Privacybeleid
Laatst bijgewerkt: juli 2026
Wij hechten veel belang aan de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens, in het bijzonder voor de gevoelige gegevens die verband houden met de vrijmetselarij. Dit privacybeleid legt uit hoe wij de informatie die u ons verstrekt verzamelen, gebruiken en beschermen, afhankelijk van uw status (lid of bezoeker).
1. Inleiding
Janus is software ontworpen om het beheer van vrijmetselaarsloges en hun evenementen te vergemakkelijken. Wij verwerken uw persoonsgegevens met de grootste zorg, met respect voor de waarden van discretie en vertrouwelijkheid, en in overeenstemming met de vereisten van de AVG.
2. Verzamelde gegevens en doeleinden
a. Voor de leden van de vrijmetselaarsloges
Wij verzamelen de volgende gegevens voor het beheer van uw lidmaatschap en uw maçonniek traject:
| Soort gegeven | Voorbeelden | Doel | Rechtsgrond (AVG) |
|---|---|---|---|
| Identificatiegegevens | Naam, voornaam, e-mailadres, postadres, telefoon, geboortedatum | Ledenbeheer, interne communicatie, organisatie van rituelen en evenementen | Uitvoering van een overeenkomst (lidmaatschap van de loge) |
| Gevoelige gegevens | Data van graadverhoging, huidige graad | Opvolging van uw maçonniek traject, archieven en organisatie van plechtigheden | Uitdrukkelijke toestemming of rechtmatige activiteit van een vereniging (art. 9.2.d AVG) |
| Technische gegevens | IP-adres, verbindingslogs | Beveiliging van het systeem en preventie van misbruik | Gerechtvaardigd belang (beveiliging) |
Hoe worden deze gegevens verzameld?
- Bij uw toetreding of bij het bijwerken van uw profiel in Janus.
- Automatisch voor de technische gegevens (bv. IP-adres).
b. Voor bezoekers die zich inschrijven voor evenementen
Wij verzamelen de volgende gegevens uitsluitend voor de organisatie van het evenement:
| Soort gegeven | Voorbeelden | Doel | Rechtsgrond (AVG) |
|---|---|---|---|
| Identificatiegegevens | Naam, voornaam, e-mailadres, telefoon | Beheer van inschrijvingen, communicatie in verband met het evenement | Toestemming of uitvoering van een overeenkomst (inschrijving) |
Hoe worden deze gegevens verzameld?
- Via het inschrijvingsformulier voor evenementen in Janus.
c. Antwoorden op peilingen en vragenlijsten
Wanneer u deelneemt aan onze peilingen of vragenlijsten:
- Wij verzamelen uitsluitend de antwoorden die u zelf kiest te geven (persoonlijke informatie of anonieme gegevens, afhankelijk van de configuratie van de peiling).
- Uw IP-adres kan worden geregistreerd om veiligheidsredenen en ter preventie van misbruik.
Gebruik van de antwoorden:
- Analyse van de resultaten om onze diensten en evenementen te verbeteren.
- Geaggregeerde statistieken (zonder persoonlijke identificatie).
- Meedelen van de resultaten aan de betrokken organisatoren.
Bescherming en bewaring:
- De antwoorden worden veilig opgeslagen in onze databanken.
- Ze worden enkel bewaard voor de tijd die nodig is voor de analyse.
- U kunt op elk moment de verwijdering van uw antwoorden aanvragen.
d. Beheer van documenten en archieven
- De documenten die u opladet (facturen, attesten, enz.) worden veilig opgeslagen.
- Wij verzamelen enkel de documenten die u zelf kiest te delen.
- Deze documenten worden bewaard voor de wettelijk vereiste termijn en zijn enkel toegankelijk voor bevoegde gebruikers.
e. Beheer van evenementen en agenda
- Uw inschrijvingen voor evenementen en uw deelname (aanwezigheid, voedingsvoorkeuren, specifieke behoeften) worden geregistreerd om onze activiteiten te organiseren.
- Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor de organisatie van evenementen en het beheer van reserveringen.
f. Communicatie en meldingen
- Wij gebruiken uw e-mailadres om u belangrijke informatie te sturen over onze evenementen en diensten.
- U kunt zich op elk moment uitschrijven voor onze communicatie.
- Wij delen uw e-mailadres nooit met derden voor commerciële doeleinden.
3. Verwerking van gevoelige gegevens (enkel leden)
Uw maçonnieke lidmaatschap, uw graden en uw geboortedatum zijn gevoelige gegevens die door de AVG worden beschermd. Wij verwerken ze:
- Met uw uitdrukkelijke toestemming (die u op elk moment kunt intrekken).
- Voor de rechtmatige behoeften van het beheer van uw loge (bv. organisatie van rituelen, archieven).
- Zonder ze ooit buiten uw loge mee te delen, behalve bij wettelijke verplichting of met uw akkoord.
4. Beveiliging en bewaartermijn
| Soort gegeven | Bewaartermijn | Beveiligingsmaatregelen |
|---|---|---|
| Gegevens van de leden | 5 jaar na uw vertrek uit de loge (10 jaar voor historische archieven, indien nodig) | Versleuteling, toegang beperkt tot de officieren van de loge, hosting binnen de EU |
| Gegevens van de bezoekers | Verwijderd 3 maanden na het evenement, tenzij u lid wordt | Versleuteling, toegang beperkt tot de organisatoren van het evenement |
| Technische gegevens | 12 maanden (logs), 3 maanden (IP) | Versleuteling, geen deling met derden |
5. Uw AVG-rechten
Ongeacht uw status (lid of bezoeker) beschikt u over de volgende rechten:
- Toegang tot uw gegevens.
- Ze rechtzetten of bijwerken.
- De verwijdering ervan aanvragen (“recht op vergetelheid”).
- U verzetten tegen de verwerking ervan.
- De overdraagbaarheid van uw gegevens aanvragen.
- Uw toestemming op elk moment intrekken (voor leden: via uw Janus-profiel; voor bezoekers: via cydit.now@gmail.com).
Om deze rechten uit te oefenen, contacteert u ons via cydit.now@gmail.com.
6. Delen van gegevens
- Leden: Uw gegevens worden enkel gedeeld met de officieren van uw loge en, indien nodig, met uw obediëntie (volgens de statuten van uw loge).
- Bezoekers: Uw gegevens worden enkel gebruikt voor het betrokken evenement en worden bewaard om uw toekomstige inschrijvingen te vergemakkelijken.
- Verwerkers: Wij werken samen met technische dienstverleners (hosting) gebonden door AVG-verwerkersovereenkomsten (DPA). Er vindt geen enkele overdracht buiten de EU plaats.
- De gegevens worden gehost op OVH-servers in Frankrijk, beheerd door CyD IT.
7. Cookies en bezoekersmeting
Functionele cookies (vrijgesteld van toestemming)
Janus gebruikt uitsluitend cookies die strikt noodzakelijk zijn voor de technische werking van het platform en voor het onthouden van uw voorkeuren. Conform de regelgeving vereisen deze geen voorafgaande toestemming van u:
- Sessiecookies (
PHPSESSID): Onmisbaar om uw beveiligde verbinding met de applicatie in stand te houden. (Automatisch verwijderd bij het sluiten van de browser). - Voorkeurscookies (
lang, weergave): Onthouden uw interfacekeuzes (taal, weergavemodus van de agenda, enz.) om uw navigatie te vergemakkelijken.
Privacyvriendelijke bezoekersmeting (Matomo)
Om de gebruiksstatistieken te analyseren en onze applicatie te verbeteren, gebruiken wij de oplossing Matomo. Om een absoluut respect voor uw privacy te garanderen:
- Matomo is geconfigureerd in “cookieless”-modus: er wordt geen enkele trackingcookie op uw toestel geplaatst.
- Uw IP-adres wordt systematisch geanonimiseerd voor elke verwerking.
- De bezoekersgegevens zijn geaggregeerd, worden in Europa op onze servers gehost en worden nooit gedeeld met derden, noch gebruikt voor reclamedoeleinden.
Conform de aanbevelingen van de CNIL/CVP (vrijstelling van toestemming) hoeven wij dankzij deze strikte configuratie geen cookiebanner te tonen.
8. Bescherming van persoonlijke informatie
Wij nemen passende beveiligingsmaatregelen om uw persoonlijke informatie te beschermen tegen elke ongeoorloofde toegang, wijziging, openbaarmaking of vernietiging. De toegang tot uw informatie is beperkt tot bevoegde medewerkers en verwerkers.
9. Wijzigingen aan dit privacybeleid
Wij behouden ons het recht voor dit beleid op elk moment te wijzigen. Wij zullen u op de hoogte brengen van belangrijke wijzigingen door het nieuwe beleid op onze website te publiceren.
11. DPO/FG
CyD IT heeft geëvalueerd dat de aanstelling van een DPO niet verplicht was op grond van de AVG.
12. Contacteer ons
Voor elke vraag over dit privacybeleid, contacteert u ons via cydit.now@gmail.com.