Documentkoppelingen

Beheer van meervoudige relaties (Documenten ↔ Evenementen / Kandidaturen / Financiën)

Deze pagina legt eindgebruikers uit hoe ze een document uit het archief aan meerdere elementen kunnen koppelen (Evenementen, Kandidaturen, Uitgaven/Inkomsten van de Financiën), hoe deze koppelingen worden weergegeven, en wie wat kan doen.

Doel

• Eenzelfde document koppelen aan meerdere elementen van het systeem zonder het te dupliceren.
• Snel de gekoppelde stukken terugvinden vanaf de detailpagina’s (evenement, kandidatuur, uitgave/inkomst) en vanaf de lijst van de archieven (via een specifiek venster).

Belangrijkste aandachtspunten

• Ondersteunde relaties:
  • Evenement (zichtbaar voor alle rollen met toegang tot de archieven)
  • Kandidatuur (zichtbaar bij rol: Beheerders, Secretaris)
  • Financiën: Uitgave of Inkomst (zichtbaar bij rol: Beheerders, Penningmeester)
• Beperking Financiën: er kan slechts één document worden gekoppeld aan een uitgave of een inkomst (unieke koppeling per financieel item).
• Relaties ≠ Tags: de relaties genereren geen tags meer. Ze verschijnen in een specifiek venster en op de betrokken detailpagina’s.

1) Relaties toevoegen/wijzigen bij het neerzetten van een document

U kunt een document rechtstreeks aan een of meerdere elementen koppelen vanuit het uploadformulier of het bewerkingsformulier van een archiefdocument.

Stappen

1. Open het archief: menu « Archieven » → « Document toevoegen » of « Bewerken » op een bestaand document.
2. Vul de informatie van het document in (type, titel, enz.).
3. Klik in het blok « Eléments liés » op « + Relatie toevoegen ».
4. Voor elke regel:
   • Selecteer het Type relatie: Evenement, Kandidatuur, Uitgave of Inkomst.
   • Selecteer het te koppelen element (vervolgkeuzelijst).
   • U kunt meerdere regels toevoegen (Evenement + Kandidatuur, bijvoorbeeld).
   • U kunt een regel verwijderen indien nodig (knop ×).
5. Bevestig het formulier. De relaties worden opgeslagen.

Vereiste rechten

• Evenement: alle gebruikers met toegang tot de archieven kunnen de koppeling toevoegen.
• Kandidatuur: uitsluitend Beheerders / Secretaris.
• Uitgave / Inkomst: uitsluitend Beheerders / Penningmeester.

2) De motivatiebrief van een kandidatuur koppelen

Bij het toevoegen van een motivatiebrief aan een kandidatuur:

• Het document wordt automatisch gekoppeld aan de Kandidatuur.
• Als een presentatiezitting werd geselecteerd, wordt het document eveneens gekoppeld aan dat Evenement.

Tip: Zo kunt u het document indien nodig snel openen vanaf de pagina van het evenement.

3) Waar ziet u de relaties?

In de lijst van de archieven

• Elke documentminiatuur toont een knop « Relaties bekijken » (schakelicoon) enkel als er minstens één relatie bestaat.
• Door erop te klikken, opent een venster met de lijst van de relaties (één per regel):
  • Evenement → opent de detailpagina van het evenement.
  • Kandidatuur → opent de detailpagina van de kandidatuur.
  • Uitgave / Inkomst → opent de bijbehorende detailpagina van Financiën.
• Elementen waartoe u geen toegang heeft op basis van uw rol worden niet weergegeven.

Op de detailpagina’s

• Evenementen: de sectie « Gelinkte documenten » toont de documenten die aan het evenement zijn gekoppeld.
• Kandidaturen: de sectie « Gelinkte documenten » toont de documenten van de kandidatuur.
• Financiën (Uitgave / Inkomst): de regel « Ontvangst » toont het/de gekoppelde document(en).

4) Gebruiksscenario’s & goede praktijken

• Meerdere relaties (bv.: een PDF van een oproeping gekoppeld aan het Evenement + aan de voorgestelde Kandidatuur) zijn toegestaan.
• Financiën: als u een nieuw bewijsstuk (ontvangst) uploadt, wordt de koppeling naar de uitgave/inkomst bijgewerkt om naar dit nieuwe document te verwijzen (één bewijsstuk per item).
• Bestanden niet dupliceren: koppel een uniek document aan meerdere elementen in plaats van het meerdere keren te uploaden.
• Tags: gebruik tags uitsluitend voor de functionele categorisering. De relaties genereren geen tags.

5) FAQ

Ik zie de relatie niet in het venster

• Controleer uw rechten (rol) voor dit type element.
• Zorg ervoor dat u het formulier heeft opgeslagen nadat u de relatie heeft toegevoegd.

Ik zie de knop « Relaties bekijken » niet

• De knop verschijnt alleen als er minstens één relatie bestaat voor het document.

Kunnen meerdere documenten aan dezelfde uitgave of inkomst worden gekoppeld?

• Nee. Er is slechts één document per uitgave/inkomst. Als u een nieuw bewijsstuk uploadt, wordt de oude koppeling vervangen.

Kan ik zoeken op relaties?

• Gebruik de lijst van de archieven en vervolgens het venster van de relaties om naar het gekoppelde element te navigeren.

6) Overzicht van de rollen

• Iedereen: kan koppelingen naar Evenementen aanmaken/bekijken.
• Beheerders / Secretaris: kunnen koppelingen naar Kandidaturen aanmaken/bekijken.
• Beheerders / Penningmeester: kunnen koppelingen naar Uitgaven en Inkomsten aanmaken/bekijken.

7) Kort glossarium

• Relatie: koppeling tussen een document en een bedrijfselement (evenement, kandidatuur, uitgave/inkomst).
• Venster van de relaties: venster dat opent vanaf de miniatuur van een document en al zijn relaties met klikbare links toont.
• Ontvangst (bewijsstuk): document gekoppeld aan een uitgave of een inkomst (één per item Financiën).

8) Ondersteuning

Bij vragen, neem contact op met uw Janus-beheerder of gebruik het gebruikelijke ondersteuningskanaal.