Transacties afstemmen

Bankafstemming in Janus

Janus laat u toe geïmporteerde banktransacties af te stemmen met de ontvangsten en uitgaven die in de financiën geregistreerd zijn.

Deze functionaliteit is nuttig om de bewegingen van uw rekeninguittreksel te laten overeenkomen met de boekhoudkundige elementen (ontvangsten, uitgaven, bijdragen) en zo over financiën te beschikken die correct en up-to-date zijn.

Let op: De afstemming is toegankelijk als de module «Financiën» geactiveerd is. Om de module «Financiën» te activeren, kunt u contact opnemen met janus@cydit.eu

Vereisten

Een rekeninguittreksel in CSV-formaat geïmporteerd hebben, zie:

Rekeninguittreksels importeren

De geïmporteerde transacties verschijnen in het menu «Financiën» → «Bank - Transacties»

Toegang tot de af te stemmen transacties

Vanaf de startpagina:

Klik op «Financiën» → «Bank - Transacties»
De pagina toont alle geïmporteerde transacties met hun status (Afgestemd / Niet afgestemd)
Om een transactie af te stemmen, klikt u op het koppelingsicoon (🔗) in de kolom «Acties» van een niet-afgestemde transactie

Een ontvangsttransactie afstemmen

Wanneer het bedrag positief is, gaat het meestal om een ontvangst (bijdrage, gift, terugbetaling, enz.).

Op het afstemmingsscherm (ontvangst)

Het scherm toont de gegevens van de transactie:

Datum: Datum van de transactie
Omschrijving: Omschrijving van de transactie
Mededeling: Gestructureerde mededeling (indien aanwezig)
Tegenpartij: Bankrekening van de tegenpartij
Bedrag: Bedrag van de transactie
Type: Ontvangst

Janus zoekt automatisch naar:

Bestaande ontvangsten die kunnen overeenkomen (zelfde bedrag, nabije datum)
Bestaande, nog niet gekoppelde bijdragen met hetzelfde bedrag
Een voorgesteld lid op basis van de tekst van de mededeling of de omschrijving

Beschikbare opties (ontvangst)

Waarschijnlijke bijdrage. Herkent Janus een lid in de mededeling of de omschrijving, en komt een van zijn bijdragen overeen met het bedrag, dan verschijnt die meteen bovenaan het scherm, onder « Koppelen aan een bestaand abonnement »: klik op « Ontvangst aanmaken en koppelen » om de ontvangst aan te maken en ze in één keer aan de transactie en de bijdrage te koppelen.

Onder « Kies een optie » staan twee kaarten:

« Koppelen aan een bestaand item » — de kaart vermeldt vooraf wat ze zal vinden, zodat u nooit voor niets klikt:
- suggesties (bedrag, datum en omschrijving dichtbij): die worden getoond; klik op « Koppelen » naast de juiste. Een knop opent ook alle niet-afgestemde ontvangsten van het boekjaar;
- geen suggestie, maar wel niet-afgestemde ontvangsten in het boekjaar: de lijst « Alle ontvangsten van de boekperiode » opent meteen, met zoekfunctie; klik op « Koppelen » op de juiste regel;
- niets te koppelen in het boekjaar: de kaart is grijs en zegt dat; u maakt de ontvangst dan aan.
« Nieuwe ontvangst aanmaken »
- Als een lid wordt voorgesteld, vraagt Janus of u een bijdrage wilt aanmaken
  - Indien ja: u wordt doorgestuurd naar de pagina voor het aanmaken van een bijdrage, met het voorgestelde lid vooraf geselecteerd (u kunt een ander kiezen), het bedrag van de transactie en de datum ervan als referentie; kies het type bijdrage en de periode, en klik op « Aanmaken »
  - Indien nee: u wordt doorgestuurd naar de pagina voor het aanmaken van een ontvangst, met de gegevens vooraf ingevuld (datum, bedrag, omschrijving, mededeling)

Resultaat (ontvangst)

Zodra de actie gekozen is:

Janus maakt aan of werkt bij: de ontvangst / bijdrage
De transactie wordt gemarkeerd als afgestemd en gekoppeld aan het bijbehorende element
U wordt doorgestuurd naar de lijst met banktransacties

Een uitgaventransactie afstemmen

Wanneer het bedrag negatief is, gaat het meestal om een uitgave (bankkosten, lasten, facturen, enz.).

Op het afstemmingsscherm (uitgave)

Het scherm toont de gegevens van de transactie:

Datum: Datum van de transactie
Omschrijving: Omschrijving van de transactie
Mededeling: Gestructureerde mededeling (indien aanwezig)
Tegenpartij: Bankrekening van de tegenpartij
Bedrag: Bedrag van de transactie (negatief)
Type: Uitgave

Janus zoekt automatisch naar bestaande uitgaven die dicht bij de datum en het bedrag liggen.

Beschikbare opties (uitgave)

Onder « Kies een optie » staan twee kaarten:

« Koppelen aan een bestaand item » — zoals bij een ontvangst vermeldt de kaart vooraf wat ze zal vinden: de voorgestelde uitgaven (klik op « Koppelen »), anders de lijst « Alle uitgaven van de boekperiode » die meteen opent, anders een grijze kaart wanneer er in het boekjaar niets te koppelen is.
« Nieuwe uitgave aanmaken »
- U wordt doorgestuurd naar de pagina voor het aanmaken van een uitgave, met de gegevens vooraf ingevuld:
  - De datum is vooraf ingevuld
  - Het bedrag is vooraf ingevuld (absolute waarde)
  - De omschrijving is vooraf ingevuld met de mededeling of de omschrijving van de transactie
- Vul de categorie, de omschrijving en eventueel de begunstigde aan
- Klik op « Aanmaken »

Resultaat (uitgave)

Zodra de actie bevestigd is:

Janus maakt aan of werkt bij: de uitgave
De transactie wordt gemarkeerd als afgestemd en aan deze uitgave gekoppeld
U wordt doorgestuurd naar de lijst met banktransacties

Resultaat van de afstemming

Na de afstemming:

Elke banktransactie is:
- Gekoppeld aan een ontvangst, een uitgave of een bijdrage
- Gemarkeerd als afgestemd (status «Afgestemd» in de lijst)
- Het gekoppelde element is zichtbaar in de kolom «Gekoppeld element» van de transactielijst
Het saldo van de financiën in Janus benadert het werkelijke saldo van uw bankrekening
De schermen van de financiën (ontvangsten, uitgaven, overzichten) tonen een situatie die betrouwbaar en up-to-date is

Belangrijke opmerkingen

Automatische suggesties: Janus stelt automatisch overeenkomende elementen voor op basis van het bedrag, de datum en de mededeling. Deze suggesties vergemakkelijken de afstemming, maar kunnen altijd genegeerd worden.
Bijdrageperiode: Bij het aanmaken van een bijdrage vanuit de afstemming moet de periode handmatig geselecteerd worden. De datum van de transactie dient enkel als referentie.
Duplicatie: Janus voorkomt het aanmaken van dubbele ontvangsten/uitgaven tijdens de afstemming.
Afgestemde transacties: Eenmaal afgestemd, kan een transactie niet meer rechtstreeks gewijzigd worden. Om ze te wijzigen, moet u ze eerst loskoppelen van het bijbehorende element (indien deze functionaliteit beschikbaar is).