Gérer les types de cotisations

Gestion des types de cotisations multiples dans Janus

Janus permet de définir plusieurs types de cotisations avec des montants différents selon le statut des membres. Cette fonctionnalité est utile pour les organisations qui facturent des montants de cotisation variés selon que les membres sont actifs, en congés, visiteurs, etc.

NB : La gestion des types de cotisations multiples est accessible si le module “Trésorerie” est activé. Pour activer le module “Trésorerie”, vous pouvez contacter janus@cydit.eu

Pré-requis

Avoir le module “Trésorerie” activé
Avoir des statuts de membres configurés dans la base de données

Accéder à la gestion des taux de cotisation

Depuis la page d’accueil :

Cliquer sur “Trésor” → “Configuration”
La section “Cotisations” affiche tous les taux de cotisation configurés
Les taux sont organisés par statut de membre avec leur montant associé

Comprendre les statuts de membres

Les statuts de membres sont prédéfinis dans Janus et organisés en groupes :

Actifs : Membres actifs (ex: “Active Member”)
En congés : Membres en congé temporaire (ex: “On Leave”)
Anciens membres : Membres ayant quitté l’organisation (ex: “Former Member”, “Dormant”)
Visiteurs : Membres visiteurs (ex: “Visitor”)
Éternel Orient : Membres décédés (ex: “Eternal East”)

Chaque statut peut avoir un montant de cotisation associé.

Créer un taux de cotisation

Pour ajouter un nouveau taux de cotisation :

Accéder à “Trésor” → “Configuration”
Dans la section “Taux de cotisation”, cliquer sur le bouton “Ajouter un taux”
Renseigner les informations :
- Nom : Nom descriptif du taux (ex: “Actif”, “En congés”, “Visiteur”)
- Montant : Montant de la cotisation en euros (ex: 120.00, 60.00)
- Statut de membre : Sélectionner un statut existant dans le menu déroulant
  - OU cocher “Créer un nouveau statut” et saisir le nom du nouveau statut
Cliquer sur “Créer”

Note : Si vous créez un nouveau statut lors de la création du taux, ce statut sera automatiquement ajouté à la liste des statuts disponibles pour les membres.

Modifier un taux de cotisation

Pour modifier le montant ou le nom d’un taux existant :

Accéder à “Trésor” → “Configuration”
Dans la liste des taux de cotisation, cliquer sur l’icône d’édition (✏️) dans la colonne “Actions”
Modifier les informations souhaitées :
- Nom : Modifier si nécessaire
- Montant : Ajuster le montant
- Statut de membre : Changer de statut si nécessaire (un nouveau statut peut être créé ici aussi)
Cliquer sur “Enregistrer”

Note : La modification d’un taux n’affecte pas les cotisations déjà créées. Seules les nouvelles cotisations utiliseront le nouveau montant.

Désactiver un taux de cotisation

Si un taux n’est plus utilisé mais que vous souhaitez conserver son historique :

Accéder à “Trésor” → “Configuration”
Dans la liste des taux de cotisation, cliquer sur l’icône de suppression (🗑️) dans la colonne “Actions”
Confirmer la désactivation

Comportement :

Le taux est marqué comme “inactif” et n’apparaît plus dans les menus de sélection lors de la création de cotisations
Les cotisations existantes liées à ce taux restent inchangées
Le taux reste visible dans la liste mais avec une indication “inactif”

Utiliser les taux lors de la création d’une cotisation

Lors de la création d’une cotisation pour un membre :

Accéder à “Cotisations” → “Créer une cotisation”
Sélectionner le membre
Choisir le type de cotisation (Mensuelle, Trimestrielle, Semestrielle, Annuelle)
Sélectionner la période (mois et année)
Montant automatique : Janus suggère automatiquement le montant basé sur :
- Le statut actuel du membre
- Le taux de cotisation associé à ce statut
Vous pouvez modifier manuellement le montant si nécessaire
Cliquer sur “Créer”

Statuts de membres par défaut

Janus inclut les statuts de membres suivants par défaut :

Active Member (Statut Actif) - Groupe: active
On Leave (En congés) - Groupe: active
Dormant (En sommeil) - Groupe: former
Visitor (Visiteur) - Groupe: visitor
Eternal East (Éternel Orient) - Groupe: oe
Former Member (Ancien membre) - Groupe: former

Ces statuts peuvent être utilisés pour configurer des taux de cotisation.

Créer un nouveau statut de membre

Vous pouvez créer un nouveau statut de membre de deux façons :

Depuis la création/modification d’un taux

Lors de la création ou modification d’un taux de cotisation
Cocher “Créer un nouveau statut”
Saisir le nom du nouveau statut
Le statut sera créé automatiquement et associé au taux

Depuis la gestion des membres (si cette fonctionnalité est disponible)

Les statuts peuvent également être créés directement dans la gestion des membres, puis utilisés pour configurer des taux de cotisation.

Taux multiples pour un même statut

Note : Par défaut, un seul taux actif peut être associé à un statut de membre. Si plusieurs taux existent pour le même statut, Janus utilise le plus récent (par ID décroissant).

Pour changer le taux d’un statut, modifiez le taux existant ou désactivez l’ancien et créez-en un nouveau.

Affichage dans les listes de cotisations

Les cotisations affichent :

Le montant de la cotisation
Le statut du membre au moment de la création de la cotisation
Le nom du taux associé (si un taux spécifique était utilisé)

Notes importantes

Modification rétroactive : La modification d’un taux n’affecte pas les cotisations déjà créées. Chaque cotisation conserve le montant qui lui a été assigné lors de sa création.
Statuts inactifs : Les statuts de membres peuvent être marqués comme inactifs, mais cela n’affecte pas les taux de cotisation existants. Les taux liés aux statuts inactifs restent disponibles mais peuvent ne pas être sélectionnables pour de nouveaux membres.
Montants personnalisés : Lors de la création d’une cotisation, vous pouvez toujours modifier manuellement le montant suggéré pour accommoder des cas particuliers (réductions, montants exceptionnels, etc.).
Cotisations récurrentes : Si votre organisation utilise des cotisations récurrentes, les montants sont calculés en fonction du statut du membre au moment de la génération de chaque cotisation. Si le statut change, le montant peut varier d’une période à l’autre.