Gestion des candidatures
Vue d’ensemble
Le système de candidatures de Janus permet aux administrateurs et secrétaires de gérer les demandes d’adhésion de nouveaux membres. Le système intègre la gestion des parrains, les lettres de motivation, les enquêtes et le suivi des statuts.
Fonctionnalités principales
- Création et modification de candidatures
- Gestion des parrains (internes et externes)
- Upload de lettres de motivation (PDF)
- Système d’enquête avec rapports
- Suivi des statuts et workflow d’approbation
- Création automatique de membres depuis les candidatures acceptées
Accès au système
Rôles autorisés
- Administrateur : Accès complet aux candidatures et enquêtes
- Secretaire : Accès complet aux candidatures et enquêtes
- Member : Accès limité (voir ci-dessous)
Navigation
- Connectez-vous à Janus avec vos identifiants
- Dans la barre latérale, cliquez sur “Applications”
- Vous verrez les sous-menus :
- Liste des candidatures
- Créer une candidature
- enquêtes (si vous avez des enquêtes assignées)
Gestion des candidatures
Créer une nouvelle candidature
- Accédez au formulaire : Applications → Créer une candidature
- Remplissez les informations personnelles :
- Nom et prénom
- Email et téléphone
- Date de naissance (format DD-MM-YYYY)
- Profession
- Adresse postale (avec suggestions automatiques)
- Configurez le parrainage (voir section parrainage)
- Sélectionnez l’événement de présentation (optionnel)
- Uploadez la lettre de motivation (PDF)
- Soumettez le formulaire
Modifier une candidature existante
- Accédez à la liste : Applications → Liste des candidatures
- Cliquez sur “Modifier” pour la candidature souhaitée
- Modifiez les champs nécessaires
- Remplacez la lettre de motivation si nécessaire (l’ancienne sera supprimée)
- Sauvegardez les modifications
Consulter une candidature
- Accédez à la liste : Applications → Liste des candidatures
- Cliquez sur “Détails” pour la candidature souhaitée
- Visualisez toutes les informations :
- Données personnelles
- Informations de parrainage
- Lettre de motivation
- Statut et historique
Système de parrainage
Parrain interne (membre de la loge)
- Sélectionnez “Interne” comme type de parrain
- Choisissez un membre dans la liste déroulante
- Uploadez la lettre de motivation (obligatoire)
Parrain externe (membre d’une autre loge)
- Sélectionnez “Externe” comme type de parrain
- Remplissez :
- Nom du parrain
- Prénom du parrain
- Nom de la loge du parrain
- Uploadez la lettre de motivation (obligatoire)
Affichage des parrains
- Parrain interne : “Prénom Nom”
- Parrain externe : “Prénom NOM (Nom de la loge)”
Lettres de motivation
Format requis
- Type de fichier : PDF uniquement
- Taille maximale : 1000 MB
- Nommage automatique : Le système génère un nom unique basé sur le hash du fichier
Description automatique
Le système génère automatiquement une description au format :
Date - Lettre de motivation - Nom du candidat
Remplacement de fichiers
- Lors de la modification : Si vous uploadez un nouveau fichier, l’ancien sera automatiquement supprimé
- Message d’information : “Le fichier actuel sera remplacé si un nouveau est uploadé”
Gestion des enquêtes
Assignation d’enquêtes
- Accédez à la liste des candidatures
- Cliquez sur “Assigner” pour la candidature souhaitée
- Sélectionnez un investigateur parmi les membres
- Confirmez l’assignation
Soumission de rapports d’enquête
- Accédez à : Applications → enquêtes → Soumettre un rapport
- Sélectionnez la candidature à investiguer
- Rédigez le rapport dans le champ texte
- Uploadez le rapport (PDF, optionnel)
- Soumettez le rapport
Modification de rapports
- Rapports existants : Vous pouvez modifier un rapport déjà soumis
- Remplacement de fichiers : Les anciens rapports sont automatiquement remplacés
Statuts des candidatures
Statuts disponibles
- En attente : Candidature soumise, en attente d’enquête
- En cours d’enquête : enquête assignée et en cours
- enquête terminée : Rapport soumis, en attente de décision
- Acceptée : Candidature approuvée
- Refusée : Candidature rejetée
- Archivée : Candidature archivée
Changement de statut
- Accédez aux détails de la candidature
- Cliquez sur “Modifier le statut”
- Sélectionnez le nouveau statut
- Confirmez le changement
Création de membres
Création automatique depuis une candidature acceptée
Lorsque vous changez le statut d’une candidature à “Acceptée” :
- Une confirmation apparaît : “Voulez-vous créer un nouveau membre ?”
- Si vous confirmez : Vous êtes redirigé vers le formulaire de création de membre
- Les informations sont pré-remplies :
- Nom et prénom du candidat
- Email et téléphone
- Date de naissance
- Profession
- Adresse postale
- Informations du parrain
Avantages
- Gain de temps : Pas besoin de retaper les informations
- Cohérence : Les données sont identiques entre candidature et membre
- Workflow intégré : Transition fluide de candidat à membre
FAQ
Q : Puis-je modifier une candidature après l’avoir soumise ?
R : Oui, vous pouvez modifier une candidature à tout moment en utilisant le bouton “Modifier”.
Q : Que se passe-t-il si j’uploade une nouvelle lettre de motivation ?
R : L’ancienne lettre est automatiquement supprimée et remplacée par la nouvelle.
Q : Comment savoir si une enquête est en cours ?
R : Le statut de la candidature indique “En cours d’enquête” et vous pouvez voir l’investigateur assigné.
Q : Puis-je créer un membre sans accepter la candidature ?
R : Oui, vous pouvez créer des membres directement depuis le menu “Membres” → “Créer un membre”.
Q : Les lettres de motivation sont-elles obligatoires ?
R : Oui, une lettre de motivation est requise pour toute candidature, quel que soit le type de parrain.
Q : Comment gérer les candidatures refusées ?
R : Les candidatures refusées peuvent être archivées ou conservées pour référence. Le statut “Refusée” est définitif.
Support technique
En cas de problème
- Vérifiez vos permissions : Assurez-vous d’avoir le rôle approprié
- Consultez les logs : Les erreurs sont enregistrées dans le système de logging
- Contactez l’administrateur : Pour les problèmes persistants
Logs utiles
- Création de candidature :
[APPLICATION_CREATE] - Modification de candidature :
[APPLICATION_UPDATE] - Gestion des fichiers :
[APPLICATION_UPDATE] File replaced/created