Meerdere rekeningen beheren

Beheer van meerdere rekeningen in Janus

Janus laat u toe meerdere bank- en kasrekeningen te beheren binnen de module financiën. Deze functionaliteit is nuttig voor organisaties die over meerdere rekeningen beschikken (zichtrekening, spaarrekening, kas, enz.) en hun financiën afzonderlijk willen opvolgen.

Let op: Het beheer van meerdere rekeningen is toegankelijk als de module «Financiën» geactiveerd is. Om de module «Financiën» te activeren, kunt u contact opnemen met janus@cydit.eu

Vereisten

De module «Financiën» geactiveerd hebben
De functionaliteit «Meerdere rekeningen» moet geactiveerd zijn.

Een rekening aanmaken

Om een nieuwe bank- of kasrekening toe te voegen:

Ga naar «Financiën» → «Instellingen»
Klik in de sectie «Rekeningen» op de knop «Een rekening toevoegen»
Vul de gegevens in:
- Naam van de rekening: Beschrijvende naam (bv. «Zichtrekening», «Hoofdkas»)
- Type: Kies tussen «Bank» of «Kas»
- Rekeningnummer: IBAN-nummer of identificatie van de rekening (optioneel)
- Houder van de rekening: Naam van de houder (optioneel)
Klik op «Aanmaken»

De rekening is onmiddellijk beschikbaar in de lijst met actieve rekeningen.

Een rekening wijzigen

Om de gegevens van een bestaande rekening te wijzigen:

Ga naar «Financiën» → «Instellingen»
Klik in de lijst met rekeningen op het bewerkingsicoon (✏️) in de kolom «Acties»
Wijzig de gewenste gegevens
Klik op «Opslaan»

Opmerking: Het saldo van de rekening kan niet rechtstreeks vanaf deze pagina gewijzigd worden. Het wordt automatisch berekend op basis van de bijbehorende ontvangsten, uitgaven en transacties.

Een rekening toewijzen aan specifieke functies

U kunt bankrekeningen toewijzen aan specifieke functies:

Agapes: Rekening gebruikt voor betalingen in verband met de agapes (QR-codes, overschrijvingen)
Bijdragen: Rekening gebruikt voor bijdragebetalingen (QR-codes, overschrijvingen)

Een rekening toewijzen

Ga naar «Financiën» → «Instellingen»
Gebruik in de sectie «Algemene instellingen» de vervolgkeuzemenu’s:
- «Rekening voor de agapes»: Selecteer de juiste bankrekening
- «Rekening voor de bijdragen»: Selecteer de juiste bankrekening
Klik op «Opslaan» om de instellingen te bewaren

Opmerking: Alleen rekeningen van het type «Bank» kunnen aan deze functies toegewezen worden.

Een rekening archiveren

Als een rekening niet meer gebruikt wordt maar u de historiek wilt bewaren:

Ga naar «Financiën» → «Instellingen»
Klik in de lijst met rekeningen op het archiveringsicoon (📦) in de kolom «Acties»
Bevestig de archivering

Gedrag:

De rekening wordt gemarkeerd als «gearchiveerd» en verschijnt niet meer in de selectielijsten van actieve rekeningen
Alle bijbehorende ontvangsten, uitgaven en transacties blijven gekoppeld aan de gearchiveerde rekening
De gearchiveerde rekening verschijnt in een aparte sectie «Gearchiveerde rekeningen»
Als de rekening toegewezen was aan een functie (Agapes/Bijdragen), wordt automatisch een andere rekening in de plaats gebruikt

Een rekening verwijderen

Let op: Deze actie is onomkeerbaar. Een rekening kan enkel verwijderd worden als er geen ontvangst, uitgave of transactie aan gekoppeld is.

Ga naar «Financiën» → «Instellingen»
Klik in de lijst met rekeningen op het verwijderingsicoon (🗑️) in de kolom «Acties»
Bevestig de verwijdering

Opmerking: Als de rekening toegewezen is aan een functie (Agapes/Bijdragen), waarschuwt Janus u en gebruikt het automatisch een andere beschikbare bankrekening als vervanging.

De rekeningen gebruiken bij ontvangsten en uitgaven

Bij het aanmaken van een ontvangst

Ga naar «Financiën» → «Ontvangsten» → «Een ontvangst aanmaken»
Het formulier toont een veld «Rekening»
Selecteer de juiste rekening in het vervolgkeuzemenu
Als er geen rekening geselecteerd is, gebruikt Janus de standaardrekening (eerste actieve rekening van het type «Bank»)

Bij het aanmaken van een uitgave

Ga naar «Financiën» → «Uitgaven» → «Een uitgave aanmaken»
Het formulier toont een veld «Rekening»
Selecteer de juiste rekening in het vervolgkeuzemenu
Als er geen rekening geselecteerd is, gebruikt Janus de standaardrekening

De saldi per rekening raadplegen

Op de instellingenpagina

De pagina «Financiën» → «Instellingen» toont voor elke rekening:

Saldo van de rekening: Automatisch berekend huidig saldo
Toewijzing: Geeft aan of de rekening toegewezen is aan de Agapes, de Bijdragen, of beide

In de rapporten en overzichten

De financiële rapporten kunnen de gegevens filteren per rekening om een gedetailleerd overzicht van de financiën van elke rekening te krijgen.

Standaardrekening

Janus bepaalt automatisch een standaardrekening:

De eerste actieve bankrekening (gesorteerd op sorteervolgorde, dan op ID)
Als er geen bankrekening bestaat, de eerste actieve rekening (alle types samen)

De standaardrekening wordt gebruikt:

Wanneer er geen rekening opgegeven is bij het aanmaken van een ontvangst of uitgave
Voor geïmporteerde transacties die niet automatisch aan een rekening gekoppeld kunnen worden
Als vervanging wanneer een toegewezen rekening gearchiveerd of verwijderd is

Belangrijke opmerkingen

Gegevensintegriteit: Rekeningen kunnen niet verwijderd worden als er gegevens aan gekoppeld zijn. U moet de rekening eerst archiveren als u ze uit het huidige gebruik wilt halen.
Meervoudige toewijzingen: Eenzelfde rekening kan tegelijk toegewezen worden aan de Agapes en aan de Bijdragen.
Sortering van rekeningen: De rekeningen worden gesorteerd op aangepaste sorteervolgorde (veld sort_order), dan op oplopend ID. U kunt de volgorde wijzigen via het veld «Sorteervolgorde» bij het aanmaken of wijzigen van een rekening.
Archivering versus verwijdering: Archivering bewaart de gegevens en laat toe de historiek te raadplegen. Verwijdering is enkel mogelijk als de rekening leeg is van alle gegevens.
Enkel bankrekeningen: Alleen rekeningen van het type «Bank» kunnen toegewezen worden aan de functies Agapes en Bijdragen, aangezien deze functies elektronische betalingen inhouden.