Gérer les cotisations

Gestion des cotisations dans Janus

Janus permet de créer et gérer les cotisations des membres de votre loge. Une cotisation peut être créée de trois manières différentes selon votre contexte.

Scénario 1 : Via la liste des membres

Cette méthode est idéale lorsque vous souhaitez créer une cotisation pour un membre spécifique.

Utilisation

1. Depuis le menu :
   1. Dans la section “Membres”, cliquer sur “Liste”
2. Dans la liste des membres, trouver le membre concerné
3. Cliquer sur l’icône de cotisation (💰) dans la colonne “Actions”
4. Sur la page de création de cotisation :
   1. Sélectionner le type de cotisation (Mensuelle, Trimestrielle, Semestrielle, Annuelle)
   2. Vérifier le statut du membre (Actif ou En congé)
   3. Sélectionner le mois et l’année de la période de cotisation
   4. Vérifier le montant (calculé automatiquement selon le type et le statut)
   5. Cliquer sur “Créer”
5. Janus crée automatiquement :
   • La cotisation
   • La recette associée dans la trésorerie
   • Le lien entre la cotisation et la recette

Scénario 2 : Via l’encodage d’une recette manuelle

Cette méthode est utile lorsque vous souhaitez créer une recette et une cotisation en même temps, sans passer par la liste des membres.

Utilisation

1. Depuis le menu :
   1. Dans la section “Trésor”, cliquer sur “Recettes”
   2. Cliquer sur “Créer une recette”
2. Remplir le formulaire de recette :
   1. Sélectionner la catégorie “Cotisations”
   2. Remplir les autres champs (Date, Montant, Description, Source)
3. Lorsque vous sélectionnez “Cotisations” comme catégorie :
   1. Une modale s’affiche pour sélectionner le membre
   2. Choisir le membre dans la liste
   3. Cliquer sur “Créer une cotisation”
4. Sur la page de création de cotisation :
   1. Les informations de la recette sont pré-remplies (montant, date)
   2. Sélectionner le type de cotisation
   3. Sélectionner le mois et l’année de la période de cotisation
   4. Vérifier les informations
   5. Cliquer sur “Créer”
5. Janus crée automatiquement :
   • La cotisation
   • La recette associée
   • Le lien entre la cotisation et la recette

Scénario 3 : Via la réconciliation bancaire

Cette méthode est la plus efficace lorsque vous importez un relevé bancaire et que vous souhaitez réconcilier automatiquement les transactions avec les cotisations.

Utilisation

1. Depuis le menu :
   1. Dans la section “Trésor”, cliquer sur “Réconciliation”
2. Importer un relevé bancaire (CSV) si ce n’est pas déjà fait
3. Dans la liste des transactions non réconciliées :
   1. Trouver la transaction correspondant à une cotisation
   2. Cliquer sur “Réconcilier”
4. Sur la page de réconciliation :
   1. Janus suggère automatiquement un membre si son nom apparaît dans la communication de la transaction
   2. Janus suggère également des cotisations existantes non liées qui correspondent au montant
   3. Vous avez plusieurs options :
      • Lier à une cotisation existante : Si une cotisation suggérée correspond, la sélectionner et cliquer sur “Lier”
      • Créer une nouvelle cotisation : Cliquer sur “Cotisation” pour créer une nouvelle cotisation
      • Créer une recette simple : Cliquer sur “Recette” si ce n’est pas une cotisation
5. Si vous choisissez de créer une cotisation :
   1. Sur la page de création de cotisation :
      1. Un bandeau indique que vous êtes en mode réconciliation
      2. Les informations de la transaction sont affichées (date, montant, communication)
      3. Le membre suggéré est pré-sélectionné (vous pouvez en choisir un autre)
      4. Le montant de la transaction est pré-rempli
      5. Sélectionner le type de cotisation
      6. Sélectionner le mois et l’année de la période de cotisation
      7. Vérifier les informations
      8. Cliquer sur “Créer”
6. Janus crée automatiquement :
   • La cotisation
   • La recette associée
   • Le lien entre la cotisation et la recette
   • Le lien entre la transaction bancaire et la recette (réconciliation)

Notes importantes

• Période de cotisation : La période doit être sélectionnée manuellement. La date de la transaction (dans le scénario 3) n’est utilisée que comme référence.
• Montants : Les montants sont calculés automatiquement selon le type de cotisation (Mensuelle, Trimestrielle, Semestrielle, Annuelle) et le statut du membre (Actif ou En congé).
• Duplication : Janus empêche la création de cotisations en double pour la même période et le même membre.
• Lien automatique : Lors de la création d’une cotisation, Janus crée automatiquement la recette correspondante et les liens nécessaires.