NB : La gestion des évènements extérieurs sera introduite dans la version 2025.07.26

Janus permet d’organiser des évènements, avec ou sans agapes.

Janus permet de gérer les inscriptions et les présences à ces évènements La gestion des présences permet la simplification du travail du Secrétaire dans la rédaction des PV et autres planches tracées.

Créer un événement interne, avec Agapes

1. Depuis la page d’accueil

• Cliquer sur “Evènements” → “Créer Evènement”
• Sur l’écran suivant, sélectionner “Événement interne” dans le champ “Source de l’événement”
• Remplir les informations :

  • Date (obligatoire) : Date de l’évènement. Champ libre

  • Type (obligatoire) : Sélectionner le type d’évènement (Tenue, Séminaire, Banquet, etc.)

  • Titre (obligatoire) : Titre de votre évènement. Champ libre

  • Degré (obligatoire) : Degré de l’évènement. Valeurs fixes (1, 2, 3, 3+)

  • Ordre du jour (obligatoire) : Ordre du jour de l’évènement. Champ libre.

    • NB : Ce champ supporte la mise en forme en utilisant une syntaxe nommée “Markdown”. Cette syntaxe permet simplement de mettre en forme du texte, sans utiliser d’outils externes (comme Word, Powerpoint etc…).

      Une documentation claire, en français est disponible ici.

  • Capacité : Nombre maximum de participants (optionnel)

  • Agapes : Cocher la case pour organiser des agapes avec cette tenue.

• Dans la section “Agapes” (si activée) :
  • Indiquer le prix des agapes
  • Indiquer si vous souhaitez qu’un QR code soit généré et envoyé dans le mail de confirmation.
    • Le QR Code généré permet de vérifier le statut de l’inscription avant les agapes.
    • Une fois scanné, il indique le statut du paiement de l’inscription aux agapes.
    • Si les agapes doivent encore être payé, un QR Code de paiement est automatiquement généré.
  • NB : La date et le titre sont automatiquement repris de l’écran précédent.
• Cliquer sur “Enregistrer”
• La tenue et les agapes sont créées.

2. Depuis la liste des Evènements

• Cliquer sur “Nouvel Evènement”
• Suivre les instructions du point 1.

Créer un événement externe

1. Depuis la page d’accueil

• Cliquer sur “Evènements” → “Créer Evènement”
• Sur l’écran suivant, sélectionner “Événement externe” dans le champ “Source de l’événement”
• Les champs spécifiques aux événements externes apparaissent automatiquement
• Remplir les informations :

Informations de base

• Date (obligatoire) : Date de l’évènement. Champ libre
• Type (obligatoire) : Sélectionner le type d’évènement
• Titre (obligatoire) : Titre de votre évènement. Champ libre
• Degré (obligatoire) : Degré de l’évènement. Valeurs fixes
• Ordre du jour (obligatoire) : Ordre du jour de l’évènement. Champ libre

Informations spécifiques aux événements externes

• Organisateur : Nom de l’organisation ou de la loge qui organise l’événement
• Lieu de l’événement : Adresse ou lieu où se déroule l’événement
• Informations d’inscription : Détails sur comment s’inscrire à l’événement
• Prix des agapes : Prix des agapes si l’événement en propose
• Genre : Sélectionner le genre de l’événement (Masculin, Féminin, Mixte)

2. Depuis la liste des Evènements

• Cliquer sur “Nouvel Evènement”
• Suivre les instructions du point 1.

📅 Vue Calendrier et Création Rapide

Accès à la Vue Calendrier

• Depuis la liste des événements, cliquer sur le bouton “Calendrier” en haut de la page
• La vue calendrier affiche tous les événements du mois actuel
• Utiliser les filtres pour afficher uniquement les événements internes, externes, ou tous les événements

Création Rapide d’Événement

• Cliquer directement sur une date dans le calendrier pour créer un nouvel événement
• La date et l’heure (20:00 par défaut) sont automatiquement pré-remplies
• Suivre ensuite les étapes normales de création d’événement (interne ou externe)

Navigation dans le Calendrier

• Flèches ← → : Naviguer entre les mois
• Bouton “Aujourd’hui” : Revenir rapidement au mois actuel
• Clic sur le mois/année : Ouvre un menu déroulant pour changer rapidement de mois et année

Informations Visuelles

• Couleurs par type :
  • Tenue (bleu foncé)
  • Séminaire (bleu clair)
  • Banquet (vert)
  • Auberge Espagnole (rose)
• Badges de degré : 1, 2, 3, ou 3+ affiché sur chaque événement
• Icône agapes : Symbole couverts (🍽️) pour les événements avec agapes
• Distinction interne/externe : Les événements externes sont clairement identifiés
• Légende : Explication des couleurs et symboles en bas du calendrier

🔍 Filtrage et Recherche

Dans la liste des événements

• Utiliser le filtre “Source” pour afficher uniquement :
  • Événements internes
  • Événements externes
  • Tous les événements
• Le filtre par défaut s’adapte selon la vue (tableau ou calendrier)

Recherche avancée

• Utiliser la barre de recherche pour trouver des événements par titre, organisateur, ou lieu
• Les résultats incluent automatiquement les événements internes et externes

Janus permet d’organiser des évènements, avec ou sans agapes.

Janus permet de gérer les inscriptions et les présences à ces évènements La gestion des présences permet la simplification du travail du Secrétaire dans la rédaction des PV et autres planches tracées.

Créer un évènement, sans Agapes

1. Depuis la page d’accueil

• Cliquer sur “Evènements” → “Créer Evènements”
• Sur l’écran suivant, remplir les informations :

  • Date (obligatoire) : Date de l’évènement. Champ libre

  • Type (obligatoire) : Sélectionner le type d’évènement

  • Titre (obligatoire) : Titre de votre évènement. Champ libre

  • Degré (obligatoire) : Degré de l’évènement. Valeurs fixes.

  • Ordre du jour (obligatoire) : Ordre du jour de l’évènement. Champ libre.

    • NB : Ce champ supporte la mise en forme en utilisant une syntaxe nommée “Markdown”. Cette syntaxe permet simplement de mettre en forme du texte, sans utiliser d’outils externes (comme Word, Powerpoint etc…).

      Une documentation claire, en français est disponible ici.

  • Agapes : Laisser la cache décochée.

  • Cliquer sur “Enregistrer”

  • La tenue est créée.

2. Depuis la liste des Evènements

• Cliquer sur “Nouvel Evènement”
• Suivre les instructions du point 1.

Vecteur essentiel de la communication inter-loges, le calendrier représente un travail parfois fastidieux pour le secrétaire.

Janus génère automatiquement le calendrier de l’année courante.

La génération du calendrier fait partie des services “Documentation”. Pour bénéficier de la génération automatique de vos documents, contactez janus@cydit.eu

Générer le calendrier

Depuis la page d’accueil

• Cliquer sur “Tenues” → “Lister Tenues”
• Sur la liste des tenues, cliquer sur “Calendrier”
• Sur la page suivante sélectionner l’intervalle de date entre lesquelles vous voulez générer le calendrier
• Sélectionner les types d’évènements à inclure dans le calendrier
• Le calendrier est généré, au format PDF, dans une nouvelle fenêtre.

Afin d’appeler les membres au travail, Janus vous aide à générer les invitations aux Tenues.

L’invitation permet aussi de transmettre le lien d’inscription aux agapes (si applicable).

NB : La génération de convocation fait partie du service “Documentation”. Si vous souhaitez utiliser la génération de convocation, contactez janus@cydit.eu

Générer une convocation

Depuis la page d’accueil

• Cliquer sur “Tenues” → “Lister Tenues”
• Cliquer sur l’icône “PDF” de la tenue pour laquelle vous voulez générer la convocation
• La convocation est générée, au format PDF, dans une nouvelle fenêtre.

Travail fondamental du secrétaire, la gestion des archives est un travail enrichissant mais ô combien fastidieux. Janus assiste les secrétaires dans la tâche “fourmiesque” qu’est la rédaction des Procès-Verbaux et autres Planches Tracées.

NB : La génération des PV fait partie du service “Documentation”. Si vous souhaitez l’utiliser, n’hésitez pas à contacter janus@cydit.eu

La génération d’un PV passe par plusieurs étapes successives :

• L’enregistrement des présences
  • Tous les membres qui auront utilisé Janus pour s’inscrire sont automatiquement repris
• La fermeture de la tenue
  • Certains éléments doivent être encodés afin de supporter la génération du PV :
    • Heure de fin de la tenue
    • Montant du tronc
    • Communications à ajouter au PV

Génération du Procès-verbal

Depuis la page d’accueil :

• Cliquer sur “Tenues” → “Lister Tenues”
• Cliquer sur l’icône “Bloc-note” de la tenue pour laquelle vous voulez générer un PV
• Janus vous demande d’indiquer les présences

Enregistrement des présences

Sur l’écran suivant, apparait la liste de tous les inscrits à la Tenue.

• Indiquer qui était présent en cochant la case “présent” pour chaque inscrit
• Au besoin, ajouter des visiteurs en cliquant sur le bouton “Ajouter Visiteur”
  • Cliquer sur le bouton autant qu’il est nécessaire de créer de visiteurs.
• Remplir les informations des visiteurs manquants.
• Cliquer sur “Générer PV”
• Janus vous invite à clore la tenue d’abord

Clotûre de la tenue

Sur l’écran suivant, indiquer les informations de fin de tenue :

• Indiquer l’heure de fin de la tenue (ie. 22:45)
• Indiquer le montant du tronc (ie. 25,45)
  • Il est possible de ne pas transférer le montant du tronc dans la trésorerie en laissant la case décochée.
• Indiquer les communications à ajouter au PV
  • Ce champ permet d’ajouter toutes les informations qui ne font pas partie du PV de base.
  • Le champ accepte la syntaxe markdown, comme expliqué ici : https://docs.framasoft.org/fr/grav/markdown.html
• Cliquer sur “Générer PV”
• Le PV est généré, au format PDF, dans une nouvelle fenêtre.

Janus permet de générer le registre des présences pour chaque Tenue.

Le registre contient :

• La liste des membres de la loge inscrits
• La liste des visiteurs inscrits
• Une page blanche pour que les visiteurs non-inscrits puissent s’ajouter.

Chaque tableau est séparé du suivant par une page blanche, afin de pouvoir directement imprimer en “recto/verso”.

Générer les présences

Depuis la liste des tenues :

• Cliquer sur l’icône “Liste” de la tenue pour laquelle il faut générer le registre.
• Le registre est généré dans une nouvelle fenêtre

Janus permet aussi l’ajout manuel d’inscription. Ceci peut être nécessaire pour aider les “moins technologiques” à s’inscrire.

Ajouter une inscription

Depuis la page d’accueil, cliquez sur “Inscriptions” → “Créer inscription”

Sur l’écran suivant, encoder l’inscription :

• Sélectionner un membre OU un visiteur
• Sélectionner la tenue à laquelle inscrire la personne
• Sélectionner le type d’inscription
• Si vous souhaitez qu’un e-mail de confirmation soit envoyé, sélectionner “Envoyer confirmation”
• Cliquer sur “Enregistrer”

L’inscription est créée

📅 Vue Calendrier et Gestion Avancée des Événements

Janus offre une interface calendrier moderne pour visualiser et gérer les événements de manière intuitive, ainsi qu’une page détaillée pour chaque événement.

🗓️ Vue Calendrier

Accès à la Vue Calendrier

1. Naviguer vers “Événements” → “Liste des Événements”
2. Cliquer sur le bouton “Calendrier” (icône calendrier) en haut de la page
3. Basculer entre “Tableau” et “Calendrier” selon vos besoins

Navigation Mensuelle

• Flèches ← → : Naviguer mois par mois
• Bouton “Aujourd’hui” : Retourner instantanément au mois actuel
• Affichage du mois/année : Indique clairement la période consultée

Navigation Rapide

• Cliquer sur le mois/année affiché pour ouvrir le menu de navigation rapide
• Sélectionner n’importe quel mois dans le menu déroulant
• Saisir une année spécifique (2020-2030)
• Cliquer sur “Aller” pour naviguer instantanément

Affichage des Événements

Informations Visibles

Chaque événement affiche :

• Heure de début (format HH:MM)
• Titre de l’événement (tronqué si nécessaire pour faciliter la lisibilité)
• Badge de degré : 1, 2, 3, ou 3+
• Icône agapes : 🍽️ si des agapes sont organisées

Code Couleur par Type

• Tenue : Bleu foncé
• Séminaire : Bleu clair
• Banquet : Vert
• Auberge Espagnole : Rose

Légende

Une légende complète en bas du calendrier explique :

• Les couleurs par type d’événement
• La signification des badges de degré
• L’icône agapes

Interactions

Créer un Nouvel Événement

• Cliquer sur n’importe quelle date du calendrier
• Le formulaire de création s’ouvre avec :
• Date pré-remplie avec la date sélectionnée
• Heure par défaut : 20:00
• Compléter le formulaire normalement

Consulter un Événement

• Cliquer sur un événement existant
• Redirection automatique vers la page détaillée de l’événement

📋 Page Détaillée d’Événement

Accès

• Depuis le calendrier : cliquer sur un événement
• Depuis la vue tableau : cliquer sur l’icône “œil” 👁️

Informations Affichées

En-tête de l’Événement

• Titre de l’événement
• Type et degré
• Date et heure formatées
• Statut (actif/verrouillé)

Sections d’Information

Informations Générales

• Date et heure
• Type d’événement
• Degré
• Capacité
• Statut des inscriptions

Gestion des Agapes

(si applicable)

• Prix des agapes
• Capacité agapes
• Nombre d’inscrits aux agapes
• Statut des inscriptions

Ordre du Jour

• Affichage avec rendu Markdown
• Mise en forme complète (titres, listes, liens, etc.)

Documents Liés

• Liste des documents PDF associés
• Liens de téléchargement directs
• Affichage en grille organisée

Boutons d’Action

Les actions disponibles dépendent de vos permissions et du statut de l’événement :

Actions Principales

• ✏️ Éditer : Modifier les détails de l’événement
• 🔒 Verrouiller/Déverrouiller : Gérer les inscriptions
• 📄 Générer PDF : Créer documents officiels
• 🗑️ Supprimer : Supprimer l’événement (avec confirmation)

Restrictions

• Événements passés : Actions limitées (pas d’édition/verrouillage)
• Permissions utilisateur : Certaines actions selon votre rôle
• Événements verrouillés : Inscription fermée

🎯 À quoi sert l’ordre du jour ?

L’ordre du jour permet de détailler le programme et les points à aborder lors d’un événement. Il s’affiche dans les invitations PDF et sur la page de détails de l’événement.

Où trouver l’ordre du jour ?

Dans la page de détails de l’événement

1. Connectez-vous à Janus
2. Cliquez sur Événements dans le menu principal
3. Cliquez sur l’icône “oeil” de votre choix
4. Descendez sur la page jusqu’à la section Ordre du jour (à gauche)

Dans les invitations PDF

L’ordre du jour apparaît automatiquement dans les invitations générées, sous la section “Ordre du jour”

✏️ Comment saisir l’ordre du jour ?

Lors de la création d’un événement

1. Remplissez les informations de base (titre, date, heure, etc.)
2. Dans le champ Agenda, utilisez les boutons de formatage :

• pour créer une liste à puces
• 1. pour créer une liste numérotée
• G pour mettre en gras
• I pour mettre en italique
• H pour créer un titre

Comment ça s’affiche ?

Sur la page web

• Les titres apparaissent en gras
• Les listes s’affichent avec des puces visibles (•)
• Le texte se coupe automatiquement si nécessaire
• L’affichage s’adapte à la taille de l’écran

Dans les PDF

• Même formatage que sur la page web
• Police cohérente et lisible
• Pas de débordement de texte
• Structure claire et professionnelle

🔍 Conseils pratiques

Pour une meilleure lisibilité

• Utilisez des titres pour organiser les sections
• Créez des listes pour les points à aborder
• Soyez concis mais complet
• Vérifiez l’affichage en consultant la page de détails

✅ Bien structuré :
## Ouverture des travaux
• Lecture du procès-verbal
• Points divers
• Clôture

❌ Éviter :
Ouverture des travaux, lecture du procès-verbal, points divers, clôture

🔍 Comment vérifier le résultat ?

1. Après avoir saisi l’ordre du jour, cliquez sur Sauvegarder
2. Consultez la page de détails de l’événement
3. Vérifiez l’affichage dans la section “Ordre du jour”
4. Générez une invitation PDF pour voir le rendu final

❓ Questions fréquentes

Q : Mon ordre du jour ne s’affiche pas correctement ?

R : Vérifiez que vous utilisez les boutons de formatage pour créer des listes, pas juste des tirets.

Q : Le texte déborde sur la page ?

R : Utilisez des listes à puces plutôt que du texte continu. Le système coupe automatiquement les longs éléments.

Q : Comment créer des sous-listes ?

R : Utilisez l’indentation dans l’éditeur ou créez des listes imbriquées avec les boutons de formatage.

L’ordre du jour est un élément important pour informer les participants du programme de l’événement. Un bon formatage améliore la lisibilité et l’efficacité de la communication.

📧 Abonnement aux Calendriers

NB : La gestion des évènements extérieurs sera introduite dans la version 2025.07.26

Introduction

La fonctionnalité d’abonnement au calendrier vous permet d’ajouter automatiquement tous les événements de votre loge à votre application de calendrier préférée (Google Calendar, Apple Calendar, Outlook, etc.).

Ainsi, vous recevez en temps réel les mises à jour et modifications des événements sans avoir à les saisir manuellement.

1. Où trouver l’URL d’abonnement ?

1. Connectez-vous à Janus.
2. Rendez-vous dans le menu « Événements » puis cliquez sur « S’abonner ».
3. Vous verrez une section intitulée Adresses des calendriers
4. Il est possible de s’abonner à 2 calendriers :
   1. Evènements internes : Contient uniquement les évènements de l’atelier
   2. Evènements externes : Contient uniquement les évènements organisés par d’autres.

Copiez l’URL affichée (un bouton « Copier » est disponible pour faciliter l’opération).

2. Ajouter le calendrier à votre application

Google Calendar

• Ouvrez Google Calendar sur votre ordinateur.
• Dans le menu de gauche, cliquez sur « Autres agendas » puis « Ajouter par URL ».
• Collez l’URL du calendrier Janus.
• Cliquez sur « Ajouter un agenda ».

Apple Calendar (Mac/iPhone/iPad)

• Ouvrez l’application Calendrier.
• Allez dans le menu « Fichier » > « Nouvel abonnement à un calendrier ».
• Collez l’URL du calendrier Janus.
• Cliquez sur « S’abonner » puis configurez les options selon vos préférences.

Outlook

• Ouvrez Outlook.
• Allez dans « Calendrier » > « Ajouter un calendrier » > « À partir d’Internet ».
• Collez l’URL du calendrier Janus.
• Validez.

Thunderbird

• Ouvrez Thunderbird.
• Allez dans « Calendrier » > « Nouveau calendrier » > « Sur le réseau ».
• Collez l’URL du calendrier Janus et suivez les instructions.

3. Sécurité et confidentialité

• L’URL du calendrier contient un jeton sécurisé : ne la partagez pas publiquement.
• Si le jeton est régénéré par un administrateur, il faudra mettre à jour l’URL dans votre application de calendrier.

4. Fonctionnement

• Événements inclus : tous les événements à venir sur 11 mois, avec détails (Lien d’inscription, lieu…).
• Mises à jour : toute modification dans Janus est automatiquement synchronisée dans votre calendrier (délai de rafraîchissement variable selon l’application, généralement 1h).
• Désactivation : si la fonctionnalité est désactivée par un administrateur, l’abonnement ne sera plus mis à jour.

5. Questions fréquentes

Q : Dois-je m’authentifier ?

R : Non, l’URL contient un jeton sécurisé qui fait office d’authentification.

Q : Puis-je partager l’URL ?

R : Non, elle est personnelle à la loge et doit rester confidentielle.

Q : Comment arrêter l’abonnement ?

R : Supprimez simplement le calendrier de votre application.

Pour toute question, contactez l’administrateur de votre loge ou l’équipe support Janus.

Janus permet d’organiser des évènements, avec ou sans agapes.

Janus permet de gérer les inscriptions et les présences à ces évènements. La gestion des présences simplifie le travail du Secrétaire dans la rédaction des PV et autres planches tracées.

Deux cas de figure

Lorsque plusieurs événements ont lieu le même jour et que des agapes sont organisées, deux options sont possibles :

1. Agapes communes : une seule inscription pour la journée (tous les événements du jour + repas partagé). Un seul lien d’inscription et une invitation regroupant tous les événements.
2. Agapes distinctes : chaque événement a ses propres agapes et son propre lien d’inscription. Chaque invitation ne concerne qu’un événement.

Le choix se fait lors de la création (ou de la modification) du deuxième événement de la journée, en cochant ou non « Réutiliser les agapes du jour ».

Créer plusieurs événements le même jour avec agapes communes

1. Créer le premier événement (avec agapes)

• Cliquer sur « Evènements » → « Créer Evènement »
• Sélectionner « Événement interne » dans le champ « Source de l’événement »
• Renseigner la date, le type, le titre, le degré, l’ordre du jour
• Cocher « Agapes »
• Dans la section Agapes : indiquer le prix, la capacité éventuelle, et si un QR code doit être généré
• Cliquer sur « Enregistrer »
• L’événement et les agapes sont créées.

2. Créer le deuxième (ou un autre) événement le même jour

• Cliquer sur « Evènements » → « Créer Evènement » (ou « Nouvel Evènement » depuis la liste)
• Sélectionner « Événement interne »
• Indiquer la même date que le premier événement
• Renseigner le type, le titre, le degré, l’ordre du jour pour cet événement
• Cocher « Agapes »
• Une boîte de choix s’affiche automatiquement : « Un autre événement avec agapes existe déjà ce jour-là. »
  • « Réutiliser les agapes du jour » (recommandé pour agapes communes)→ Un seul lien d’inscription pour tous les événements de la journée et pour le repas. Les participants choisissent auxquels ils assistent et s’ils prennent le repas.
  • « Créer de nouvelles agapes »→ Agapes distinctes : ce nouvel événement aura son propre lien d’inscription et sa propre invitation, indépendants du premier.
• Si vous choisissez « Réutiliser les agapes du jour » : cliquer sur « Enregistrer » sans remplir à nouveau le prix des agapes (déjà défini sur le premier événement).
• Les deux (ou plus) événements sont alors liés aux mêmes agapes et partagent le même lien d’inscription.

Page d’inscription en mode multi-événements

Lorsque des agapes sont communes à plusieurs événements le même jour :

• Le lien d’inscription pointe vers les agapes du jour (identifiant commun, AgapePID).
• Sur la page d’inscription s’affichent :
  • La date du jour
  • Le prix du repas
  • La section « Choisissez votre type d’inscription » avec :
    • Une case à cocher par événement (ex. « 14:00 – Tenue – Test », « 20:00 – Tenue – Tenue Solennelle des Maîtres »)
    • Une case « Je participe au repas »
• Le participant coche les événements auxquels il assiste et indique s’il prend le repas.
• S’il ajoute d’autres participants, chaque participant dispose des mêmes choix (événements + repas).
• La case consentement RGPD et le bouton « Suivant » permettent de valider l’inscription. Le mail de confirmation et, le cas échéant, le QR code concernent l’ensemble des choix (événements + agapes).

Invitations en mode multi-événements

Génération automatique du modèle d’invitation

• Lorsque vous générez une invitation PDF pour un événement qui fait partie d’une journée avec agapes communes (au moins deux événements le même jour avec le même repas), Janus utilise automatiquement le modèle d’invitation multi-événements.
• Ce modèle affiche sur un seul document :
  • L’en-tête de la loge (logo, obédience, Gloria, nom de la loge, Orient)
  • Le texte d’invitation commun (date, lieu du temple)
  • Un bloc par événement : heure, type, degré, titre, puis « Ordre du jour » et la liste des points
  • Un bloc Agapes (prix, date limite d’inscription, lien d’inscription)
  • Les coordonnées de contact
• Vous pouvez prévisualiser, imprimer, enregistrer ou envoyer cette invitation comme pour une invitation classique. Le lien d’inscription présent sur l’invitation est unique pour toute la journée (agapes communes).

Depuis la liste des événements

• Depuis la liste des évènements, ouvrir l’un des évènements de la journée (par exemple le premier).
• Utiliser l’action « Invitation » / « Générer l’invitation » (selon l’interface).
• Si la journée comporte au moins deux événements avec agapes communes, l’invitation générée est automatiquement au format multi-événements (tous les événements + agapes sur le même PDF).

Agapes distinctes

• Si vous avez choisi « Créer de nouvelles agapes » pour le deuxième événement, chaque événement conserve son propre lien d’inscription et son propre modèle d’invitation (un événement par invitation), comme pour un événement unique avec agapes.

Résumé des impacts