Fonctions et officiers
Janus permet à chaque atelier de configurer la liste des fonctions présentes dans l’atelier : les officiers qui les remplissent, et les variables utilisées dans les documents générés.
Il n’y a aucune limite au nombre de fonctions pouvant être créées dans Janus.
Les fonctions fournies par le rite, et celles que vous ajoutez
À l’installation, puis à chaque mise à jour de Janus, votre loge reçoit automatiquement la liste des fonctions de son rite (une dizaine de fonctions communes à la tradition française, complétée selon le rite — par exemple « Éléémosynaire » pour le RER).
- Si une fonction déjà présente dans votre loge porte un nom que Janus reconnaît (« Vénérable Maître », « VM », « V∴M∴ »…), elle est rattachée à la fonction fournie correspondante : elle garde son nom et son titulaire.
- Les fonctions fournies qui n’ont trouvé aucune correspondance apparaissent vacantes dans le tableau.
- Vous pouvez ensuite ajouter vos propres fonctions, propres à votre loge (un adjoint, une fonction locale…).
Créer une fonction
- Depuis la page d’accueil de Janus :
- Cliquer sur « Loge » → « Fonctions et Officiers »
- Cliquer sur « Nouvelle fonction »
- Indiquer le nom de la fonction à créer
- Cliquer sur « Enregistrer »
NB : le nom d’une fonction doit être unique dans votre loge.
Le nom d’une fonction selon la langue
Une fonction fournie par Janus s’affiche traduite dans la langue de l’interface de chaque utilisateur : un administrateur qui travaille en néerlandais et un autre en français voient chacun le nom dans leur propre langue, sans rien à configurer.
Pour renommer une fonction :
- Depuis l’écran « Fonctions et Officiers », cliquer sur l’icône crayon de la fonction à renommer
- Le formulaire indique « Nom pour la langue : … » — celle de votre interface au moment où vous renommez. Les noms dans les autres langues sont rappelés en dessous, à titre indicatif, en lecture seule
- Indiquer le nouveau nom
- Cliquer sur « Enregistrer »
NB : renommer depuis une langue ne change QUE le nom affiché dans cette langue-là — jamais les autres.
NB : si vous renommez depuis la langue de votre loge, le nom change aussi dans les documents générés et dans les informations transmises à l’obédience.
NB : pour revenir à la traduction fournie par Janus, ressaisissez le nom d’origine dans cette langue.
Assigner un officier
Une fonction ne peut être assignée qu’à un membre existant. Référence : Créer un Membre.
- Depuis l’écran « Fonctions et Officiers », cliquer sur « Assigner un Officier »
- Sélectionner le membre remplissant la fonction
- Sélectionner la fonction remplie par le membre
- Cliquer sur « Enregistrer »
NB : une fonction n’a qu’un seul titulaire à la fois. Si vous assignez un membre à une fonction déjà occupée, Janus vous avertit et nomme le titulaire actuel ; en confirmant, le nouveau membre le remplace.
NB : « Premier Surveillant adjoint » n’est pas la même fonction que « Premier Surveillant » : créez une nouvelle fonction si vous en avez besoin.
Fusionner deux fonctions
Si deux fonctions désignent en réalité le même poste — par exemple « VM » ajoutée par erreur, et « Vénérable Maître » fournie et restée vacante — fusionnez-les au lieu de les garder toutes les deux.
- Depuis l’écran « Fonctions et Officiers », cliquer sur l’icône de fusion de la fonction à faire disparaître
- Choisir la fonction vacante qui la reçoit
- Cliquer sur « Fusionner »
Le titulaire de la fonction d’origine est déplacé vers la fonction choisie, puis la fonction d’origine est supprimée.
NB : seule une fonction que vous avez ajoutée peut disparaître dans une fusion. Une fonction fournie par Janus ne se fusionne pas : son icône de fusion reste grisée.
NB : la fonction reçue doit être vacante, et la fonction d’origine ne doit avoir qu’un seul titulaire. Si elle en a plusieurs, réglez d’abord ce doublon depuis le bandeau.
Supprimer une fonction
- Depuis l’écran « Fonctions et Officiers », cliquer sur l’icône corbeille de la fonction à supprimer
NB : une fonction occupée ne peut pas être supprimée ; libérez-la d’abord (voir « Assigner un officier » ci-dessus).
NB : si la fonction est fournie par Janus pour votre rite, un avertissement vous prévient qu’elle ne sera pas recréée automatiquement, et que les documents utilisant sa variable resteront vides à cet endroit. Vous pourrez toujours recréer une fonction portant le même nom, mais avec une nouvelle variable.
Après une mise à jour : la notification et le bandeau à vérifier
Après une mise à jour de Janus, votre loge peut recevoir de nouvelles fonctions fournies pour son rite, et certaines de vos fonctions existantes peuvent ne pas avoir été reconnues automatiquement.
- Les administrateurs et le secrétaire reçoivent une notification indiquant le nombre de conflits de reconnaissance et d’affectations en double à vérifier
- Cliquer sur la notification, ou vous rendre directement sur « Loge » → « Fonctions et Officiers »
- En haut de l’écran, un bandeau « À vérifier avant de continuer » liste nommément :
- les fonctions dont le nom correspondait à plusieurs fonctions fournies à la fois (aucune n’a reçu la fonction automatiquement — à régler avec « Fusionner » ou en renommant)
- les fonctions qui ont plus d’un titulaire
- les affectations qui n’ont pas pu être rattachées à une fonction
NB : rien n’est corrigé automatiquement ; le bandeau reste affiché tant que la situation n’est pas réglée.
Les variables d’officiers dans les documents
Chaque fonction de votre loge — fournie ou ajoutée — dispose d’une variable que vous pouvez insérer dans vos modèles de documents. Elle se remplit automatiquement avec le prénom et le nom du titulaire, et reste vide si la fonction n’a pas de titulaire.
Ces variables se trouvent dans le groupe « Officiers » du sélecteur de variables, dans tous les types de documents.
Voir Mosaïque - Modèles.
Si votre obédience suit les nominations d’officiers
Votre obédience peut choisir de suivre les nominations d’officiers de ses loges, selon l’un de trois régimes (voir Régler les règles de l’obédience côté obédience). Tant qu’elle ne le fait pas, tout ce qui précède dans cette page reste inchangé : assigner un officier se fait exactement comme décrit plus haut.
Régime « information »
L’affectation d’un officier reste identique à aujourd’hui. Un bouton supplémentaire, « Communiquer le collège à l’obédience », permet d’envoyer votre collège actuel avec une date d’installation : choisissez les postes à inclure, vérifiez l’aperçu, puis confirmez.
Un bandeau indique, à tout moment, le nombre de changements d’officiers non encore communiqués depuis le dernier envoi — rien n’est transmis automatiquement.
Régime « information et délai »
L’affectation directe d’un officier n’est plus proposée pour les fonctions concernées. À la place, utilisez « Proposer une nomination » (un poste) ou « Proposer le collège » (plusieurs postes à la fois) : chaque proposition attend la fin d’un délai, fixé par votre obédience, avant de pouvoir être enregistrée.
Les nominations en attente apparaissent dans une liste avec leur date de fin de délai. Une fois cette date atteinte, le bouton « Enregistrer les nominations » devient disponible pour les postes concernés — l’enregistrement reste une action volontaire de votre part, jamais automatique. Tant qu’une nomination est en attente, vous pouvez la retirer.
Régime « approbation »
Comme en délai, vous proposez une nomination ou un collège complet ; mais chaque poste attend ensuite l’accord de votre obédience, poste par poste, avant de pouvoir être enregistré. Un poste refusé garde son titulaire actuel, avec le motif du refus affiché ; un poste approuvé peut être enregistré dès réception de la décision — ou automatiquement, si votre obédience a fixé un délai d’approbation automatique.
Voir Nominations des loges pour le détail de ce que voit votre obédience.
Garde de capitation
Si votre obédience exige par ailleurs la capitation en ordre pour toute nomination (voir Exiger la capitation en ordre avant toute nomination), un poste approuvé dont le titulaire n’est pas en ordre ne peut pas être enregistré — le message est le même que pour une affectation directe aujourd’hui.
Ce que voit le nommé
Le membre concerné par une nomination en voit l’état (en attente, approuvée, refusée, à enregistrer) sur sa propre fiche.