Réconcilier les transactions

Réconciliation bancaire dans Janus

Janus permet de réconcilier les transactions bancaires importées avec les recettes et dépenses enregistrées dans la trésorerie.

Cette fonctionnalité est utile pour faire correspondre les mouvements de votre relevé bancaire avec les éléments comptables (recettes, dépenses, cotisations) et avoir une trésorerie propre et à jour.

NB : La réconciliation est accessible si le module “Trésorerie” est activé. Pour activer le module “Trésorerie”, vous pouvez contacter janus@cydit.eu

Pré-requis

Avoir importé un relevé bancaire au format CSV, voir :

Importer des extraits bancaires

Les transactions importées apparaissent dans le menu “Trésor” → “Banque - Transactions”

Accéder aux transactions à réconcilier

Depuis la page d’accueil :

Cliquer sur “Trésor” → “Banque - Transactions”
La page affiche toutes les transactions importées avec leur statut (Réconciliée / Non réconciliée)
Pour réconcilier une transaction, cliquer sur l’icône de lien (🔗) dans la colonne “Actions” d’une transaction non réconciliée

Réconcilier une transaction de recette

Lorsque le montant est positif, il s’agit généralement d’une recette (cotisation, don, remboursement, etc.).

Sur l’écran de réconciliation (recette)

L’écran affiche les détails de la transaction :

Date : Date de la transaction
Description : Description de la transaction
Communication : Communication structurée (si présente)
Contrepartie : Compte bancaire de la contrepartie
Montant : Montant de la transaction
Type : Recette

Janus recherche automatiquement :

Des recettes existantes qui pourraient correspondre (même montant, date proche)
Des cotisations existantes non liées avec le même montant
Un membre suggéré à partir du texte de la communication ou de la description

Options disponibles (recette)

Vous disposez de plusieurs options :

Lier à une recette existante
- Cliquer sur “Lier à une recette existante”
- Si des recettes correspondantes sont proposées, cliquer sur “Lier” pour associer la transaction à l’une d’elles
Lier à une cotisation existante (si des cotisations sont suggérées)
- Cliquer sur “Lier à une cotisation existante”
- Sélectionner la cotisation correspondante
- Cliquer sur “Créer une recette et lier” pour créer la recette et lier la transaction à la cotisation
Créer une nouvelle recette
- Cliquer sur “Créer un nouvel élément”
- Si un membre est suggéré, Janus vous demande si vous souhaitez créer une cotisation
  - Si oui : Vous êtes redirigé vers la page de création de cotisation avec les informations pré-remplies
  - Si non : Vous êtes redirigé vers la page de création de recette avec les informations pré-remplies (date, montant, description, communication)
Créer une cotisation (si un membre est suggéré)
- Cliquer sur “Créer un nouvel élément”
- Confirmer que vous souhaitez créer une cotisation
- Sur la page de création de cotisation :
  - Le membre suggéré est pré-sélectionné (vous pouvez en choisir un autre)
  - Le montant est pré-rempli avec le montant de la transaction
  - La date de transaction est affichée comme référence
  - Vous choisissez le type de cotisation (Mensuelle, Trimestrielle, Semestrielle, Annuelle)
  - Vous choisissez le mois et l’année de la période de cotisation
  - Cliquer sur “Créer”

Résultat (recette)

Une fois l’action choisie :

Janus crée ou met à jour la recette / cotisation
La transaction est marquée comme réconciliée et liée à l’élément correspondant
Vous êtes redirigé vers la liste des transactions bancaires

Réconcilier une transaction de dépense

Lorsque le montant est négatif, il s’agit généralement d’une dépense (frais bancaires, charges, factures, etc.).

Sur l’écran de réconciliation (dépense)

L’écran affiche les détails de la transaction :

Date : Date de la transaction
Description : Description de la transaction
Communication : Communication structurée (si présente)
Contrepartie : Compte bancaire de la contrepartie
Montant : Montant de la transaction (négatif)
Type : Dépense

Janus recherche automatiquement des dépenses existantes proches en date et en montant.

Options disponibles (dépense)

Vous disposez de plusieurs options :

Lier à une dépense existante
- Cliquer sur “Lier à une dépense existante”
- Si des dépenses correspondantes sont proposées, cliquer sur “Lier” pour associer la transaction à l’une d’elles
Créer une nouvelle dépense
- Cliquer sur “Créer un nouvel élément”
- Vous êtes redirigé vers la page de création de dépense avec les informations pré-remplies :
  - La date est pré-remplie
  - Le montant est pré-rempli (valeur absolue)
  - La description est pré-remplie avec la communication ou la description de la transaction
- Compléter la catégorie, la description et éventuellement le bénéficiaire
- Cliquer sur “Créer”

Résultat (dépense)

Une fois l’action validée :

Janus crée ou met à jour la dépense
La transaction est marquée comme réconciliée et liée à cette dépense
Vous êtes redirigé vers la liste des transactions bancaires

Résultat de la réconciliation

Après la réconciliation :

Chaque transaction bancaire est :
- Liée à une recette, une dépense ou une cotisation
- Marquée comme réconciliée (statut “Réconciliée” dans la liste)
- L’élément lié est visible dans la colonne “Élément lié” de la liste des transactions
Le solde de la trésorerie dans Janus se rapproche du solde réel de votre compte bancaire
Les écrans de trésorerie (recettes, dépenses, aperçus) reflètent une situation fiable et à jour

Notes importantes

Suggestions automatiques : Janus suggère automatiquement des éléments correspondants basés sur le montant, la date et la communication. Ces suggestions facilitent la réconciliation mais peuvent toujours être ignorées.
Période de cotisation : Lors de la création d’une cotisation depuis la réconciliation, la période doit être sélectionnée manuellement. La date de la transaction n’est utilisée que comme référence.
Duplication : Janus empêche la création de recettes/dépenses en double lors de la réconciliation.
Transactions réconciliées : Une fois réconciliée, une transaction ne peut plus être modifiée directement. Pour la modifier, il faut d’abord la délier de l’élément associé (si cette fonctionnalité est disponible).