Bijdragetypes beheren

Beheer van meerdere bijdragetypes in Janus

Janus laat u toe meerdere bijdragetypes te definiëren met verschillende bedragen naargelang de status van de leden. Deze functionaliteit is nuttig voor organisaties die uiteenlopende bijdragebedragen aanrekenen naargelang de leden actief, met verlof, bezoeker, enz. zijn.

Let op: Het beheer van meerdere bijdragetypes is toegankelijk als de module «Financiën» geactiveerd is. Om de module «Financiën» te activeren, kunt u contact opnemen met janus@cydit.eu

Vereisten

De module «Financiën» geactiveerd hebben
Ledenstatussen geconfigureerd hebben in de database

Toegang tot het beheer van de bijdragetarieven

Vanaf de startpagina:

Klik op «Financiën» → «Instellingen»
De sectie «Bijdragen» toont alle geconfigureerde bijdragetarieven
De tarieven zijn georganiseerd per ledenstatus met het bijbehorende bedrag

De ledenstatussen begrijpen

De ledenstatussen zijn vooraf gedefinieerd in Janus en georganiseerd in groepen:

Actieven: Actieve leden (bv. “Active Member”)
Met verlof: Tijdelijk met verlof zijnde leden (bv. “On Leave”)
Voormalige leden: Leden die de organisatie verlaten hebben (bv. “Former Member”, “Dormant”)
Bezoekers: Bezoekende leden (bv. “Visitor”)
Eeuwige Oosten: Overleden leden (bv. “Eternal East”)

Elke status kan een bijbehorend bijdragebedrag hebben.

Een bijdragetarief aanmaken

Om een nieuw bijdragetarief toe te voegen:

Ga naar «Financiën» → «Instellingen»
Klik in de sectie «Bijdragetarieven» op de knop «Een tarief toevoegen»
Vul de gegevens in:
- Naam: Beschrijvende naam van het tarief (bv. “Actief”, “Met verlof”, “Bezoeker”)
- Bedrag: Bedrag van de bijdrage in euro (bv. 120,00, 60,00)
- Ledenstatus: Selecteer een bestaande status in het vervolgkeuzemenu
  - OF vink «Een nieuwe status aanmaken» aan en voer de naam van de nieuwe status in
Klik op «Aanmaken»

Opmerking: Als u een nieuwe status aanmaakt tijdens het aanmaken van het tarief, wordt deze status automatisch toegevoegd aan de lijst met beschikbare statussen voor de leden.

Een bijdragetarief wijzigen

Om het bedrag of de naam van een bestaand tarief te wijzigen:

Ga naar «Financiën» → «Instellingen»
Klik in de lijst met bijdragetarieven op het bewerkingsicoon (✏️) in de kolom «Acties»
Wijzig de gewenste gegevens:
- Naam: Wijzig indien nodig
- Bedrag: Pas het bedrag aan
- Ledenstatus: Wijzig van status indien nodig (ook hier kan een nieuwe status aangemaakt worden)
Klik op «Opslaan»

Opmerking: Het wijzigen van een tarief heeft geen invloed op reeds aangemaakte bijdragen. Alleen nieuwe bijdragen gebruiken het nieuwe bedrag.

Een bijdragetarief deactiveren

Als een tarief niet meer gebruikt wordt maar u de historiek wilt bewaren:

Ga naar «Financiën» → «Instellingen»
Klik in de lijst met bijdragetarieven op het verwijderingsicoon (🗑️) in de kolom «Acties»
Bevestig de deactivering

Gedrag:

Het tarief wordt gemarkeerd als «inactief» en verschijnt niet meer in de selectiemenu’s bij het aanmaken van bijdragen
Bestaande bijdragen die aan dit tarief gekoppeld zijn, blijven ongewijzigd
Het tarief blijft zichtbaar in de lijst, maar met de vermelding «inactief»

De tarieven gebruiken bij het aanmaken van een bijdrage

Bij het aanmaken van een bijdrage voor een lid:

Ga naar «Bijdragen» → «Een bijdrage aanmaken»
Selecteer het lid
Kies het type bijdrage (Maandelijks, Driemaandelijks, Halfjaarlijks, Jaarlijks)
Selecteer de periode (maand en jaar)
Automatisch bedrag: Janus stelt automatisch het bedrag voor op basis van:
- De huidige status van het lid
- Het bijdragetarief dat aan deze status gekoppeld is
U kunt het bedrag handmatig aanpassen indien nodig
Klik op «Aanmaken»

Standaard ledenstatussen

Janus bevat standaard de volgende ledenstatussen:

Active Member (Actieve status) - Groep: active
On Leave (Met verlof) - Groep: active
Dormant (Slapend) - Groep: former
Visitor (Bezoeker) - Groep: visitor
Eternal East (Eeuwige Oosten) - Groep: oe
Former Member (Voormalig lid) - Groep: former

Deze statussen kunnen gebruikt worden om bijdragetarieven te configureren.

Een nieuwe ledenstatus aanmaken

U kunt op twee manieren een nieuwe ledenstatus aanmaken:

Vanuit het aanmaken/wijzigen van een tarief

Tijdens het aanmaken of wijzigen van een bijdragetarief
Vink «Een nieuwe status aanmaken» aan
Voer de naam van de nieuwe status in
De status wordt automatisch aangemaakt en gekoppeld aan het tarief

Vanuit het ledenbeheer (indien deze functionaliteit beschikbaar is)

Statussen kunnen ook rechtstreeks aangemaakt worden in het ledenbeheer, en vervolgens gebruikt worden om bijdragetarieven te configureren.

Meerdere tarieven voor dezelfde status

Opmerking: Standaard kan slechts één actief tarief gekoppeld worden aan een ledenstatus. Als er meerdere tarieven bestaan voor dezelfde status, gebruikt Janus het meest recente (op basis van aflopend ID).

Om het tarief van een status te wijzigen, past u het bestaande tarief aan of deactiveert u het oude en maakt u een nieuw tarief aan.

Weergave in de bijdragenlijsten

De bijdragen tonen:

Het bedrag van de bijdrage
De status van het lid op het moment van het aanmaken van de bijdrage
De naam van het gekoppelde tarief (indien een specifiek tarief gebruikt werd)

Belangrijke opmerkingen

Retroactieve wijziging: Het wijzigen van een tarief heeft geen invloed op reeds aangemaakte bijdragen. Elke bijdrage behoudt het bedrag dat eraan toegekend werd bij het aanmaken.
Inactieve statussen: Ledenstatussen kunnen als inactief gemarkeerd worden, maar dit heeft geen invloed op bestaande bijdragetarieven. Tarieven gekoppeld aan inactieve statussen blijven beschikbaar, maar zijn mogelijk niet selecteerbaar voor nieuwe leden.
Aangepaste bedragen: Bij het aanmaken van een bijdrage kunt u het voorgestelde bedrag altijd handmatig wijzigen om rekening te houden met bijzondere gevallen (kortingen, uitzonderlijke bedragen, enz.).
Terugkerende bijdragen: Als uw organisatie terugkerende bijdragen gebruikt, worden de bedragen berekend op basis van de status van het lid op het moment van het genereren van elke bijdrage. Als de status verandert, kan het bedrag van periode tot periode variëren.