Alle gegevens exporteren

📋 Overzicht

De Volledige export is een geavanceerde functie van Janus waarmee u alle gegevens van uw loge kunt exporteren naar een ZIP-bestand.

Let op: Deze functie is uitsluitend voorbehouden aan de rol Beheerder.

🎯 Inhoud van de export

De volledige export bevat drie soorten gegevens, georganiseerd in afzonderlijke mappen:

📅 Evenementen (events/)

• Formaat: ICS-bestand (iCalendar)
• Inhoud: Alle evenementen van de loge
• Gebruik: Importeerbaar in Google Agenda, Outlook, of elke andere compatibele agenda

💰 Financiën (treasury/)

• Formaat: CSV-bestanden
• Inhoud:
  • expenses.csv: Alle uitgaven
  • incomes.csv: Alle inkomsten
  • transactions.csv: Alle bankverrichtingen
• Gebruik: Analyse in Excel, Google Sheets, of boekhoudsoftware

📄 Documenten (documents/)

• Formaat: Originele bestanden (PDF, JPEG, enz.)
• Organisatie: Per documenttype (Rituaal, Financiën, Evenement, enz.)
• Inhoud: Alle documenten gearchiveerd in Janus

🔐 Toegang en beveiliging

Toegestane rollen

• ✅ Beheerder: Volledige toegang
• ❌ Andere rollen: Toegang geweigerd

Gegevensbescherming

• Volledige exports worden automatisch beschermd
• Alleen Beheerders kunnen de exports zien en downloaden
• De exports worden opgeslagen in de archieven met het type “Full Export”

🚀 De Volledige export gebruiken

Stap 1: naar de functie gaan

1. Meld u aan bij Janus met een Beheerdersaccount
2. Klik op Profiel in het hoofdmenu
3. Selecteer Volledige export

Stap 2: de export starten

1. Lees op de exportpagina de informatie over de inhoud
2. Klik op Volledige export starten
3. De export start op de achtergrond (dit kan enkele minuten duren)

Stap 3: de voortgang volgen

• Export bezig: Er verschijnt een laadanimatie
• Vernieuwen: Vernieuw de pagina om de status te controleren
• Annuleren: Gebruik de knop “Export annuleren” indien nodig

Stap 4: de export downloaden

• Export voltooid: De status wordt “Export voltooid”
• Downloaden: Klik op Volledige export downloaden
• Nieuwe export: Gebruik Nieuwe export aanmaken om de oude te vervangen

⚠️ Belangrijke beperkingen

Slechts één export tegelijk

• Regel: Er kan slechts één volledige export tegelijk bestaan
• Vervanging: Een nieuwe export vervangt automatisch de oude
• Beheer: Verwijder de oude export voordat u een nieuwe aanmaakt

Bestandsgrootte

• Documenten: De grootte hangt af van het aantal gearchiveerde documenten
• Prestaties: Omvangrijke exports kunnen enkele minuten duren
• Opslag: Bewaak de beschikbare schijfruimte

🔧 Probleemoplossing

De export start niet

Symptomen: De knop blijft grijs of de export start niet

Oplossingen:

1. Controleer of u Beheerdersrechten heeft
2. Vernieuw de pagina en probeer opnieuw
3. Neem contact op met janus@cydit.eu

De export blijft hangen

Symptomen: Status “Export bezig” gedurende meer dan 30 minuten

Oplossingen:

1. Klik op Export annuleren
2. Wacht enkele seconden
3. Start een nieuwe export

Downloadfout

Symptomen: Het ZIP-bestand kan niet worden gedownload

Oplossingen:

1. Controleer of de export echt voltooid is
2. Probeer een nieuwe export aan te maken
3. Neem contact op met janus@cydit.eu

Lege documentenmap

Symptomen: De map documents/ in de export is leeg

Oplossingen:

1. Controleer of er documenten in de Janus-archieven staan
2. Start de export opnieuw
3. Neem contact op met janus@cydit.eu

📊 Gebruik van de geëxporteerde gegevens

ICS-bestand (Evenementen)

## Importeren in Google Agenda
1. Open Google Agenda
2. Klik op het icoon ⚙️ (Instellingen)
3. Selecteer "Importeren en exporteren"
4. Kies het bestand events.ics

CSV-bestanden (Financiën)

## Openen in Excel
1. Open Excel
2. Bestand → Openen
3. Selecteer het CSV-bestand
4. Kies de UTF-8-codering

Documenten

## Aanbevolen organisatie
documents/
├── Rituel/          # Ritueeldocumenten
├── Treasury/        # Boekhoudkundige documenten
├── Event/           # Documenten van evenementen
└── misc/            # Overige documenten

🛡️ Goede praktijken

Beveiliging

• Opslag: Bewaar de exports op een beveiligde plaats
• Delen: Deel de exports enkel met de bevoegde personen
• Verwijdering: Verwijder oude exports na gebruik

Prestaties

• Frequentie: Vermijd het te vaak aanmaken van exports
• Grootte: Bewaak de grootte van de exports
• Opruiming: Verwijder verouderde exports

Back-up

• Regelmaat: Maak regelmatig exports voor de back-up
• Bewaring: Bewaar meerdere versies voor de traceerbaarheid
• Verificatie: Test regelmatig het herstellen van de gegevens