Documenten versturen
Vereisten
- Module “Secretariaat”
of
- Module “Financiën”
Functionaliteit
Met Janus kunt u de verschillende documenten rechtstreeks vanuit de interface per e-mail versturen.
De volgende documenten kunnen worden verzonden:
- Uitnodigingen
- Agenda’s
- Notulen
- Conceptnotulen
- Aanwezigheidsregisters
- Herinneringen voor bijdragen
- Financieel verslag
Elk van deze documenten kan naar verschillende doelgroepen worden verzonden, om onbedoelde verzendingen te vermijden en de controle van de documenten mogelijk te maken:
- Uitnodigingen: Leden, Bezoekers, Officieren
- Agenda’s: Leden, Bezoekers, Officieren
- Notulen: Leden, Officieren
- Conceptnotulen: Officieren
- Aanwezigheidsregisters: Officieren
- Herinneringen voor bijdragen: Specifieke leden, Officieren
- Financieel verslag: Leden, Officieren
Om een optimale verzending van de berichten te garanderen en te voorkomen dat uw adressen als spam worden beschouwd, past Janus een verstandig verzendbeheer toe.
De volgende regels zijn van toepassing:
• De berichten worden verzonden in reeksen van 20.
• Het verzendtempo is beperkt tot 100 berichten per uur.
Deze maatregelen zorgen voor een goede afleverbaarheid en verminderen het risico op blokkering.
Gebruik
Vanaf de weergavepagina van het document:
- Klik op de knop “Verzenden”
- Selecteer de ontvangers
- Gebruik of wijzig het vooraf ingevulde onderwerp
- Gebruik of wijzig het vooraf ingevulde bericht
- Klik op “Verzenden”
🌍 Het onderwerp en het bericht worden vooraf ingevuld in de taal van het verstuurde document, en niet in die van uw scherm. Een document in meerdere talen (bijvoorbeeld Frans en Nederlands) krijgt één gemeenschappelijk onderwerp en één bericht per taal, onder elkaar. Ook de uitschrijflink onderaan de e-mail volgt de taal van het document. Zie Talen van de documenten.
Janus plaatst de berichten in de wachtrij, die toegankelijk is via:
- Het menu “E-mails” in de navigatiebalk
- Door op “Naar de wachtrij” te klikken op de bevestigingspagina van de verzending.