Ritueelbeheer

Deze gids legt uit hoe u de documenten in verband met rituelen in Janus aanmaakt, verrijkt, wijzigt en terugvindt.

Toegang en rechten

Wie rituelen kan beheren: Beheerder, Secretaris.
Beveiliging per graad: de graad van het rituaal dient als toegangsfilter voor de bijbehorende documenten.

Open de pagina: Rituelen → Aanmaken.
Vul in:
- Naam van het rituaal (verplicht).
- Graad (verplicht).
- Rollen (optioneel, lijst van namen zoals “Ceremoniemeester”, “Redenaar”, enz.).
Bevestig: Aanmaken.
U wordt doorgestuurd naar de lijst van rituelen.

Opmerkingen:

De rollen kunnen ook na het aanmaken worden toegevoegd/aangepast (zie “Een rituaal wijzigen”).

Voeg op de pagina Detail van het rituaal rollen toe, verwijder of hernoem ze, en sla op.
De rollen zijn eenvoudige benamingen (bv.: “Kapelaan”, “Expert”, …).

Vanaf de pagina Detail van het rituaal:
Kies het type:
- Organisatie (plannen, sjablonen, richtlijnen)
- Materiaal (voorwerplijsten, checklists)
Selecteer het bestand en bevestig.

Koppelingsregel:

Er bestaat slechts één actieve link per type (“organisatie” en “materiaal”) voor een rituaal. Een nieuw bestand versturen vervangt de bestaande link (de oude bestanden blijven gearchiveerd).

Automatische tags:

De documenten worden getagd met: Rituelen, Naam van het rituaal, en het type (Organisatie/Materiaal).

Vanaf de pagina Detail van het rituaal, voor een specifieke rol:
Kies het documenttype (intern/extern).
(Optioneel) Beschrijving — indien leeg genereert Janus: DD/MM/JJJJ - Naam van het rituaal - Naam van de rol.
(Optioneel) Graad — indien leeg gebruikt Janus de graad van het rituaal.
Selecteer het bestand en bevestig.

Koppelingsregel voor een rol:

Janus verwijdert de actieve link voor deze specifieke rol en koppelt het nieuwe document (de oude blijven gearchiveerd).
Automatische tags: Rituelen, Naam van het rituaal, Naam van de rol.

Open de pagina Detail van het rituaal → Wijzigen.
Werk bij:
- Naam
- Graad
- Rollen (verwijderen, toevoegen, hernoemen)
Sla op.

Belangrijk:

Als u de graad van het rituaal wijzigt, werkt Janus automatisch de graad van alle gekoppelde documenten (Organisatie, Materiaal, Rollen) bij, om coherent te blijven met het toegangsbeleid per graad. Een bevestigingsbericht geeft aan hoeveel documenten werden bijgewerkt.

U kunt de documenten terugvinden:

Vanaf de pagina Detail van een rituaal (directe links).
In Archieven:
Zoek op tags: Rituelen, Naam van het rituaal, Organisatie of Materiaal, en/of de Naam van de rol.
De graad van het document komt overeen met de graad van het rituaal (of de graad die bij het versturen werd opgegeven).

Beschrijvingsconventie (indien niet ingevuld):

Organisatie/Materiaal: DD/MM/JJJJ - Naam van het rituaal - [Organisatie|Materiaal]
Rol: DD/MM/JJJJ - Naam van het rituaal - Naam van de rol

Bepaal altijd de graad van het rituaal: hij bepaalt de zichtbaarheid van de documenten.
Gebruik duidelijke en consistente rolnamen om het zoeken op tags te vergemakkelijken.
Vervang in plaats van dupliceren: verstuur een bestand opnieuw om de actieve link bij te werken; de geschiedenis blijft raadpleegbaar in het archief.
Controleer de tags in het archief om uw documenten snel terug te vinden (Rituelen, rituaal, type/rol).

Nee. Slechts één actieve link per type; het versturen van een nieuw bestand vervangt de bestaande link (de oude blijft gearchiveerd).

Alle gekoppelde documenten (Organisatie, Materiaal, Rollen) zien hun graad automatisch bijgewerkt.

Ja, als u dit expliciet opgeeft bij het versturen; anders gebruikt Janus die van het rituaal.

Filter in Archieven op tags: Rituelen, Naam van het rituaal, en de Naam van de rol.

Nee. De actieve link wordt vervangen, maar de vorige versies blijven gearchiveerd. U kunt de oude documenten handmatig verwijderen.

Alle leden met de rol “Beheerder” of “Secretariaat” in Janus.

Automatisch gegenereerd in het formaat DD/MM/JJJJ - … voor coherentie en snelle sortering.