Générer un procès-verbal
Travail fondamental du secrétaire, la gestion des archives est un travail enrichissant mais ô combien fastidieux. Janus assiste les secrétaires dans la tâche “fourmiesque” qu’est la rédaction des Procès-Verbaux et autres Planches Tracées.
NB : La génération des PV fait partie du service “Documentation”. Si vous souhaitez l’utiliser, n’hésitez pas à contacter janus@cydit.eu
La génération d’un PV passe par plusieurs étapes successives :
- L’enregistrement des présences
- Tous les membres qui auront utilisé Janus pour s’inscrire sont automatiquement repris
- La fermeture de la tenue
- Certains éléments doivent être encodés afin de supporter la génération du PV :
- Heure de fin de la tenue
- Montant du tronc
- Communications à ajouter au PV
- Certains éléments doivent être encodés afin de supporter la génération du PV :
Génération du Procès-verbal
Depuis la page d’accueil :
- Cliquer sur “Tenues” → “Lister Tenues”
- Cliquer sur l’icône “Bloc-note” de la tenue pour laquelle vous voulez générer un PV
- Janus vous demande d’indiquer les présences
Enregistrement des présences
Sur l’écran suivant, apparait la liste de tous les inscrits à la Tenue.
- Indiquer qui était présent en cochant la case “présent” pour chaque inscrit
- Au besoin, ajouter des visiteurs en cliquant sur le bouton “Ajouter Visiteur”
- Cliquer sur le bouton autant qu’il est nécessaire de créer de visiteurs.
- Remplir les informations des visiteurs manquants.
- Cliquer sur “Générer PV”
- Janus vous invite à clore la tenue d’abord
Clotûre de la tenue
Sur l’écran suivant, indiquer les informations de fin de tenue :
- Indiquer l’heure de fin de la tenue (ie. 22:45)
- Indiquer le montant du tronc (ie. 25,45)
- Il est possible de ne pas transférer le montant du tronc dans la trésorerie en laissant la case décochée.
- Indiquer les communications à ajouter au PV
- Ce champ permet d’ajouter toutes les informations qui ne font pas partie du PV de base.
- Le champ accepte la syntaxe markdown, comme expliqué ici : https://docs.framasoft.org/fr/grav/markdown.html
- Cliquer sur “Générer PV”
- Le PV est généré, au format PDF, dans une nouvelle fenêtre.