Te ondertekenen documenten

Overzicht

Een kandidatuur — en later de fiche van het lid dat ervan wordt — kan een lijst te ondertekenen documenten dragen: privacyverklaring, intern reglement, of elk ander document dat uw loge wenst te laten ondertekenen. Elke ondertekening gebeurt altijd op een kopie die eigen is aan de ondertekenaar: nooit op het modeldocument, dat intact blijft voor de volgende kandidaat.

Dit tabblad bevindt zich op het detailscherm van een kandidatuur, en op dat van een reeds ingewijd lid (tabblad « Documenten », voorbehouden aan beheerders en het secretariaat — zie Geschiedenis en nieuwe velden van de ledenfiche).

Een te ondertekenen document toevoegen

1. Open vanuit de kandidatuur (of de fiche van het lid) het tabblad « Te ondertekenen documenten ».
2. Klik op « Een te ondertekenen document toevoegen ».
3. Kies de bron van het document:
   • Privacyverklaring: het model gedeponeerd door uw loge, of verspreid door uw obediëntie als u daarvan afhangt — zie Model van de privacyverklaring.
   • Een reeds gearchiveerd document: zoek het op naam.
   • Een PDF om te deponeren: upload een nieuw bestand.
4. Geef het een titel (optioneel).
5. Vink « Ondertekening verplicht om verder te gaan » aan als dit document absoluut ondertekend moet zijn voordat de kandidatuur verder kan (standaard aangevinkt voor de privacyverklaring).
6. Als versturen ter ondertekening beschikbaar is op uw instantie, laat een vakje « Onmiddellijk versturen ter ondertekening » toe om het document meteen te versturen — zie de sectie « Een ondertekeningsdossier versturen » hieronder.

Een verplicht document blokkeert de voortgang

Wanneer een document als verplicht is gemarkeerd en nog niet ondertekend is, verhindert Janus de status van de kandidatuur te laten vooruitgaan voorbij bepaalde stappen (verhoor, lopend onderzoek, ceremonie, toelating). Een hangslot verschijnt bij deze stappen in de opvolging van de kandidatuur, en de statuskiezer toont de geblokkeerde opties grijs, met het detail van de ontbrekende documenten net daaronder.

De eerdere stappen (indiening, lopend) blijven altijd toegankelijk: de blokkering geldt enkel voor de voortgang naar de stappen waar de ondertekening al verworven zou moeten zijn.

De verplichting opheffen

Als een verplicht document uitzonderlijk niet ondertekend kan worden (kandidaat onbereikbaar, document zonder voorwerp geworden…), kan een beheerder de verplichting opheffen vanaf dezelfde regel, met opgave van een reden. Het document blijft zichtbaar in de geschiedenis, maar blokkeert de voortgang van het dossier niet meer. Deze actie is voorbehouden aan beheerders: het secretariaat kan geen verplichting opheffen, enkel een document toevoegen of annuleren.

Een scan deponeren

Als het document buiten Janus werd ondertekend (bijvoorbeeld op papier), kunt u er rechtstreeks de scan van deponeren:

1. Klik op de regel van het document op het deponeer-icoon.
2. Kies het bestand (PDF, JPEG of PNG).
3. Geef de ondertekeningsdatum op.
4. Bevestig.

Het document gaat dan naar de status « Scan gedeponeerd », wat telt als een geldige ondertekening: een verplicht document dat op deze manier voldaan is, blokkeert niets meer.

Een document annuleren

Een te ondertekenen document kan op elk moment worden geannuleerd (met een optionele reden), bijvoorbeeld als het per vergissing werd toegevoegd of vervangen door een recentere versie. Een geannuleerd verplicht document blijft de voortgang blokkeren: er moet ofwel een nieuw document worden toegevoegd ter vervanging, ofwel de verplichting worden opgeheven (zie hierboven).

Een ondertekeningsdossier versturen

Wanneer versturen ter ondertekening geactiveerd is op uw instantie, kunnen een of meerdere documenten samen vertrekken in een ondertekeningsdossier, gericht aan één persoon (de kandidaat, of het lid).

1. Vink de te versturen documenten aan in de lijst (of gebruik « Onmiddellijk versturen ter ondertekening » bij het toevoegen).
2. Voeg, indien gewenst, een bericht toe voor de ondertekenaar.
3. Klik op « Selectie versturen ».

Wat de kandidaat ziet

1. Hij ontvangt een eerste e-mail met een link en de lijst van te ondertekenen documenten. Deze e-mail kondigt aan dat een tweede bericht, met een code, zal volgen.
2. Een tweede, afzonderlijke e-mail bevat een code van 6 cijfers.
3. Bij het openen van de link komt de kandidaat op een pagina die niets toont zolang de code niet is ingevoerd — geen naam van de loge, geen titel van een document.
4. Zodra de code bevestigd is, kan hij elk document raadplegen, het op het scherm ondertekenen (via toetsenbord of door zijn handtekening te tekenen), of het weigeren.
5. Zodra alle documenten zijn verwerkt, ontvangt hij per e-mail een kopie van de ondertekende documenten. Voor dit traject is geen Janus-account vereist.

De link stopt met werken 7 dagen na het versturen. Hij kan opnieuw verstuurd worden vanaf de regel van het document zolang het dossier niet volledig verwerkt is.

Als de kandidaat weigert

Een weigering annuleert de aanvraag voor dat document; het wordt opnieuw zichtbaar in de lijst, met de reden die de ondertekenaar eventueel opgaf. U kunt het dan opnieuw versturen, of een scan deponeren als de ondertekening uiteindelijk op een andere manier plaatsvond.