Financiën VZW/Wet van 1901

Beheer van de financiën VZW of Wet van 1901: categorieën, rapport, enz.

Janus laat u toe de financiën te beheren volgens gestandaardiseerde boekhoudplannen voor Belgische verenigingen (VZW) of Franse verenigingen (Wet van 1901). Deze functionaliteit biedt vooraf gedefinieerde categorieën die voldoen aan de boekhoudkundige normen, een koppelingssysteem voor bestaande aangepaste categorieën, en aangepaste rapporten (resultatenrekening, vereenvoudigde balans).

Let op: Het boekhoudkundig beheer VZW/Wet van 1901 is toegankelijk als de module «Financiën» geactiveerd is. Om de module «Financiën» te activeren, kunt u contact opnemen met janus@cydit.eu

Vereisten

• De module «Financiën» geactiveerd hebben
• De nodige installatiescripts uitgevoerd hebben (zie sectie Installatie)

De boekhoudmodus VZW of Wet van 1901 activeren

Janus biedt drie boekhoudmodi aan:

• Eenvoudige financiën: Historische modus met vrije categorieën (standaard)
• VZW: Boekhoudplan voor Belgische verenigingen
• Wet van 1901: Boekhoudplan voor Franse verenigingen

De boekhoudmodus wijzigen

1. Ga naar «Financiën» → «Instellingen»
2. Zoek in de sectie «Algemene instellingen» het menu «Boekhoudmodus»
3. Selecteer de gewenste modus:
   • «Eenvoudige financiën» voor de historische modus
   • «VZW» voor het Belgische boekhoudplan
   • «Wet van 1901» voor het Franse boekhoudplan
4. Klik op «Opslaan»

Opmerking: Het wijzigen van de modus heeft geen invloed op bestaande gegevens. Reeds gebruikte categorieën blijven behouden en kunnen gekoppeld worden aan de nieuwe standaardcategorieën.

Standaardcategorieën VZW

In VZW-modus zijn de volgende categorieën beschikbaar:

Categorieën van ontvangsten

• Bijdragen van leden (bv. maandelijks/jaarlijks)
• Giften en legaten (bv. giften van leden, weldoeners)
• Subsidies en overheidssteun (bv. liefdadigheidsprojecten)
• Ontvangsten uit activiteiten (evenementen, occasionele verkoop) (bv. agapes, witte tenues)
• Financiële opbrengsten (interesten, dividenden) (bv. bankinteresten)
• Andere ontvangsten (sponsoring, partnerschappen)

Categorieën van uitgaven

• Werkingskosten (huur, elektriciteit, water, telefoon, internet) (bv. huur van de tempel)
• Aankopen van klein materiaal en benodigdheden (bv. ritueel materiaal, decor)
• Portokosten en communicatiekosten (bv. convocaties, drukwerk)
• Verplaatsingskosten en zendingen (bv. tenues, congressen)
• Bezoldigingen en sociale lasten (indien van toepassing)
• Bankkosten
• Verzekeringen
• Opleidings- en documentatiekosten
• Andere diverse kosten (kleine herstellingen, enz.)

Standaardcategorieën Wet van 1901

In modus Wet van 1901 zijn de volgende categorieën beschikbaar:

Categorieën van ontvangsten

• Bijdragen van de leden (bv. maandelijks/jaarlijks)
• Handgiften en legaten
• Subsidies (openbaar of privé)
• Ontvangsten uit activiteiten (evenementen, verkoop) (bv. agapes, conferenties)
• Financiële opbrengsten (bankinteresten)
• Uitzonderlijke ontvangsten (terugbetalingen, vergoedingen)

Categorieën van uitgaven

• Beheerskosten (huur, huurlasten, elektriciteit)
• Aankopen van materiaal en benodigdheden
• Communicatiekosten (drukwerk, frankering)
• Verplaatsingskosten en kilometervergoedingen
• Receptie- en representatiekosten
• Bezoldigingen en erelonen (indien van toepassing)
• Bankkosten en verzekeringen
• Opleidings- en documentatiekosten
• Gestorte giften en subsidies (indien van toepassing)
• Andere kosten (kleine uitrusting, herstellingen)

Gebruik van de categorieën in de formulieren

Bij het aanmaken van een ontvangst

1. Ga naar «Financiën» → «Ontvangsten» → «Een ontvangst aanmaken»
2. Het vervolgkeuzemenu «Categorie» toont:
   • In modus «Eenvoudige financiën»: Alle bestaande aangepaste categorieën
   • In modus VZW/Wet van 1901: De standaardcategorieën + de gekoppelde aangepaste categorieën
3. Selecteer de juiste categorie
4. Vul de andere velden in (datum, bedrag, omschrijving, enz.)
5. Klik op «Aanmaken»

Bij het aanmaken van een uitgave

1. Ga naar «Financiën» → «Uitgaven» → «Een uitgave aanmaken»
2. Het vervolgkeuzemenu «Categorie» werkt op dezelfde manier als voor de ontvangsten
3. Selecteer de juiste categorie
4. Vul de andere velden in
5. Klik op «Aanmaken»

Opmerking: Niet-gekoppelde aangepaste categorieën zijn niet zichtbaar in de vervolgkeuzemenu’s van de formulieren. Ze moeten eerst gekoppeld worden aan een standaardcategorie (zie volgende sectie).

De koppeling van de aangepaste categorieën beheren

Als u overschakelt van de modus «Eenvoudige financiën» naar de modus VZW of Wet van 1901, moeten de bestaande aangepaste categorieën gekoppeld worden aan de standaardcategorieën om in de rapporten te verschijnen.

Toegang tot de koppelingspagina

1. Ga naar «Financiën» → «Categoriebeheer»
   • Opmerking: Deze pagina is enkel zichtbaar als de boekhoudmodus VZW of Wet van 1901 is

Overzicht van de koppeling

De pagina toont twee secties:

• Categorieën van ontvangsten: Lijst van de aangepaste categorieën met hun koppeling naar de standaardcategorieën
• Categorieën van uitgaven: Lijst van de aangepaste categorieën met hun koppeling naar de standaardcategorieën

Elke aangepaste categorie toont:

• Haar naam
• Het aantal items (ontvangsten/uitgaven) dat deze categorie gebruikt
• Haar status: «Gekoppeld» aan een standaardcategorie of «Niet gekoppeld» (in het rood)

Een koppeling aanmaken voor een aangepaste categorie

Om een aangepaste categorie te koppelen aan een standaardcategorie:

1. Ga naar «Financiën» → «Categoriebeheer»
2. Zoek in de juiste sectie (Ontvangsten of Uitgaven) de aangepaste categorie «Niet gekoppeld»
3. Klik op het bewerkingsicoon (✏️) in de kolom «Acties»
4. In het venster dat verschijnt:
   • Aangepaste categorie: Naam van de categorie (niet wijzigbaar)
   • Standaardcategorie: Selecteer de juiste standaardcategorie in het vervolgkeuzemenu
5. Klik op «Opslaan»

De categorie is nu gekoppeld en verschijnt als «Gekoppeld» in de lijst.

Een bestaande koppeling wijzigen

Om de koppeling van een aangepaste categorie te wijzigen:

1. Ga naar «Financiën» → «Categoriebeheer»
2. Zoek de te wijzigen «Gekoppeld»-categorie
3. Klik op het bewerkingsicoon (✏️)
4. Wijzig de selectie «Standaardcategorie»
5. Klik op «Opslaan»

Opmerking: Alle bestaande ontvangsten/uitgaven die deze categorie gebruiken, worden in de rapporten automatisch gekoppeld aan de nieuwe standaardcategorie.

Een gekoppelde aangepaste categorie hernoemen

Om een aangepaste categorie te hernoemen (met behoud van de koppeling):

1. Ga naar «Financiën» → «Categoriebeheer»
2. Klik op het bewerkingsicoon (✏️) van de categorie
3. Wijzig in het venster het veld «Aangepaste categorie»
4. Klik op «Opslaan»

Gedrag: Alle bestaande ontvangsten/uitgaven die de oude categorienaam gebruiken, worden bijgewerkt met de nieuwe naam.

Een aangepaste categorie verwijderen

Als een aangepaste categorie niet meer gebruikt wordt:

1. Ga naar «Financiën» → «Categoriebeheer»
2. Klik op het verwijderingsicoon (🗑️) van de categorie
3. Belangrijk: Als de categorie gebruikt wordt door bestaande items, verschijnt er een venster:
   • U moet een doelcategorie kiezen om alle bestaande items naar over te dragen
   • Selecteer een bestaande standaard- of aangepaste categorie in het vervolgkeuzemenu
   • OF vink «Een nieuwe aangepaste categorie aanmaken» aan en voer een naam in
4. Klik op «Verwijderen en overdragen» om te bevestigen

Gedrag:

• Als de categorie geen bijbehorende items heeft, wordt ze onmiddellijk verwijderd
• Als de categorie items heeft, worden al deze items voor de verwijdering overgedragen naar de doelcategorie

Het PDF-rapport genereren

Het PDF-rapport groepeert automatisch alle ontvangsten en uitgaven per standaardcategorie, volgens de actieve boekhoudmodus.

Toegang tot het rapport

1. Ga naar «Financiën» → «Rapport»
2. Selecteer het gewenste boekjaar
3. Klik op «Rapport genereren»

Voorafgaande controle

Voordat het rapport gegenereerd wordt, controleert Janus automatisch:

• Alle aangepaste categorieën zijn gekoppeld: Als er niet-gekoppelde categorieën bestaan, verschijnt er een waarschuwing en wordt u doorgestuurd naar de pagina «Categoriebeheer»
• Geldig boekjaar: Het rapport gebruikt de data van het boekjaar om de gegevens te filteren

Inhoud van het rapport

Het gegenereerde PDF-rapport bevat:

1. Resultatenrekening (bedrijfsresultaat)

• Ontvangsten: Gedetailleerde tabel van de ontvangsten per standaardcategorie, met bedragen
• Uitgaven: Gedetailleerde tabel van de uitgaven per standaardcategorie, met bedragen
• Nettoresultaat: Verschil tussen de totale ontvangsten en de totale uitgaven

De bedragen worden gegroepeerd volgens de geconfigureerde koppelingen. De aangepaste categorieën worden gegroepeerd onder hun respectieve standaardcategorie.

2. Aanvullende informatie

• Gedekte periode (boekjaar)
• Datum van het genereren van het rapport
• Totaal van de ontvangsten
• Totaal van de uitgaven

Gegevens exporteren naar CSV

Een CSV-export is beschikbaar om de gegevens in een rekenblad te analyseren.

De gegevens exporteren

1. Ga naar «Financiën» → «Rapport»
2. Selecteer het gewenste boekjaar
3. Klik op «Exporteren naar CSV»

Inhoud van de CSV-export

Het CSV-bestand bevat:

• Alle ontvangsten: Met datum, bedrag, categorie (standaard), omschrijving
• Alle uitgaven: Met datum, bedrag, categorie (standaard), omschrijving
• Samenvatting: Totalen per standaardcategorie en nettoresultaat

De categorieën zijn al gekoppeld volgens de configuraties bepaald in «Categoriebeheer».

Boekjaar

Het rapport gebruikt de berekening van het boekjaar om de gedekte periode te bepalen:

• Het boekjaar begint op 1 januari en eindigt op 31 december (standaardkalender)
• De ontvangsten en uitgaven worden gefilterd op basis van hun transactiedatum, zodat enkel die van het geselecteerde boekjaar worden opgenomen

Opmerking: De data van het boekjaar kunnen variëren naargelang de configuratie van de Janus-instantie. Raadpleeg uw beheerder voor de exacte data.

Niet-gekoppelde categorieën in de rapporten

Als aangepaste categorieën niet gekoppeld zijn:

• Verschijnen ze niet in de formulieren voor het aanmaken van ontvangsten/uitgaven
• Verschijnen ze niet in het PDF-rapport (het rapport kan niet gegenereerd worden zolang er niet-gekoppelde categorieën bestaan)
• Kunnen ze nog steeds bekeken worden in de gedetailleerde overzichten (lijsten van ontvangsten/uitgaven) met de aanduiding «Niet gekoppeld»

Belangrijk: U moet alle aangepaste categorieën koppelen voordat u het rapport kunt genereren.

Belangrijke opmerkingen

• Retroactiviteit: Het wijzigen van de boekhoudmodus heeft geen invloed op de historische gegevens. De oude categorieën blijven aanwezig in de bestaande items en kunnen geleidelijk gekoppeld worden.
• Meervoudige koppeling: Meerdere aangepaste categorieën kunnen gekoppeld worden aan dezelfde standaardcategorie. Al hun items worden in de rapporten onder deze categorie gegroepeerd.
• Standaardcategorieën: De standaardcategorieën kunnen niet gewijzigd of verwijderd worden. Ze zijn bepaald volgens de boekhoudkundige normen VZW of Wet van 1901.
• Aangepaste categorieën: U kunt nieuwe aangepaste categorieën aanmaken via de koppeling, maar ze moeten gekoppeld worden aan een standaardcategorie om bruikbaar te zijn.
• Back-up: Voordat u van boekhoudmodus verandert, zorg ervoor dat u uw gegevens gebackupt heeft en de koppeling van de bestaande categorieën gepland heeft.
• Gegevensintegriteit: Het verwijderen van een aangepaste categorie met items vereist een overdracht naar een andere categorie om de integriteit van de boekhoudkundige gegevens te bewaren.