• Relation: lien entre un document et un élément métier (événement, candidature, dépense/revenu).
• Modal des relations: fenêtre qui s’ouvre depuis la vignette d’un document et liste toutes ses relations avec liens cliquables.
• Justificatif: document lié à une dépense ou un revenu (un seul par item Trésor).

8) Assistance

En cas de question, contactez votre administrateur Janus ou utilisez le canal de support habituel.

Ce guide explique comment créer, enrichir, modifier et retrouver les documents liés aux rituels dans Janus.

Accès et permissions

• Qui peut gérer les rituels: Administrateur, Secrétaire.
• Sécurité par degré: le degré du rituel sert de filtre d’accès aux documents correspondants.

Créer un rituel

1. Ouvrez la page: Rituels → Créer.
2. Renseignez:
   • Nom du rituel (obligatoire).
   • Degré (obligatoire).
   • Rôles (facultatif, liste de noms comme “Maître des Cérémonies”, “Orateur”, etc.).
3. Validez: Créer.
4. Vous êtes redirigé vers la liste des rituels.

Notes:

• Les rôles peuvent aussi être ajoutés/ajustés après création (voir “Modifier un rituel”).

Ajouter des rôles et des documents

Ajouter/éditer des rôles

• Sur la page Détail du rituel, ajoutez/supprimez/renommez les rôles, puis Enregistrez.
• Les rôles sont de simples intitulés (ex.: “Chapelain”, “Expert”, …).

Joindre des documents “Organisation” ou “Matériel”

• Depuis la page Détail du rituel:
• Choisissez le type:
  • Organisation (plans, trames, consignes)
  • Matériel (listes d’objets, checklists)
• Sélectionnez le fichier et validez.

Règle de lien:

• Il existe un seul lien actif par type (“organisation” et “matériel”) pour un rituel. Envoyer un nouveau fichier remplace le lien existant (les anciens fichiers restent archivés).

Tags automatiques:

• Les documents sont tagués avec: Rituels, Nom du rituel, et le type (Organisation/Matériel).

Joindre des documents de rôle

• Depuis la page Détail du rituel, pour un rôle spécifique:
• Choisissez le type de document (interne/externe).
• (Optionnel) Description — si vide, Janus génère: JJ/MM/AAAA - Nom du rituel - Nom du rôle.
• (Optionnel) Degré — si vide, Janus utilise le degré du rituel.
• Sélectionnez le fichier et validez.

Règle de lien pour un rôle :

• Janus supprime le lien actif pour ce rôle précis et rattache le nouveau document (les anciens restent en archive).
• Tags automatiques: Rituels, Nom du rituel, Nom du rôle.

Modifier un rituel

1. Ouvrez la page Détail du rituel → Modifier.
2. Mettez à jour:
   • Nom
   • Degré
   • Rôles (suppression, ajout, renommage)
3. Enregistrez.

Important:

• Si vous changez le degré du rituel, Janus met automatiquement à jour le degré de tous les documents liés (Organisation, Matériel, Rôles) pour rester cohérent avec la politique d’accès par degré. Un message de confirmation indique combien de documents ont été mis à jour.

Consulter les documents dans les Archives

Vous pouvez retrouver les documents:

• Depuis la page Détail d’un rituel (liens directs).
• Dans Archives:
• Recherchez par tags: Rituels, Nom du rituel, Organisation ou Matériel, et/ou le Nom du rôle.
• Le degré du document correspond au degré du rituel (ou celui renseigné à l’envoi).

Convention de description (si non saisie):

• Organisation/Matériel: JJ/MM/AAAA - Nom du rituel - [Organisation|Matériel]
• Rôle: JJ/MM/AAAA - Nom du rituel - Nom du rôle

Bonnes pratiques

• Toujours définir le degré du rituel: il conditionne la visibilité des documents.
• Utilisez des noms de rôles clairs et constants pour faciliter la recherche par tags.
• Remplacez plutôt que dupliquez: renvoyez un fichier pour mettre à jour le lien actif; l’historique reste consultable en archive.
• Vérifiez les tags dans l’Archive pour retrouver rapidement vos documents (Rituels, rituel, type/role).

FAQ - Foire Aux Questions

• Puis-je avoir plusieurs documents “Organisation” actifs pour un rituel ?

Non. Un seul lien actif par type; l’envoi d’un nouveau fichier remplace le lien existant (l’ancien reste en archive).

• Que se passe-t-il si je change le degré du rituel ?

Tous les documents liés (Organisation, Matériel, Rôles) voient leur degré mis à jour automatiquement.

• Le degré d’un document peut-il différer de celui du rituel ?

Oui si vous le renseignez explicitement à l’envoi; sinon, Janus utilise celui du rituel.

• Comment retrouver un document de rôle spécifique ?

Dans Archives, filtrez par tags: Rituels, Nom du rituel, et le Nom du rôle.

• Les anciens documents sont-ils supprimés ?

Non. Le lien actif est remplacé, mais les versions précédentes restent archivées. Vous pouvez manuellement supprimer les anciens documents.

• Qui peut gérer les rituels et leurs documents ?

Tous les membres qui ont le rôle “Administrateur” ou “Secrétariat” dans Janus.

• Formats de description par défaut

Générés automatiquement au format JJ/MM/AAAA - … pour cohérence et tri rapide.

📋 Vue d’ensemble

L’Export Complet est une fonctionnalité avancée de Janus qui permet d’exporter l’intégralité des données de votre loge dans un fichier ZIP.

NB : Cette fonctionnalité est exclusivement réservée au rôle Administrateur.

🎯 Contenu de l’export

L’export complet inclut trois types de données organisées dans des dossiers séparés :

📅 Événements (events/)

• Format : Fichier ICS (iCalendar)
• Contenu : Tous les événements de la loge
• Utilisation : Importable dans Google Calendar, Outlook, ou tout autre calendrier compatible

💰 Trésorerie (treasury/)

• Format : Fichiers CSV
• Contenu :
  • expenses.csv : Toutes les dépenses
  • incomes.csv : Tous les revenus
  • transactions.csv : Toutes les transactions bancaires
• Utilisation : Analyse dans Excel, Google Sheets, ou logiciels comptables

📄 Documents (documents/)

• Format : Fichiers originaux (PDF, JPEG, etc.)
• Organisation : Par type de document (Rituel, Trésorerie, Événement, etc.)
• Contenu : Tous les documents archivés dans Janus

🔐 Accès et sécurité

Rôles autorisés

• ✅ Administrateur : Accès complet
• ❌ Autres rôles : Accès refusé

Protection des données

• Les exports complets sont automatiquement protégés
• Seuls les Administrateurs peuvent voir et télécharger les exports
• Les exports sont stockés dans les archives avec le type “Full Export”

🚀 Comment utiliser l’Export Complet

Étape 1 : Accéder à la fonctionnalité

1. Connectez-vous à Janus avec un compte Administrateur
2. Cliquez sur Profil dans le menu principal
3. Sélectionnez Export Complet

Étape 2 : Lancer l’export

1. Sur la page d’export, lisez les informations sur le contenu
2. Cliquez sur Démarrer l’Export Complet
3. L’export se lance en arrière-plan (cela peut prendre plusieurs minutes)

Étape 3 : Suivre le progrès

• Export en cours : Une animation de chargement s’affiche
• Actualisation : Rafraîchissez la page pour vérifier le statut
• Annulation : Utilisez le bouton “Annuler l’Export” si nécessaire

Étape 4 : Télécharger l’export

• Export terminé : Le statut passe à “Export terminé”
• Téléchargement : Cliquez sur Télécharger l’Export Complet
• Nouvel export : Utilisez Créer un Nouvel Export pour remplacer l’ancien

⚠️ Limitations importantes

Un seul export à la fois

• Règle : Un seul export complet peut exister simultanément
• Remplacement : Un nouvel export remplace automatiquement l’ancien
• Gestion : Supprimez l’ancien export avant d’en créer un nouveau

Taille des fichiers

• Documents : La taille dépend du nombre de documents archivés
• Performance : Les exports volumineux peuvent prendre plusieurs minutes
• Stockage : Surveillez l’espace disque disponible

🔧 Dépannage

L’export ne démarre pas

Symptômes : Le bouton reste grisé ou l’export ne se lance pas

Solutions :

1. Vérifiez que vous avez les droits d’Administrateur
2. Actualisez la page et réessayez
3. Contactez janus@cydit.eu

L’export reste bloqué

Symptômes : Statut “Export en cours” pendant plus de 30 minutes

Solutions :

1. Cliquez sur Annuler l’Export
2. Attendez quelques secondes
3. Relancez un nouvel export

Erreur de téléchargement

Symptômes : Impossible de télécharger le fichier ZIP

Solutions :

1. Vérifiez que l’export est bien terminé
2. Essayez de créer un nouvel export
3. Contactez janus@cydit.eu

Dossier documents vide

Symptômes : Le dossier documents/ dans l’export est vide

Solutions :

1. Vérifiez qu’il y a des documents dans les archives Janus
2. Relancez l’export
3. Contactez janus@cydit.eu

📊 Utilisation des données exportées

Fichier ICS (Événements)

## Import dans Google Calendar
1. Ouvrez Google Calendar
2. Cliquez sur l'icône ⚙️ (Paramètres)
3. Sélectionnez "Importer et exporter"
4. Choisissez le fichier events.ics

Fichiers CSV (Trésorerie)

## Ouverture dans Excel
1. Ouvrez Excel
2. Fichier → Ouvrir
3. Sélectionnez le fichier CSV
4. Choisissez l'encodage UTF-8

Documents

## Organisation recommandée
documents/
├── Rituel/          # Documents rituels
├── Treasury/        # Documents comptables
├── Event/           # Documents d'événements
└── misc/            # Autres documents

🛡️ Bonnes pratiques

Sécurité

• Stockage : Conservez les exports dans un endroit sécurisé
• Partage : Ne partagez les exports qu’avec les personnes autorisées
• Suppression : Supprimez les anciens exports après utilisation

Performance

• Fréquence : Évitez de créer des exports trop fréquemment
• Taille : Surveillez la taille des exports
• Nettoyage : Supprimez les exports obsolètes

Sauvegarde

• Régularité : Créez des exports réguliers pour la sauvegarde
• Conservation : Gardez plusieurs versions pour la traçabilité
• Vérification : Testez régulièrement la restauration des données

Janus permet de faire signer électroniquement un document (procès-verbal, contrat, courrier…) par un ou plusieurs membres, et d’en conserver une version signée, horodatée et infalsifiable.

Demander des signatures

Depuis les Archives, sur un document au format PDF :

• Ouvrez le document, puis le menu Actions (l’icône ☰ en haut à droite) et cliquez sur « Signatures ». On peut aussi y accéder directement depuis la liste des archives.
• Ajoutez un ou plusieurs signataires : choisissez un membre et précisez son rôle (par ex. Vénérable Maître).
• Ajoutez si besoin un message et une date limite (facultatifs).
• Cliquez sur « Envoyer pour signature ».

Chaque signataire reçoit alors une notification (dans Janus et sur son téléphone si l’application est installée) l’invitant à signer.

Signer un document

• Vous êtes prévenu par une notification. Sur l’application mobile, un bandeau « Documents à signer » apparaît aussi en haut de l’accueil.
• Ouvrez le document : vous pouvez le lire entièrement avant de signer.
• Choisissez votre mode de signature : « Clavier » (votre nom est transformé en signature manuscrite) ou « Dessiner » (tracez votre signature au doigt ou à la souris).
• Cliquez sur « Signer le document ». C’est fait !

Plusieurs signataires

Un même document peut être signé par plusieurs personnes. Les signatures se font en parallèle : chacun signe quand il le souhaite, dans n’importe quel ordre. La page « Signatures » montre l’avancement (qui a signé, qui reste).

Une fois que tout le monde a signé

• Le document est automatiquement scellé et une page « Certificat de signature » (qui a signé, et quand) y est ajoutée.
• Une nouvelle version signée est archivée ; la version d’origine reste conservée dans l’historique.
• Un petit sceau vert apparaît sur la vignette du document dans les archives : il signale qu’il a été signé.

Consulter l’historique ou relancer

• Rouvrez « Signatures » sur le document à tout moment pour voir l’historique des signatures déjà effectuées.
• Vous pouvez aussi y demander de nouvelles signatures (une ronde supplémentaire) si nécessaire.

Qui peut faire quoi ?

• Demander des signatures est réservé à certains rôles (administration, secrétariat, archiviste…).
• Signer est possible pour tout membre désigné comme signataire d’un document.

🛡️ Sécurité et Souveraineté des Données

🗺️ Souveraineté

Contrairement aux solutions de signature électronique traditionnelles sur le marché (qui vous obligent à envoyer vos fichiers sur des serveurs externes), le module de signature de Janus est une solution 100% internalisée et souveraine.

Vos documents sensibles et les données personnelles des signataires ne quittent jamais l’environnement sécurisé de Janus.

Aucune donnée n’est envoyée à un prestataire tiers, et aucun service externe n’a accès au contenu de vos archives.

De la création de la demande jusqu’à l’apposition du cachet final de signature, tout le processus est généré, crypté et scellé localement.

Cela vous garantit une maîtrise totale, une confidentialité absolue et le respect strict de la souveraineté de vos données associatives.

🔒 Sécurité

Derrière son interface simple, le module de signature de Janus s’appuie sur des mécanismes de sécurité robustes pour garantir l’authenticité et l’intégrité de chaque document signé :

• Hachage Cryptographique (SHA-256) : Chaque document (et chacune de ses versions) génère une empreinte numérique unique (un “Hash” SHA-256). Si un document est altéré, ne serait-ce que d’un seul pixel ou d’une seule virgule, cette empreinte change instantanément, rendant toute falsification indétectable impossible.
• Scellement “Server-Side” (Côté Serveur) : Contrairement à d’autres outils, l’apposition de la signature ne se fait pas dans le navigateur de l’utilisateur (qui pourrait être manipulé). C’est le serveur Janus lui-même qui agit en tant qu’autorité de confiance, fusionne les données, appose la signature et verrouille le fichier de manière atomique.
• Jetons d’accès cryptographiques : L’accès à l’interface de signature est protégé par des identifiants uniques générés aléatoirement (random_bytes). Cela rend impossible la prédiction des liens (attaque par énumération) et garantit que seul le membre authentifié et explicitement désigné peut signer.
• Journalisation inaltérable (Audit Trail) : Chaque action (consultation, signature, refus) est enregistrée dans un registre d’audit sécurisé (signature_audit). Ce journal lie mathématiquement l’action, l’heure exacte, l’identifiant du membre et l’empreinte cryptographique du document pour assurer une parfaite traçabilité.

Ces procédés combinés assurent que le consentement du signataire est recueilli de manière sûre, vérifiable, et sans jamais dépendre d’une autorité de certification tierce.

Mosaïque est l’éditeur de modèles PDF de Janus. Il vous permet de personnaliser l’apparence et le contenu des documents générés par votre loge — invitations, procès-verbaux — directement depuis votre navigateur, sans toucher au code. Vous réorganisez, masquez ou modifiez les blocs qui composent un document, insérez des variables qui se remplissent automatiquement, et voyez le résultat en direct. Vos personnalisations sont propres à votre loge.

📍 ACCÉDER À MOSAÏQUE

Cliquez sur Mosaïque (icône crayon ✏️) dans la section Administration de la barre latérale. La fonctionnalité est réservée aux Administrateurs, Secrétaires et Trésoriers. L’écran se divise en trois : les documents à gauche, les blocs au centre, l’aperçu à droite.

📄 CHOISIR UN DOCUMENT

Dans la colonne de gauche, sélectionnez le type de document à modifier (par exemple une invitation). Son modèle se charge au centre et son aperçu apparaît à droite. Tant qu’aucun document n’est sélectionné, un message vous invite à en choisir un.

🧱 LES BLOCS

Un modèle est composé de blocs empilés. On distingue :

• Titre — une ligne de titre que vous pouvez éditer
• Texte — un bloc de texte libre, formatable, où insérer des variables
• Espacement — un espace vertical fixe entre deux blocs
• Champ de clôture — un champ clôture de l’événement (voir plus bas)
• Bloc verrouillé 🔒 — protégé pour préserver l’intégrité du document ; non modifiable

✏️ ÉDITER UN BLOC DE TEXTE

Cliquez dans un bloc de texte Une barre de mise en forme vous permet d’appliquer : Gras, Italique, Souligné et liste à puces.

🔤 INSÉRER DES VARIABLES

Dans un bloc de texte, cliquez sur Insérer une variable pour ajouter une donnée dynamique — nom de la loge, date de l’événa variable est remplacéeautomatiquement par la vraie valeur au moment où le PDF est généré.

➕ AJOUTER, 🔀 RÉORGANISER, 👁️

• Ajouter : dans les zones autorisées, le bouton + crée un nouveau bloc (Titre, Texte ou Espacement)
• Réorganiser : utilisez Monte’ordre des blocs
• Masquer / Afficher : masquez un bloc sans le supprimer (et rétablissez-le quand vous voulez)
• Supprimer : les blocs que voretirés ; les blocs d’origine, eux, ne peuvent qu’être masqués

📝 CHAMPS DE CLÔTURE (PV)

Certains blocs sont des champs remplis par le secrétaire lorsqu’il clôture un événement. Le libellé que vous définissez (eapparaît à la fois dans le formulaire de clôture et dans le procès-verbal généré.

👁️ APERÇU EN DIRECT

Le panneau de droite affiche un aperçu PDF en direct du document. Il se met à jour à chaque modification, pour voir immédi

💾 PUBLIER

Vos changements ne sont appliqués qu’une fois que vous cliquez sur Publier. Tant que ce n’est pas fait, la mention « Modifications non enregistrées » est affichée, et Janus vous prévient si vous tentez de quitter la page sans publier.

↩️ RÉINITIALISER

Le bouton Réinitialiser rétablit le modèle d’origine. ⚠️ Toutes vos personnalisations sont alors perdues — une confirmati

🔐 RÔLES ET PERMISSIONS

• Secrétaire / Trésorier / Administrateur : accès complet à Mosaïque pour personnaliser les documents
• Blocs verrouillés : certainsel que soit le rôle, pour garantir que les documents officiels restent conformes