Notulen genereren

Het beheer van de archieven is fundamenteel werk voor de secretaris — verrijkend, maar o zo tijdrovend. Janus ondersteunt de secretarissen bij de “mierenarbeid” van het opstellen van de notulen en andere bouwstukken.

Let op: het genereren van de notulen maakt deel uit van de dienst “Documentatie”. Als u dit wilt gebruiken, neem dan gerust contact op met janus@cydit.eu

Het genereren van notulen verloopt in verschillende opeenvolgende stappen:

Het registreren van de aanwezigheden
- Alle leden die zich via Janus hebben ingeschreven, worden automatisch overgenomen
Het sluiten van de zitting
- Bepaalde gegevens moeten worden ingevoerd om het genereren van de notulen mogelijk te maken:
  - Eindtijd van de zitting
  - Bedrag van de schaal
  - Mededelingen om aan de notulen toe te voegen

Genereren van de notulen

Vanaf de startpagina:

Klik op “Gebeurtenissen” → “Lijst van evenementen”
Klik op het icoon “Notitieblok” van de zitting waarvoor u notulen wilt genereren
Janus vraagt u de aanwezigheden op te geven

Registreren van de aanwezigheden

Op het volgende scherm verschijnt de lijst van alle personen die voor de zitting zijn ingeschreven.

Geef aan wie aanwezig was door het vakje “aanwezig” bij elke ingeschrevene aan te vinken
Voeg zo nodig bezoekers toe door op de knop “Bezoeker toevoegen” te klikken
- Klik zo vaak als nodig op de knop om bezoekers aan te maken.
Vul de ontbrekende gegevens van de bezoekers in.
Klik op “Notulen genereren”
Janus vraagt u eerst de zitting te sluiten

Sluiten van de zitting

Geef op het volgende scherm de gegevens over het einde van de zitting op:

Geef de eindtijd van de zitting op (bv. 22:45)
Geef het bedrag van de schaal op (bv. 25,45)
- U kunt ervoor kiezen het bedrag van de schaal niet naar de financiën over te dragen door het vakje uitgevinkt te laten.
Geef de mededelingen op die aan de notulen moeten worden toegevoegd
- Met dit veld kunt u alle informatie toevoegen die niet tot de basisnotulen behoort.
- Het veld ondersteunt de markdown-syntaxis, zoals hier uitgelegd: https://docs.framasoft.org/fr/grav/markdown.html
Klik op “Notulen genereren”
De notulen worden gegenereerd, in pdf-formaat, in een nieuw venster.