Beheer van meerdere evenementen

Janus laat toe om evenementen te organiseren, met of zonder agapen.

Janus laat toe om de inschrijvingen en de aanwezigheden bij deze evenementen te beheren. Het beheer van de aanwezigheden vereenvoudigt het werk van de secretaris bij het opstellen van de notulen en andere bouwstukken.

Twee mogelijke gevallen

Wanneer meerdere evenementen dezelfde dag plaatsvinden en er agapen worden georganiseerd, zijn er twee mogelijkheden:

1. Gemeenschappelijke agapen: één enkele inschrijving voor de hele dag (alle evenementen van de dag + gedeelde maaltijd). Eén inschrijvingslink en één uitnodiging die alle evenementen bundelt.
2. Aparte agapen: elk evenement heeft zijn eigen agapen en zijn eigen inschrijvingslink. Elke uitnodiging betreft slechts één evenement.

De keuze wordt gemaakt bij het aanmaken (of het wijzigen) van het tweede evenement van de dag, door « Agapen van de dag hergebruiken » al dan niet aan te vinken.

Meerdere evenementen dezelfde dag aanmaken met gemeenschappelijke agapen

1. Het eerste evenement aanmaken (met agapen)

• Klik op « Gebeurtenissen » → « Evenement aanmaken »
• Selecteer « Interne gebeurtenis » in het veld « Bron van het evenement »
• Vul de datum, het type, de titel, de graad, de agenda in
• Vink « Agapen » aan
• Geef in de sectie Agapen de prijs, de eventuele capaciteit op, en of een QR-code moet worden gegenereerd
• Klik op « Opslaan »
• Het evenement en de agapen zijn aangemaakt.

2. Het tweede (of een ander) evenement dezelfde dag aanmaken

• Klik op « Gebeurtenissen » → « Evenement aanmaken » (of « Nieuw evenement » vanaf de lijst)
• Selecteer « Interne gebeurtenis »
• Geef dezelfde datum op als het eerste evenement
• Vul het type, de titel, de graad, de agenda voor dit evenement in
• Vink « Agapen » aan
• Er verschijnt automatisch een keuzevenster: « Er bestaat al een ander evenement met agapes op deze dag. »
  • « Agapes van de dag hergebruiken » (aanbevolen voor gemeenschappelijke agapen) → Eén enkele inschrijvingslink voor alle evenementen van de dag en voor de maaltijd. De deelnemers kiezen aan welke evenementen ze deelnemen en of ze de maaltijd nemen.
  • « Nieuwe agapes aanmaken » → Aparte agapen: dit nieuwe evenement krijgt zijn eigen inschrijvingslink en zijn eigen uitnodiging, onafhankelijk van het eerste.
• Als u « Agapes van de dag hergebruiken » kiest: klik op « Opslaan » zonder de prijs van de agapen opnieuw in te vullen (die is al bepaald bij het eerste evenement).
• De twee (of meer) evenementen zijn dan gekoppeld aan dezelfde agapen en delen dezelfde inschrijvingslink.

Inschrijvingspagina in de modus meerdere evenementen

Wanneer agapen gemeenschappelijk zijn voor meerdere evenementen op dezelfde dag:

• De inschrijvingslink verwijst naar de agapen van de dag (gemeenschappelijke identificatie, AgapePID).
• Op de inschrijvingspagina wordt het volgende weergegeven:
  • De datum van de dag
  • De prijs van de maaltijd
  • De sectie « Kies uw type inschrijving » met:
    • Een aanvinkvakje per evenement (bv. « 14:00 – Zitting – Test », « 20:00 – Zitting – Plechtige Zitting van de Meesters »)
    • Een vakje « Ik neem deel aan de maaltijd »
• De deelnemer vinkt de evenementen aan waaraan hij deelneemt en geeft aan of hij de maaltijd neemt.
• Als hij andere deelnemers toevoegt, beschikt elke deelnemer over dezelfde keuzes (evenementen + maaltijd).
• Het vakje AVG-toestemming en de knop « Volgende » laten toe de inschrijving te bevestigen. De bevestigingsmail en, in voorkomend geval, de QR-code betreffen het geheel van de keuzes (evenementen + agapen).
• De deelnemer wordt enkel ingeschreven voor de evenementen die hij heeft aangevinkt: het eerste evenement en de maaltijd aanvinken schrijft hem niet in voor het tweede. Vinkt hij enkel de maaltijd aan, zonder evenement, dan wordt zijn maaltijd geregistreerd op het laatste evenement van de dag.

De inschrijvingen van een dag opvolgen

• In de lijst met inschrijvingen worden de evenementen van een dag met gemeenschappelijke agapen gegroepeerd op één regel (« 2 evenementen »): ingeschreven personen, maaltijden en betalingen worden er één keer voor de hele dag geteld. De pijl vóór de datum klapt één regel per evenement open.
• In het detail van de inschrijvingen toont de bovenkant van de pagina de datum, het aantal evenementen en één knop per evenement om van het ene naar het andere te gaan.
• Alle details staan in De inschrijvingen beheren.

Uitnodigingen in de modus meerdere evenementen

Automatisch genereren van het uitnodigingsmodel

• Wanneer u een pdf-uitnodiging genereert voor een evenement dat deel uitmaakt van een dag met gemeenschappelijke agapen (minstens twee evenementen dezelfde dag met dezelfde maaltijd), gebruikt Janus automatisch het model voor uitnodigingen met meerdere evenementen.
• Dit model toont op één enkel document:
  • De kop van de loge (logo, obediëntie, Gloria, naam van de loge, Oriënt)
  • De gemeenschappelijke uitnodigingstekst (datum, locatie van de tempel)
  • Eén blok per evenement: uur, type, graad, titel, gevolgd door “Agenda” en de lijst van de punten
  • Een blok Agapen (prijs, uiterste inschrijvingsdatum, inschrijvingslink)
  • De contactgegevens
• U kunt deze uitnodiging voorvertonen, afdrukken, opslaan of verzenden zoals bij een klassieke uitnodiging. De inschrijvingslink op de uitnodiging is uniek voor de hele dag (gemeenschappelijke agapen).

Vanaf de lijst met evenementen

• Open vanaf de lijst met evenementen één van de evenementen van de dag (bijvoorbeeld het eerste).
• Gebruik de actie « Uitnodiging » / « Uitnodiging genereren » (naargelang de interface).
• Als de dag minstens twee evenementen met gemeenschappelijke agapen telt, wordt de gegenereerde uitnodiging automatisch in het formaat meerdere evenementen opgesteld (alle evenementen + agapen op hetzelfde pdf-bestand).

Aparte agapen

• Als u « Nieuwe agapes aanmaken » hebt gekozen voor het tweede evenement, behoudt elk evenement zijn eigen inschrijvingslink en zijn eigen uitnodigingsmodel (één evenement per uitnodiging), zoals bij een op zichzelf staand evenement met agapen.

Overzicht van de gevolgen