Bibliotheca — Voorstelling

Bibliotheca is de module voor het beheer van de gedeelde bibliotheek van de loge. Ze laat toe werken, cd’s, dvd’s, tijdschriften en andere documentaire hulpbronnen die door de leden ter beschikking gesteld of in het lokaal bewaard worden, te catalogeren.

Elk lid kan bijdragen door zijn/haar eigen werken aan de catalogus toe te voegen en zelf de uitleningen van zijn/haar hulpbronnen te beheren. Beheerders beschikken over een volledig overzicht van de hele collectie.

Functionaliteiten

• Centrale catalogus: alle werken van de loge op één plaats, raadpleegbaar door alle leden
• Zoeken en filters: zoeken op titel, auteur of ISBN; filters op type en status
• Automatische ISBN-lookup: invoer van een ISBN → automatisch ophalen van de metadata (titel, auteur, uitgever, jaar, kaft) uit Open Library
• Beheer van locaties: elk werk is gelokaliseerd in het lokaal van de loge of bij een geïdentificeerd lid
• Beheer van uitleningen: registratie van uitleningen met uiterste retourdatum, opvolging van achterstand, volledige geschiedenis per werk
• Kaften: automatisch ophalen uit Open Library of manuele upload van een afbeelding

Rollen en rechten

Let op: De rol Bibliothecaris (Librarian) geeft exact dezelfde rechten als Secretaris voor deze module. Ze kan aan een lid worden toegekend zonder dat dit lid toegang krijgt tot de andere beheermodules.

Toegang

Vanaf de startpagina van Janus → Bibliotheca → Catalogus

Bibliotheca — Een werk toevoegen

Elk actief lid van de loge kan een werk toevoegen aan de catalogus. Het werk wordt automatisch aan hem/haar toegewezen als bijdrager.

Een werk toevoegen via ISBN (aanbevolen)

De snelste methode: voer de ISBN in om automatisch alle metadata op te halen uit Open Library.

1. Vanaf de startpagina van Janus
   1. Klik op Bibliotheca → Een werk toevoegen
   2. Voer in het veld ISBN-zoeken de ISBN in (10 of 13 cijfers)
   3. Klik op Zoeken
   4. Wordt het boek gevonden, dan worden titel, auteur, uitgever, jaar en kaft automatisch vooraf ingevuld

Let op: Staat de ISBN al in de catalogus, dan verschijnt een melding met een link naar het bestaande werk. Het is niet mogelijk om dezelfde ISBN twee keer toe te voegen.

Let op: Beschikt Open Library niet over een kaft voor deze ISBN, dan blijft het kaftvak leeg — u kunt dan zelf een afbeelding uploaden (zie hieronder).

Een werk manueel toevoegen

1. Vanaf de startpagina van Janus
   1. Klik op Bibliotheca → Een werk toevoegen
   2. Vul minstens het veld Titel in (verplicht)
   3. Vul de gewenste velden aan: Auteur, Type, Uitgever, Jaar, Beschrijving

De locatie bepalen

Geef bij het toevoegen aan waar het werk zich fysiek bevindt:

• Lokaal van de loge: het werk wordt bewaard in het lokaal
• Bij een lid: selecteer het betrokken lid in de lijst; een vrij veld laat toe de exacte plaats te preciseren (bv.: “Boekenkast van de woonkamer”)

Een kaft toevoegen

Twee methodes:

• Automatisch: opgehaald uit Open Library tijdens de ISBN-lookup indien beschikbaar
• Manueel: klik op het kaftvak (icoon ?) → selecteer een afbeelding vanaf uw toestel (JPEG, PNG, WEBP, GIF — max. 8 MB). De afbeelding wordt automatisch verkleind.

Types werken

Bibliotheca — Een werk wijzigen of verwijderen

Een lid kan enkel de werken die hij/zij zelf heeft toegevoegd wijzigen of verwijderen. Beheerders, secretarissen en bibliothecarissen kunnen optreden op de volledige catalogus.

Een werk wijzigen

1. Vanaf de startpagina van Janus
   1. Klik op Bibliotheca → Catalogus
   2. Klik op de titel van het te wijzigen werk
   3. Klik op de fiche van het werk op het potlood-icoon (✏️)
   4. Wijzig de gewenste velden
   5. Klik op Opslaan

Wijzigbare velden

• Titel, Auteur, ISBN, Type, Uitgever, Jaar, Beschrijving
• Locatie (lokaal of bij een lid, met notities)
• Kaft (upload van een nieuwe afbeelding door op de kaft te klikken)

Let op: De status Uitgeleend kan niet manueel worden ingesteld vanuit het wijzigingsformulier. Ze wordt automatisch bepaald bij het registreren van een uitlening. Om de status van een uitgeleend werk te wijzigen, registreert u eerst het retour vanaf de fiche van het werk.

Let op: Enkel de statussen Beschikbaar en Verloren kunnen manueel geselecteerd worden.

De kaft bijwerken

1. Vanaf de fiche van het werk (icoon potlood of klik op de titel vanuit de catalogus)
2. Klik rechtstreeks op de kaftafbeelding (of op de ?-placeholder als er geen kaft is)
3. Selecteer een afbeelding vanaf uw toestel
4. De kaft wordt automatisch gecomprimeerd en opgeslagen zonder de pagina te herladen

Een werk verwijderen

1. Vanaf de startpagina van Janus
   1. Klik op Bibliotheca → Catalogus
   2. Klik op de titel van het te verwijderen werk
   3. Klik op de fiche van het werk op het prullenbak-icoon (🗑️)
   4. Bevestig de verwijdering in het bevestigingsvenster

Let op: Verwijderen is niet mogelijk zolang het werk is uitgeleend. Registreer eerst het retour voordat u het werk kunt verwijderen.

Let op: De verwijdering is definitief en kan niet ongedaan gemaakt worden.

Bibliotheca — Uitleningen beheren

Met de uitleningen kunt u nagaan wie welk werk in bezit heeft en tot wanneer. Enkel beheerders, secretarissen, bibliothecarissen en het lid dat eigenaar is van het werk kunnen een uitlening registreren of afsluiten.

Let op:

• Een lid kan zichzelf niet registreren als ontlener van zijn eigen werk.
• Slechts één actieve uitlening per werk tegelijk.

Een uitlening registreren

Vanuit de catalogus

1. Vanaf de startpagina van Janus
   1. Klik op Bibliotheca → Catalogus
   2. Klik op de rij van het beschikbare werk op het uitleen-icoon (📖)
   3. In het venster dat verschijnt:
      1. Selecteer de ontlener in de lijst van actieve leden van de loge
      2. Controleer of wijzig de uitleendatum (standaard: vandaag)
      3. Bepaal een uiterste retourdatum (optioneel)
      4. Voeg indien nodig notities toe
   4. Klik op Uitlening registreren

Vanuit de fiche van het werk

1. Vanaf de startpagina van Janus
   1. Klik op Bibliotheca → Catalogus
   2. Klik op de titel van het werk
   3. Klik op het uitleen-icoon (📖) in de actiebalk
   4. Vul het formulier in en klik op Uitlening registreren

Let op: De uiterste retourdatum kan niet vóór de uitleendatum liggen — het formulier verhindert dit automatisch.

Let op: Het uitleen-icoon verschijnt enkel als het werk de status Beschikbaar heeft.

Een retour registreren

1. Vanaf de startpagina van Janus
   1. Klik op Bibliotheca → Catalogus
   2. Klik op de titel van het uitgeleende werk
   3. Op de fiche toont de gele banner de naam van de ontlener en de uitleendatum
   4. Controleer of wijzig de retourdatum (standaard: vandaag)
   5. Klik op Retour registreren

Het werk krijgt automatisch opnieuw de status Beschikbaar.

De lopende uitleningen opvolgen

Beheerders-/bibliothecarisweergave

1. Vanaf de startpagina van Janus
   1. Klik op Bibliotheca → Uitleningen
   2. De lijst toont alle lopende uitleningen, gesorteerd op uiterste retourdatum
   3. Achterstallige uitleningen zijn geel gemarkeerd met een badge Achterstallig
   4. Het is mogelijk om rechtstreeks vanuit deze lijst een retour te registreren

Ledenweergave

De pagina Uitleningen toont twee secties:

• Uitleningen van mijn werken: werken waaraan het lid heeft bijgedragen en die momenteel door anderen zijn uitgeleend
• Mijn lopende uitleningen: werken die het lid zelf heeft ontleend

Geschiedenis van de uitleningen

De volledige geschiedenis van elk werk is onderaan de fiche raadpleegbaar: ontlener, uitleen- en retourdata, notities.

Referentie:

Een werk wijzigen of verwijderen