Leden importeren

Met de import voegt u in één keer een lijst van leden en bezoekers toe aan Janus. Er zijn twee manieren:

1. Het sjabloon van Janus invullen: u downloadt het sjabloon, vult het aan in uw rekenblad en laadt het daarna op.
2. Uw eigen bestand opladen, zoals u het al hebt (export uit een oud programma, lijst die het secretariaat bijhoudt…): Janus vraagt u dan welke kolom van uw bestand bij welk veld hoort.

In beide gevallen wordt er niets opgeslagen voordat u de regels hebt gecontroleerd en op « Importeren » hebt geklikt.

Wie kan importeren, en waar

De import is voorbehouden aan beheerders en het secretariaat.

• Klik op « Beheer » → « Contacten importeren ».
• Het scherm « Een CSV-bestand importeren » verschijnt.

1. Het sjabloon invullen

Klik op het importscherm op « Sjabloon voor leden/bezoekers » om het sjabloon te downloaden (u kunt het ook hier downloaden). Open het in uw rekenblad (Excel, LibreOffice, Numbers…), vervang de twee voorbeeldregels door uw leden en sla op in CSV-formaat.

Bestanden die door Excel zijn opgeslagen, werken zoals ze zijn, welke versie u ook gebruikt: het scheidingsteken (komma, puntkomma of tab), de codering van accenten en de regeleinden worden automatisch herkend.

De kolommen van het sjabloon

Alleen Prenom, Nom en Mail zijn verplicht. Alle andere kolommen mogen leeg blijven, en de volgorde van de kolommen speelt geen rol.

De laatste vier kolommen zijn nieuw. Een ouder bestand zonder deze kolommen kan nog altijd worden geïmporteerd.

Data schrijft u bij voorkeur als DD/MM/JJJJ (17/06/1988). Ook 17-06-1988, 17.06.1988 en 1988-06-17 worden aanvaard. Een bestand met data in Amerikaans formaat (maand vóór dag, 06/17/1988) wordt automatisch herkend: zie Het datumformaat.

De foto van het lid kan niet worden geïmporteerd: voeg ze daarna toe via de fiche van het lid (zie Geschiedenis en nieuwe velden van de ledenfiche).

Selecteer het bestand, zodra het klaar is, in het veld « CSV-bestand ». Als u de kolomnamen van het sjabloon hebt behouden, gaat Janus meteen naar de controle.

2. Uw eigen bestand opladen

Selecteer uw bestand rechtstreeks in het veld « CSV-bestand ». De eerste regel moet de namen van de kolommen bevatten.

Janus herkent zelf de gangbare kolomnamen, in het Nederlands, het Frans en het Engels, met of zonder accenten (« Voornaam », « Prénom », « First name », « Geboortedatum », « Date de naissance »…). Wordt een verplichte kolom niet gevonden, kent Janus een kolom niet, of herkent hij een kolom slechts bij benadering (bijvoorbeeld « E-mail van het lid » voor Mail), dan toont hij de stap « Koppel de kolommen van uw bestand ».

De kolommen koppelen

Het scherm toont één regel per veld van het sjabloon:

• « Veld van het sjabloon »: het veld van Janus. Verplichte velden zijn gemarkeerd met een sterretje *.
• « Kolom van uw bestand »: kies in de lijst de kolom van uw bestand die deze informatie bevat. Janus heeft al voorgeselecteerd wat hij herkend heeft; controleer die keuzes.
  • Laat voor een facultatief veld dat niet in uw bestand staat « — niet geïmporteerd — » staan.
  • Een verplicht veld dat nog leeg is, toont « — kies een kolom — » op een rode achtergrond.
  • Eenzelfde kolom kan niet voor twee velden dienen.
• « Eerste waarden »: de eerste drie waarden van de gekozen kolom, zodat u in één oogopslag ziet of het de juiste is.

Boven de tabel:

• « Het bestand bevat »: « Leden en bezoekers » (het gewone geval) of « Loges », als u een lijst van loges importeert.
• « Datumnotatie in uw bestand »: zie hieronder.

Kolommen van uw bestand die u voor geen enkel veld hebt gekozen, worden niet geïmporteerd.

Klik op « Doorgaan » om naar de controle te gaan, of op « Een ander bestand kiezen » om opnieuw te beginnen.

Gangbare waarden worden automatisch omgezet. Het type: « Lid » of « Bezoeker » wordt M of V. De graad: « Leerling », « Gezel », « Meester », de initialen of « I/II/III » worden 1, 2 of 3. Een waarde die Janus niet herkent, verschijnt in de volgende stap in het rood, waar u ze kunt corrigeren.

Heeft uw bestand één veld « Volledige naam » (voornaam en naam samen)? Janus kan dat niet in tweeën splitsen. Splits voornaam en naam eerst in twee kolommen in uw rekenblad.

Het datumformaat

Een datum als 01/02/2023 kan 1 februari of 2 januari betekenen. Janus bekijkt alle data in uw bestand:

• laat één ervan geen twijfel (17/06/1988 kan alleen dag/maand/jaar zijn), dan kiest hij zelf het juiste formaat;
• passen alle data in beide formaten, dan leest hij ze als dag/maand/jaar en meldt hij dat. Kies het juiste formaat in « Datumnotatie in uw bestand »: « Dag/maand/jaar (DD/MM/JJJJ) » of « Maand/dag/jaar (MM/DD/JJJJ) ».

Bij de controle worden alle data als DD/MM/JJJJ getoond.

Een koppeling die onthouden wordt

Laadt u opnieuw een bestand op met precies dezelfde kolommen (bijvoorbeeld de volgende export uit uw oud programma), dan hergebruikt Janus de koppeling van de vorige keer en gaat hij meteen naar de controle. Een melding herinnert u daaraan. Met de knop « Kolomkoppeling wijzigen » kunt u er altijd naar terugkeren.

Deze koppeling wordt door uw browser onthouden, op deze computer.

De regels controleren vóór de import

Het scherm « Controleer en vul ontbrekende informatie in » toont alle regels van het bestand, in de volgorde van de kolommen van het sjabloon. Elke cel blijft bewerkbaar.

• Een cel op een rode achtergrond moet worden gecorrigeerd: een leeg verplicht veld, een ongeldig e-mailadres, een onmogelijke datum (31/02), een onbekende graad, een te lange tekst. Beweeg over de cel om de reden te lezen. De lijst van alle redenen, regel per regel, staat onder de tabel.
• Corrigeer rechtstreeks in de cel, of verwijder de regel met het prullenbakicoon.
• De knop « Kolomkoppeling wijzigen » brengt u terug naar de koppelingsstap, zonder het bestand opnieuw op te laden.

Klik daarna op « Importeren ».

Een regel die nog een fout bevat, wordt niet geïmporteerd: hij wordt met zijn reden in het overzicht vermeld, en de andere regels worden normaal geïmporteerd.

Het overzicht van de import

Op het einde toont Janus « Importeren voltooid » met:

• « Geïmporteerd: »: het aantal toegevoegde leden en bezoekers;
• « Overgeslagen: »: het aantal niet-geïmporteerde regels, elk met zijn reden. Bijvoorbeeld « Regel 3: het e-mailadres … is al in gebruik »: een lid van de loge gebruikt dat e-mailadres al. Janus werkt via de import nooit een bestaande fiche bij.
• « Janus-toegang verleend: »: het aantal aangemaakte Janus-accounts (zie hieronder), en in voorkomend geval de bijgewerkte bestaande accounts en de mislukte toegangen.

Elke gedateerde graad (inwijding, bevordering, verheffing) verschijnt in het tabblad « Geschiedenis » van de fiche van het geïmporteerde lid.

Toegang tot Janus geven (kolom AccesJanus)

Met de kolom AccesJanus maakt u een Janus-account voor het lid aan op het moment van de import, net zoals het vakje « Toegang tot Janus » bij het handmatig aanmaken van een lid (zie Een lid aanmaken).

• Lege waarde: er wordt voor die regel geen toegang aangemaakt.
• Een rol: vul een van de volgende rollen in (dezelfde als bij het handmatig aanmaken, beschreven in Rollen en rechten):
  • Admin (Beheerder)
  • Secretary (Secretaris)
  • Treasurer (Penningmeester)
  • BanquetMaster (Banketmeester)
  • Archivist (Archivist)
  • EventCoordinator (Evenementcoördinator)
  • ContentManager (Inhoudsbeheer)
  • Librarian (Bibliotheekbeheerder)
  • Member (Lid)
• Bij de controle wordt deze kolom een keuzelijst: u kunt er voor elke regel de rol kiezen of corrigeren (« Geen toegang » = geen account).
• Een rol die voor een bezoeker wordt gevraagd, wordt genegeerd: bezoekers hebben geen Janus-account.

Wanneer een rol wordt toegekend, maakt Janus het account aan (gebruikersnaam = e-mailadres) en plaatst een activeringsmail in de wachtrij: die bevat de gebruikersnaam en een link, 72 uur geldig, waarmee de persoon zelf zijn wachtwoord kiest. Er wordt geen wachtwoord per e-mail verstuurd. Die vertrekt bij de volgende uitvoering van de verzendtaak, enkele minuten later.

In het overzicht:

• Janus-toegang verleend: het account is aangemaakt en de activeringsmail staat in de wachtrij.
• Bestaande accounts bijgewerkt: er bestond al een account voor dat adres. De rol is bijgewerkt, maar er is geen e-mail verzonden. Heeft de persoon zijn account nog nooit geactiveerd, gebruik dan « Activeringslink opnieuw verzenden » op zijn fiche; is hij zijn wachtwoord vergeten, dan gebruikt hij « Wachtwoord vergeten » op het aanmeldscherm.
• Mislukte toegangen: de regel wordt vermeld met de reden. Het lid is wel degelijk geïmporteerd, alleen de toegang is mislukt.

Loges importeren

Hetzelfde scherm importeert ook een lijst van loges (bijvoorbeeld de vriendschapsloges): download het « Sjabloon voor loges », of laad uw eigen bestand op en kies « Loges » in « Het bestand bevat ». De naam van de loge en haar oriënt zijn verplicht.