Kandidatuurbeheer

Overzicht

Met het kandidatuursysteem van Janus kunnen beheerders en secretarissen de kandidaturen van nieuwe leden beheren. Het systeem omvat het beheer van peters, motivatiebrieven, onderzoeken en statusopvolging.

Belangrijkste functies

• Aanmaken en wijzigen van kandidaturen
• Beheer van peters (interne en externe)
• Upload van motivatiebrieven (PDF)
• Onderzoekssysteem met rapporten
• Statusopvolging en goedkeuringsworkflow
• Automatische aanmaak van leden vanuit aanvaarde kandidaturen

Toegang tot het systeem

Toegestane rollen

• Beheerder : Volledige toegang tot kandidaturen en onderzoeken
• Secretaris : Volledige toegang tot kandidaturen en onderzoeken
• Lid : Beperkte toegang (zie hieronder)

Navigatie

1. Meld u aan bij Janus met uw gegevens
2. Klik in de zijbalk op “Kandidaturen”
3. U ziet de volgende submenu’s:
   • Lijst van kandidaturen
   • Een kandidatuur aanmaken
   • onderzoeken (als u onderzoeken toegewezen kreeg)

Kandidatuurbeheer

Een nieuwe kandidatuur aanmaken

1. Ga naar het formulier : Kandidaturen → Een kandidatuur aanmaken
2. Vul de persoonlijke gegevens in :
   • Naam en voornaam
   • E-mail en telefoon
   • Geboortedatum (formaat DD-MM-JJJJ)
   • Beroep
   • Postadres (met automatische suggesties)
3. Configureer het peterschap (zie sectie peterschap)
4. Selecteer het voorstellingsevenement (optioneel)
5. Upload de motivatiebrief (PDF)
6. Dien het formulier in

In een werkplaats van hoge graden vraagt het formulier ook de « Doelgraad » (verplicht), en wordt de sectie « Vrijmetselaarsparcours » altijd getoond, ongeacht het type kandidatuur. Dat parcours volgt de kandidaat naar zijn ledenfiche wanneer hij aanvaard wordt. Zie Werkplaatsen van hoge graden.

Een bestaande kandidatuur wijzigen

1. Ga naar de lijst : Kandidaturen → Lijst van kandidaturen
2. Klik op “Wijzigen” voor de gewenste kandidatuur
3. Wijzig de nodige velden
4. Vervang de motivatiebrief indien nodig (de oude wordt verwijderd)
5. Sla de wijzigingen op

Een kandidatuur raadplegen

1. Ga naar de lijst : Kandidaturen → Lijst van kandidaturen
2. Klik op “Details” voor de gewenste kandidatuur
3. Bekijk alle informatie :
   • Persoonlijke gegevens
   • Informatie over het peterschap
   • Motivatiebrief
   • Status en geschiedenis

Peterschapssysteem

Interne peter (lid van de loge)

• Selecteer “Intern” als type peter
• Kies een lid uit de vervolgkeuzelijst
• Upload de motivatiebrief (verplicht)

Externe peter (lid van een andere loge)

• Selecteer “Extern” als type peter
• Vul in :
  • Naam van de peter
  • Voornaam van de peter
  • Naam van de loge van de peter
• Upload de motivatiebrief (verplicht)

Weergave van de peters

• Interne peter : “Voornaam Naam”
• Externe peter : “Voornaam NAAM (Naam van de loge)”

Motivatiebrieven

Vereist formaat

• Bestandstype : Alleen PDF
• Maximale grootte : 1000 MB
• Automatische naamgeving : Het systeem genereert een unieke naam op basis van de hash van het bestand

Automatische beschrijving

Het systeem genereert automatisch een beschrijving in het formaat:

Datum - Motivatiebrief - Naam van de kandidaat

Bestandsvervanging

• Bij wijziging : Als u een nieuw bestand uploadt, wordt het oude automatisch verwijderd
• Informatiebericht : “Het huidige bestand wordt vervangen als er een nieuw bestand wordt geüpload”

Onderzoeksbeheer

Toewijzing van onderzoeken

1. Ga naar de lijst van kandidaturen
2. Klik op “Toewijzen” voor de gewenste kandidatuur
3. Selecteer een onderzoeker onder de leden
4. Bevestig de toewijzing

Indienen van onderzoeksrapporten

1. Ga naar : Kandidaturen → onderzoeken → Een rapport indienen
2. Selecteer de kandidatuur die u wilt onderzoeken
3. Schrijf het rapport in het tekstveld
4. Upload het rapport (PDF, optioneel)
5. Dien het rapport in

Wijziging van rapporten

• Bestaande rapporten : U kunt een reeds ingediend rapport wijzigen
• Bestandsvervanging : De oude rapporten worden automatisch vervangen

Status van kandidaturen

Beschikbare statussen

• In afwachting : Kandidatuur ingediend, in afwachting van onderzoek
• Onderzoek loopt : Onderzoek toegewezen en lopend
• Onderzoek afgerond : Rapport ingediend, in afwachting van beslissing
• Aanvaard : Kandidatuur goedgekeurd
• Geweigerd : Kandidatuur afgewezen
• Gearchiveerd : Kandidatuur gearchiveerd

Statuswijziging

1. Ga naar de details van de kandidatuur
2. Klik op “Status wijzigen”
3. Selecteer de nieuwe status
4. Bevestig de wijziging

Als de kandidatuur verplichte te ondertekenen documenten draagt die nog niet ondertekend zijn, zijn bepaalde statussen (verhoor, lopend onderzoek, ceremonie, toelating) grijs en ontoegankelijk zolang die documenten niet geregeld zijn. Zie de volgende sectie.

Te ondertekenen documenten

Een kandidatuur kan een lijst te ondertekenen documenten dragen: privacyverklaring, intern reglement, of elk ander document dat uw loge kiest. Elke ondertekening gebeurt op een kopie die eigen is aan de kandidaat — nooit op het modeldocument.

Een document toevoegen

1. Ga naar de details van de kandidatuur
2. Open het tabblad “Te ondertekenen documenten”
3. Klik op “Een te ondertekenen document toevoegen”
4. Kies de bron: de privacyverklaring (model van uw loge of van uw obediëntie), een reeds gearchiveerd document, of een PDF om te deponeren
5. Vink “Ondertekening verplicht om verder te gaan” aan als dit document ondertekend moet zijn voordat de kandidatuur verder kan

Verplichte ondertekening en blokkering

Een document dat als verplicht is gemarkeerd en nog niet ondertekend is, blokkeert de voortgang van de kandidatuur voorbij bepaalde stappen (zie hierboven). Een beheerder kan de verplichting opheffen, met een reden, als het document uitzonderlijk niet ondertekend kan worden.

Scan deponeren, versturen ter ondertekening

Als het document buiten Janus werd ondertekend, kan de scan ervan rechtstreeks worden gedeponeerd. Als het versturen ter ondertekening op uw instantie geactiveerd is, kunnen een of meerdere documenten samen naar de kandidaat worden verstuurd per e-mail (link en verificatiecode, online ondertekeningspagina).

Het volledige detail (toevoegen, blokkering, scan deponeren, annuleren, versturen, en wat de kandidaat ziet) staat beschreven in Te ondertekenen documenten.

Als uw obediëntie kandidaturen en affiliaties opvolgt

Uw obediëntie kan ervoor kiezen om aanvragen tot inwijding en affiliaties op te volgen, per type, met of zonder termijn, of zelfs met voorafgaande autorisatie (zie Regels van de obediëntie instellen aan de kant van de obediëntie). Zolang ze dat niet doet, verandert er niets aan wat hierboven beschreven staat.

Doorsturen en termijn

Zodra een kandidatuur of affiliatie onder een van deze regimes wordt aangemaakt, wordt ze automatisch doorgestuurd naar uw obediëntie. De kaart « Opvolging van de kandidatuur » toont:

• de datum van doorsturen;
• in het regime « informatie en termijn », een balk met de einddatum van de door uw obediëntie vastgelegde termijn en het aantal resterende dagen (juli en augustus worden nooit meegeteld);
• de stappen die nog wachten op het einde van de termijn (of op de autorisatie) verschijnen geblokkeerd, met de tooltip « Beschikbaar vanaf … ».

« Voorstelling » duidt de Tenue aan waarop de kandidatuurbrief in de loge wordt voorgesteld: in het regime « informatie en termijn » of « goedkeuring » wacht deze stap — en dus ook de onderzoeken die erop volgen — op het einde van de termijn of op de autorisatie van uw obediëntie. Een Voorstellingstenue kiezen die gedateerd is vóór het einde van de termijn wordt geweigerd, met de datum vanaf wanneer het opnieuw mogelijk is.

Als een kandidatuur zowel op het einde van een termijn als op de ondertekening van een verplicht document wacht, toont het blokkeringsbericht beide redenen samen; één ervan opheffen laat de andere staan.

Autorisatie (regime goedkeuring)

In het regime « goedkeuring » vertrekt het autorisatieverzoek automatisch zodra het dossier wordt aangemaakt. Zolang het in afwachting is, blijven de stappen die ervan afhangen geblokkeerd en kunt u het verzoek intrekken. Eenmaal geautoriseerd, wordt de blokkering opgeheven. Bij weigering wordt de reden van uw obediëntie getoond en kunt u een nieuw verzoek indienen.

Een kandidatuur intrekken

Onder deze regimes kan een kandidatuur of affiliatie door de kandidaat worden gemarkeerd als « Ingetrokken » — een definitieve status, die eventuele lopende ondertekeningsdossiers annuleert en uw obediëntie hiervan op de hoogte brengt.

Aanmaken van leden

Automatische aanmaak vanuit een aanvaarde kandidatuur

Wanneer u de status van een kandidatuur wijzigt naar “Aanvaard” :

1. Verschijnt er een bevestiging : “Wilt u een nieuw lid aanmaken?”
2. Als u bevestigt : Wordt u doorgestuurd naar het formulier voor het aanmaken van een lid
3. De informatie is vooraf ingevuld :
   • Naam en voornaam van de kandidaat
   • E-mail en telefoon
   • Geboortedatum
   • Beroep
   • Postadres
   • Informatie over de peter

Voordelen

• Tijdsbesparing : Geen nood om de informatie opnieuw in te typen
• Consistentie : De gegevens zijn identiek tussen kandidatuur en lid
• Geïntegreerde workflow : Vloeiende overgang van kandidaat naar lid

Veelgestelde vragen

V : Kan ik een kandidatuur wijzigen nadat ik ze heb ingediend?

A : Ja, u kunt een kandidatuur op elk moment wijzigen met de knop “Wijzigen”.

V : Wat gebeurt er als ik een nieuwe motivatiebrief upload?

A : De oude brief wordt automatisch verwijderd en vervangen door de nieuwe.

V : Hoe weet ik of er een onderzoek loopt?

A : De status van de kandidatuur toont “Onderzoek loopt” en u kunt de toegewezen onderzoeker zien.

V : Kan ik een lid aanmaken zonder de kandidatuur te aanvaarden?

A : Ja, u kunt leden rechtstreeks aanmaken via het menu “Leden” → “Lid aanmaken”.

V : Zijn motivatiebrieven verplicht?

A : Ja, een motivatiebrief is vereist voor elke kandidatuur, ongeacht het type peter.

V : Hoe worden geweigerde kandidaturen beheerd?

A : Geweigerde kandidaturen kunnen worden gearchiveerd of ter referentie bewaard. De status “Geweigerd” is definitief.

Technische ondersteuning

Bij een probleem

1. Controleer uw rechten : Zorg dat u over de juiste rol beschikt
2. Raadpleeg de logs : Fouten worden geregistreerd in het logsysteem
3. Neem contact op met de beheerder : Voor aanhoudende problemen

Nuttige logs

• Aanmaken van een kandidatuur : [APPLICATION_CREATE]
• Wijzigen van een kandidatuur : [APPLICATION_UPDATE]
• Bestandsbeheer : [APPLICATION_UPDATE] File replaced/created