Voor elke zitting met tafelloge genereert Janus een link die de leden naar een inschrijvingsformulier leidt.

U kunt deze link ophalen en naar uw contacten sturen.

Let op: De inschrijvingslink zit altijd vervat in een uitnodiging

De link ophalen

Vanaf de startpagina:

• Klik op « Agapen » → « Agapen weergeven »
• Klik met de rechtermuisknop op het « Persoon »-icoon van de tafelloge waarvan u de inschrijvingslink wilt ophalen
• Kies « Link kopiëren » (de exacte term hangt af van uw browser)
• De link wordt naar uw klembord gekopieerd; u hoeft hem enkel te plakken in een document of een e-mail.
• De link ziet er als volgt uit: https://janus.cydit.eu/janus/registration/a_6632b8043b5464.91902563

Om de status van de inschrijvingen voor de evenementen op te volgen, houdt Janus een volledige lijst bij van de ingeschrevenen en hun keuze voor de tafelloge.

Het overzicht van de inschrijvingen weergeven

Vanaf de startpagina:

• Klik op « Inschrijvingen » → « Inschrijvingen weergeven »
• De volgende pagina toont de status van de inschrijvingen voor alle aangemaakte evenementen:
  • Per evenement:
    • Aantal ingeschrevenen
    • Aantal ontvangen betalingen
    • Aantal openstaande betalingen
    • Inschrijvingen zonder tafelloge
    • Inschrijvingen met gewone tafelloge
    • Inschrijvingen met vegetarische tafelloge

Dag met meerdere evenementen

Wanneer meerdere evenementen op dezelfde dag dezelfde tafelloge delen (zie Beheer van meerdere evenementen), worden ze gegroepeerd op één regel voor de dag, met als titel bijvoorbeeld « 2 evenementen »:

• De regel van de dag telt de ingeschreven personen: een broeder of zuster die voor beide zittingen is ingeschreven, wordt maar één keer geteld.
• De maaltijden (gewoon en vegetarisch) en de betalingen worden er één keer voor de hele dag geteld, omdat de maaltijd gemeenschappelijk is.
• Klik op de pijl vóór de datum om de dag open te klappen: er verschijnt één regel per evenement, met het uur, de titel, het aantal ingeschrevenen en verontschuldigden voor dat evenement (zonder de maaltijden, die bij de dag horen).
• Elke evenementregel behoudt zijn acties: het « vergrootglas »-icoon voor het detail, de envelop om de ingeschrevenen te mailen.

De exports (CSV, Excel, PDF, afdrukken) en de totalen onderaan de tabel nemen de dagregels over, zonder de opengeklapte regels: de maaltijden worden dus nooit dubbel geteld.

Het detail van de inschrijvingen weergeven

Vanaf de lijst met inschrijvingen

• Klik op het « vergrootglas »-icoon van de gewenste zitting
• Op de volgende pagina toont Janus het detail van de inschrijvingen voor het evenement

Voor een dag met meerdere evenementen toont de bovenkant van de pagina de datum en het aantal evenementen (bijvoorbeeld « 25/09/2026 - 2 evenementen »), en daaronder één knop per evenement (uur, titel en type). De knop van het getoonde evenement is omkaderd; klik op een andere knop om het detail van dat evenement te openen. De tabel van de tafelloge toont alle maaltijden van de dag, de tabellen « Zonder Agapes » en « Verontschuldigingen » die van het geselecteerde evenement.

Een inschrijving wijzigen

Iemand die zich zonder tafelloge heeft ingeschreven, wil uiteindelijk toch blijven eten, of omgekeerd? U kunt de inschrijving wijzigen zonder ze te verwijderen.

Vanaf het detail van de inschrijvingen:

• Klik op het potlood-icoon van de betreffende regel (tabel van de tafelloge, « Zonder Agapes » of « Verontschuldigingen »); het staat naast de prullenbak
• Kies in het venster « Inschrijving bewerken » het nieuwe type inschrijving: « Alleen event », « Voorval + Regelmatige maaltijd », « Evenement + vegetarische maaltijd » of « Exclusief »
  • Bij « Exclusief » (verontschuldigd) kunt u een opmerking toevoegen
• Vink « Bevestiging versturen » aan om de persoon een e-mail te sturen met een overzicht van de nieuwe inschrijving (met de betaalgegevens als er nog een maaltijd te betalen is). Voor een verontschuldiging wordt geen bevestiging verzonden.
• Klik op « Opslaan »

De betaling volgt automatisch de maaltijd:

Gratis agapen (prijs 0 €): de inschrijving voor de maaltijd wordt meteen bevestigd. Er is geen betaling op te volgen, en er wordt geen ontvangst van 0 € in de financiën geboekt. Brengt u de prijs van agapen terug naar 0 €, dan worden de inschrijvingen die nog op betaling wachtten bevestigd.

Janus weigert de wijziging als de persoon al een andere inschrijving voor hetzelfde evenement heeft, of al via een ander evenement van dezelfde dag voor de maaltijd is ingeschreven.

Vanuit de mobiele app

Open in de mobiele app een evenement via « Inschrijving »: elke inschrijving heeft een potlood-knop (of « Bewerken » voor een al betaalde maaltijd). Die opent een paneel onderaan het scherm met dezelfde keuzes als op de website: type inschrijving, verontschuldiging, terugbetaling en het versturen van de bevestiging.

In de lijst van de app verschijnt een dag met meerdere evenementen op één kaart (« 2 evenementen »): ingeschreven personen, betalingen en maaltijden van de dag. Tik op « Detail per evenement » om één regel per evenement te zien; tik op een regel om dat evenement te openen.

Om de logistiek van de tafelloge te vereenvoudigen, laat Janus de ingeschrevenen toe hun tafelloge rechtstreeks online te betalen, via een QR-code of een overschrijving.

Ook de penningmeester, of de banketmeester, kan diezelfde dag nog een betalings-QR-code genereren. Zodra het geld op de rekening van de werkplaats is ontvangen, kan de penningmeester de betalingen valideren en de inkomsten automatisch bij de Financiën verwerken.

Een ontvangen betaling registreren

Na ontvangst van een betaling op de rekening, registreert u ze in Janus.

Vanaf de startpagina:

• Klik op « Inschrijvingen » → « Inschrijvingen weergeven »
• Klik op het « vergrootglas »-icoon van de zitting waarvoor een betaling is ontvangen
• Klik op « Goedkeuren » bij de inschrijving van het lid dat het bedrag heeft betaald
• De inschrijving wordt automatisch gevalideerd en een ontvangst wordt toegevoegd aan de Financiën

Een betaling ter plaatse verwerken

Vanaf de startpagina:

• Klik op « Inschrijvingen » → « Inschrijvingen weergeven »
• Klik op het « vergrootglas »-icoon van de zitting waarvoor een betaling moet gebeuren
• Klik op het « kassa »-icoon van het lid dat wil betalen
• Selecteer op de volgende pagina de gewenste betaalmethode: « QR-code » of « Overschrijving »
• Zodra de betaling is uitgevoerd, klikt u op « Goedkeuren ».
• De betaling wordt automatisch toegevoegd aan de Financiën

Janus biedt elke bezoeker en/of elk lid de mogelijkheid om zich in te schrijven voor een evenement georganiseerd door de werkplaats.

Janus laat u een herinnering sturen voor de betaling van de tafelloge.

Gebruik

1. Vanaf de pagina van de inschrijvingen:
   1. Klik op het vergrootglas om de lijst van ingeschrevenen te verkrijgen
   2. Klik op de bel bij de niet-betaalde inschrijving
   3. Controleer en pas de inhoud van het herinneringsbericht aan.
   4. Klik op « Verzenden ».

📋 Wat is een gegroepeerde inschrijving?

Met de gegroepeerde inschrijving kunt u meerdere personen in één keer inschrijven voor een evenement. Ideaal wanneer u de deelname van uw groep organiseert of gasten inschrijft.

✅ Waarom een gegroepeerde inschrijving gebruiken?

• Tijdswinst: schrijf uw hele groep in één keer in
• Eenmalige betaling: betaal voor iedereen met één QR-code
• Eenvoudige opvolging: alle inschrijvingen zijn aan elkaar gekoppeld
• Minder fouten: één formulier voor iedereen

🚀 Hoe maakt u een gegroepeerde inschrijving?

1️⃣ Begin met uzelf in te schrijven

Ga naar de inschrijvingspagina van het evenement en voer uw e-mailadres in.

• Bent u al bekend in het systeem, dan verschijnen uw gegevens automatisch
• Zo niet, vul dan uw naam, voornaam en telefoonnummer in

Kies uw type inschrijving (enkel de zitting, met maaltijd, enz.).

2️⃣ Voeg andere deelnemers toe

Klik op de knop « Een deelnemer toevoegen » voor elke bijkomende persoon.

Voor elke deelnemer:

1. Voer zijn/haar e-mailadres in
2. Klik op « E-mail verifiëren »
3. Is de persoon bekend, dan verschijnen zijn/haar gegevens
4. Zo niet, vul naam, voornaam en telefoonnummer aan
5. Kies het type inschrijving
6. Klik op « Toevoegen »

💡 Tip: U kunt zoveel deelnemers toevoegen als nodig!

3️⃣ Controleer het overzicht

Controleer vóór het bevestigen de weergegeven lijst van deelnemers:

• Uzelf (hoofdorganisator)
• Alle toegevoegde deelnemers
• Het type inschrijving van elkeen

Hebt u een fout gemaakt? Dan kunt u een deelnemer verwijderen door in het overzicht op de verwijderknop te klikken.

4️⃣ Bevestig de inschrijving

Klik op « Inschrijving bevestigen ».

Er verschijnt een bevestigingsbericht en u wordt doorgestuurd naar de betaalpagina.

💳 Hoe betaalt u?

Optie A: Voor de hele groep betalen (aanbevolen)

Na validatie komt u op een pagina met:

• De lijst van alle deelnemers
• Het totaalbedrag voor de hele groep
• Een QR-code om rechtstreeks te betalen met uw bank-app
• De overschrijvingsgegevens als u dat verkiest

Scan gewoon de QR-code met uw bank-app en bevestig de betaling. Dat is alles! 🎉

Optie B: Elke persoon betaalt afzonderlijk

Wenst elke deelnemer zijn eigen deel te betalen:

1. Elke persoon ontvangt een bevestigingsmail
2. De e-mail bevat een link naar zijn/haar persoonlijke betaalpagina
3. Elke deelnemer kan zijn eigen inschrijving betalen

💡 Opmerking: De penningmeester kan de betalingen zowel individueel als per groep goedkeuren.

📧 Wat gebeurt er daarna?

Bevestigingsmails

Elke deelnemer ontvangt een e-mail met:

• De bevestiging van zijn/haar inschrijving
• De details van het evenement
• Een agendabestand (.ics) om het evenement aan zijn/haar agenda toe te voegen
• Een persoonlijke QR-code (indien geactiveerd) om op de dag zelf te tonen

❓ Veelgestelde vragen

Kan ik een inschrijving wijzigen na validatie?

Nee, eenmaal gevalideerd kan de inschrijving niet meer gewijzigd worden. Neem contact op met de banketmeester of de beheerder als u een wijziging nodig hebt.

Wat als iemand al ingeschreven is?

Het systeem waarschuwt u onmiddellijk als een persoon al ingeschreven is voor het evenement. U kunt geen dubbel aanmaken.

Kan ik een deelnemer annuleren vóór het bevestigen?

Ja! Zolang u niet op « Inschrijving bevestigen » hebt geklikt, kunt u om het even welke deelnemer uit het overzicht verwijderen.

Wie ontvangt de bevestigingsmails?

Alle deelnemers ontvangen elk een individuele bevestigingsmail.

Hoeveel personen kan ik inschrijven?

Er is geen limiet! U kunt zoveel personen inschrijven als nodig.

Met welke bank werkt de QR-code?

De QR-code is een Europese standaard betaalcode die compatibel is met alle Europese bank-apps (Payconiq, bank-apps, enz.).

🆘 Hulp nodig?

Ondervindt u een probleem of hebt u vragen, neem dan contact op met uw beheerder per e-mail (het adres staat vermeld in de bevestigingsmail).