Volledige export
Uw gegevens zijn van u, en u moet ermee kunnen vertrekken. De volledige export produceert een archief met de registers van uw loge in open formaten — bestanden die elke rekenbladtoepassing, elke databank en elke agenda kan lezen, zonder Janus en zonder ons iets te moeten vragen.
Waar vindt u de knop
Zijbalk → Administratie → Volledige export. Dit onderdeel is voorbehouden aan de beheerders van de loge.
De pagina toont één enkele knop. De verwerking duurt enkele seconden, zelfs voor een loge met jaren aan archieven, en daarna verschijnt het archief bij uw documenten.
Waar vindt u het archief terug
Het wordt geplaatst in Archieven, onder het type Volledige export, met de datum in de bestandsnaam. U downloadt het zoals elk ander document.
Er wordt slechts één export tegelijk bewaard. Een nieuwe export vervangt de vorige, bestand inbegrepen. Als u een momentopname op een bepaalde datum wilt bewaren, download dan het archief en berg het elders op voordat u een nieuwe export start.
Wat het archief bevat
Eén map per domein, en twee hoofdbestanden.
| Map | Wat u er vindt |
|---|---|
members/ | Leden, bezoekers, functies en officieren |
lodges/ | De loges — de uwe en de bevriende loges — met hun contactgegevens |
events/ | De evenementen in ICS-formaat, importeerbaar in elke agenda |
registrations/ | Inschrijvingen en agapes |
treasury/ | Ontvangsten, uitgaven, banktransacties, betalingen, bijdragen, en de bijhorende bewijsstukken |
documents/ | De archieven van de loge — de originele, ongewijzigde bestanden — en een index die elk ervan beschrijft |
applications/ | Kandidaturen, onderzoeken, peterschappen, en de bijlagen in applications/files/ |
polls/ | Peilingen en antwoorden |
rituals/ | Rituelen en rollen |
signatures/ | Ondertekeningsverzoeken en ondertekenaars. De ondertekende documenten staan in documents/ |
bibliotheca/ | Catalogus en uitleningen |
notifications/ | De verzonden meldingen |
configuration/ | De instellingen van uw loge: rollen, actieve functionaliteiten, documenttypes |
MANIFEST.json geeft een overzicht van alles — productiedatum, lijst van bestanden, aantal regels van elk. README.md legt uit hoe u het geheel kunt lezen.
Hoe u deze gegevens leest zonder Janus
Elk .csv-bestand is UTF-8-gecodeerd en door komma’s gescheiden. Het opent zonder meer in Excel, LibreOffice of Numbers, en is importeerbaar in elke databank. De eerste regel bevat de kolomnamen.
De evenementen worden ook geleverd in .ics: sleep het bestand naar Google Agenda, Outlook of Apple Agenda en uw zittingen verschijnen erin.
De bestanden — PDF’s van archieven, bijlagen van kandidaturen, boekhoudkundige bewijsstukken — zijn de originelen, zoals u ze hebt opgeladen.
Wat het archief NIET bevat
Drie gegevensgehelen ontbreken er bewust. Dit zijn geen vergetelheden, en MANIFEST.json vermeldt ze bij elke export.
De auditlogboeken. Wie zich heeft aangemeld, wie welk scherm heeft geraadpleegd, welke e-mail wanneer is verstuurd. Dit is een naamgebonden activiteitsspoor van elk van uw leden, en het heeft geen nut buiten Janus.
De gegevens ontvangen van andere loges. Als uw loge via Atrium gefedereerd is, heeft ze documenten, evenementen en fiches van andere loges ontvangen. Deze gegevens behoren toe aan de loges die ze hebben verzonden, niet aan de uwe: ze volgen u niet. Wat u zelf hebt gedeeld, blijft uiteraard in uw registers.
De berichten van Agora. De interne messaging behoort tot de correspondentie tussen leden, niet tot de registers van de loge. De berichten zijn versleuteld en worden niet meegeleverd.
Als een onderdeel zou ontbreken
Als een tabel op het moment van de export niet kon worden gelezen, wordt ze vermeld in MANIFEST.json en in README.md, onder Onleesbare tabellen. Het archief wordt u toch geleverd, met de precieze vermelding van wat ontbreekt — in plaats van u te laten geloven dat het volledig is.
Start in dat geval de export opnieuw. Als het probleem aanhoudt, contacteer ons.
En voor een individueel lid?
Deze export is die van de loge, bestemd voor haar beheerder. Een lid dat zijn eigen persoonsgegevens wil ophalen, valt onder het recht op overdraagbaarheid en volgt een andere weg — zie Privacybeleid.