Bijdragen beheren

Bijdragenbeheer in Janus

Janus laat u toe bijdragen van de leden van uw loge aan te maken en te beheren. Een bijdrage kan op drie verschillende manieren worden aangemaakt, afhankelijk van uw context.

Scenario 1: via de ledenlijst

Deze methode is ideaal wanneer u een bijdrage wilt aanmaken voor een specifiek lid.

Gebruik

1. Vanuit het menu:
   1. Klik in de sectie «Leden» op «Lijst»
2. Zoek het betrokken lid in de ledenlijst
3. Klik op het bijdrage-icoon (💰) in de kolom «Acties»
4. Op de pagina voor het aanmaken van een bijdrage:
   1. Selecteer het type bijdrage (Maandelijks, Driemaandelijks, Halfjaarlijks, Jaarlijks)
   2. Controleer de status van het lid (Actief of Met verlof)
   3. Selecteer de maand en het jaar van de bijdrageperiode
   4. Controleer het bedrag (automatisch berekend op basis van het type en de status)
   5. Klik op «Aanmaken»
5. Janus maakt automatisch aan:
   • De bijdrage
   • De bijbehorende ontvangst in de financiën
   • De koppeling tussen de bijdrage en de ontvangst

Scenario 2: via het handmatig invoeren van een ontvangst

Deze methode is nuttig wanneer u tegelijk een ontvangst en een bijdrage wilt aanmaken, zonder via de ledenlijst te gaan.

Gebruik

1. Vanuit het menu:
   1. Klik in de sectie «Financiën» op «Ontvangsten»
   2. Klik op «Een ontvangst aanmaken»
2. Vul het ontvangstformulier in:
   1. Selecteer de categorie «Bijdragen»
   2. Vul de andere velden in (Datum, Bedrag, Omschrijving, Bron)
3. Wanneer u «Bijdragen» selecteert als categorie:
   1. Er verschijnt een venster om het lid te selecteren
   2. Kies het lid uit de lijst
   3. Klik op «Een bijdrage aanmaken»
4. Op de pagina voor het aanmaken van een bijdrage:
   1. De gegevens van de ontvangst zijn vooraf ingevuld (bedrag, datum)
   2. Selecteer het type bijdrage
   3. Selecteer de maand en het jaar van de bijdrageperiode
   4. Controleer de gegevens
   5. Klik op «Aanmaken»
5. Janus maakt automatisch aan:
   • De bijdrage
   • De bijbehorende ontvangst
   • De koppeling tussen de bijdrage en de ontvangst

Scenario 3: via de bankafstemming

Deze methode is het efficiëntst wanneer u een rekeninguittreksel importeert en de transacties automatisch wilt afstemmen met de bijdragen.

Gebruik

1. Vanuit het menu:
   1. Klik in de sectie «Financiën» op «Afstemming»
2. Importeer een rekeninguittreksel (CSV) indien dit nog niet gebeurd is
3. In de lijst met niet-afgestemde transacties:
   1. Zoek de transactie die overeenkomt met een bijdrage
   2. Klik op «Afstemmen»
4. Op de afstemmingspagina:
   1. Janus stelt automatisch een lid voor als diens naam voorkomt in de mededeling van de transactie
   2. Janus stelt ook bestaande, nog niet gekoppelde bijdragen voor die overeenkomen met het bedrag
   3. U heeft meerdere opties:
      • Koppelen aan een bestaande bijdrage: Als een voorgestelde bijdrage overeenkomt, selecteer deze en klik op «Koppelen»
      • Een nieuwe bijdrage aanmaken: Klik op «Bijdrage» om een nieuwe bijdrage aan te maken
      • Een eenvoudige ontvangst aanmaken: Klik op «Ontvangst» als het geen bijdrage betreft
5. Als u ervoor kiest een bijdrage aan te maken:
   1. Op de pagina voor het aanmaken van een bijdrage:
      1. Een banner geeft aan dat u zich in afstemmingsmodus bevindt
      2. De gegevens van de transactie worden weergegeven (datum, bedrag, mededeling)
      3. Het voorgestelde lid is vooraf geselecteerd (u kunt een ander lid kiezen)
      4. Het bedrag van de transactie is vooraf ingevuld
      5. Selecteer het type bijdrage
      6. Selecteer de maand en het jaar van de bijdrageperiode
      7. Controleer de gegevens
      8. Klik op «Aanmaken»
6. Janus maakt automatisch aan:
   • De bijdrage
   • De bijbehorende ontvangst
   • De koppeling tussen de bijdrage en de ontvangst
   • De koppeling tussen de banktransactie en de ontvangst (afstemming)

Belangrijke opmerkingen

• Bijdrageperiode: De periode moet handmatig geselecteerd worden. De datum van de transactie (in scenario 3) dient enkel als referentie.
• Bedragen: De bedragen worden automatisch berekend op basis van het type bijdrage (Maandelijks, Driemaandelijks, Halfjaarlijks, Jaarlijks) en de status van het lid (Actief of Met verlof).
• Duplicatie: Janus voorkomt het aanmaken van dubbele bijdragen voor dezelfde periode en hetzelfde lid.
• Automatische koppeling: Bij het aanmaken van een bijdrage maakt Janus automatisch de bijbehorende ontvangst en de nodige koppelingen aan.