Archiefbeheer

Vereisten

• Module “Archieven”

Functionaliteit

Janus biedt een volledig documentbeheersysteem waarmee u alle documenten van de loge efficiënt kunt organiseren, opslaan en terugvinden.

Het archiveringssysteem laat u verschillende soorten documenten beheren:

• Documenten van evenementen: Uitnodigingen, notulen, documentbundels, agenda’s
• Documenten van de financiën: Financiële verslagen, bewijsstukken van inkomsten en uitgaven, herinneringen voor bijdragen
• Administratieve documenten: Briefwisseling, algemene documenten
• Aanwezigheden: Aanwezigheidsregisters, aanwezigheid bij de maaltijd
• Werkstukken, bouwstukken en andere architecturale werken

De documenten worden georganiseerd met een systeem van geavanceerde categorisering:

• Documenttypes: Classificatie per categorie (uitnodiging, notulen, verslag, enz.)
• Maçonnieke graden: Koppeling aan de passende graden volgens de beoefende ritus
• Aangepaste tags: Vrije labeling voor een flexibele indeling
• Koppeling aan evenementen: Rechtstreekse koppeling met zittingen, seminaries en andere evenementen
• Metadata: Automatische informatie (grootte, bestandstype, aanmaakdatum)

Het systeem ondersteunt een breed gamma aan bestandsformaten:

• Documenten: PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX, TXT, RTF, CSV
• Afbeeldingen: PNG, JPG, JPEG, GIF, BMP, TIFF, WEBP
• Archieven: ZIP, RAR, 7Z
• Maximale grootte: 20 MB per bestand

Het systeem biedt geavanceerde zoekfuncties:

• Tekstueel zoeken in titels en beschrijvingen
• Filteren op documenttype
• Filteren op tags
• Filteren op periode (begin- en einddatum)
• Weergave in raster of lijst
• Paginering met keuze van het aantal items per pagina

🔍 Zoeken: één enkele balk

Alles gebeurt via de zoekbalk bovenaan de lijst. De getypte woorden worden gezocht in de titel, de beschrijving, de auteur en de inhoud van de documenten.

Zoeken op tag. Voeg in dezelfde balk een voorwaarde TAG toe, met de naam van de tag tussen apostroffen:

Hoofdletters en accenten in de naam van de tag tellen niet mee. Een gevonden document toont nog steeds al zijn tags. Wanneer u met de muis over de zoekbalk gaat, ziet u deze voorbeelden. Dezelfde zoekopdracht werkt in de mobiele app.

Gebruik

Een document toevoegen

Overzicht

Met het archiveringssysteem kunt u alle documenten van de loge centraal opslaan en organiseren. U kunt verslagen, uitnodigingen, rapporten, foto’s en tal van andere bestandstypes toevoegen.

🚀 Naar de toevoegpagina gaan

1. Meld u aan bij Janus met uw gegevens
2. Klik in het hoofdmenu op “Archieven”
3. Klik op de knop “Document toevoegen” (icoon +)

📤 Stap 1: uw bestand uploaden

Methodes om een bestand toe te voegen:

Optie A: slepen en neerzetten

(het eenvoudigst)

• Sleep uw bestand vanaf uw computer
• Zet het neer in het grijze vak met het wolkicoon

Optie B: handmatige selectie

• Klik op “Bestand kiezen”
• Blader door uw mappen
• Selecteer het gewenste bestand

📋 Toegestane bestandstypes:

• Documenten: PDF, Word (.doc, .docx), Excel (.xls, .xlsx), PowerPoint (.ppt, .pptx)
• Afbeeldingen: PNG, JPG, JPEG, GIF, BMP, TIFF, WebP
• Tekst: TXT, RTF, CSV
• Archieven: ZIP, RAR, 7Z

⚠️ Belangrijke beperkingen:

• Maximale grootte: 20 MB per bestand
• Als uw bestand te groot is, comprimeer het of neem contact op met de beheerder

🏷️ Stap 2: het documenttype bepalen

Veelvoorkomende documenttypes:

Uitnodiging voor evenement → Uitnodigingen voor zittingen, agapes

Aanwezigheid bij evenement → Aanwezigheidslijsten van zittingen

Notulen van evenement → Verslagen van zittingen

Agenda van evenement → Planning van de activiteiten

Documentbundel van evenement → Dagorde van de zittingen

Financieel verslag → Financiële balansen

Herinnering financiën → Aanmaningen voor bijdragen

Aanwezigheid maaltijd → Deelnemerslijsten voor de agapes

🆕 Een nieuw type aanmaken:

1. Selecteer “Nieuw type” in de lijst
2. Typ de naam van uw nieuwe type
3. Voorbeeld: “Foto’s evenement”, “Facturen”, enz.

🎯 Stap 3: de graad selecteren (optioneel)

Als het document een specifieke graad betreft:

1. Kies de gepaste graad in de vervolgkeuzelijst
2. Voorbeelden:
   1. 1 - Leerling voor documenten van de 1e graad
   2. 2 - Gezel voor documenten van de 2e graad
   3. 3 - Meester voor documenten van de 3e graad
3. Laat leeg als het document alle graden betreft

✏️ Stap 4: een beschrijvende titel toevoegen

Tips voor een goede titel:

• Wees precies: “Notulen zitting 15 maart 2024” in plaats van “Notulen”
• Vermeld de datum indien relevant
• Gebruik trefwoorden om het zoeken te vergemakkelijken
• Voorbeelden:
  • ✅ “Uitnodiging plechtige zitting 24 juni 2024”
  • ✅ “Financieel verslag K1 2024”
  • ✅ “Foto’s agape Sint-Jan 2024”
  • ❌ “Document”
  • ❌ “Bestand1”

🏷️ Stap 5: tags toevoegen (aanbevolen)

Tags vergemakkelijken het zoeken en de organisatie.

Voorgestelde tags:

Per type evenement:

• Zitting, Agape, Inwijding, Bevordering, Verheffing

Per aard:

• Officieel, Administratief, Financieel, Feestelijk

Per periode:

• 2024, Kwartaal-1, Sint-Jan

🆕 Een nieuwe tag toevoegen:

1. Selecteer “Nieuwe tag”
   1. Typ de naam van het label
   2. Klik op “Toevoegen”
   3. Het label verschijnt met een automatische kleur

✨ Tip:

U kunt meerdere tags aan hetzelfde document toevoegen!

🔗 Stap 6: koppelen aan een evenement (optioneel)

Als het document verband houdt met een specifieke zitting of agape:

1. Selecteer het evenement in de vervolgkeuzelijst
2. Alleen recente evenementen (laatste jaar) worden weergegeven
3. Dit vergemakkelijkt het groeperen van documenten per evenement

✅ Stap 7: het toevoegen afronden

1. Controleer alle ingevoerde informatie
2. Klik op “Verzenden”
3. Er verschijnt een bevestiging als het toevoegen is gelukt
4. Het document is zichtbaar in de lijst van de archieven

🔍 Het toevoegen controleren

Na het toevoegen:

1. Ga terug naar de pagina “Archieven”
2. Uw document zou bovenaan de lijst moeten verschijnen
3. Controleer of de labels en informatie correct zijn

🔄 Het bestand van een document vervangen

1. Open het document en klik op « Bewerken ».
2. Kies het nieuwe bestand in « Bestand vervangen ».
3. Sla op.

Het nieuwe bestand wordt de huidige versie; de vorige blijft bewaard in de versiegeschiedenis van het document.

Is het verzonden bestand identiek aan de huidige versie, dan maakt Janus geen nieuwe versie aan en meldt het u dat: « Het verzonden bestand is identiek aan de huidige versie: er werd geen nieuwe versie aangemaakt. De andere wijzigingen zijn opgeslagen. » De andere wijzigingen van de fiche (titel, type, tags…) worden wel opgeslagen. Hetzelfde bericht verschijnt in de mobiele app.

❗ Wat te doen bij een probleem?

Veelvoorkomende foutmeldingen:

“Bestand te groot” → Verklein het bestand of comprimeer het

“Bestandstype niet toegestaan” → Gebruik een ondersteund formaat (PDF, Word, enz.)

“Selecteer een type” → Kies een documenttype

🆘 Hulp nodig?

• Neem contact op met de secretaris of de beheerder
• Controleer uw internetverbinding
• Probeer het opnieuw na enkele minuten

💡 Goede praktijken

✅ Te doen:

• Geef uw bestanden een duidelijke naam vóór het uploaden
• Gebruik labels die consistent zijn met de bestaande
• Controleer de kwaliteit van de afbeeldingen vóór het uploaden
• Organiseer op datum in de titels

❌ Te vermijden:

• Persoonlijke bestanden uploaden
• Generieke bestandsnamen gebruiken
• Vergeten het documenttype te bepalen
• Bestaande documenten dupliceren

📊 Organisatietips

Voor secretarissen:

• Maak gestandaardiseerde labels voor het jaar
• Gebruik een consistente naamgeving voor de titels
• Koppel de documenten systematisch aan de evenementen

Voor penningmeesters:

• Label per boekjaar
• Vermeld altijd de periode in de titel
• Gebruik het type “Financieel verslag” voor de balansen

Voor iedereen:

• Denk aan wie het document later zal zoeken
• Een goede titel bespaart 10 minuten zoeken!

💡 Gebruikstips:

• Gebruik beschrijvende titels om toekomstig zoeken te vergemakkelijken
• Benut de tags om uw eigen organisatiesysteem te creëren
• Koppel documenten aan evenementen voor een chronologische opvolging
• De vertaalde types (uitnodiging, notulen, enz.) passen zich aan de taal van de interface aan
• De automatische compressie van afbeeldingen optimaliseert de opslagruimte