Model van de privacyverklaring

Overzicht

Het profiel van de loge, net als dat van de obediëntie, heeft een tabblad « GDPR/RGPD » gewijd aan het model van de privacyverklaring — het document dat een kandidaat of een lid ondertekent om in te stemmen met de verwerking van zijn persoonsgegevens. Een obediëntie kan haar eigen model deponeren en het automatisch verspreiden naar al haar loges; een loge zonder obediëntie, of van wie de obediëntie niets heeft verspreid, deponeert en beheert haar eigen model lokaal.

Het tabblad openen

Klik vanuit « Profiel » (profiel van de loge of van de obediëntie) op het tabblad « GDPR/RGPD ». Het is zichtbaar voor beheerders en voor het secretariaat; enkel beheerders kunnen er een document deponeren of vervangen, het secretariaat raadpleegt het enkel.

Een model deponeren

1. Klik op « Het model deponeren » (of « Een nieuwe versie deponeren » als er al een model bestaat).
2. Kies het PDF-bestand.
3. Bevestig.

Elke deponering creëert een nieuwe versie; de vorige versies blijven raadpleegbaar in de geschiedenis van het tabblad.

Verspreiding door de obediëntie

Als u een obediëntie bent, wordt elke nieuwe versie die u deponeert automatisch doorgegeven aan alle loges van uw federatieve gemeenschappen: zij hoeven niets te doen om ze te ontvangen. Een loge die zelf een lokaal model deponeert, zonder af te hangen van een verspreiding door haar obediëntie, behoudt de controle over haar eigen versie.

Welk model wordt gebruikt voor een ondertekening?

Wanneer een privacyverklaring wordt toegevoegd aan de te ondertekenen documenten van een kandidatuur (zie Te ondertekenen documenten), houdt Janus rekening met, in deze volgorde:

1. In de eerste plaats, de laatste versie ontvangen van de obediëntie, als uw loge daarvan afhangt;
2. Bij ontstentenis daarvan, de laatste lokaal gedeponeerde versie;
3. Als geen enkel model beschikbaar is, verschijnt de optie van de privacyverklaring eenvoudigweg niet in de lijst van toe te voegen documenten.

De ondertekening gebeurt altijd op een kopie van het model, eigen aan de ondertekenaar: het model zelf wordt nooit gewijzigd door een ondertekening.

Vertrouwelijkheid

Het model van de verklaring is geen geheim document: het wordt zoals het is verspreid, vrij raadpleegbaar door elke betrokken loge. Het zijn de ondertekende kopieën die beschermde documenten zijn — voorbehouden aan beheerders en het secretariaat, nooit zichtbaar in een lijst of archiefzoekopdracht (zie Te ondertekenen documenten en, aan de kant van de obediëntie, Handtekeningen van kandidaten).