Gestion des candidatures

Vue d’ensemble

Le système de candidatures de Janus permet aux administrateurs et secrétaires de gérer les demandes d’adhésion de nouveaux membres. Le système intègre la gestion des parrains, les lettres de motivation, les enquêtes et le suivi des statuts.

Fonctionnalités principales

• Création et modification de candidatures
• Gestion des parrains (internes et externes)
• Upload de lettres de motivation (PDF)
• Système d’enquête avec rapports
• Suivi des statuts et workflow d’approbation
• Création automatique de membres depuis les candidatures acceptées

Accès au système

Rôles autorisés

• Administrateur : Accès complet aux candidatures et enquêtes
• Secretaire : Accès complet aux candidatures et enquêtes
• Member : Accès limité (voir ci-dessous)

Navigation

1. Connectez-vous à Janus avec vos identifiants
2. Dans la barre latérale, cliquez sur « Candidatures »
3. Vous verrez les sous-menus :
   • Liste des candidatures
   • Créer une candidature
   • enquêtes (si vous avez des enquêtes assignées)

Gestion des candidatures

Créer une nouvelle candidature

1. Accédez au formulaire : Applications → Créer une candidature
2. Remplissez les informations personnelles :
   • Nom et prénom
   • Email et téléphone
   • Date de naissance (format DD-MM-YYYY)
   • Profession
   • Adresse postale (avec suggestions automatiques)
3. Configurez le parrainage (voir section parrainage)
4. Sélectionnez l’événement de présentation (optionnel)
5. Uploadez la lettre de motivation (PDF)
6. Soumettez le formulaire

Dans un atelier de hauts grades, le formulaire demande aussi le « Grade visé » (obligatoire), et la section « Parcours Maçonnique » est toujours affichée, quel que soit le type de candidature. Ce parcours suit le candidat sur sa fiche de membre quand il est accepté. Voir Ateliers de hauts grades.

Modifier une candidature existante

1. Accédez à la liste : Applications → Liste des candidatures
2. Cliquez sur “Modifier” pour la candidature souhaitée
3. Modifiez les champs nécessaires
4. Remplacez la lettre de motivation si nécessaire (l’ancienne sera supprimée)
5. Sauvegardez les modifications

Consulter une candidature

1. Accédez à la liste : Applications → Liste des candidatures
2. Cliquez sur “Détails” pour la candidature souhaitée
3. Visualisez toutes les informations :
   • Données personnelles
   • Informations de parrainage
   • Lettre de motivation
   • Statut et historique

Système de parrainage

Parrain interne (membre de la loge)

• Sélectionnez “Interne” comme type de parrain
• Choisissez un membre dans la liste déroulante
• Uploadez la lettre de motivation (obligatoire)

Parrain externe (membre d’une autre loge)

• Sélectionnez “Externe” comme type de parrain
• Remplissez :
  • Nom du parrain
  • Prénom du parrain
  • Nom de la loge du parrain
• Uploadez la lettre de motivation (obligatoire)

Affichage des parrains

• Parrain interne : “Prénom Nom”
• Parrain externe : “Prénom NOM (Nom de la loge)”

Lettres de motivation

Format requis

• Type de fichier : PDF uniquement
• Taille maximale : 1000 MB
• Nommage automatique : Le système génère un nom unique basé sur le hash du fichier

Description automatique

Le système génère automatiquement une description au format :

Date - Lettre de motivation - Nom du candidat

Remplacement de fichiers

• Lors de la modification : Si vous uploadez un nouveau fichier, l’ancien sera automatiquement supprimé
• Message d’information : “Le fichier actuel sera remplacé si un nouveau est uploadé”

Gestion des enquêtes

Assignation d’enquêtes

1. Accédez à la liste des candidatures
2. Cliquez sur “Assigner” pour la candidature souhaitée
3. Sélectionnez un investigateur parmi les membres
4. Confirmez l’assignation

Soumission de rapports d’enquête

1. Accédez à : Applications → enquêtes → Soumettre un rapport
2. Sélectionnez la candidature à investiguer
3. Rédigez le rapport dans le champ texte
4. Uploadez le rapport (PDF, optionnel)
5. Soumettez le rapport

Modification de rapports

• Rapports existants : Vous pouvez modifier un rapport déjà soumis
• Remplacement de fichiers : Les anciens rapports sont automatiquement remplacés

Statuts des candidatures

Statuts disponibles

• En attente : Candidature soumise, en attente d’enquête
• En cours d’enquête : enquête assignée et en cours
• enquête terminée : Rapport soumis, en attente de décision
• Acceptée : Candidature approuvée
• Refusée : Candidature rejetée
• Archivée : Candidature archivée

Changement de statut

1. Accédez aux détails de la candidature
2. Cliquez sur “Modifier le statut”
3. Sélectionnez le nouveau statut
4. Confirmez le changement

Si la candidature porte des documents à signer obligatoires non encore signés, certains statuts (audition, enquête en cours, cérémonie, admission) sont grisés et inaccessibles tant que ces documents ne sont pas réglés. Voir la section suivante.

Documents à signer

Une candidature peut porter une liste de documents à signer : déclaration de vie privée, règlement intérieur, ou tout autre document choisi par votre loge. Chaque signature porte sur une copie propre au candidat — jamais sur le document modèle.

Ajouter un document

1. Accédez aux détails de la candidature
2. Ouvrez l’onglet “Documents à signer”
3. Cliquez sur “Ajouter un document à signer”
4. Choisissez la source : la déclaration de vie privée (modèle de votre loge ou de votre obédience), un document déjà archivé, ou un PDF à déposer
5. Cochez “Signature obligatoire pour continuer” si ce document doit être signé avant de poursuivre la candidature

Signature obligatoire et blocage

Un document marqué obligatoire et non signé bloque la progression de la candidature au-delà de certaines étapes (voir ci-dessus). Un administrateur peut lever l’obligation, avec un motif, si le document ne peut exceptionnellement pas être signé.

Dépôt d’un scan, envoi pour signature

Si le document a été signé en dehors de Janus, son scan peut être déposé directement. Si l’envoi pour signature est activé sur votre instance, un ou plusieurs documents peuvent être envoyés ensemble au candidat par courriel (lien et code de vérification, page de signature en ligne).

Le détail complet (ajout, blocage, dépôt de scan, annulation, envoi, et ce que voit le candidat) est décrit dans Documents à signer.

Si votre obédience suit les candidatures et affiliations

Votre obédience peut choisir de suivre les demandes d’initiation et les affiliations, type par type, avec ou sans délai, voire avec autorisation préalable (voir Régler les règles de l’obédience côté obédience). Tant qu’elle ne le fait pas, rien ne change dans ce que vous venez de lire ci-dessus.

Transmission et délai

Dès qu’une candidature ou une affiliation est créée sous l’un de ces régimes, elle est transmise automatiquement à votre obédience. La carte « Suivi de la candidature » affiche :

• la date de transmission ;
• en régime « information et délai », un bandeau avec la date de fin du délai fixé par votre obédience et le nombre de jours restants (juillet et août ne sont jamais décomptés) ;
• les étapes qui attendent encore la fin du délai (ou l’autorisation) apparaissent verrouillées, avec l’infobulle « Disponible à partir du … ».

« Présentation » désigne la Tenue au cours de laquelle la lettre de candidature est présentée en loge : en régime « information et délai » ou « approbation », cette étape — et donc les enquêtes qui la suivent — attend la fin du délai ou l’autorisation de votre obédience. Choisir une Tenue de présentation datée avant la fin du délai est refusé, avec la date à partir de laquelle elle redevient possible.

Si une candidature attend à la fois la fin d’un délai et la signature d’un document obligatoire, le message de blocage affiche les deux raisons ensemble ; lever l’une des deux laisse l’autre en place.

Autorisation (régime approbation)

En régime « approbation », la demande d’autorisation part automatiquement dès la création du dossier. Tant qu’elle est en attente, les étapes qui en dépendent restent verrouillées et vous pouvez retirer la demande. Une fois autorisée, le blocage est levé. En cas de refus, le motif de votre obédience s’affiche et vous pouvez déposer une nouvelle demande.

Retrait d’une candidature

Sous ces régimes, une candidature ou une affiliation peut être marquée « Retirée » par le candidat — un statut final, qui annule les éventuels dossiers de signature en cours et en informe votre obédience.

Création de membres

Création automatique depuis une candidature acceptée

Lorsque vous changez le statut d’une candidature à “Acceptée” :

1. Une confirmation apparaît : “Voulez-vous créer un nouveau membre ?”
2. Si vous confirmez : Vous êtes redirigé vers le formulaire de création de membre
3. Les informations sont pré-remplies :
   • Nom et prénom du candidat
   • Email et téléphone
   • Date de naissance
   • Profession
   • Adresse postale
   • Informations du parrain

Avantages

• Gain de temps : Pas besoin de retaper les informations
• Cohérence : Les données sont identiques entre candidature et membre
• Workflow intégré : Transition fluide de candidat à membre

FAQ

Q : Puis-je modifier une candidature après l’avoir soumise ?

R : Oui, vous pouvez modifier une candidature à tout moment en utilisant le bouton “Modifier”.

Q : Que se passe-t-il si j’uploade une nouvelle lettre de motivation ?

R : L’ancienne lettre est automatiquement supprimée et remplacée par la nouvelle.

Q : Comment savoir si une enquête est en cours ?

R : Le statut de la candidature indique “En cours d’enquête” et vous pouvez voir l’investigateur assigné.

Q : Puis-je créer un membre sans accepter la candidature ?

R : Oui, vous pouvez créer des membres directement depuis le menu “Membres” → “Créer un membre”.

Q : Les lettres de motivation sont-elles obligatoires ?

R : Oui, une lettre de motivation est requise pour toute candidature, quel que soit le type de parrain.

Q : Comment gérer les candidatures refusées ?

R : Les candidatures refusées peuvent être archivées ou conservées pour référence. Le statut “Refusée” est définitif.

Support technique

En cas de problème

1. Vérifiez vos permissions : Assurez-vous d’avoir le rôle approprié
2. Consultez les logs : Les erreurs sont enregistrées dans le système de logging
3. Contactez l’administrateur : Pour les problèmes persistants

Logs utiles

• Création de candidature : [APPLICATION_CREATE]
• Modification de candidature : [APPLICATION_UPDATE]
• Gestion des fichiers : [APPLICATION_UPDATE] File replaced/created