Gestion multi-évènements

Janus permet d’organiser des évènements, avec ou sans agapes.

Janus permet de gérer les inscriptions et les présences à ces évènements. La gestion des présences simplifie le travail du Secrétaire dans la rédaction des PV et autres planches tracées.

Deux cas de figure

Lorsque plusieurs événements ont lieu le même jour et que des agapes sont organisées, deux options sont possibles :

1. Agapes communes : une seule inscription pour la journée (tous les événements du jour + repas partagé). Un seul lien d’inscription et une invitation regroupant tous les événements.
2. Agapes distinctes : chaque événement a ses propres agapes et son propre lien d’inscription. Chaque invitation ne concerne qu’un événement.

Le choix se fait lors de la création (ou de la modification) du deuxième événement de la journée, en cochant ou non « Réutiliser les agapes du jour ».

Créer plusieurs événements le même jour avec agapes communes

1. Créer le premier événement (avec agapes)

• Cliquer sur « Evènements » → « Créer Evènement »
• Sélectionner « Événement interne » dans le champ « Source de l’événement »
• Renseigner la date, le type, le titre, le degré, l’ordre du jour
• Cocher « Agapes »
• Dans la section Agapes : indiquer le prix, la capacité éventuelle, et si un QR code doit être généré
• Cliquer sur « Enregistrer »
• L’événement et les agapes sont créées.

2. Créer le deuxième (ou un autre) événement le même jour

• Cliquer sur « Evènements » → « Créer Evènement » (ou « Nouvel Evènement » depuis la liste)
• Sélectionner « Événement interne »
• Indiquer la même date que le premier événement
• Renseigner le type, le titre, le degré, l’ordre du jour pour cet événement
• Cocher « Agapes »
• Une boîte de choix s’affiche automatiquement : « Un autre événement avec agapes existe déjà ce jour-là. »
  • « Réutiliser les agapes du jour » (recommandé pour agapes communes)→ Un seul lien d’inscription pour tous les événements de la journée et pour le repas. Les participants choisissent auxquels ils assistent et s’ils prennent le repas.
  • « Créer de nouvelles agapes »→ Agapes distinctes : ce nouvel événement aura son propre lien d’inscription et sa propre invitation, indépendants du premier.
• Si vous choisissez « Réutiliser les agapes du jour » : cliquer sur « Enregistrer » sans remplir à nouveau le prix des agapes (déjà défini sur le premier événement).
• Les deux (ou plus) événements sont alors liés aux mêmes agapes et partagent le même lien d’inscription.

Page d’inscription en mode multi-événements

Lorsque des agapes sont communes à plusieurs événements le même jour :

• Le lien d’inscription pointe vers les agapes du jour (identifiant commun, AgapePID).
• Sur la page d’inscription s’affichent :
  • La date du jour
  • Le prix du repas
  • La section « Choisissez votre type d’inscription » avec :
    • Une case à cocher par événement (ex. « 14:00 – Tenue – Test », « 20:00 – Tenue – Tenue Solennelle des Maîtres »)
    • Une case « Je participe au repas »
• Le participant coche les événements auxquels il assiste et indique s’il prend le repas.
• S’il ajoute d’autres participants, chaque participant dispose des mêmes choix (événements + repas).
• La case consentement RGPD et le bouton « Suivant » permettent de valider l’inscription. Le mail de confirmation et, le cas échéant, le QR code concernent l’ensemble des choix (événements + agapes).

Invitations en mode multi-événements

Génération automatique du modèle d’invitation

• Lorsque vous générez une invitation PDF pour un événement qui fait partie d’une journée avec agapes communes (au moins deux événements le même jour avec le même repas), Janus utilise automatiquement le modèle d’invitation multi-événements.
• Ce modèle affiche sur un seul document :
  • L’en-tête de la loge (logo, obédience, Gloria, nom de la loge, Orient)
  • Le texte d’invitation commun (date, lieu du temple)
  • Un bloc par événement : heure, type, degré, titre, puis « Ordre du jour » et la liste des points
  • Un bloc Agapes (prix, date limite d’inscription, lien d’inscription)
  • Les coordonnées de contact
• Vous pouvez prévisualiser, imprimer, enregistrer ou envoyer cette invitation comme pour une invitation classique. Le lien d’inscription présent sur l’invitation est unique pour toute la journée (agapes communes).

Depuis la liste des événements

• Depuis la liste des évènements, ouvrir l’un des évènements de la journée (par exemple le premier).
• Utiliser l’action « Invitation » / « Générer l’invitation » (selon l’interface).
• Si la journée comporte au moins deux événements avec agapes communes, l’invitation générée est automatiquement au format multi-événements (tous les événements + agapes sur le même PDF).

Agapes distinctes

• Si vous avez choisi « Créer de nouvelles agapes » pour le deuxième événement, chaque événement conserve son propre lien d’inscription et son propre modèle d’invitation (un événement par invitation), comme pour un événement unique avec agapes.

Résumé des impacts