Een document laten ondertekenen (e-handtekening)

Met Janus kunt u een document (notulen, contract, brief…) elektronisch laten ondertekenen door een of meerdere leden — en, sinds september 2026, door een persoon buiten de loge, die geen Janus-account heeft. Het ondertekende document wordt bewaard als een tijdgestempelde en verzegelde versie.

Handtekeningen aanvragen

Vanuit de Archieven, op een document in PDF-formaat:

Open het document, dan het menu Acties (het icoon ☰ rechtsboven) en klik op « Handtekeningen ». U kunt er ook rechtstreeks bij vanuit de lijst van de archieven.
Voeg een of meerdere ondertekenaars toe: kies een lid en geef zijn rol op (bv. Achtbare Meester).
Voeg indien nodig een bericht en een uiterste datum toe (optioneel).
Klik op « Versturen ter ondertekening ».

Elke ondertekenaar ontvangt dan een melding (in Janus en op zijn telefoon als de app geïnstalleerd is) die hem uitnodigt te ondertekenen.

Een document ondertekenen

U wordt verwittigd via een melding. In de mobiele app verschijnt ook een balk « Te ondertekenen documenten » bovenaan het startscherm.
Open het document: u kunt het volledig lezen voordat u ondertekent.
Kies uw ondertekeningsmethode: « Toetsenbord » (uw naam wordt omgezet in een handgeschreven handtekening) of « Tekenen » (teken uw handtekening met uw vinger of de muis).
Klik op « Document ondertekenen ». Klaar!

Een persoon buiten de loge laten ondertekenen

Een notaris, een verhuurder, een partner: iemand zonder Janus-account kan een document ondertekenen, zonder er een aan te maken.

Kies bij het toevoegen van een ondertekenaar « Extern adres » en voer zijn e-mailadres in. Een kader herinnert u er dan aan wat dit inhoudt, want het is niet vrijblijvend: het document verlaat de loge. De persoon zal het volledig kunnen lezen, en niets belet hem het te bewaren. Gebruik dit alleen voor documenten die u hem persoonlijk zou willen overhandigen.

U kunt leden en externe ondertekenaars mengen in eenzelfde aanvraag. Het aantal externe adressen is beperkt per aanvraag (standaard vijf).

Wat de externe persoon meemaakt

Hij ontvangt een e-mail in uw naam, in de kleuren en met het logo van de loge, die hem vertelt wie hem wat vraagt.
Hij opent een persoonlijke link, 48 uur geldig, die hem naar een leespagina leidt — in zijn browser, zonder iets te installeren.
Hij leest het document volledig, en ondertekent, of weigert.
Een zescijferige code wordt hem dan per e-mail toegestuurd. Zijn handtekening wordt pas geregistreerd zodra deze code is ingevoerd.
Ten slotte ontvangt hij een kopie van het ondertekende document, inclusief certificaat.

Hij kan zijn taal bovenaan elk scherm kiezen; de volgende e-mails volgen die taal. Anders verloopt alles in de taal van de loge.

Als de link verloopt

Na 48 uur kan de persoon zelf een nieuwe link aanvragen vanaf de pagina, binnen een redelijke grens. U kunt hem er ook zelf een opnieuw sturen vanaf de pagina « Handtekeningen » van het document.

Een reeds gebruikte link geeft geen toegang meer terug: noch tot het document, noch tot de context. Dit is bewust zo.

Meerdere ondertekenaars

Eenzelfde document kan door meerdere personen worden ondertekend. De handtekeningen gebeuren parallel: iedereen ondertekent wanneer hij wil, in eender welke volgorde. De pagina « Handtekeningen » toont de voortgang (wie heeft getekend, wie nog moet).

Zodra iedereen heeft getekend

Het document wordt automatisch verzegeld en er wordt een pagina « Handtekeningcertificaat » (wie heeft getekend, en wanneer) aan toegevoegd.
Een nieuwe ondertekende versie wordt gearchiveerd; de oorspronkelijke versie blijft bewaard in de geschiedenis.
Een klein groen zegel verschijnt op de miniatuur van het document in de archieven: het geeft aan dat het ondertekend is.

De geschiedenis raadplegen of herinneren

Open « Handtekeningen » op het document opnieuw op elk moment om de geschiedenis van de reeds uitgevoerde handtekeningen te bekijken.
U kunt er ook nieuwe handtekeningen aanvragen (een extra ronde) indien nodig.

Wie kan wat doen?

Handtekeningen aanvragen is voorbehouden aan bepaalde rollen (administratie, secretariaat, archivaris…).
Ondertekenen is mogelijk voor elk lid dat als ondertekenaar van een document is aangeduid.
Een extern adres aanvragen is nog beperkter: niet iedereen die een interne handtekening kan aanvragen heeft hiertoe toegang, aangezien dit een document uit de loge laat vertrekken.
U wordt in Janus verwittigd bij elke handtekening, en niet alleen op het einde: u ziet wie heeft getekend en wie nog een herinnering nodig heeft.

🛡️ Beveiliging en soevereiniteit van de gegevens

🗺️ Soevereiniteit

In tegenstelling tot de traditionele oplossingen voor elektronische handtekening op de markt (die u verplichten uw bestanden naar externe servers te sturen), is de handtekeningmodule van Janus een 100% interne en soevereine oplossing.

Uw gevoelige documenten en de persoonsgegevens van de ondertekenaars verlaten nooit de beveiligde omgeving van Janus.

Er worden geen gegevens naar een externe dienstverlener gestuurd, en geen enkele externe dienst heeft toegang tot de inhoud van uw archieven.

Van het aanmaken van de aanvraag tot het aanbrengen van het definitieve handtekeningzegel wordt het volledige proces lokaal gegenereerd, versleuteld en verzegeld.

Dit garandeert u volledige controle en strikte naleving van de soevereiniteit van uw verenigingsgegevens.

Eén voorbehoud, wanneer u een externe persoon laat ondertekenen: het document wordt hem getoond, en verlaat dus de loge. Er komt geen enkele externe dienstverlener tussen en niets wordt elders opgeslagen, maar de persoon leest het en kan het bewaren. Dat is nu net het doel van de aanvraag — te beslissen per document.

🔒 Beveiliging

Achter zijn eenvoudige interface steunt de handtekeningmodule van Janus op robuuste beveiligingsmechanismen om de authenticiteit en integriteit van elk ondertekend document te waarborgen:

Cryptografische hash (SHA-256): Elk document (en elke versie ervan) genereert een unieke digitale vingerafdruk (een “hash” SHA-256). Als een document wordt gewijzigd, al is het maar met één pixel of één komma, verandert deze vingerafdruk onmiddellijk, waardoor elke ondetecteerbare vervalsing onmogelijk wordt.
Verzegeling “server-side” (aan serverzijde): In tegenstelling tot andere tools gebeurt het aanbrengen van de handtekening niet in de browser van de gebruiker (die gemanipuleerd zou kunnen worden). Het is de Janus-server zelf die optreedt als vertrouwensautoriteit, de gegevens samenvoegt, de handtekening aanbrengt en het bestand op atomaire wijze vergrendelt.
Cryptografische toegangstokens: De toegang tot de ondertekeningsinterface wordt beschermd door willekeurig gegenereerde unieke identificatoren (random_bytes), opgeslagen als vingerafdruk en niet in leesbare tekst. Het voorspellen van links (enumeratie-aanval) is dus onmogelijk. Voor een lid kan alleen wie geauthenticeerd en expliciet aangeduid is, ondertekenen. Voor een externe persoon geldt het bezit van de link en de code die naar zijn adres wordt gestuurd als identificatie.
Wat de zescijferige code bewijst, en wat niet: hij bevestigt dat de persoon effectief toegang heeft tot het adres waarnaar de loge heeft geschreven, en hij beschermt tegen een doorgestuurde link, teruggevonden in een geschiedenis of over de schouder meegelezen. Aangezien de link en de code via hetzelfde kanaal lopen, gaat het niet om een dubbele authenticatie en beschermt het niet tegen een gecompromitteerde mailbox. Wij zeggen dit liever dan het te laten geloven.
Onwijzigbare logging (audittrail): Elke actie (raadpleging, ondertekening, weigering) wordt geregistreerd in een beveiligd auditregister (signature_audit). Dit register koppelt wiskundig de actie, het exacte tijdstip, de identificatie van het lid en de cryptografische vingerafdruk van het document, om een perfecte traceerbaarheid te waarborgen.

Deze gecombineerde procedés zorgen ervoor dat de toestemming van de ondertekenaar op een veilige, verifieerbare manier wordt verzameld, zonder ooit afhankelijk te zijn van een externe certificeringsautoriteit.