Liaison des documents

Gestion des relations multiples (Documents ↔ Événements / Candidatures / Trésor)

Cette page explique, pour les utilisateurs finaux, comment lier un document de l’archive à plusieurs éléments (Événements, Candidatures, Dépenses/Revenus du Trésor), comment ces liens s’affichent, et qui peut faire quoi.

Objectif

  • Relier un même document à plusieurs éléments du système sans le dupliquer.
  • Retrouver rapidement les pièces liées depuis les pages de détails (événement, candidature, dépense/revenu) et depuis la liste des archives (via un modal dédié).

Rappels clés

  • Relations supportées:
    • Événement (visible par tous les rôles ayant accès aux archives)
    • Candidature (visible si rôle : Administrateurs, Secrétaire)
    • Trésor: Dépense ou Revenu (visible si rôle : Administrateurs, Trésorier)
  • Contrainte Trésor: un seul document peut être lié à une dépense ou un revenu (lien unique par item Trésor).
  • Relations ≠ Tags: les relations ne créent plus de tags. Elles apparaissent dans un modal dédié et sur les pages de détail concernées.

1) Ajouter/modifier des relations lors du dépôt d’un document

Vous pouvez lier un document à un ou plusieurs éléments directement depuis le formulaire d’upload ou d’édition d’un document d’archive.

Étapes

  1. Ouvrez l’archive: menu « Archives » → « Ajouter un document » ou bien « Éditer » sur un document existant.
  2. Remplissez les informations du document (type, titre, etc.).
  3. Dans le bloc « Relations », cliquez sur « + Ajouter une relation ».
  4. Pour chaque ligne:
    • Sélectionnez le Type de relation: Événement, Candidature, Dépense ou Revenu.
    • Sélectionnez l’élément à lier (liste déroulante).
    • Vous pouvez ajouter plusieurs lignes (Événement + Candidature, par ex.).
    • Vous pouvez supprimer une ligne si nécessaire (bouton ×).
  5. Validez le formulaire. Les relations sont enregistrées.

Droits nécessaires

  • Événement: tous les utilisateurs avec accès aux archives peuvent ajouter le lien.
  • Candidature: uniquement Administrateurs / Secrétaire.
  • Dépense / Revenu: uniquement Administrateurs / Trésorier.

2) Lier la lettre de motivation d’une candidature

Lors de l’ajout d’une lettre de motivation dans une candidature:

  • Le document est automatiquement lié à la Candidature.
  • Si une Tenue de présentation a été sélectionnée, le document est également lié à cet Événement.

Astuce: Cela permet d’ouvrir rapidement le document depuis la page de l’événement si besoin.

3) Où voir les relations ?

Dans la liste des archives

  • Chaque vignette de document affiche un bouton « Voir les éléments liés » (icône maillon) uniquement s’il existe au moins une relation.
  • En cliquant dessus, un modal s’ouvre avec la liste des relations (une par ligne):
    • Événement → ouvre la page détail de l’événement.
    • Candidature → ouvre la page détail de la candidature.
    • Dépense / Revenu → ouvre la page détail de Trésor correspondante.
  • Les éléments qui ne vous sont pas autorisés par rôle ne sont pas affichés.

Sur les pages de détail

  • Événements: la section « Documents liés » liste les documents attachés à l’événement.
  • Candidatures: la section « Documents liés » liste les documents de la candidature.
  • Trésor (Dépense / Revenu): la ligne « Justificatif » affiche le(s) document(s) lié(s).

4) Cas d’usage & bonnes pratiques

  • Plusieurs relations (ex.: un PDF de convocation lié à l’Événement + à la Candidature présentée) sont autorisées.
  • Trésor: si vous chargez un nouveau justificatif, le lien vers la dépense/revenu est mis à jour pour pointer vers ce nouveau document (un seul justificatif par item).
  • Ne pas dupliquer les fichiers: liez un document unique à plusieurs éléments plutôt que d’uploader plusieurs fois.
  • Tags: utilisez les tags uniquement pour la catégorisation fonctionnelle. Les relations ne génèrent pas de tags.

5) FAQ

Je ne vois pas la relation dans le modal

  • Vérifiez vos droits (rôle) pour ce type d’élément.
  • Assurez-vous d’avoir enregistré le formulaire après avoir ajouté la relation.

Je ne vois pas le bouton « Voir les éléments liés »

  • Le bouton n’apparaît que s’il existe au moins une relation pour le document.

Peut-on lier plusieurs documents à une même dépense ou un même revenu ?

  • Non. Il y a un seul document par dépense/revenu. Si vous uploadez un nouveau justificatif, l’ancien lien est remplacé.

Puis-je rechercher par relations ?

  • Utilisez la liste des archives puis le modal des relations pour naviguer vers l’élément lié.

6) Synthèse des rôles

  • Tous: peuvent créer/voir des liens vers Événements.
  • Administrateurs / Secrétaire: peuvent créer/voir des liens vers Candidatures.
  • Administrateurs / Trésorier: peuvent créer/voir des liens vers Dépenses et Revenus.

7) Glossaire rapide

  • Relation: lien entre un document et un élément métier (événement, candidature, dépense/revenu).
  • Modal des relations: fenêtre qui s’ouvre depuis la vignette d’un document et liste toutes ses relations avec liens cliquables.
  • Justificatif: document lié à une dépense ou un revenu (un seul par item Trésor).

8) Assistance

En cas de question, contactez votre administrateur Janus ou utilisez le canal de support habituel.

Vérifié le 2026-07-31