Les ateliers qui l’ont choisi peuvent gérer leur trésorerie avec Janus.

Si vous souhaitez activer le service “Trésorerie” de Janus, contactez janus@cydit.eu

Etape fondamentale pour que Janus puisse se repérer dans le temps et connaitre vos contraintes, il faut configurer les paramètres de la trésorerie.

Janus doit connaitre plusieurs repères :

• Les bornes de votre année comptable
• Le montant de votre cotisation

Accès à l’écran de configuration

• Depuis la page d’accueil
  • Cliquer sur “Trésor” → “Config.”

Définition des données comptables

Tous les ateliers travaillent de midi à minuit, mais pas sur la même période. Que votre comptabilité aille de Janvier à Décembre, de Mars à Février ou de Septembre à Juin, Janus s’y retrouvera.

• Sur l’écran de configuration de la trésorie
  • Introduire le mois de début de votre année comptable
  • Introduire le mois de fin de votre année comptable
  • Introduire le solde courant du compte de l’atelier
  • Cliquer sur “Enregistrer”

Définition du montant de la cotisation

Afin de gérer les états de cotisation des membres, il convient de dire à Janus le montant de la cotisation de votre atelier.

• Sur l’écran de configuration de la trésorie
  • Introduire le montant de la cotisation annuelle
  • Cliquer sur “Enregistrer”

NB : En fonction de la durée de votre année comptable, Janus divisera la cotisation sur cette période. Si votre année comptable va de Septembre à Juin (10 mois), la cotisation annuelle sera divisée en 10 parts égales.

Janus supportant la trésorerie des ateliers, il est capable d’encoder de nouvelles dépenses.

Encoder une dépense

1. Depuis la page d’accueil

• Cliquer sur “Trésor” → “Dépenses”
• Sur l’écran suivant, cliquer sur “Nouvelle Dépense”
• Sur l’écran suivant, remplir les informations de la dépense :
  • Date (obligatoire) : Date à laquelle la dépense a été effectuée
  • Description (obligatoire) : Description de la dépense. Champ libre
  • Catégorie (obligatoire) : Catégorie de dépense. Valeurs fixes
  • Receveur : Identification du receveur de la dépense. (Ex. Nom du magasin, nom du particulier, Adresse du site e-commerce)
  • Compte : Compte bancaire recevant le paiement
  • Moyen de paiement : Moyen utiliser pour payer la dépense. Valeurs fixes
  • Montant (obligatoire) : Montant de la dépense, en euros.
  • Cliquer sur “Enregistrer”

2. Depuis le rapport

• Cliquer sur “Nouvelle dépense” sous “Dépenses …”
  • Suivre les instructions du point 1.

Exemple

On encode l’achat de nouveaux maillets chez acaciadecor.com pour un montant de 50€

Janus supportant la trésorerie de votre atelier, il peut encoder de nouvelles recettes

Encoder une recette

1. Depuis la page d’accueil

• Cliquer sur “Trésor” → “Recette”
• Sur l’écran suivant, cliquer sur “Nouvelle Recette”
• Sur l’écran suivant, remplir les informations de la recette :
  • Date (obligatoire) : Date à laquelle la recette est apparue
  • Description (obligatoire) : Description de la recette. Champ libre
  • Catégorie (obligatoire) : Catégorie de recette. Valeurs fixes
  • Origine : Provenance de la recette. Champ libre.
  • Montant (obligatoire) : Montant de la recette, en euros.
• Cliquer sur “Enregistrer”

2. Depuis le rapport

• Cliquer sur “Nouvelle recette” sous “Recettes …”
  • Suivre les instructions du point 1.

Janus vous aide à gérer votre trésorerie. Afin d’obtenir rapidement une vue d’ensemble de l’état courant de votre trésorerie, Janus présente un rapport comptable.

Afin de pouvoir utiliser le rapport, votre trésorerie doit être configurée.

Configurer la Trésorerie

Afficher le bilan

Depuis la page d’accueil

• Cliquer sur “Trésor” → “Rapport”
• Sur l’écran suivant, Janus affiche le rapport de trésorerie pour l’année en cours.
• Le rapport contient 3 tableaux :
  • Le récapitulatif indique :
    • Le total des Recettes
    • Le total des Dépenses
    • Le résultat net (Recettes - Dépenses)
  • Le tableau des Recettes
    • Total des recettes par catégories
    • NB : La liste des catégories est fixe. Pour toute demande de changement, contactez : janus@cydit.eu
  • Le tableau des Dépenses
    • Total des dépenses par catégories
    • NB : La liste des catégories est fixe. Pour toute demande de changement, contactez : janus@cydit.eu
• Depuis le rapport vous pouvez également :
  • Afficher le détail des dépenses en cliquant sur “Détails” sous “Dépenses …”
  • Créer une nouvelle dépense
  • Afficher le détail des recettes en cliquant sur “Détails” sous “Recettes”
  • Générer le rapport au format PDF, en cliquant sur “Rapport”

Janus permet d’importer des extraits bancaires afin d’encoder rapidement plusieurs transactions bancaires.

Cette fonctionnalité est utile pour importer les données comptables historiques (années ou mois précédents)

Elle est aussi utile pour les trésoriers qui font leur comptabilité de mois en mois.

NB : L’import est accessible si le module “Trésorerie” est activé. Pour activer le module “Trésorerie”, vous pouvez contacter janus@cydit.eu

Pré-requis

• Extrait de compte d’une des banques suivantes :
  • BNP Paribas Fortis
  • KBC
  • KBC Brussels
  • CBC
  • Belfius
  • ING
  • Triodos
• Seuls les extraits au format CSV sont acceptés par Janus

Importer un extrait au format CSV

Depuis la page d’accueil

• Cliquer sur “Trésor” → “Banque - Import”
  • Sélectionner le fichier CSV sur votre ordinateur
  • Sélectionner la banque émettrice de l’extrait de compte.
    • Si votre banque n’est pas listée, merci d’envoyer un mail à janus@cydit.eu avec un exemple de fichier CSV provenant de votre banque.
  • Cliquer sur “Importer”

Sur l’écran suivant :

• Chaque transaction du fichier est représentée sur une ligne
• Vérifier et/ou modifier les informations.
• Les champs suivants doivent être remplis pour pouvoir importer les transactions :
  • Date : Date de la transaction (Importée automatiquement)
  • Description : Description de la transaction. (Importée automatiquement, mais souvent très verbeux)
  • Montant : Montant de la transaction. (Importé automatiquement)
  • Catégorie : Catégorie de la transaction. A remplir manuellement pour chaque transaction.
• Cliquer sur “Importer”
• Les transactions sont importées dans le menu “Trésor” → “Banque - Transactions”.
• Il est dés lors possible de réconcilier les transactions avec les éléments de la trésorerie (Dépenses ou Recettes)

Gestion des cotisations dans Janus

Janus permet de créer et gérer les cotisations des membres de votre loge. Une cotisation peut être créée de trois manières différentes selon votre contexte.

Scénario 1 : Via la liste des membres

Cette méthode est idéale lorsque vous souhaitez créer une cotisation pour un membre spécifique.

Utilisation

1. Depuis le menu :
   1. Dans la section “Membres”, cliquer sur “Liste”
2. Dans la liste des membres, trouver le membre concerné
3. Cliquer sur l’icône de cotisation (💰) dans la colonne “Actions”
4. Sur la page de création de cotisation :
   1. Sélectionner le type de cotisation (Mensuelle, Trimestrielle, Semestrielle, Annuelle)
   2. Vérifier le statut du membre (Actif ou En congé)
   3. Sélectionner le mois et l’année de la période de cotisation
   4. Vérifier le montant (calculé automatiquement selon le type et le statut)
   5. Cliquer sur “Créer”
5. Janus crée automatiquement :
   • La cotisation
   • La recette associée dans la trésorerie
   • Le lien entre la cotisation et la recette

Scénario 2 : Via l’encodage d’une recette manuelle

Cette méthode est utile lorsque vous souhaitez créer une recette et une cotisation en même temps, sans passer par la liste des membres.

Utilisation

1. Depuis le menu :
   1. Dans la section “Trésor”, cliquer sur “Recettes”
   2. Cliquer sur “Créer une recette”
2. Remplir le formulaire de recette :
   1. Sélectionner la catégorie “Cotisations”
   2. Remplir les autres champs (Date, Montant, Description, Source)
3. Lorsque vous sélectionnez “Cotisations” comme catégorie :
   1. Une modale s’affiche pour sélectionner le membre
   2. Choisir le membre dans la liste
   3. Cliquer sur “Créer une cotisation”
4. Sur la page de création de cotisation :
   1. Les informations de la recette sont pré-remplies (montant, date)
   2. Sélectionner le type de cotisation
   3. Sélectionner le mois et l’année de la période de cotisation
   4. Vérifier les informations
   5. Cliquer sur “Créer”
5. Janus crée automatiquement :
   • La cotisation
   • La recette associée
   • Le lien entre la cotisation et la recette

Scénario 3 : Via la réconciliation bancaire

Cette méthode est la plus efficace lorsque vous importez un relevé bancaire et que vous souhaitez réconcilier automatiquement les transactions avec les cotisations.

Utilisation

1. Depuis le menu :
   1. Dans la section “Trésor”, cliquer sur “Réconciliation”
2. Importer un relevé bancaire (CSV) si ce n’est pas déjà fait
3. Dans la liste des transactions non réconciliées :
   1. Trouver la transaction correspondant à une cotisation
   2. Cliquer sur “Réconcilier”
4. Sur la page de réconciliation :
   1. Janus suggère automatiquement un membre si son nom apparaît dans la communication de la transaction
   2. Janus suggère également des cotisations existantes non liées qui correspondent au montant
   3. Vous avez plusieurs options :
      • Lier à une cotisation existante : Si une cotisation suggérée correspond, la sélectionner et cliquer sur “Lier”
      • Créer une nouvelle cotisation : Cliquer sur “Cotisation” pour créer une nouvelle cotisation
      • Créer une recette simple : Cliquer sur “Recette” si ce n’est pas une cotisation
5. Si vous choisissez de créer une cotisation :
   1. Sur la page de création de cotisation :
      1. Un bandeau indique que vous êtes en mode réconciliation
      2. Les informations de la transaction sont affichées (date, montant, communication)
      3. Le membre suggéré est pré-sélectionné (vous pouvez en choisir un autre)
      4. Le montant de la transaction est pré-rempli
      5. Sélectionner le type de cotisation
      6. Sélectionner le mois et l’année de la période de cotisation
      7. Vérifier les informations
      8. Cliquer sur “Créer”
6. Janus crée automatiquement :
   • La cotisation
   • La recette associée
   • Le lien entre la cotisation et la recette
   • Le lien entre la transaction bancaire et la recette (réconciliation)

Notes importantes

• Période de cotisation : La période doit être sélectionnée manuellement. La date de la transaction (dans le scénario 3) n’est utilisée que comme référence.
• Montants : Les montants sont calculés automatiquement selon le type de cotisation (Mensuelle, Trimestrielle, Semestrielle, Annuelle) et le statut du membre (Actif ou En congé).
• Duplication : Janus empêche la création de cotisations en double pour la même période et le même membre.
• Lien automatique : Lors de la création d’une cotisation, Janus crée automatiquement la recette correspondante et les liens nécessaires.

Gestion des types de cotisations multiples dans Janus

Janus permet de définir plusieurs types de cotisations avec des montants différents selon le statut des membres. Cette fonctionnalité est utile pour les organisations qui facturent des montants de cotisation variés selon que les membres sont actifs, en congés, visiteurs, etc.

NB : La gestion des types de cotisations multiples est accessible si le module “Trésorerie” est activé. Pour activer le module “Trésorerie”, vous pouvez contacter janus@cydit.eu

Pré-requis

• Avoir le module “Trésorerie” activé
• Avoir des statuts de membres configurés dans la base de données

Accéder à la gestion des taux de cotisation

Depuis la page d’accueil :

1. Cliquer sur “Trésor” → “Configuration”
2. La section “Cotisations” affiche tous les taux de cotisation configurés
3. Les taux sont organisés par statut de membre avec leur montant associé

Comprendre les statuts de membres

Les statuts de membres sont prédéfinis dans Janus et organisés en groupes :

• Actifs : Membres actifs (ex: “Active Member”)
• En congés : Membres en congé temporaire (ex: “On Leave”)
• Anciens membres : Membres ayant quitté l’organisation (ex: “Former Member”, “Dormant”)
• Visiteurs : Membres visiteurs (ex: “Visitor”)
• Éternel Orient : Membres décédés (ex: “Eternal East”)

Chaque statut peut avoir un montant de cotisation associé.

Créer un taux de cotisation

Pour ajouter un nouveau taux de cotisation :

1. Accéder à “Trésor” → “Configuration”
2. Dans la section “Taux de cotisation”, cliquer sur le bouton “Ajouter un taux”
3. Renseigner les informations :
   • Nom : Nom descriptif du taux (ex: “Actif”, “En congés”, “Visiteur”)
   • Montant : Montant de la cotisation en euros (ex: 120.00, 60.00)
   • Statut de membre : Sélectionner un statut existant dans le menu déroulant
     • OU cocher “Créer un nouveau statut” et saisir le nom du nouveau statut
4. Cliquer sur “Créer”

Note : Si vous créez un nouveau statut lors de la création du taux, ce statut sera automatiquement ajouté à la liste des statuts disponibles pour les membres.

Modifier un taux de cotisation

Pour modifier le montant ou le nom d’un taux existant :

1. Accéder à “Trésor” → “Configuration”
2. Dans la liste des taux de cotisation, cliquer sur l’icône d’édition (✏️) dans la colonne “Actions”
3. Modifier les informations souhaitées :
   • Nom : Modifier si nécessaire
   • Montant : Ajuster le montant
   • Statut de membre : Changer de statut si nécessaire (un nouveau statut peut être créé ici aussi)
4. Cliquer sur “Enregistrer”

Note : La modification d’un taux n’affecte pas les cotisations déjà créées. Seules les nouvelles cotisations utiliseront le nouveau montant.

Désactiver un taux de cotisation

Si un taux n’est plus utilisé mais que vous souhaitez conserver son historique :

1. Accéder à “Trésor” → “Configuration”
2. Dans la liste des taux de cotisation, cliquer sur l’icône de suppression (🗑️) dans la colonne “Actions”
3. Confirmer la désactivation

Comportement :

• Le taux est marqué comme “inactif” et n’apparaît plus dans les menus de sélection lors de la création de cotisations
• Les cotisations existantes liées à ce taux restent inchangées
• Le taux reste visible dans la liste mais avec une indication “inactif”

Utiliser les taux lors de la création d’une cotisation

Lors de la création d’une cotisation pour un membre :

1. Accéder à “Cotisations” → “Créer une cotisation”
2. Sélectionner le membre
3. Choisir le type de cotisation (Mensuelle, Trimestrielle, Semestrielle, Annuelle)
4. Sélectionner la période (mois et année)
5. Montant automatique : Janus suggère automatiquement le montant basé sur :
   • Le statut actuel du membre
   • Le taux de cotisation associé à ce statut
6. Vous pouvez modifier manuellement le montant si nécessaire
7. Cliquer sur “Créer”

Statuts de membres par défaut

Janus inclut les statuts de membres suivants par défaut :

1. Active Member (Statut Actif) - Groupe: active
2. On Leave (En congés) - Groupe: active
3. Dormant (En sommeil) - Groupe: former
4. Visitor (Visiteur) - Groupe: visitor
5. Eternal East (Éternel Orient) - Groupe: oe
6. Former Member (Ancien membre) - Groupe: former

Ces statuts peuvent être utilisés pour configurer des taux de cotisation.

Créer un nouveau statut de membre

Vous pouvez créer un nouveau statut de membre de deux façons :

Depuis la création/modification d’un taux

1. Lors de la création ou modification d’un taux de cotisation
2. Cocher “Créer un nouveau statut”
3. Saisir le nom du nouveau statut
4. Le statut sera créé automatiquement et associé au taux

Depuis la gestion des membres (si cette fonctionnalité est disponible)

Les statuts peuvent également être créés directement dans la gestion des membres, puis utilisés pour configurer des taux de cotisation.

Taux multiples pour un même statut

Note : Par défaut, un seul taux actif peut être associé à un statut de membre. Si plusieurs taux existent pour le même statut, Janus utilise le plus récent (par ID décroissant).

Pour changer le taux d’un statut, modifiez le taux existant ou désactivez l’ancien et créez-en un nouveau.

Affichage dans les listes de cotisations

Les cotisations affichent :

• Le montant de la cotisation
• Le statut du membre au moment de la création de la cotisation
• Le nom du taux associé (si un taux spécifique était utilisé)

Notes importantes

• Modification rétroactive : La modification d’un taux n’affecte pas les cotisations déjà créées. Chaque cotisation conserve le montant qui lui a été assigné lors de sa création.
• Statuts inactifs : Les statuts de membres peuvent être marqués comme inactifs, mais cela n’affecte pas les taux de cotisation existants. Les taux liés aux statuts inactifs restent disponibles mais peuvent ne pas être sélectionnables pour de nouveaux membres.
• Montants personnalisés : Lors de la création d’une cotisation, vous pouvez toujours modifier manuellement le montant suggéré pour accommoder des cas particuliers (réductions, montants exceptionnels, etc.).
• Cotisations récurrentes : Si votre organisation utilise des cotisations récurrentes, les montants sont calculés en fonction du statut du membre au moment de la génération de chaque cotisation. Si le statut change, le montant peut varier d’une période à l’autre.

Janus permet d’envoyer un appel à cotisation à tous les membres. L’appel à cotisation contient les coordonnées de paiement et un QR Code pour réaliser un virement directement.

Utilisation

1. Depuis le menu :
   1. Dans la section “Trésor”, cliquer sur “Appel à cotisation”
2. Sélectionner l’audience destinatrice :
   1. Tous les membres
   2. Uniquement les officiers
3. Vérifier, modifier le contenu du mail
4. Cliquer sur “Envoyer”
5. Janus se charge d’envoyer tous les emails

Réconciliation bancaire dans Janus

Janus permet de réconcilier les transactions bancaires importées avec les recettes et dépenses enregistrées dans la trésorerie.

Cette fonctionnalité est utile pour faire correspondre les mouvements de votre relevé bancaire avec les éléments comptables (recettes, dépenses, cotisations) et avoir une trésorerie propre et à jour.

NB : La réconciliation est accessible si le module “Trésorerie” est activé. Pour activer le module “Trésorerie”, vous pouvez contacter janus@cydit.eu

Pré-requis

• Avoir importé un relevé bancaire au format CSV, voir :

Importer des extraits bancaires

• Les transactions importées apparaissent dans le menu “Trésor” → “Banque - Transactions”

Accéder aux transactions à réconcilier

Depuis la page d’accueil :

• Cliquer sur “Trésor” → “Banque - Transactions”
• La page affiche toutes les transactions importées avec leur statut (Réconciliée / Non réconciliée)
• Pour réconcilier une transaction, cliquer sur l’icône de lien (🔗) dans la colonne “Actions” d’une transaction non réconciliée

Réconcilier une transaction de recette

Lorsque le montant est positif, il s’agit généralement d’une recette (cotisation, don, remboursement, etc.).

Sur l’écran de réconciliation (recette)

L’écran affiche les détails de la transaction :

• Date : Date de la transaction
• Description : Description de la transaction
• Communication : Communication structurée (si présente)
• Contrepartie : Compte bancaire de la contrepartie
• Montant : Montant de la transaction
• Type : Recette

Janus recherche automatiquement :

• Des recettes existantes qui pourraient correspondre (même montant, date proche)
• Des cotisations existantes non liées avec le même montant
• Un membre suggéré à partir du texte de la communication ou de la description

Options disponibles (recette)

Vous disposez de plusieurs options :

1. Lier à une recette existante
   • Cliquer sur “Lier à une recette existante”
   • Si des recettes correspondantes sont proposées, cliquer sur “Lier” pour associer la transaction à l’une d’elles
2. Lier à une cotisation existante (si des cotisations sont suggérées)
   • Cliquer sur “Lier à une cotisation existante”
   • Sélectionner la cotisation correspondante
   • Cliquer sur “Créer une recette et lier” pour créer la recette et lier la transaction à la cotisation
3. Créer une nouvelle recette
   • Cliquer sur “Créer un nouvel élément”
   • Si un membre est suggéré, Janus vous demande si vous souhaitez créer une cotisation
     • Si oui : Vous êtes redirigé vers la page de création de cotisation avec les informations pré-remplies
     • Si non : Vous êtes redirigé vers la page de création de recette avec les informations pré-remplies (date, montant, description, communication)
4. Créer une cotisation (si un membre est suggéré)
   • Cliquer sur “Créer un nouvel élément”
   • Confirmer que vous souhaitez créer une cotisation
   • Sur la page de création de cotisation :
     • Le membre suggéré est pré-sélectionné (vous pouvez en choisir un autre)
     • Le montant est pré-rempli avec le montant de la transaction
     • La date de transaction est affichée comme référence
     • Vous choisissez le type de cotisation (Mensuelle, Trimestrielle, Semestrielle, Annuelle)
     • Vous choisissez le mois et l’année de la période de cotisation
     • Cliquer sur “Créer”

Résultat (recette)

Une fois l’action choisie :

• Janus crée ou met à jour la recette / cotisation
• La transaction est marquée comme réconciliée et liée à l’élément correspondant
• Vous êtes redirigé vers la liste des transactions bancaires

Réconcilier une transaction de dépense

Lorsque le montant est négatif, il s’agit généralement d’une dépense (frais bancaires, charges, factures, etc.).

Sur l’écran de réconciliation (dépense)

L’écran affiche les détails de la transaction :

• Date : Date de la transaction
• Description : Description de la transaction
• Communication : Communication structurée (si présente)
• Contrepartie : Compte bancaire de la contrepartie
• Montant : Montant de la transaction (négatif)
• Type : Dépense

Janus recherche automatiquement des dépenses existantes proches en date et en montant.

Options disponibles (dépense)

Vous disposez de plusieurs options :

1. Lier à une dépense existante
   • Cliquer sur “Lier à une dépense existante”
   • Si des dépenses correspondantes sont proposées, cliquer sur “Lier” pour associer la transaction à l’une d’elles
2. Créer une nouvelle dépense
   • Cliquer sur “Créer un nouvel élément”
   • Vous êtes redirigé vers la page de création de dépense avec les informations pré-remplies :
     • La date est pré-remplie
     • Le montant est pré-rempli (valeur absolue)
     • La description est pré-remplie avec la communication ou la description de la transaction
   • Compléter la catégorie, la description et éventuellement le bénéficiaire
   • Cliquer sur “Créer”

Résultat (dépense)

Une fois l’action validée :

• Janus crée ou met à jour la dépense
• La transaction est marquée comme réconciliée et liée à cette dépense
• Vous êtes redirigé vers la liste des transactions bancaires

Résultat de la réconciliation

Après la réconciliation :

• Chaque transaction bancaire est :
  • Liée à une recette, une dépense ou une cotisation
  • Marquée comme réconciliée (statut “Réconciliée” dans la liste)
  • L’élément lié est visible dans la colonne “Élément lié” de la liste des transactions
• Le solde de la trésorerie dans Janus se rapproche du solde réel de votre compte bancaire
• Les écrans de trésorerie (recettes, dépenses, aperçus) reflètent une situation fiable et à jour

Notes importantes

• Suggestions automatiques : Janus suggère automatiquement des éléments correspondants basés sur le montant, la date et la communication. Ces suggestions facilitent la réconciliation mais peuvent toujours être ignorées.
• Période de cotisation : Lors de la création d’une cotisation depuis la réconciliation, la période doit être sélectionnée manuellement. La date de la transaction n’est utilisée que comme référence.
• Duplication : Janus empêche la création de recettes/dépenses en double lors de la réconciliation.
• Transactions réconciliées : Une fois réconciliée, une transaction ne peut plus être modifiée directement. Pour la modifier, il faut d’abord la délier de l’élément associé (si cette fonctionnalité est disponible).

Gestion des comptes multiples dans Janus

Janus permet de gérer plusieurs comptes bancaires et de caisse au sein du module trésorerie. Cette fonctionnalité est utile pour les organisations qui disposent de plusieurs comptes (courant, épargne, caisse, etc.) et souhaitent suivre leurs finances de manière distincte.

NB : La gestion des comptes multiples est accessible si le module “Trésorerie” est activé. Pour activer le module “Trésorerie”, vous pouvez contacter janus@cydit.eu

Pré-requis

• Avoir le module “Trésorerie” activé
• La fonctionnalité “Comptes multiples” doit être activée.

Créer un compte

Pour ajouter un nouveau compte bancaire ou de caisse :

1. Accéder à “Trésor” → “Configuration”
2. Dans la section “Comptes”, cliquer sur le bouton “Ajouter un compte”
3. Renseigner les informations :
   • Nom du compte : Nom descriptif (ex: “Compte courant”, “Caisse principale”)
   • Type : Choisir entre “Banque” ou “Caisse”
   • Numéro de compte : Numéro IBAN ou identifiant du compte (optionnel)
   • Titulaire du compte : Nom du titulaire (optionnel)
4. Cliquer sur “Créer”

Le compte est immédiatement disponible dans la liste des comptes actifs.

Modifier un compte

Pour modifier les informations d’un compte existant :

1. Accéder à “Trésor” → “Configuration”
2. Dans la liste des comptes, cliquer sur l’icône d’édition (✏️) dans la colonne “Actions”
3. Modifier les informations souhaitées
4. Cliquer sur “Enregistrer”

Note : Le solde du compte ne peut pas être modifié directement depuis cette page. Il est calculé automatiquement à partir des recettes, dépenses et transactions associées.

Assigner un compte à des fonctions spécifiques

Vous pouvez assigner des comptes bancaires à des fonctions spécifiques :

• Agapes : Compte utilisé pour les paiements liés aux agapes (QR codes, virements)
• Cotisations : Compte utilisé pour les paiements de cotisations (QR codes, virements)

Assigner un compte

1. Accéder à “Trésor” → “Configuration”
2. Dans la section “Configuration générale”, utiliser les menus déroulants :
   • “Compte pour les agapes” : Sélectionner le compte bancaire approprié
   • “Compte pour les cotisations” : Sélectionner le compte bancaire approprié
3. Cliquer sur “Enregistrer” pour sauvegarder la configuration

Note : Seuls les comptes de type “Banque” peuvent être assignés à ces fonctions.

Archiver un compte

Si un compte n’est plus utilisé mais que vous souhaitez conserver son historique :

1. Accéder à “Trésor” → “Configuration”
2. Dans la liste des comptes, cliquer sur l’icône d’archivage (📦) dans la colonne “Actions”
3. Confirmer l’archivage

Comportement :

• Le compte est marqué comme “archivé” et n’apparaît plus dans les listes de sélection des comptes actifs
• Toutes les recettes, dépenses et transactions associées restent liées au compte archivé
• Le compte archivé apparaît dans une section séparée “Comptes archivés”
• Si le compte était assigné à une fonction (Agapes/Cotisations), un autre compte sera automatiquement utilisé à la place

Supprimer un compte

Attention : Cette action est irréversible. Un compte ne peut être supprimé que s’il n’a aucune recette, dépense ou transaction associée.

1. Accéder à “Trésor” → “Configuration”
2. Dans la liste des comptes, cliquer sur l’icône de suppression (🗑️) dans la colonne “Actions”
3. Confirmer la suppression

Note : Si le compte est assigné à une fonction (Agapes/Cotisations), Janus vous avertira et utilisera automatiquement un autre compte bancaire disponible comme remplacement.

Utiliser les comptes dans les recettes et dépenses

Lors de la création d’une recette

1. Accéder à “Trésor” → “Recettes” → “Créer une recette”
2. Le formulaire affiche un champ “Compte”
3. Sélectionner le compte approprié dans le menu déroulant
4. Si aucun compte n’est sélectionné, Janus utilise le compte par défaut (premier compte actif de type “Banque”)

Lors de la création d’une dépense

1. Accéder à “Trésor” → “Dépenses” → “Créer une dépense”
2. Le formulaire affiche un champ “Compte”
3. Sélectionner le compte approprié dans le menu déroulant
4. Si aucun compte n’est sélectionné, Janus utilise le compte par défaut

Consultation des soldes par compte

Sur la page de configuration

La page “Trésor” → “Configuration” affiche pour chaque compte :

• Solde du compte : Solde actuel calculé automatiquement
• Assignation : Indique si le compte est assigné aux Agapes, Cotisations, ou les deux

Dans les rapports et aperçus

Les rapports trésorerie peuvent filtrer les données par compte pour obtenir une vue détaillée des finances de chaque compte.

Compte par défaut

Janus définit automatiquement un compte par défaut :

• Le premier compte bancaire actif (trié par ordre de tri puis par ID)
• Si aucun compte bancaire n’existe, le premier compte actif (tous types confondus)

Le compte par défaut est utilisé :

• Lorsqu’aucun compte n’est spécifié lors de la création d’une recette ou dépense
• Pour les transactions importées qui ne peuvent pas être automatiquement associées à un compte
• Comme remplacement si un compte assigné est archivé ou supprimé

Notes importantes

• Intégrité des données : Les comptes ne peuvent pas être supprimés s’ils ont des données associées. Vous devez d’abord archiver le compte si vous souhaitez le retirer de l’utilisation courante.
• Assignations multiples : Un même compte peut être assigné à la fois aux Agapes et aux Cotisations.
• Tri des comptes : Les comptes sont triés par ordre de tri personnalisé (champ sort_order) puis par ID croissant. Vous pouvez modifier l’ordre via le champ “Ordre de tri” lors de la création ou modification d’un compte.
• Archivage vs Suppression : L’archivage préserve les données et permet de consulter l’historique. La suppression n’est possible que si le compte est vide de toute donnée.
• Comptes bancaires uniquement : Seuls les comptes de type “Banque” peuvent être assignés aux fonctions Agapes et Cotisations, car ces fonctions impliquent des paiements électroniques.

Gestion de la trésorerie ASBL ou Loi 1901 : Catégories, Rapport, etc.

Janus permet de gérer la trésorerie selon des plans comptables standardisés pour les associations belges (ASBL) ou françaises (Loi 1901). Cette fonctionnalité offre des catégories prédéfinies conformes aux normes comptables, un système de mapping pour les catégories personnalisées existantes, et des rapports adaptés (compte de résultat, bilan simplifié).

NB : La gestion comptable ASBL/Loi 1901 est accessible si le module “Trésorerie” est activé. Pour activer le module “Trésorerie”, vous pouvez contacter janus@cydit.eu

Pré-requis

• Avoir le module “Trésorerie” activé
• Avoir exécuté les scripts d’installation nécessaires (voir section Installation)

Activer le mode comptable ASBL ou Loi 1901

Janus propose trois modes de gestion comptable :

• Trésorerie simple : Mode historique avec catégories libres (par défaut)
• ASBL : Plan comptable pour associations belges
• Loi 1901 : Plan comptable pour associations françaises

Changer le mode comptable

1. Accéder à “Trésor” → “Configuration”
2. Dans la section “Configuration générale”, trouver le menu “Mode comptable”
3. Sélectionner le mode souhaité :
   • “Trésorerie simple” pour le mode historique
   • “ASBL” pour le plan comptable belge
   • “Loi 1901” pour le plan comptable français
4. Cliquer sur “Enregistrer”

Note : Le changement de mode n’affecte pas les données existantes. Les catégories déjà utilisées sont conservées et peuvent être mappées vers les nouvelles catégories standard.

Catégories standard ASBL

En mode ASBL, les catégories suivantes sont disponibles :

Catégories de recettes

• Cotisations des membres (ex : mensuelles/annuelles)
• Dons et legs (ex : dons de membres, bienfaiteurs)
• Subventions et aides publiques (ex : projets caritatifs)
• Recettes d’activités (événements, ventes occasionnelles) (ex : agapes, tenues blanches)
• Produits financiers (intérêts, dividendes) (ex : intérêts bancaires)
• Autres recettes (sponsoring, partenariats)

Catégories de dépenses

• Frais de fonctionnement (loyer, électricité, eau, téléphone, internet) (ex : location du temple)
• Achats de petit matériel et fournitures (ex : matériel rituel, décors)
• Frais postaux et de communication (ex : convocations, impression)
• Frais de déplacement et missions (ex : tenues, congrès)
• Rémunérations et charges sociales (si applicable)
• Frais bancaires
• Assurances
• Frais de formation et documentation
• Autres frais divers (petites réparations, etc.)

Catégories standard Loi 1901

En mode Loi 1901, les catégories suivantes sont disponibles :

Catégories de recettes

• Cotisations des adhérents (ex : mensuelles/annuelles)
• Dons manuels et legs
• Subventions (publiques ou privées)
• Recettes d’activités (manifestations, ventes) (ex : agapes, conférences)
• Produits financiers (intérêts bancaires)
• Recettes exceptionnelles (remboursements, indemnités)

Catégories de dépenses

• Frais de gestion (loyer, charges locatives, électricité)
• Achats de matériel et fournitures
• Frais de communication (impression, affranchissement)
• Frais de déplacement et indemnités kilométriques
• Frais de réception et représentation
• Rémunérations et honoraires (si applicable)
• Frais bancaires et assurances
• Frais de formation et documentation
• Dons et subventions versées (si applicable)
• Autres frais (petits équipements, réparations)

Utilisation des catégories dans les formulaires

Lors de la création d’une recette

1. Accéder à “Trésor” → “Recettes” → “Créer une recette”
2. Le menu déroulant “Catégorie” affiche :
   • En mode “Trésorerie simple” : Toutes les catégories personnalisées existantes
   • En mode ASBL/Loi 1901 : Les catégories standard + les catégories personnalisées mappées
3. Sélectionner la catégorie appropriée
4. Compléter les autres champs (date, montant, description, etc.)
5. Cliquer sur “Créer”

Lors de la création d’une dépense

1. Accéder à “Trésor” → “Dépenses” → “Créer une dépense”
2. Le menu déroulant “Catégorie” fonctionne de la même manière que pour les recettes
3. Sélectionner la catégorie appropriée
4. Compléter les autres champs
5. Cliquer sur “Créer”

Note : Les catégories personnalisées non mappées ne sont pas visibles dans les menus déroulants des formulaires. Elles doivent d’abord être mappées vers une catégorie standard (voir section suivante).

Gérer le mapping des catégories personnalisées

Si vous passez du mode “Trésorerie simple” au mode ASBL ou Loi 1901, les catégories personnalisées existantes doivent être mappées vers les catégories standard pour apparaître dans les rapports.

Accéder à la page de mapping

1. Accéder à “Trésor” → “Gestion des catégories”
   • Note : Cette page n’est visible que si le mode comptable est ASBL ou Loi 1901

Vue d’ensemble du mapping

La page affiche deux sections :

• Catégories de recettes : Liste des catégories personnalisées avec leur mapping vers les catégories standard
• Catégories de dépenses : Liste des catégories personnalisées avec leur mapping vers les catégories standard

Chaque catégorie personnalisée affiche :

• Son nom
• Le nombre d’entrées (recettes/dépenses) utilisant cette catégorie
• Son statut : “Lié” à une catégorie standard ou “Non lié” (en rouge)

Créer un mapping pour une catégorie personnalisée

Pour associer une catégorie personnalisée à une catégorie standard :

1. Accéder à “Trésor” → “Gestion des catégories”
2. Dans la section appropriée (Recettes ou Dépenses), trouver la catégorie personnalisée “Non lié”
3. Cliquer sur l’icône d’édition (✏️) dans la colonne “Actions”
4. Dans la modale qui s’ouvre :
   • Catégorie personnalisée : Nom de la catégorie (non modifiable)
   • Catégorie standard : Sélectionner la catégorie standard appropriée dans le menu déroulant
5. Cliquer sur “Enregistrer”

La catégorie est maintenant mappée et apparaît comme “Lié” dans la liste.

Modifier un mapping existant

Pour changer le mapping d’une catégorie personnalisée :

1. Accéder à “Trésor” → “Gestion des catégories”
2. Trouver la catégorie “Lié” à modifier
3. Cliquer sur l’icône d’édition (✏️)
4. Modifier la sélection “Catégorie standard”
5. Cliquer sur “Enregistrer”

Note : Toutes les recettes/dépenses existantes utilisant cette catégorie seront automatiquement associées à la nouvelle catégorie standard dans les rapports.

Renommer une catégorie personnalisée mappée

Pour renommer une catégorie personnalisée (tout en conservant son mapping) :

1. Accéder à “Trésor” → “Gestion des catégories”
2. Cliquer sur l’icône d’édition (✏️) de la catégorie
3. Dans la modale, modifier le champ “Catégorie personnalisée”
4. Cliquer sur “Enregistrer”

Comportement : Toutes les recettes/dépenses existantes utilisant l’ancien nom de catégorie seront mises à jour avec le nouveau nom.

Supprimer une catégorie personnalisée

Si une catégorie personnalisée n’est plus utilisée :

1. Accéder à “Trésor” → “Gestion des catégories”
2. Cliquer sur l’icône de suppression (🗑️) de la catégorie
3. Important : Si la catégorie est utilisée par des entrées existantes, une modale s’ouvre :
   • Vous devez choisir une catégorie cible pour transférer toutes les entrées existantes
   • Sélectionner une catégorie standard ou personnalisée existante dans le menu déroulant
   • OU cocher “Créer une nouvelle catégorie personnalisée” et saisir un nom
4. Cliquer sur “Supprimer et transférer” pour confirmer

Comportement :

• Si la catégorie n’a pas d’entrées associées, elle est supprimée immédiatement
• Si la catégorie a des entrées, toutes ces entrées sont transférées vers la catégorie cible avant la suppression

Générer le rapport PDF

Le rapport PDF agrège automatiquement toutes les recettes et dépenses par catégorie standard selon le mode comptable actif.

Accéder au rapport

1. Accéder à “Trésor” → “Rapport”
2. Sélectionner l’année fiscale souhaitée
3. Cliquer sur “Générer le rapport”

Vérification préalable

Avant de générer le rapport, Janus vérifie automatiquement :

• Toutes les catégories personnalisées sont mappées : Si des catégories non liées existent, un message d’avertissement s’affiche et vous êtes redirigé vers la page “Gestion des catégories”
• Année fiscale valide : Le rapport utilise les dates de l’année fiscale pour filtrer les données

Contenu du rapport

Le rapport PDF généré contient :

1. Compte de résultat (Résultat d’exploitation)

• Recettes : Tableau détaillé des recettes par catégorie standard avec montants
• Dépenses : Tableau détaillé des dépenses par catégorie standard avec montants
• Résultat net : Différence entre recettes totales et dépenses totales

Les montants sont agrégés selon les mappings configurés. Les catégories personnalisées sont regroupées sous leur catégorie standard respective.

2. Informations complémentaires

• Période couverte (année fiscale)
• Date de génération du rapport
• Total des recettes
• Total des dépenses

Exporter les données en CSV

Un export CSV est disponible pour analyser les données dans un tableur.

Exporter les données

1. Accéder à “Trésor” → “Rapport”
2. Sélectionner l’année fiscale souhaitée
3. Cliquer sur “Exporter en CSV”

Contenu de l’export CSV

Le fichier CSV contient :

• Toutes les recettes : Avec date, montant, catégorie (standard), description
• Toutes les dépenses : Avec date, montant, catégorie (standard), description
• Résumé : Totaux par catégorie standard et résultat net

Les catégories sont déjà mappées selon les configurations définies dans “Gestion des catégories”.

Année fiscale

Le rapport utilise le calcul de l’année fiscale pour déterminer la période couverte :

• L’année fiscale commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre (calendrier standard)
• Les recettes et dépenses sont filtrées selon leur date de transaction pour n’inclure que celles de l’année fiscale sélectionnée

Note : Les dates de l’année fiscale peuvent varier selon la configuration de l’instance Janus. Consultez votre administrateur pour connaître les dates exactes.

Catégories non mappées dans les rapports

Si des catégories personnalisées ne sont pas mappées :

• Elles n’apparaissent pas dans les formulaires de création de recettes/dépenses
• Elles n’apparaissent pas dans le rapport PDF (le rapport ne peut pas être généré tant qu’il y a des catégories non mappées)
• Elles peuvent toujours être visualisées dans les aperçus détaillés (listes de recettes/dépenses) avec un indicateur “Non lié”

Important : Vous devez mapper toutes les catégories personnalisées avant de pouvoir générer le rapport.

Notes importantes

• Rétroactivité : Le changement de mode comptable n’affecte pas les données historiques. Les anciennes catégories restent présentes dans les entrées existantes et peuvent être mappées progressivement.
• Mapping multiple : Plusieurs catégories personnalisées peuvent être mappées vers la même catégorie standard. Toutes leurs entrées seront regroupées sous cette catégorie dans les rapports.
• Catégories standard : Les catégories standard ne peuvent pas être modifiées ou supprimées. Elles sont définies selon les normes comptables ASBL ou Loi 1901.
• Catégories personnalisées : Vous pouvez créer de nouvelles catégories personnalisées via le mapping, mais elles doivent être mappées vers une catégorie standard pour être utilisables.
• Sauvegarde : Avant de changer de mode comptable, assurez-vous d’avoir sauvegardé vos données et d’avoir planifié le mapping des catégories existantes.
• Intégrité des données : La suppression d’une catégorie personnalisée avec des entrées nécessite un transfert vers une autre catégorie pour préserver l’intégrité des données comptables.