Bouwstukkenbeheer

Vereisten

• Module “Bouwstukken”

Functionaliteit

De catalogus van bouwstukken brengt de werken samen die in de loge zijn voorgedragen, en die welke daar nog op wachten. Hij beantwoordt een eenvoudige vraag die vaak terugkeert: wie werkte waarover, en waar is de tekst?

Hij bestaat uit twee tabellen:

• Bouwstukken van logeleden — de huidige leden, de oud-leden, en de broeders en zusters die naar het Eeuwige Oosten zijn overgegaan. Een ouder bouwstuk kan retroactief op naam van de auteur worden ingevoerd, ook als hij niet meer onder ons is: het is het erfgoed van de loge.
• Bouwstukken van bezoekers — de broeders en zusters van andere loges die bij u kwamen voordragen. Hun loge en hun oriënt worden weergegeven, zodat duidelijk is waar het werk vandaan komt.

Elk bouwstuk draagt een titel, een auteur, een graad, een korte samenvatting en, eenmaal gepubliceerd, het gearchiveerde document dat het bevat.

Een etalage, niet alleen een register

De catalogus dient niet alleen om zich te herinneren. Hij dient ook om te weten wat er bestaat, mocht men het willen voordragen.

Vanuit de auteur. Een broeder of zuster geeft er het werk aan dat hij of zij bereid is te komen voordragen — in de eigen loge, of elders. Een eenmaal voorgedragen bouwstuk hoeft niet in een lade te eindigen: zodra het in de catalogus staat, met zijn graad en zijn samenvatting, blijft het zichtbaar en herbruikbaar.

Vanuit de loge die zoekt. Wanneer men een onderwerp of een spreker zoekt voor een zitting, weet men wat er al geschreven is, in welke graad en door wie. Het is geen toeval dat de bouwstukken van bezoekers de loge, de oriënt en het adres van hun auteur vermelden: net om contact met hem of haar te kunnen opnemen.

Wat Janus doet, en wat niet. De catalogus documenteert wat bestaat en geeft aan bij wie men moet zijn. Hij verspreidt niets uit zichzelf: standaard ziet een naburige loge uw catalogus niet, en een bouwstuk vertrekt nergens naartoe.

Er bestaat één uitzondering, en die is beperkt: het delen van aankondigingen, beschreven in de volgende sectie. Het is optioneel, staat standaard uit zolang niemand het opent, en vereist twee akkoorden — dat van de auteur, bouwstuk per bouwstuk, en dat van de loge. Zelfs geopend, wordt nooit de tekst of het document verzonden: wat vertrekt is een aankondiging, en het contact wordt daarna tussen u onderling gelegd.

Een bouwstuk aankondigen bij de gefedereerde loges

Deze mogelijkheid is optioneel en staat standaard uit. Een loge kan ze nooit openen, en haar catalogus blijft dan strikt bij haarzelf. Niets van wat volgt gebeurt zolang uw beheerders het delen van bouwstukken niet hebben geactiveerd.

Er zijn twee akkoorden nodig, en geen enkel volstaat op zich. De auteur vinkt, bouwstuk per bouwstuk, aan dat hij aanvaardt dat het elders wordt aangekondigd — het is zijn beslissing, de loge kan die niet in zijn plaats nemen. De loge, van haar kant, wijst de ontvangende loges aan door een deelregel in te stellen. Zonder het vakje van de auteur vertrekt niets, ook al bestaat de regel. Zonder de regel vertrekt evenmin iets.

Alleen gepubliceerde bouwstukken vertrekken, en enkel tot en met de 3e graad. Een nog voorgesteld bouwstuk, een teruggetrokken bouwstuk, een bouwstuk voorbehouden aan officieren of van een hogere graad wordt nooit aangekondigd, ongeacht het gegeven akkoord.

De tekst vertrekt nooit. Wat wordt doorgegeven is een aankondiging: de titel, de samenvatting, de naam van de auteur, zijn loge en zijn oriënt, en de publicatiedatum. Noch de tekst van het bouwstuk, noch het gearchiveerde document, noch enige link naar dat document. Wat bij u blijft, blijft bij u.

Het gepubliceerde contact is het secretariaat van uw loge, nooit het persoonlijke adres van de auteur. Een geïnteresseerde loge schrijft naar het secretariaat, dat de gegevens van de auteur doorgeeft indien nodig — dat wil zeggen wanneer de auteur akkoord gaat, op het moment dat de vraag zich echt stelt.

Het akkoord kan worden ingetrokken. Het vakje uitvinken verwijdert de aankondiging bij de loges die ze hadden ontvangen. Hetzelfde geldt als het bouwstuk wordt teruggetrokken of verwijderd, of als de loge haar deelregel ongedaan maakt.

Wat u ontvangt. Bouwstukken aangekondigd door andere loges komen binnen in een aparte ruimte, alleen-lezen: u kunt ze niet wijzigen, niet publiceren, niet aan een document koppelen, en niet doorsturen naar een derde loge. Ze vermelden dat een werk bestaat en bij wie men moet zijn — ze beweren niet dat u het bezit.

Wie ziet wat

Dit is het belangrijkste punt van deze module, en het is de moeite waard om het te begrijpen.

De graad bepaalt. Een bouwstuk van de 3e graad verschijnt nooit bij een leerling — noch in de lijst, noch via een directe link, noch in een zoekopdracht. Het is dezelfde regel als die welke al uw archieven regelt, geen regel die eigen is aan de bouwstukken: een document en het bouwstuk dat het draagt kunnen dus nooit twee verschillende antwoorden geven.

Een voorgesteld bouwstuk blijft discreet. Zolang het niet gepubliceerd is, is het alleen zichtbaar voor zijn auteur en de beheerders. Een werk dat nog geschreven wordt, hoeft niet te circuleren voordat de auteur het heeft voorgedragen.

Deze discretie strekt zich uit tot het gekoppelde document: zolang het bouwstuk niet gepubliceerd is, verschijnt het bestand niet in de archieven voor de andere leden. Het verschijnt er opnieuw bij de publicatie.

Het e-mailadres van een bezoeker is alleen zichtbaar in de detailfiche, en alleen voor wie hem of haar moet contacteren — beheerders, secretariaat, banketmeesterschap, evenementencoördinatie. Het verschijnt nooit in de lijst.

De levenscyclus van een bouwstuk

Elk lid kan een bouwstuk voorstellen. De beheerders en het secretariaat publiceren, archiveren en verwijderen. Het is dezelfde verdeling als bij de kandidaturen: het initiatief staat open, de handeling die de loge bindt is voorbehouden.

Bij elk nieuw voorstel ontvangen de beheerders een melding die hen uitnodigt het te onderzoeken.

Gebruik

Een bouwstuk voorstellen

Zijmenu → Documenten → Bouwstukken, dan Een bouwstuk voorstellen. Vul de titel, een korte samenvatting en de graad in. Het ontstaat in de status voorgesteld, zonder document.

Het document koppelen

Kies vanaf de fiche van het bouwstuk het document uit de archieven of zet het neer vanaf uw computer — zonder het scherm te verlaten. Een bestand dat op deze manier wordt neergezet, komt bij uw archieven zoals elk ander document.

U kunt ook de omgekeerde weg volgen: bij het neerzetten van een document in de archieven, het koppelen aan een bestaand bouwstuk, of er rechtstreeks een aanmaken.

Publiceren

De publicatie vereist een gekoppeld document, en van dezelfde graad als het bouwstuk. Dit is bewust zo: zonder deze regel zou de catalogus een leerling de samenvatting kunnen tonen van een bouwstuk waarvan de archieven hem vervolgens het bestand zouden weigeren.

Archiveren of verwijderen

Archiveren haalt het bouwstuk uit de catalogus met behoud van zijn geschiedenis — dit is de gebruikelijke handeling. Verwijderen wist het definitief: voorbehouden voor invoerfouten of duplicaten.

In beide gevallen, als er een document gekoppeld is, vraagt Janus u wat ermee te doen:

• Behouden — het document blijft in de archieven, wordt er opnieuw zichtbaar, en wordt losgekoppeld van het bouwstuk.
• Verwijderen — het document verlaat de archieven met zijn bestand. Deze optie wordt alleen aan de beheerders geboden: bouwstukken beheren geeft niet het recht om het documentaire bestand te zuiveren.

Op mobiel

De catalogus is beschikbaar in de app: de tegel Bouwstukken leidt naar dezelfde twee lijsten, naar de detailfiche en naar het voorstelformulier. Dezelfde zichtbaarheidsregels gelden er — de app opent geen enkele deur die de site gesloten zou houden.

Goed om te weten

• De catalogus slaat geen bestand op: hij verwijst naar uw archieven, die de enige plaats blijven waar de documenten leven.
• Een document kan slechts aan één bouwstuk worden gekoppeld.
• Als het gekoppelde document uit de archieven wordt verwijderd, overleeft het bouwstuk: het keert eenvoudigweg terug naar de status voorgesteld, zonder document.
• Een bouwstuk wordt alleen aan andere loges aangekondigd als de auteur het heeft gevraagd en de loge het delen heeft geopend — en alleen de aankondiging vertrekt, nooit de tekst of het document.
• Bouwstukken ontvangen van andere loges zijn alleen-lezen en gaan nooit verder naar een derde.