De inschrijvingen beheren

Om de status van de inschrijvingen voor de evenementen op te volgen, houdt Janus een volledige lijst bij van de ingeschrevenen en hun keuze voor de tafelloge.

Het overzicht van de inschrijvingen weergeven

Vanaf de startpagina:

Klik op « Inschrijvingen » → « Inschrijvingen weergeven »
De volgende pagina toont de status van de inschrijvingen voor alle aangemaakte evenementen:
- Per evenement:
  - Aantal ingeschrevenen
  - Aantal ontvangen betalingen
  - Aantal openstaande betalingen
  - Inschrijvingen zonder tafelloge
  - Inschrijvingen met gewone tafelloge
  - Inschrijvingen met vegetarische tafelloge

Dag met meerdere evenementen

Wanneer meerdere evenementen op dezelfde dag dezelfde tafelloge delen (zie Beheer van meerdere evenementen), worden ze gegroepeerd op één regel voor de dag, met als titel bijvoorbeeld « 2 evenementen »:

De regel van de dag telt de ingeschreven personen: een broeder of zuster die voor beide zittingen is ingeschreven, wordt maar één keer geteld.
De maaltijden (gewoon en vegetarisch) en de betalingen worden er één keer voor de hele dag geteld, omdat de maaltijd gemeenschappelijk is.
Klik op de pijl vóór de datum om de dag open te klappen: er verschijnt één regel per evenement, met het uur, de titel, het aantal ingeschrevenen en verontschuldigden voor dat evenement (zonder de maaltijden, die bij de dag horen).
Elke evenementregel behoudt zijn acties: het « vergrootglas »-icoon voor het detail, de envelop om de ingeschrevenen te mailen.

De exports (CSV, Excel, PDF, afdrukken) en de totalen onderaan de tabel nemen de dagregels over, zonder de opengeklapte regels: de maaltijden worden dus nooit dubbel geteld.

Het detail van de inschrijvingen weergeven

Vanaf de lijst met inschrijvingen

Klik op het « vergrootglas »-icoon van de gewenste zitting
Op de volgende pagina toont Janus het detail van de inschrijvingen voor het evenement

Voor een dag met meerdere evenementen toont de bovenkant van de pagina de datum en het aantal evenementen (bijvoorbeeld « 25/09/2026 - 2 evenementen »), en daaronder één knop per evenement (uur, titel en type). De knop van het getoonde evenement is omkaderd; klik op een andere knop om het detail van dat evenement te openen. De tabel van de tafelloge toont alle maaltijden van de dag, de tabellen « Zonder Agapes » en « Verontschuldigingen » die van het geselecteerde evenement.

Een inschrijving wijzigen

Iemand die zich zonder tafelloge heeft ingeschreven, wil uiteindelijk toch blijven eten, of omgekeerd? U kunt de inschrijving wijzigen zonder ze te verwijderen.

Vanaf het detail van de inschrijvingen:

Klik op het potlood-icoon van de betreffende regel (tabel van de tafelloge, « Zonder Agapes » of « Verontschuldigingen »); het staat naast de prullenbak
Kies in het venster « Inschrijving bewerken » het nieuwe type inschrijving: « Alleen event », « Voorval + Regelmatige maaltijd », « Evenement + vegetarische maaltijd » of « Exclusief »
- Bij « Exclusief » (verontschuldigd) kunt u een opmerking toevoegen
Vink « Bevestiging versturen » aan om de persoon een e-mail te sturen met een overzicht van de nieuwe inschrijving (met de betaalgegevens als er nog een maaltijd te betalen is). Voor een verontschuldiging wordt geen bevestiging verzonden.
Klik op « Opslaan »

De betaling volgt automatisch de maaltijd:

Wijziging	Gevolg voor de betaling
Zonder maaltijd → met maaltijd	Er wordt een te betalen betaling aangemaakt (als de maaltijd een prijs heeft)
Gewone ↔ vegetarische maaltijd	De betaling blijft behouden, met haar status
Met maaltijd → zonder maaltijd	De betaling wordt verwijderd. Was ze al goedgekeurd, dan kunt u met een vakje aangeven dat de persoon is terugbetaald: er wordt dan een terugbetalingsuitgave in de financiën geboekt

Gratis agapen (prijs 0 €): de inschrijving voor de maaltijd wordt meteen bevestigd. Er is geen betaling op te volgen, en er wordt geen ontvangst van 0 € in de financiën geboekt. Brengt u de prijs van agapen terug naar 0 €, dan worden de inschrijvingen die nog op betaling wachtten bevestigd.

Janus weigert de wijziging als de persoon al een andere inschrijving voor hetzelfde evenement heeft, of al via een ander evenement van dezelfde dag voor de maaltijd is ingeschreven.

Vanuit de mobiele app

Open in de mobiele app een evenement via « Inschrijving »: elke inschrijving heeft een potlood-knop (of « Bewerken » voor een al betaalde maaltijd). Die opent een paneel onderaan het scherm met dezelfde keuzes als op de website: type inschrijving, verontschuldiging, terugbetaling en het versturen van de bevestiging.

In de lijst van de app verschijnt een dag met meerdere evenementen op één kaart (« 2 evenementen »): ingeschreven personen, betalingen en maaltijden van de dag. Tik op « Detail per evenement » om één regel per evenement te zien; tik op een regel om dat evenement te openen.