Importer des membres

L’import ajoute d’un coup à Janus une liste de membres et de visiteurs. Deux façons de faire :

1. Remplir le modèle de Janus : vous téléchargez le modèle, vous le complétez dans votre tableur, puis vous le chargez.
2. Charger votre propre fichier, tel que vous l’avez déjà (export d’un ancien logiciel, tableau tenu par le secrétariat…) : Janus vous demande alors d’indiquer quelle colonne de votre fichier correspond à quel champ.

Dans les deux cas, rien n’est enregistré avant que vous ayez vérifié les lignes et cliqué sur « Import ».

Qui peut importer, et où

L’import est réservé aux administrateurs et au secrétariat.

• Cliquer sur « Administration » → « Import ».
• L’écran « Importer un fichier CSV » s’affiche.

1. Remplir le modèle

Sur l’écran d’import, cliquer sur « Modèle pour membres/visiteurs » pour télécharger le modèle (vous pouvez aussi le télécharger ici). Ouvrez-le dans votre tableur (Excel, LibreOffice, Numbers…), remplacez les deux lignes d’exemple par vos membres, puis enregistrez au format CSV.

Les fichiers enregistrés par Excel fonctionnent tels quels, quelle que soit la version : le séparateur (virgule, point-virgule ou tabulation), l’encodage des accents et les fins de ligne sont reconnus automatiquement.

Les colonnes du modèle

Seuls Prenom, Nom et Mail sont obligatoires. Toutes les autres colonnes peuvent rester vides, et l’ordre des colonnes n’a pas d’importance.

Les quatre dernières colonnes sont nouvelles. Un ancien fichier qui ne les contient pas s’importe toujours.

Les dates s’écrivent de préférence JJ/MM/AAAA (17/06/1988). Sont aussi acceptées les écritures 17-06-1988, 17.06.1988 et 1988-06-17. Un fichier dont les dates sont au format américain (mois avant le jour, 06/17/1988) est reconnu automatiquement : voir Le format des dates.

La photo du membre ne s’importe pas : ajoutez-la ensuite depuis sa fiche (voir Historique et nouveaux champs de la fiche membre).

Une fois le fichier prêt, sélectionnez-le dans le champ « Fichier CSV ». Si vous avez gardé les noms de colonnes du modèle, Janus passe directement à la vérification.

2. Charger votre propre fichier

Sélectionnez directement votre fichier dans le champ « Fichier CSV ». Sa première ligne doit contenir les noms de ses colonnes.

Janus reconnaît de lui-même les noms de colonnes courants, en français, en anglais et en néerlandais, avec ou sans accents (« Prénom », « First name », « Voornaam », « Date de naissance », « Geboortedatum »…). Si une colonne obligatoire n’est pas trouvée, si une colonne lui est inconnue, ou s’il n’a reconnu une colonne que de façon approchée (« Courriel du membre » pour Mail, par exemple), il affiche l’étape « Faire correspondre les colonnes de votre fichier ».

Faire correspondre les colonnes

L’écran présente une ligne par champ du modèle :

• « Champ du modèle » : le champ de Janus. Les champs obligatoires sont marqués d’un astérisque *.
• « Colonne de votre fichier » : choisissez dans la liste la colonne de votre fichier qui contient cette information. Janus a déjà présélectionné ce qu’il a reconnu ; vérifiez ces choix.
  • Pour un champ facultatif que votre fichier ne contient pas, laissez « — non importé — ».
  • Un champ obligatoire encore vide affiche « — choisir une colonne — » sur fond rouge.
  • Une même colonne ne peut pas servir à deux champs.
• « Premières valeurs » : les trois premières valeurs de la colonne choisie, pour vérifier d’un coup d’œil que c’est la bonne.

Au-dessus du tableau :

• « Le fichier contient » : « Membres et visiteurs » (le cas habituel) ou « Loges », si vous importez une liste de loges.
• « Format des dates dans votre fichier » : voir ci-dessous.

Les colonnes de votre fichier que vous n’avez choisies pour aucun champ ne sont pas importées.

Cliquer sur « Continuer » pour passer à la vérification, ou sur « Choisir un autre fichier » pour recommencer.

Les valeurs courantes sont converties automatiquement. Le type : « Membre » ou « Visiteur » deviennent M ou V. Le grade : « Apprenti », « Compagnon », « Maître », « A/C/M » ou « I/II/III » deviennent 1, 2 ou 3. Une valeur que Janus ne reconnaît pas apparaît en rouge à l’étape suivante, où vous pouvez la corriger.

Votre fichier a un seul champ « Nom complet » (prénom et nom ensemble) ? Janus ne sait pas le couper en deux. Séparez d’abord prénom et nom en deux colonnes dans votre tableur.

Le format des dates

Une date comme 01/02/2023 peut se lire 1er février ou 2 janvier. Janus regarde toutes les dates de votre fichier :

• si l’une d’elles ne laisse aucun doute (17/06/1988 ne peut être que jour/mois/année), il choisit le bon format seul ;
• si toutes les dates conviennent aux deux formats, il les lit en jour/mois/année et vous le signale. Choisissez le bon format dans « Format des dates dans votre fichier » : « Jour/mois/année (JJ/MM/AAAA) » ou « Mois/jour/année (MM/JJ/AAAA) ».

À l’étape de vérification, toutes les dates sont affichées en JJ/MM/AAAA.

Une correspondance retenue pour la prochaine fois

Quand vous chargez de nouveau un fichier qui a exactement les mêmes colonnes (l’export suivant de votre ancien logiciel, par exemple), Janus réutilise la correspondance choisie la dernière fois et passe directement à la vérification. Un message vous le rappelle. Le bouton « Modifier la correspondance des colonnes » permet toujours d’y revenir.

Cette correspondance est retenue par votre navigateur, sur cet ordinateur.

Vérifier les lignes avant l’import

L’écran « Vérifier et compléter les informations manquantes » affiche toutes les lignes du fichier, dans l’ordre des colonnes du modèle. Chaque cellule reste modifiable.

• Une cellule sur fond rouge est à corriger : un champ obligatoire vide, une adresse e-mail invalide, une date impossible (31/02), un grade inconnu, un texte trop long. Survolez la cellule pour lire la raison. La liste de toutes les raisons, ligne par ligne, est affichée sous le tableau.
• Corrigez directement dans la cellule, ou supprimez la ligne avec l’icône corbeille.
• Le bouton « Modifier la correspondance des colonnes » ramène à l’étape de correspondance, sans recharger le fichier.

Cliquer ensuite sur « Import ».

Une ligne encore en erreur n’est pas importée : elle est signalée dans le bilan, avec sa raison, et les autres lignes sont importées normalement.

Le bilan de l’import

À la fin, Janus affiche « Importation terminée » avec :

• « Importé : » le nombre de membres et visiteurs ajoutés ;
• « Ignoré : » le nombre de lignes non importées, chacune listée avec sa raison. Par exemple, « Ligne 3 : l’adresse e-mail … est déjà utilisée » : un membre de la loge utilise déjà cette adresse e-mail. Janus ne met jamais à jour une fiche existante par l’import.
• « Accès Janus accordés : » le nombre de comptes Janus créés (voir ci-dessous), et le cas échéant les comptes existants mis à jour et les échecs d’accès.

Chaque grade daté (initiation, passage, élévation) apparaît dans l’onglet « Historique » de la fiche du membre importé.

Donner accès à Janus (colonne AccesJanus)

La colonne AccesJanus crée un compte Janus pour le membre en même temps qu’on l’importe, exactement comme la case « Accès à Janus » de la création manuelle d’un membre (voir Créer un Membre).

• Valeur vide : aucun accès n’est créé pour cette ligne.
• Un rôle : indiquez l’un des rôles suivants (les mêmes que pour la création manuelle, détaillés dans Rôles et Permissions) :
  • Admin (Administrateur)
  • Secretary (Secrétariat)
  • Treasurer (Trésorerie)
  • BanquetMaster (Banquets)
  • Archivist (Archiviste)
  • EventCoordinator (Coordinateur d’événements)
  • ContentManager (Gestionnaire de contenu)
  • Librarian (Bibliothécaire)
  • Member (Membre)
• À l’étape de vérification, cette colonne devient une liste déroulante : vous pouvez y choisir ou corriger le rôle de chaque ligne (« Aucun accès » = pas de compte).
• Un rôle demandé pour un visiteur est ignoré : les visiteurs n’ont pas de compte Janus.

Quand un rôle est accordé, Janus crée le compte (identifiant = adresse e-mail) et met en file d’attente un e-mail d’activation : il contient le nom d’utilisateur et un lien, valable 72 heures, pour que la personne choisisse elle-même son mot de passe. Aucun mot de passe n’est envoyé par e-mail. Il part au prochain passage de la tâche d’envoi des courriels, quelques minutes plus tard.

Dans le bilan :

• Accès Janus accordés : le compte a été créé et l’e-mail d’activation est en file d’attente.
• Comptes existants mis à jour : un compte existait déjà pour cette adresse. Son rôle a été mis à jour, mais aucun e-mail n’a été envoyé. Si la personne n’a encore jamais activé son compte, utilisez « Renvoyer le lien d’activation » depuis sa fiche ; si elle a oublié son mot de passe, elle utilise « Mot de passe oublié » sur l’écran de connexion.
• Échecs d’accès : la ligne est listée avec la raison. Le membre a bien été importé, seul son accès a échoué.

Importer des loges

Le même écran importe aussi une liste de loges (les loges amies, par exemple) : téléchargez le « Modèle pour loges », ou chargez votre propre fichier et choisissez « Loges » dans « Le fichier contient ». Le nom de la loge et son orient sont obligatoires.