Documents à signer
Vue d’ensemble
Une candidature — et, plus tard, la fiche du membre qu’elle devient — peut porter une liste de documents à signer : déclaration de vie privée, règlement intérieur, ou tout autre document que votre loge souhaite faire signer. Chaque signature porte toujours sur une copie propre au signataire : jamais sur le document modèle, qui reste intact pour le candidat suivant.
Cet onglet se trouve sur l’écran de détail d’une candidature, et sur celui d’un membre déjà initié (onglet « Documents », réservé aux administrateurs et au secrétariat — voir Historique et nouveaux champs de la fiche membre).
Ajouter un document à signer
- Depuis la candidature (ou la fiche du membre), ouvrez l’onglet « Documents à signer ».
- Cliquez sur « Ajouter un document à signer ».
- Choisissez la source du document :
- Déclaration de vie privée : le modèle déposé par votre loge, ou diffusé par votre obédience si vous en dépendez — voir Modèle de déclaration RGPD.
- Un document déjà archivé : recherchez-le par son nom.
- Un PDF à déposer : téléversez un nouveau fichier.
- Donnez-lui un titre (optionnel).
- Cochez « Signature obligatoire pour continuer » si ce document doit impérativement être signé avant de poursuivre la candidature (coché par défaut pour la déclaration de vie privée).
- Si l’envoi pour signature est disponible sur votre instance, une case « Envoyer pour signature immédiatement » vous permet d’envoyer le document dans la foulée — voir la section « Envoyer un dossier de signature » ci-dessous.
Un document obligatoire bloque la suite
Lorsqu’un document est marqué obligatoire et qu’il n’est pas encore signé, Janus empêche de faire avancer le statut de la candidature au-delà de certaines étapes (audition, enquête en cours, cérémonie, admission). Un cadenas apparaît sur ces étapes dans le suivi de la candidature, et le sélecteur de statut affiche les options bloquées grisées, avec le détail des documents manquants juste en dessous.
Les étapes amont (soumission, en cours) restent toujours accessibles : le blocage ne porte que sur la progression vers les étapes où la signature devrait déjà être acquise.
Lever l’obligation
Si, exceptionnellement, un document obligatoire ne peut pas être signé (candidat injoignable, document devenu sans objet…), un administrateur peut lever l’obligation depuis la même ligne, en indiquant un motif. Le document reste visible dans l’historique, mais ne bloque plus la progression du dossier. Cette action est réservée aux administrateurs : le secrétariat ne peut pas lever une obligation, seulement ajouter ou annuler un document.
Dépôt d’un scan
Si le document a été signé en dehors de Janus (sur papier, par exemple), vous pouvez en déposer directement le scan :
- Sur la ligne du document, cliquez sur l’icône de dépôt.
- Choisissez le fichier (PDF, JPEG ou PNG).
- Indiquez la date de signature.
- Validez.
Le document passe alors à l’état « Scan déposé », qui compte comme une signature valide : un document obligatoire satisfait de cette façon ne bloque plus rien.
Annuler un document
Un document à signer peut être annulé à tout moment (avec un motif optionnel), par exemple s’il a été ajouté par erreur ou remplacé par une version plus récente. Un document obligatoire annulé continue de bloquer la progression : il faut soit en ajouter un nouveau pour le remplacer, soit lever l’obligation (voir ci-dessus).
Envoyer un dossier de signature
Lorsque l’envoi pour signature est activé sur votre instance, un ou plusieurs documents peuvent partir ensemble dans un dossier de signature, adressé à une seule personne (le candidat, ou le membre).
- Cochez les documents à envoyer dans la liste (ou utilisez « Envoyer pour signature immédiatement » au moment de l’ajout).
- Ajoutez, si vous le souhaitez, un message à l’attention du signataire.
- Cliquez sur « Envoyer la sélection ».
Ce que voit le candidat
- Il reçoit un premier courriel avec un lien et la liste des documents à signer. Ce courriel annonce qu’un second message, contenant un code, va suivre.
- Un second courriel, séparé, contient un code à 6 chiffres.
- En ouvrant le lien, le candidat arrive sur une page qui ne montre rien tant que le code n’a pas été saisi — ni le nom de la loge, ni le titre d’un document.
- Une fois le code validé, il peut consulter chaque document, le signer à l’écran (au clavier ou en dessinant sa signature), ou le refuser.
- Une fois tous les documents traités, il reçoit une copie des documents signés par courriel. Aucun compte Janus n’est nécessaire pour ce parcours.
Le lien cesse de fonctionner 7 jours après l’envoi. Il peut être renvoyé depuis la ligne du document tant que le dossier n’a pas été entièrement traité.
Si le candidat refuse
Un refus annule la demande pour ce document ; il redevient visible dans la liste, avec le motif indiqué par le signataire s’il en a laissé un. Vous pouvez alors le renvoyer, ou en déposer un scan si la signature a finalement eu lieu autrement.