Een peiling aanmaken en verwerken
Peilingen dienen om een vraag te beslechten zonder er een zitting aan te wijden: een datum vinden, een traiteur kiezen, een mening over een project inwinnen. Iedereen antwoordt wanneer hij wil, en het resultaat is in één oogopslag te lezen.
Een peiling aanmaken
Geef vanaf Peilingen → Aanmaken een titel en een beschrijving op, en voeg vervolgens uw vragen één voor één toe.
Er zijn zeven vraagvormen beschikbaar:
| Vorm | Wanneer gebruiken |
|---|---|
| Ja / Nee | Een beschikbaarheid, een principeakkoord |
| Eén keuze | Slechts één antwoord mogelijk uit meerdere |
| Meerdere keuzes | Meerdere antwoorden mogelijk |
| Vervolgkeuzelijst | Eén enkele keuze uit een lange lijst |
| Beoordeling | Een waardering op een schaal |
| Korte tekst | Een naam, een datum, een precisering |
| Opmerking | Een vrije mening, in meerdere regels |
Voer voor de keuzevragen één optie per regel in. U kunt de vragen herschikken via slepen en neerzetten, er een wijzigen, of ze verwijderen.
Om een datum te vinden, maakt u per voorgestelde datum een Ja / Nee-vraag aan, met voor elke vraag een duidelijke omschrijving (« 15/09 — 19u30 »). Iedereen vinkt zijn beschikbaarheden aan, en de verwerking toont u de datum die de meeste mensen verzamelt.
De peiling verspreiden
Elke peiling heeft een antwoordlink die u vanaf de lijst opent of kopieert. Verspreid deze zoals u wilt: e-mail, Agora, bericht.
Deze link is openbaar: wie hem heeft, kan antwoorden, zonder Janus-account. Dit is bewust zo — het maakt het mogelijk een bezoeker of een externe spreker te bevragen. Gebruik hem dus niet voor een vraag waarvan de antwoorden alleen de loge aanbelangen.
Een persoon die bij Janus is aangemeld, wordt geïdentificeerd via zijn account; een externe persoon wordt dat niet, en zijn antwoord wordt gekoppeld aan zijn browsersessie. In beide gevallen is er slechts één antwoord per persoon mogelijk.
Opvolgen en verwerken
De pagina Resultaten toont voor elke vraag de verdeling van de antwoorden in balken en percentages, evenals het detail van de individuele antwoorden met hun auteur en het tijdstip.
U kunt er een antwoord verwijderen — nuttig wanneer iemand twee keer heeft geantwoord vanaf twee toestellen.
Er zijn twee mogelijke uitvoeren:
- Exporteren als PDF: een verwerkingsdocument, om bij een notulen te voegen.
- Resultaten archiveren: hetzelfde pdf-bestand, rechtstreeks in de Archieven geplaatst, enkel zichtbaar voor de beheerders van peilingen.
Een peiling openen of sluiten
Een peiling is actief of inactief. Door ze te sluiten wordt elk nieuw antwoord verhinderd zonder dat er iets wordt gewist: de resultaten blijven raadpleegbaar. Dit is de handeling die u stelt zodra de beslissing genomen is, in plaats van de peiling te verwijderen.
Wie mag wat doen?
- Aanmaken, wijzigen, verwerken: administratie, secretariaat, coördinatie van evenementen, contentbeheer.
- Antwoorden: iedereen die over de link beschikt.
Een voorzorgsmaatregel
Verwijder geen vraag uit een peiling die al antwoorden heeft ontvangen. De antwoorden zijn gekoppeld aan de vragen zoals ze bestonden op het moment van de stemming: een vraag verwijderen maakt deze antwoorden onleesbaar, zonder mogelijkheid om ze terug te vinden. Als de vraag niet meer past, sluit u de peiling en maakt u een nieuwe aan.