Functies en officieren

Janus laat elke werkplaats toe de lijst te configureren van de functies die in de werkplaats aanwezig zijn: de officieren die ze bekleden, en de variabelen die in de gegenereerde documenten worden gebruikt.

Er is geen enkele limiet op het aantal functies dat in Janus kan worden aangemaakt.

De functies die door de rite worden aangeleverd, en de functies die u zelf toevoegt

Bij de installatie, en vervolgens bij elke update van Janus, ontvangt uw loge automatisch de lijst van functies van haar rite (een tiental functies gemeenschappelijk aan de Franse traditie, aangevuld naargelang de rite — bijvoorbeeld « Aalmoezenier » voor de RER).

Als een functie die al in uw loge aanwezig is een naam draagt die Janus herkent (« Achtbare Meester », « VM », « V∴M∴ »…), wordt ze gekoppeld aan de overeenkomstige aangeleverde functie: ze behoudt haar naam en haar titularis.
De aangeleverde functies waarvoor geen overeenkomst werd gevonden, verschijnen als vacant in de tabel.
Daarna kunt u uw eigen functies toevoegen, specifiek voor uw loge (een adjunct, een lokale functie…).

Een functie aanmaken

Vanaf de startpagina van Janus:
1. Klik op « Loge » → « Functies & Officieren »
2. Klik op « Nieuwe functie »
3. Geef de naam op van de aan te maken functie
4. Klik op « Opslaan »

Let op: de naam van een functie moet uniek zijn binnen uw loge.

De naam van een functie naargelang de taal

Een door Janus aangeleverde functie wordt vertaald weergegeven in de interfacetaal van elke gebruiker: een beheerder die in het Nederlands werkt en een andere die in het Frans werkt, zien elk de naam in hun eigen taal, zonder dat er iets geconfigureerd moet worden.

Om een functie te hernoemen:

Klik vanaf het scherm « Functies & Officieren » op het potloodicoon van de te hernoemen functie
Het formulier toont « Naam voor de taal: … » — die van uw interface op het moment dat u hernoemt. De namen in de andere talen worden eronder ter informatie herhaald, alleen-lezen
Geef de nieuwe naam op
Klik op « Opslaan »

Let op: hernoemen vanuit een taal wijzigt ALLEEN de naam die in die taal wordt weergegeven — nooit de andere.

Let op: als u hernoemt vanuit de taal van uw loge, verandert de naam ook in de gegenereerde documenten en in de informatie die naar de obediëntie wordt doorgestuurd.

Let op: om terug te keren naar de door Janus aangeleverde vertaling, voert u opnieuw de oorspronkelijke naam in die taal in.

Een officier toewijzen

Een functie kan alleen worden toegewezen aan een bestaand lid. Referentie: Een lid aanmaken.

Klik vanaf het scherm « Functies & Officieren » op « Officier toewijzen »
Selecteer het lid dat de functie bekleedt
Selecteer de functie die door het lid wordt bekleed
Klik op « Opslaan »

Let op: een functie heeft slechts één titularis tegelijk. Als u een lid toewijst aan een functie die al bezet is, waarschuwt Janus u en noemt de huidige titularis; door te bevestigen, vervangt het nieuwe lid hem.

Let op: « Adjunct Eerste Opziener » is niet dezelfde functie als « Eerste Opziener »: maak een nieuwe functie aan als u die nodig heeft.

Twee functies samenvoegen

Als twee functies in werkelijkheid dezelfde post aanduiden — bijvoorbeeld « VM » die per vergissing werd toegevoegd, en « Achtbare Meester » die werd aangeleverd en vacant is gebleven — voeg ze dan samen in plaats van beide te behouden.

Klik vanaf het scherm « Functies & Officieren » op het samenvoegicoon van de functie die moet verdwijnen
Kies de vacante functie die ze ontvangt
Klik op « Samenvoegen met… »

De titularis van de oorspronkelijke functie wordt verplaatst naar de gekozen functie, waarna de oorspronkelijke functie wordt verwijderd.

Let op: enkel een functie die u zelf heeft toegevoegd, kan bij een fusie verdwijnen. Een door Janus aangeleverde functie kan niet worden samengevoegd: haar samenvoegicoon blijft grijs.

Let op: de ontvangende functie moet vacant zijn, en de oorspronkelijke functie mag maar één titularis hebben. Als ze er meerdere heeft, lost u dat duplicaat eerst op via de balk.

Een functie verwijderen

Klik vanaf het scherm « Functies & Officieren » op het prullenbakicoon van de te verwijderen functie

Let op: een bezette functie kan niet worden verwijderd; maak ze eerst vrij (zie « Een officier toewijzen » hierboven).

Let op: als de functie door Janus voor uw rite werd aangeleverd, waarschuwt een melding u dat ze niet automatisch opnieuw zal worden aangemaakt, en dat de documenten die haar variabele gebruiken op die plaats leeg zullen blijven. U kunt steeds een functie met dezelfde naam opnieuw aanmaken, maar met een nieuwe variabele.

Na een update: de melding en de te controleren balk

Na een update van Janus kan uw loge nieuwe aangeleverde functies voor haar rite ontvangen, en kunnen sommige van uw bestaande functies niet automatisch herkend zijn geweest.

De beheerders en de secretaris ontvangen een melding met het aantal te controleren herkenningsconflicten en dubbele toewijzingen
Klik op de melding, of ga rechtstreeks naar « Loge » → « Functies & Officieren »
Bovenaan het scherm somt een balk « Te controleren voor u verdergaat » met naam op:
- de functies waarvan de naam met meerdere aangeleverde functies tegelijk overeenkwam (geen enkele heeft de functie automatisch ontvangen — op te lossen met « Samenvoegen met… » of door te hernoemen)
- de functies die meer dan één titularis hebben
- de toewijzingen die niet aan een functie konden worden gekoppeld

Let op: niets wordt automatisch gecorrigeerd; de balk blijft weergegeven zolang de situatie niet is opgelost.

De officiersvariabelen in de documenten

Elke functie van uw loge — aangeleverd of toegevoegd — beschikt over een variabele die u in uw documentsjablonen kunt invoegen. Ze wordt automatisch aangevuld met de voornaam en naam van de titularis, en blijft leeg als de functie geen titularis heeft.

Deze variabelen bevinden zich in de groep « Officieren » van de variabelenkiezer, in alle documenttypes.

Zie Mosaïque - Modellen.

Als uw obediëntie officiersbenoemingen opvolgt

Uw obediëntie kan ervoor kiezen om de officiersbenoemingen van haar loges op te volgen, volgens een van drie regimes (zie Regels van de obediëntie instellen aan de kant van de obediëntie). Zolang ze dat niet doet, blijft alles wat hierboven op deze pagina staat ongewijzigd: een officier toewijzen gebeurt precies zoals hierboven beschreven.

Regime « informatie »

De toewijzing van een officier blijft identiek aan vandaag. Een extra knop, « Het college meedelen aan de obediëntie », laat toe uw huidig college te versturen met een installatiedatum: kies de op te nemen posten, controleer het voorbeeld, en bevestig dan.

Een balk toont op elk moment het aantal officierswijzigingen die nog niet meegedeeld zijn sinds de laatste verzending — niets wordt automatisch verstuurd.

Regime « informatie en termijn »

De directe toewijzing van een officier wordt niet meer voorgesteld voor de betrokken functies. Gebruik in de plaats « Een benoeming voorstellen » (één post) of « Het college voorstellen » (meerdere posten tegelijk): elk voorstel wacht op het einde van een termijn, vastgelegd door uw obediëntie, vóór het geregistreerd kan worden.

De benoemingen in afwachting verschijnen in een lijst met hun einddatum van de termijn. Zodra die datum bereikt is, wordt de knop « De benoemingen registreren » beschikbaar voor de betrokken posten — registreren blijft een vrijwillige actie uwerzijds, nooit automatisch. Zolang een benoeming in afwachting is, kunt u ze intrekken.

Regime « goedkeuring »

Zoals bij termijn stelt u een benoeming of een volledig college voor; maar elke post wacht vervolgens op het akkoord van uw obediëntie, post per post, vóór hij geregistreerd kan worden. Een geweigerde post behoudt zijn huidige titularis, met de weigeringsreden getoond; een goedgekeurde post kan geregistreerd worden zodra de beslissing ontvangen is — of automatisch, als uw obediëntie een termijn voor automatische goedkeuring heeft vastgelegd.

Zie Benoemingen van de loges voor het detail van wat uw obediëntie ziet.

Hoofdelijke-bijdrage-controle

Als uw obediëntie bovendien de hoofdelijke bijdrage in orde eist voor elke benoeming (zie De hoofdelijke bijdrage in orde eisen vóór elke benoeming), kan een goedgekeurde post waarvan de titularis niet in orde is niet geregistreerd worden — het bericht is hetzelfde als bij een directe toewijzing vandaag.

Wat de benoemde ziet

Het lid dat bij een benoeming betrokken is, ziet de status ervan (in afwachting, goedgekeurd, geweigerd, te registreren) op zijn eigen fiche.