De loges die hiervoor gekozen hebben, kunnen hun financiën beheren met Janus.

Als u de dienst «Financiën» van Janus wilt activeren, contacteer janus@cydit.eu

Het is een fundamentele stap opdat Janus zich in de tijd kan oriënteren en uw beperkingen kan kennen: u moet de instellingen van de financiën configureren.

Janus moet verschillende gegevens kennen:

• De grenzen van uw boekjaar
• Het bedrag van uw bijdrage

Toegang tot het instellingenscherm

• Vanaf de startpagina
  • Klik op «Financiën» → «Instellingen»

De boekhoudkundige gegevens vastleggen

Alle loges werken van ’s middags tot middernacht, maar niet over dezelfde periode. Of uw boekhouding nu loopt van januari tot december, van maart tot februari of van september tot juni, Janus vindt zijn weg.

• Op het instellingenscherm van de financiën
  • Voer de beginmaand van uw boekjaar in
  • Voer de eindmaand van uw boekjaar in
  • Voer het huidige saldo van de rekening van de loge in
  • Klik op «Opslaan»

Het bedrag van de bijdrage vastleggen

Om de bijdragestatus van de leden te kunnen beheren, moet u Janus het bedrag van de bijdrage van uw loge meedelen.

• Op het instellingenscherm van de financiën
  • Voer het bedrag van de jaarlijkse bijdrage in
  • Klik op «Opslaan»

Let op: Afhankelijk van de duur van uw boekjaar verdeelt Janus de bijdrage over deze periode. Als uw boekjaar loopt van september tot juni (10 maanden), wordt de jaarlijkse bijdrage verdeeld in 10 gelijke delen.

Aangezien Janus de financiën van de loges ondersteunt, kan het nieuwe uitgaven invoeren.

Een uitgave invoeren

1. Vanaf de startpagina

• Klik op «Financiën» → «Uitgaven»
• Klik op het volgende scherm op «Nieuwe uitgave»
• Vul op het volgende scherm de gegevens van de uitgave in:
  • Datum (verplicht): Datum waarop de uitgave werd gedaan
  • Omschrijving (verplicht): Omschrijving van de uitgave. Vrij veld
  • Categorie (verplicht): Categorie van de uitgave. Vaste waarden
  • Begunstigde: Identificatie van de begunstigde van de uitgave. (Bv. naam van de winkel, naam van de particulier, adres van de e-commercesite)
  • Rekening: Bankrekening die de betaling ontvangt
  • Betaalmiddel: Middel gebruikt om de uitgave te betalen. Vaste waarden
  • Bedrag (verplicht): Bedrag van de uitgave, in euro.
  • Klik op «Opslaan»

2. Vanuit het rapport

• Klik op «Nieuwe uitgave» onder «Uitgaven …»
  • Volg de instructies van punt 1.

Voorbeeld

Er wordt de aankoop van nieuwe hamers bij acaciadecor.com ingevoerd voor een bedrag van 50 €

Aangezien Janus de financiën van uw loge ondersteunt, kan het nieuwe ontvangsten invoeren

Een ontvangst invoeren

1. Vanaf de startpagina

• Klik op «Financiën» → «Ontvangst»
• Klik op het volgende scherm op «Nieuwe ontvangst»
• Vul op het volgende scherm de gegevens van de ontvangst in:
  • Datum (verplicht): Datum waarop de ontvangst plaatsvond
  • Omschrijving (verplicht): Omschrijving van de ontvangst. Vrij veld
  • Categorie (verplicht): Categorie van de ontvangst. Vaste waarden
  • Herkomst: Herkomst van de ontvangst. Vrij veld.
  • Bedrag (verplicht): Bedrag van de ontvangst, in euro.
• Klik op «Opslaan»

2. Vanuit het rapport

• Klik op «Nieuwe ontvangst» onder «Ontvangsten …»
  • Volg de instructies van punt 1.

Janus helpt u bij het beheren van uw financiën. Om snel een overzicht te krijgen van de huidige stand van uw financiën, toont Janus een boekhoudkundig rapport.

Om het rapport te kunnen gebruiken, moeten uw financiën ingesteld zijn.

De financiën instellen

Het overzicht weergeven

Vanaf de startpagina

• Klik op «Financiën» → «Rapport»
• Op het volgende scherm toont Janus het financieel rapport voor het lopende jaar.
• Het rapport bevat 3 tabellen:
  • Het overzicht toont:
    • Het totaal van de ontvangsten
    • Het totaal van de uitgaven
    • Het nettoresultaat (ontvangsten - uitgaven)
  • De tabel met ontvangsten
    • Totaal van de ontvangsten per categorie
    • Let op: De lijst met categorieën is vast. Voor elk verzoek tot wijziging, contacteer: janus@cydit.eu
  • De tabel met uitgaven
    • Totaal van de uitgaven per categorie
    • Let op: De lijst met categorieën is vast. Voor elk verzoek tot wijziging, contacteer: janus@cydit.eu
• Vanuit het rapport kunt u ook:
  • Het detail van de uitgaven weergeven door op «Gegevens» onder «Uitgaven …» te klikken
  • Een nieuwe uitgave aanmaken
  • Het detail van de ontvangsten weergeven door op «Gegevens» onder «Ontvangsten» te klikken
  • Het rapport genereren in PDF-formaat, door op «Rapport» te klikken

Janus laat u toe rekeninguittreksels te importeren om snel meerdere banktransacties in te voeren.

Deze functionaliteit is nuttig om historische boekhoudkundige gegevens te importeren (voorgaande jaren of maanden)

Ze is ook nuttig voor penningmeesters die hun boekhouding van maand tot maand bijhouden.

Let op: Het importeren is toegankelijk als de module «Financiën» geactiveerd is. Om de module «Financiën» te activeren, kunt u contact opnemen met janus@cydit.eu

Vereisten

• Rekeninguittreksel van een van de volgende banken:
  • BNP Paribas Fortis
  • KBC
  • KBC Brussels
  • CBC
  • Belfius
  • ING
  • Triodos
• Enkel uittreksels in CSV-formaat worden aanvaard door Janus

Een uittreksel in CSV-formaat importeren

Vanaf de startpagina

• Klik op «Financiën» → «Bank - Import»
  • Selecteer het CSV-bestand op uw computer
  • Selecteer de bank die het uittreksel heeft uitgegeven.
    • Als uw bank niet in de lijst staat, stuur dan een e-mail naar janus@cydit.eu met een voorbeeld van een CSV-bestand van uw bank.
  • Klik op «Importeren»

Op het volgende scherm:

• Elke transactie in het bestand wordt op een aparte lijn weergegeven
• Controleer en/of wijzig de gegevens.
• De volgende velden moeten ingevuld zijn om de transacties te kunnen importeren:
  • Datum: Datum van de transactie (automatisch geïmporteerd)
  • Omschrijving: Omschrijving van de transactie. (Automatisch geïmporteerd, maar vaak erg uitgebreid)
  • Bedrag: Bedrag van de transactie. (Automatisch geïmporteerd)
  • Categorie: Categorie van de transactie. Handmatig in te vullen voor elke transactie.
• Klik op «Importeren»
• De transacties worden geïmporteerd in het menu «Financiën» → «Bank - Transacties».
• Het is vanaf dan mogelijk de transacties af te stemmen met de elementen van de financiën (uitgaven of ontvangsten)

Bijdragenbeheer in Janus

Janus laat u toe bijdragen van de leden van uw loge aan te maken en te beheren. Een bijdrage kan op drie verschillende manieren worden aangemaakt, afhankelijk van uw context.

Scenario 1: via de ledenlijst

Deze methode is ideaal wanneer u een bijdrage wilt aanmaken voor een specifiek lid.

Gebruik

1. Vanuit het menu:
   1. Klik in de sectie «Leden» op «Lijst»
2. Zoek het betrokken lid in de ledenlijst
3. Klik op het bijdrage-icoon (💰) in de kolom «Acties»
4. Op de pagina voor het aanmaken van een bijdrage:
   1. Selecteer het type bijdrage (Maandelijks, Driemaandelijks, Halfjaarlijks, Jaarlijks)
   2. Controleer de status van het lid (Actief of Met verlof)
   3. Selecteer de maand en het jaar van de bijdrageperiode
   4. Controleer het bedrag (automatisch berekend op basis van het type en de status)
   5. Klik op «Aanmaken»
5. Janus maakt automatisch aan:
   • De bijdrage
   • De bijbehorende ontvangst in de financiën
   • De koppeling tussen de bijdrage en de ontvangst

Scenario 2: via het handmatig invoeren van een ontvangst

Deze methode is nuttig wanneer u tegelijk een ontvangst en een bijdrage wilt aanmaken, zonder via de ledenlijst te gaan.

Gebruik

1. Vanuit het menu:
   1. Klik in de sectie «Financiën» op «Ontvangsten»
   2. Klik op «Een ontvangst aanmaken»
2. Vul het ontvangstformulier in:
   1. Selecteer de categorie «Bijdragen»
   2. Vul de andere velden in (Datum, Bedrag, Omschrijving, Bron)
3. Wanneer u «Bijdragen» selecteert als categorie:
   1. Er verschijnt een venster om het lid te selecteren
   2. Kies het lid uit de lijst
   3. Klik op «Een bijdrage aanmaken»
4. Op de pagina voor het aanmaken van een bijdrage:
   1. De gegevens van de ontvangst zijn vooraf ingevuld (bedrag, datum)
   2. Selecteer het type bijdrage
   3. Selecteer de maand en het jaar van de bijdrageperiode
   4. Controleer de gegevens
   5. Klik op «Aanmaken»
5. Janus maakt automatisch aan:
   • De bijdrage
   • De bijbehorende ontvangst
   • De koppeling tussen de bijdrage en de ontvangst

Scenario 3: via de bankafstemming

Deze methode is het efficiëntst wanneer u een rekeninguittreksel importeert en de transacties automatisch wilt afstemmen met de bijdragen.

Gebruik

1. Vanuit het menu:
   1. Klik in de sectie «Financiën» op «Afstemming»
2. Importeer een rekeninguittreksel (CSV) indien dit nog niet gebeurd is
3. In de lijst met niet-afgestemde transacties:
   1. Zoek de transactie die overeenkomt met een bijdrage
   2. Klik op «Afstemmen»
4. Op de afstemmingspagina:
   1. Janus stelt automatisch een lid voor als diens naam voorkomt in de mededeling van de transactie
   2. Janus stelt ook bestaande, nog niet gekoppelde bijdragen voor die overeenkomen met het bedrag
   3. U heeft meerdere opties:
      • Koppelen aan een bestaande bijdrage: Als een voorgestelde bijdrage overeenkomt, selecteer deze en klik op «Koppelen»
      • Een nieuwe bijdrage aanmaken: Klik op «Bijdrage» om een nieuwe bijdrage aan te maken
      • Een eenvoudige ontvangst aanmaken: Klik op «Ontvangst» als het geen bijdrage betreft
5. Als u ervoor kiest een bijdrage aan te maken:
   1. Op de pagina voor het aanmaken van een bijdrage:
      1. Een banner geeft aan dat u zich in afstemmingsmodus bevindt
      2. De gegevens van de transactie worden weergegeven (datum, bedrag, mededeling)
      3. Het voorgestelde lid is vooraf geselecteerd (u kunt een ander lid kiezen)
      4. Het bedrag van de transactie is vooraf ingevuld
      5. Selecteer het type bijdrage
      6. Selecteer de maand en het jaar van de bijdrageperiode
      7. Controleer de gegevens
      8. Klik op «Aanmaken»
6. Janus maakt automatisch aan:
   • De bijdrage
   • De bijbehorende ontvangst
   • De koppeling tussen de bijdrage en de ontvangst
   • De koppeling tussen de banktransactie en de ontvangst (afstemming)

Belangrijke opmerkingen

• Bijdrageperiode: De periode moet handmatig geselecteerd worden. De datum van de transactie (in scenario 3) dient enkel als referentie.
• Bedragen: De bedragen worden automatisch berekend op basis van het type bijdrage (Maandelijks, Driemaandelijks, Halfjaarlijks, Jaarlijks) en de status van het lid (Actief of Met verlof).
• Duplicatie: Janus voorkomt het aanmaken van dubbele bijdragen voor dezelfde periode en hetzelfde lid.
• Automatische koppeling: Bij het aanmaken van een bijdrage maakt Janus automatisch de bijbehorende ontvangst en de nodige koppelingen aan.

Beheer van meerdere bijdragetypes in Janus

Janus laat u toe meerdere bijdragetypes te definiëren met verschillende bedragen naargelang de status van de leden. Deze functionaliteit is nuttig voor organisaties die uiteenlopende bijdragebedragen aanrekenen naargelang de leden actief, met verlof, bezoeker, enz. zijn.

Let op: Het beheer van meerdere bijdragetypes is toegankelijk als de module «Financiën» geactiveerd is. Om de module «Financiën» te activeren, kunt u contact opnemen met janus@cydit.eu

Vereisten

• De module «Financiën» geactiveerd hebben
• Ledenstatussen geconfigureerd hebben in de database

Toegang tot het beheer van de bijdragetarieven

Vanaf de startpagina:

1. Klik op «Financiën» → «Instellingen»
2. De sectie «Bijdragen» toont alle geconfigureerde bijdragetarieven
3. De tarieven zijn georganiseerd per ledenstatus met het bijbehorende bedrag

De ledenstatussen begrijpen

De ledenstatussen zijn vooraf gedefinieerd in Janus en georganiseerd in groepen:

• Actieven: Actieve leden (bv. “Active Member”)
• Met verlof: Tijdelijk met verlof zijnde leden (bv. “On Leave”)
• Voormalige leden: Leden die de organisatie verlaten hebben (bv. “Former Member”, “Dormant”)
• Bezoekers: Bezoekende leden (bv. “Visitor”)
• Eeuwige Oosten: Overleden leden (bv. “Eternal East”)

Elke status kan een bijbehorend bijdragebedrag hebben.

Een bijdragetarief aanmaken

Om een nieuw bijdragetarief toe te voegen:

1. Ga naar «Financiën» → «Instellingen»
2. Klik in de sectie «Bijdragetarieven» op de knop «Een tarief toevoegen»
3. Vul de gegevens in:
   • Naam: Beschrijvende naam van het tarief (bv. “Actief”, “Met verlof”, “Bezoeker”)
   • Bedrag: Bedrag van de bijdrage in euro (bv. 120,00, 60,00)
   • Ledenstatus: Selecteer een bestaande status in het vervolgkeuzemenu
     • OF vink «Een nieuwe status aanmaken» aan en voer de naam van de nieuwe status in
4. Klik op «Aanmaken»

Opmerking: Als u een nieuwe status aanmaakt tijdens het aanmaken van het tarief, wordt deze status automatisch toegevoegd aan de lijst met beschikbare statussen voor de leden.

Een bijdragetarief wijzigen

Om het bedrag of de naam van een bestaand tarief te wijzigen:

1. Ga naar «Financiën» → «Instellingen»
2. Klik in de lijst met bijdragetarieven op het bewerkingsicoon (✏️) in de kolom «Acties»
3. Wijzig de gewenste gegevens:
   • Naam: Wijzig indien nodig
   • Bedrag: Pas het bedrag aan
   • Ledenstatus: Wijzig van status indien nodig (ook hier kan een nieuwe status aangemaakt worden)
4. Klik op «Opslaan»

Opmerking: Het wijzigen van een tarief heeft geen invloed op reeds aangemaakte bijdragen. Alleen nieuwe bijdragen gebruiken het nieuwe bedrag.

Een bijdragetarief deactiveren

Als een tarief niet meer gebruikt wordt maar u de historiek wilt bewaren:

1. Ga naar «Financiën» → «Instellingen»
2. Klik in de lijst met bijdragetarieven op het verwijderingsicoon (🗑️) in de kolom «Acties»
3. Bevestig de deactivering

Gedrag:

• Het tarief wordt gemarkeerd als «inactief» en verschijnt niet meer in de selectiemenu’s bij het aanmaken van bijdragen
• Bestaande bijdragen die aan dit tarief gekoppeld zijn, blijven ongewijzigd
• Het tarief blijft zichtbaar in de lijst, maar met de vermelding «inactief»

De tarieven gebruiken bij het aanmaken van een bijdrage

Bij het aanmaken van een bijdrage voor een lid:

1. Ga naar «Bijdragen» → «Een bijdrage aanmaken»
2. Selecteer het lid
3. Kies het type bijdrage (Maandelijks, Driemaandelijks, Halfjaarlijks, Jaarlijks)
4. Selecteer de periode (maand en jaar)
5. Automatisch bedrag: Janus stelt automatisch het bedrag voor op basis van:
   • De huidige status van het lid
   • Het bijdragetarief dat aan deze status gekoppeld is
6. U kunt het bedrag handmatig aanpassen indien nodig
7. Klik op «Aanmaken»

Standaard ledenstatussen

Janus bevat standaard de volgende ledenstatussen:

1. Active Member (Actieve status) - Groep: active
2. On Leave (Met verlof) - Groep: active
3. Dormant (Slapend) - Groep: former
4. Visitor (Bezoeker) - Groep: visitor
5. Eternal East (Eeuwige Oosten) - Groep: oe
6. Former Member (Voormalig lid) - Groep: former

Deze statussen kunnen gebruikt worden om bijdragetarieven te configureren.

Een nieuwe ledenstatus aanmaken

U kunt op twee manieren een nieuwe ledenstatus aanmaken:

Vanuit het aanmaken/wijzigen van een tarief

1. Tijdens het aanmaken of wijzigen van een bijdragetarief
2. Vink «Een nieuwe status aanmaken» aan
3. Voer de naam van de nieuwe status in
4. De status wordt automatisch aangemaakt en gekoppeld aan het tarief

Vanuit het ledenbeheer (indien deze functionaliteit beschikbaar is)

Statussen kunnen ook rechtstreeks aangemaakt worden in het ledenbeheer, en vervolgens gebruikt worden om bijdragetarieven te configureren.

Meerdere tarieven voor dezelfde status

Opmerking: Standaard kan slechts één actief tarief gekoppeld worden aan een ledenstatus. Als er meerdere tarieven bestaan voor dezelfde status, gebruikt Janus het meest recente (op basis van aflopend ID).

Om het tarief van een status te wijzigen, past u het bestaande tarief aan of deactiveert u het oude en maakt u een nieuw tarief aan.

Weergave in de bijdragenlijsten

De bijdragen tonen:

• Het bedrag van de bijdrage
• De status van het lid op het moment van het aanmaken van de bijdrage
• De naam van het gekoppelde tarief (indien een specifiek tarief gebruikt werd)

Belangrijke opmerkingen

• Retroactieve wijziging: Het wijzigen van een tarief heeft geen invloed op reeds aangemaakte bijdragen. Elke bijdrage behoudt het bedrag dat eraan toegekend werd bij het aanmaken.
• Inactieve statussen: Ledenstatussen kunnen als inactief gemarkeerd worden, maar dit heeft geen invloed op bestaande bijdragetarieven. Tarieven gekoppeld aan inactieve statussen blijven beschikbaar, maar zijn mogelijk niet selecteerbaar voor nieuwe leden.
• Aangepaste bedragen: Bij het aanmaken van een bijdrage kunt u het voorgestelde bedrag altijd handmatig wijzigen om rekening te houden met bijzondere gevallen (kortingen, uitzonderlijke bedragen, enz.).
• Terugkerende bijdragen: Als uw organisatie terugkerende bijdragen gebruikt, worden de bedragen berekend op basis van de status van het lid op het moment van het genereren van elke bijdrage. Als de status verandert, kan het bedrag van periode tot periode variëren.

Janus laat u toe een oproep tot bijdrage te versturen naar alle leden. De oproep tot bijdrage bevat de betaalgegevens en een QR-code om rechtstreeks een overschrijving uit te voeren.

Gebruik

1. Vanuit het menu:
   1. Klik in de sectie «Financiën» op «Oproep tot bijdrage»
2. Selecteer de doelgroep:
   1. Alle leden
   2. Alleen de officieren
3. Controleer en pas de inhoud van de e-mail aan
4. Klik op «Verzenden»
5. Janus verstuurt alle e-mails

Bankafstemming in Janus

Janus laat u toe geïmporteerde banktransacties af te stemmen met de ontvangsten en uitgaven die in de financiën geregistreerd zijn.

Deze functionaliteit is nuttig om de bewegingen van uw rekeninguittreksel te laten overeenkomen met de boekhoudkundige elementen (ontvangsten, uitgaven, bijdragen) en zo over financiën te beschikken die correct en up-to-date zijn.

Let op: De afstemming is toegankelijk als de module «Financiën» geactiveerd is. Om de module «Financiën» te activeren, kunt u contact opnemen met janus@cydit.eu

Vereisten

• Een rekeninguittreksel in CSV-formaat geïmporteerd hebben, zie:

Rekeninguittreksels importeren

• De geïmporteerde transacties verschijnen in het menu «Financiën» → «Bank - Transacties»

Toegang tot de af te stemmen transacties

Vanaf de startpagina:

• Klik op «Financiën» → «Bank - Transacties»
• De pagina toont alle geïmporteerde transacties met hun status (Afgestemd / Niet afgestemd)
• Om een transactie af te stemmen, klikt u op het koppelingsicoon (🔗) in de kolom «Acties» van een niet-afgestemde transactie

Een ontvangsttransactie afstemmen

Wanneer het bedrag positief is, gaat het meestal om een ontvangst (bijdrage, gift, terugbetaling, enz.).

Op het afstemmingsscherm (ontvangst)

Het scherm toont de gegevens van de transactie:

• Datum: Datum van de transactie
• Omschrijving: Omschrijving van de transactie
• Mededeling: Gestructureerde mededeling (indien aanwezig)
• Tegenpartij: Bankrekening van de tegenpartij
• Bedrag: Bedrag van de transactie
• Type: Ontvangst

Janus zoekt automatisch naar:

• Bestaande ontvangsten die kunnen overeenkomen (zelfde bedrag, nabije datum)
• Bestaande, nog niet gekoppelde bijdragen met hetzelfde bedrag
• Een voorgesteld lid op basis van de tekst van de mededeling of de omschrijving

Beschikbare opties (ontvangst)

Waarschijnlijke bijdrage. Herkent Janus een lid in de mededeling of de omschrijving, en komt een van zijn bijdragen overeen met het bedrag, dan verschijnt die meteen bovenaan het scherm, onder « Koppelen aan een bestaand abonnement »: klik op « Ontvangst aanmaken en koppelen » om de ontvangst aan te maken en ze in één keer aan de transactie en de bijdrage te koppelen.

Onder « Kies een optie » staan twee kaarten:

1. « Koppelen aan een bestaand item » — de kaart vermeldt vooraf wat ze zal vinden, zodat u nooit voor niets klikt:
   • suggesties (bedrag, datum en omschrijving dichtbij): die worden getoond; klik op « Koppelen » naast de juiste. Een knop opent ook alle niet-afgestemde ontvangsten van het boekjaar;
   • geen suggestie, maar wel niet-afgestemde ontvangsten in het boekjaar: de lijst « Alle ontvangsten van de boekperiode » opent meteen, met zoekfunctie; klik op « Koppelen » op de juiste regel;
   • niets te koppelen in het boekjaar: de kaart is grijs en zegt dat; u maakt de ontvangst dan aan.
2. « Nieuwe ontvangst aanmaken »
   • Als een lid wordt voorgesteld, vraagt Janus of u een bijdrage wilt aanmaken
     • Indien ja: u wordt doorgestuurd naar de pagina voor het aanmaken van een bijdrage, met het voorgestelde lid vooraf geselecteerd (u kunt een ander kiezen), het bedrag van de transactie en de datum ervan als referentie; kies het type bijdrage en de periode, en klik op « Aanmaken »
     • Indien nee: u wordt doorgestuurd naar de pagina voor het aanmaken van een ontvangst, met de gegevens vooraf ingevuld (datum, bedrag, omschrijving, mededeling)

Resultaat (ontvangst)

Zodra de actie gekozen is:

• Janus maakt aan of werkt bij: de ontvangst / bijdrage
• De transactie wordt gemarkeerd als afgestemd en gekoppeld aan het bijbehorende element
• U wordt doorgestuurd naar de lijst met banktransacties

Een uitgaventransactie afstemmen

Wanneer het bedrag negatief is, gaat het meestal om een uitgave (bankkosten, lasten, facturen, enz.).

Op het afstemmingsscherm (uitgave)

Het scherm toont de gegevens van de transactie:

• Datum: Datum van de transactie
• Omschrijving: Omschrijving van de transactie
• Mededeling: Gestructureerde mededeling (indien aanwezig)
• Tegenpartij: Bankrekening van de tegenpartij
• Bedrag: Bedrag van de transactie (negatief)
• Type: Uitgave

Janus zoekt automatisch naar bestaande uitgaven die dicht bij de datum en het bedrag liggen.

Beschikbare opties (uitgave)

Onder « Kies een optie » staan twee kaarten:

1. « Koppelen aan een bestaand item » — zoals bij een ontvangst vermeldt de kaart vooraf wat ze zal vinden: de voorgestelde uitgaven (klik op « Koppelen »), anders de lijst « Alle uitgaven van de boekperiode » die meteen opent, anders een grijze kaart wanneer er in het boekjaar niets te koppelen is.
2. « Nieuwe uitgave aanmaken »
   • U wordt doorgestuurd naar de pagina voor het aanmaken van een uitgave, met de gegevens vooraf ingevuld:
     • De datum is vooraf ingevuld
     • Het bedrag is vooraf ingevuld (absolute waarde)
     • De omschrijving is vooraf ingevuld met de mededeling of de omschrijving van de transactie
   • Vul de categorie, de omschrijving en eventueel de begunstigde aan
   • Klik op « Aanmaken »

Resultaat (uitgave)

Zodra de actie bevestigd is:

• Janus maakt aan of werkt bij: de uitgave
• De transactie wordt gemarkeerd als afgestemd en aan deze uitgave gekoppeld
• U wordt doorgestuurd naar de lijst met banktransacties

Resultaat van de afstemming

Na de afstemming:

• Elke banktransactie is:
  • Gekoppeld aan een ontvangst, een uitgave of een bijdrage
  • Gemarkeerd als afgestemd (status «Afgestemd» in de lijst)
  • Het gekoppelde element is zichtbaar in de kolom «Gekoppeld element» van de transactielijst
• Het saldo van de financiën in Janus benadert het werkelijke saldo van uw bankrekening
• De schermen van de financiën (ontvangsten, uitgaven, overzichten) tonen een situatie die betrouwbaar en up-to-date is

Belangrijke opmerkingen

• Automatische suggesties: Janus stelt automatisch overeenkomende elementen voor op basis van het bedrag, de datum en de mededeling. Deze suggesties vergemakkelijken de afstemming, maar kunnen altijd genegeerd worden.
• Bijdrageperiode: Bij het aanmaken van een bijdrage vanuit de afstemming moet de periode handmatig geselecteerd worden. De datum van de transactie dient enkel als referentie.
• Duplicatie: Janus voorkomt het aanmaken van dubbele ontvangsten/uitgaven tijdens de afstemming.
• Afgestemde transacties: Eenmaal afgestemd, kan een transactie niet meer rechtstreeks gewijzigd worden. Om ze te wijzigen, moet u ze eerst loskoppelen van het bijbehorende element (indien deze functionaliteit beschikbaar is).

Beheer van meerdere rekeningen in Janus

Janus laat u toe meerdere bank- en kasrekeningen te beheren binnen de module financiën. Deze functionaliteit is nuttig voor organisaties die over meerdere rekeningen beschikken (zichtrekening, spaarrekening, kas, enz.) en hun financiën afzonderlijk willen opvolgen.

Let op: Het beheer van meerdere rekeningen is toegankelijk als de module «Financiën» geactiveerd is. Om de module «Financiën» te activeren, kunt u contact opnemen met janus@cydit.eu

Vereisten

• De module «Financiën» geactiveerd hebben
• De functionaliteit «Meerdere rekeningen» moet geactiveerd zijn.

Een rekening aanmaken

Om een nieuwe bank- of kasrekening toe te voegen:

1. Ga naar «Financiën» → «Instellingen»
2. Klik in de sectie «Rekeningen» op de knop «Een rekening toevoegen»
3. Vul de gegevens in:
   • Naam van de rekening: Beschrijvende naam (bv. «Zichtrekening», «Hoofdkas»)
   • Type: Kies tussen «Bank» of «Kas»
   • Rekeningnummer: IBAN-nummer of identificatie van de rekening (optioneel)
   • Houder van de rekening: Naam van de houder (optioneel)
4. Klik op «Aanmaken»

De rekening is onmiddellijk beschikbaar in de lijst met actieve rekeningen.

Een rekening wijzigen

Om de gegevens van een bestaande rekening te wijzigen:

1. Ga naar «Financiën» → «Instellingen»
2. Klik in de lijst met rekeningen op het bewerkingsicoon (✏️) in de kolom «Acties»
3. Wijzig de gewenste gegevens
4. Klik op «Opslaan»

Opmerking: Het saldo van de rekening kan niet rechtstreeks vanaf deze pagina gewijzigd worden. Het wordt automatisch berekend op basis van de bijbehorende ontvangsten, uitgaven en transacties.

Een rekening toewijzen aan specifieke functies

U kunt bankrekeningen toewijzen aan specifieke functies:

• Agapes: Rekening gebruikt voor betalingen in verband met de agapes (QR-codes, overschrijvingen)
• Bijdragen: Rekening gebruikt voor bijdragebetalingen (QR-codes, overschrijvingen)

Een rekening toewijzen

1. Ga naar «Financiën» → «Instellingen»
2. Gebruik in de sectie «Algemene instellingen» de vervolgkeuzemenu’s:
   • «Rekening voor de agapes»: Selecteer de juiste bankrekening
   • «Rekening voor de bijdragen»: Selecteer de juiste bankrekening
3. Klik op «Opslaan» om de instellingen te bewaren

Opmerking: Alleen rekeningen van het type «Bank» kunnen aan deze functies toegewezen worden.

Een rekening archiveren

Als een rekening niet meer gebruikt wordt maar u de historiek wilt bewaren:

1. Ga naar «Financiën» → «Instellingen»
2. Klik in de lijst met rekeningen op het archiveringsicoon (📦) in de kolom «Acties»
3. Bevestig de archivering

Gedrag:

• De rekening wordt gemarkeerd als «gearchiveerd» en verschijnt niet meer in de selectielijsten van actieve rekeningen
• Alle bijbehorende ontvangsten, uitgaven en transacties blijven gekoppeld aan de gearchiveerde rekening
• De gearchiveerde rekening verschijnt in een aparte sectie «Gearchiveerde rekeningen»
• Als de rekening toegewezen was aan een functie (Agapes/Bijdragen), wordt automatisch een andere rekening in de plaats gebruikt

Een rekening verwijderen

Let op: Deze actie is onomkeerbaar. Een rekening kan enkel verwijderd worden als er geen ontvangst, uitgave of transactie aan gekoppeld is.

1. Ga naar «Financiën» → «Instellingen»
2. Klik in de lijst met rekeningen op het verwijderingsicoon (🗑️) in de kolom «Acties»
3. Bevestig de verwijdering

Opmerking: Als de rekening toegewezen is aan een functie (Agapes/Bijdragen), waarschuwt Janus u en gebruikt het automatisch een andere beschikbare bankrekening als vervanging.

De rekeningen gebruiken bij ontvangsten en uitgaven

Bij het aanmaken van een ontvangst

1. Ga naar «Financiën» → «Ontvangsten» → «Een ontvangst aanmaken»
2. Het formulier toont een veld «Rekening»
3. Selecteer de juiste rekening in het vervolgkeuzemenu
4. Als er geen rekening geselecteerd is, gebruikt Janus de standaardrekening (eerste actieve rekening van het type «Bank»)

Bij het aanmaken van een uitgave

1. Ga naar «Financiën» → «Uitgaven» → «Een uitgave aanmaken»
2. Het formulier toont een veld «Rekening»
3. Selecteer de juiste rekening in het vervolgkeuzemenu
4. Als er geen rekening geselecteerd is, gebruikt Janus de standaardrekening

De saldi per rekening raadplegen

Op de instellingenpagina

De pagina «Financiën» → «Instellingen» toont voor elke rekening:

• Saldo van de rekening: Automatisch berekend huidig saldo
• Toewijzing: Geeft aan of de rekening toegewezen is aan de Agapes, de Bijdragen, of beide

In de rapporten en overzichten

De financiële rapporten kunnen de gegevens filteren per rekening om een gedetailleerd overzicht van de financiën van elke rekening te krijgen.

Standaardrekening

Janus bepaalt automatisch een standaardrekening:

• De eerste actieve bankrekening (gesorteerd op sorteervolgorde, dan op ID)
• Als er geen bankrekening bestaat, de eerste actieve rekening (alle types samen)

De standaardrekening wordt gebruikt:

• Wanneer er geen rekening opgegeven is bij het aanmaken van een ontvangst of uitgave
• Voor geïmporteerde transacties die niet automatisch aan een rekening gekoppeld kunnen worden
• Als vervanging wanneer een toegewezen rekening gearchiveerd of verwijderd is

Belangrijke opmerkingen

• Gegevensintegriteit: Rekeningen kunnen niet verwijderd worden als er gegevens aan gekoppeld zijn. U moet de rekening eerst archiveren als u ze uit het huidige gebruik wilt halen.
• Meervoudige toewijzingen: Eenzelfde rekening kan tegelijk toegewezen worden aan de Agapes en aan de Bijdragen.
• Sortering van rekeningen: De rekeningen worden gesorteerd op aangepaste sorteervolgorde (veld sort_order), dan op oplopend ID. U kunt de volgorde wijzigen via het veld «Sorteervolgorde» bij het aanmaken of wijzigen van een rekening.
• Archivering versus verwijdering: Archivering bewaart de gegevens en laat toe de historiek te raadplegen. Verwijdering is enkel mogelijk als de rekening leeg is van alle gegevens.
• Enkel bankrekeningen: Alleen rekeningen van het type «Bank» kunnen toegewezen worden aan de functies Agapes en Bijdragen, aangezien deze functies elektronische betalingen inhouden.

Beheer van de financiën VZW of Wet van 1901: categorieën, rapport, enz.

Janus laat u toe de financiën te beheren volgens gestandaardiseerde boekhoudplannen voor Belgische verenigingen (VZW) of Franse verenigingen (Wet van 1901). Deze functionaliteit biedt vooraf gedefinieerde categorieën die voldoen aan de boekhoudkundige normen, een koppelingssysteem voor bestaande aangepaste categorieën, en aangepaste rapporten (resultatenrekening, vereenvoudigde balans).

Let op: Het boekhoudkundig beheer VZW/Wet van 1901 is toegankelijk als de module «Financiën» geactiveerd is. Om de module «Financiën» te activeren, kunt u contact opnemen met janus@cydit.eu

Vereisten

• De module «Financiën» geactiveerd hebben
• De nodige installatiescripts uitgevoerd hebben (zie sectie Installatie)

De boekhoudmodus VZW of Wet van 1901 activeren

Janus biedt drie boekhoudmodi aan:

• Eenvoudige financiën: Historische modus met vrije categorieën (standaard)
• VZW: Boekhoudplan voor Belgische verenigingen
• Wet van 1901: Boekhoudplan voor Franse verenigingen

De boekhoudmodus wijzigen

1. Ga naar «Financiën» → «Instellingen»
2. Zoek in de sectie «Algemene instellingen» het menu «Boekhoudmodus»
3. Selecteer de gewenste modus:
   • «Eenvoudige financiën» voor de historische modus
   • «VZW» voor het Belgische boekhoudplan
   • «Wet van 1901» voor het Franse boekhoudplan
4. Klik op «Opslaan»

Opmerking: Het wijzigen van de modus heeft geen invloed op bestaande gegevens. Reeds gebruikte categorieën blijven behouden en kunnen gekoppeld worden aan de nieuwe standaardcategorieën.

Standaardcategorieën VZW

In VZW-modus zijn de volgende categorieën beschikbaar:

Categorieën van ontvangsten

• Bijdragen van leden (bv. maandelijks/jaarlijks)
• Giften en legaten (bv. giften van leden, weldoeners)
• Subsidies en overheidssteun (bv. liefdadigheidsprojecten)
• Ontvangsten uit activiteiten (evenementen, occasionele verkoop) (bv. agapes, witte tenues)
• Financiële opbrengsten (interesten, dividenden) (bv. bankinteresten)
• Andere ontvangsten (sponsoring, partnerschappen)

Categorieën van uitgaven

• Werkingskosten (huur, elektriciteit, water, telefoon, internet) (bv. huur van de tempel)
• Aankopen van klein materiaal en benodigdheden (bv. ritueel materiaal, decor)
• Portokosten en communicatiekosten (bv. convocaties, drukwerk)
• Verplaatsingskosten en zendingen (bv. tenues, congressen)
• Bezoldigingen en sociale lasten (indien van toepassing)
• Bankkosten
• Verzekeringen
• Opleidings- en documentatiekosten
• Andere diverse kosten (kleine herstellingen, enz.)

Standaardcategorieën Wet van 1901

In modus Wet van 1901 zijn de volgende categorieën beschikbaar:

Categorieën van ontvangsten

• Bijdragen van de leden (bv. maandelijks/jaarlijks)
• Handgiften en legaten
• Subsidies (openbaar of privé)
• Ontvangsten uit activiteiten (evenementen, verkoop) (bv. agapes, conferenties)
• Financiële opbrengsten (bankinteresten)
• Uitzonderlijke ontvangsten (terugbetalingen, vergoedingen)

Categorieën van uitgaven

• Beheerskosten (huur, huurlasten, elektriciteit)
• Aankopen van materiaal en benodigdheden
• Communicatiekosten (drukwerk, frankering)
• Verplaatsingskosten en kilometervergoedingen
• Receptie- en representatiekosten
• Bezoldigingen en erelonen (indien van toepassing)
• Bankkosten en verzekeringen
• Opleidings- en documentatiekosten
• Gestorte giften en subsidies (indien van toepassing)
• Andere kosten (kleine uitrusting, herstellingen)

Gebruik van de categorieën in de formulieren

Bij het aanmaken van een ontvangst

1. Ga naar «Financiën» → «Ontvangsten» → «Een ontvangst aanmaken»
2. Het vervolgkeuzemenu «Categorie» toont:
   • In modus «Eenvoudige financiën»: Alle bestaande aangepaste categorieën
   • In modus VZW/Wet van 1901: De standaardcategorieën + de gekoppelde aangepaste categorieën
3. Selecteer de juiste categorie
4. Vul de andere velden in (datum, bedrag, omschrijving, enz.)
5. Klik op «Aanmaken»

Bij het aanmaken van een uitgave

1. Ga naar «Financiën» → «Uitgaven» → «Een uitgave aanmaken»
2. Het vervolgkeuzemenu «Categorie» werkt op dezelfde manier als voor de ontvangsten
3. Selecteer de juiste categorie
4. Vul de andere velden in
5. Klik op «Aanmaken»

Opmerking: Niet-gekoppelde aangepaste categorieën zijn niet zichtbaar in de vervolgkeuzemenu’s van de formulieren. Ze moeten eerst gekoppeld worden aan een standaardcategorie (zie volgende sectie).

De koppeling van de aangepaste categorieën beheren

Als u overschakelt van de modus «Eenvoudige financiën» naar de modus VZW of Wet van 1901, moeten de bestaande aangepaste categorieën gekoppeld worden aan de standaardcategorieën om in de rapporten te verschijnen.

Toegang tot de koppelingspagina

1. Ga naar «Financiën» → «Categoriebeheer»
   • Opmerking: Deze pagina is enkel zichtbaar als de boekhoudmodus VZW of Wet van 1901 is

Overzicht van de koppeling

De pagina toont twee secties:

• Categorieën van ontvangsten: Lijst van de aangepaste categorieën met hun koppeling naar de standaardcategorieën
• Categorieën van uitgaven: Lijst van de aangepaste categorieën met hun koppeling naar de standaardcategorieën

Elke aangepaste categorie toont:

• Haar naam
• Het aantal items (ontvangsten/uitgaven) dat deze categorie gebruikt
• Haar status: «Gekoppeld» aan een standaardcategorie of «Niet gekoppeld» (in het rood)

Een koppeling aanmaken voor een aangepaste categorie

Om een aangepaste categorie te koppelen aan een standaardcategorie:

1. Ga naar «Financiën» → «Categoriebeheer»
2. Zoek in de juiste sectie (Ontvangsten of Uitgaven) de aangepaste categorie «Niet gekoppeld»
3. Klik op het bewerkingsicoon (✏️) in de kolom «Acties»
4. In het venster dat verschijnt:
   • Aangepaste categorie: Naam van de categorie (niet wijzigbaar)
   • Standaardcategorie: Selecteer de juiste standaardcategorie in het vervolgkeuzemenu
5. Klik op «Opslaan»

De categorie is nu gekoppeld en verschijnt als «Gekoppeld» in de lijst.

Een bestaande koppeling wijzigen

Om de koppeling van een aangepaste categorie te wijzigen:

1. Ga naar «Financiën» → «Categoriebeheer»
2. Zoek de te wijzigen «Gekoppeld»-categorie
3. Klik op het bewerkingsicoon (✏️)
4. Wijzig de selectie «Standaardcategorie»
5. Klik op «Opslaan»

Opmerking: Alle bestaande ontvangsten/uitgaven die deze categorie gebruiken, worden in de rapporten automatisch gekoppeld aan de nieuwe standaardcategorie.

Een gekoppelde aangepaste categorie hernoemen

Om een aangepaste categorie te hernoemen (met behoud van de koppeling):

1. Ga naar «Financiën» → «Categoriebeheer»
2. Klik op het bewerkingsicoon (✏️) van de categorie
3. Wijzig in het venster het veld «Aangepaste categorie»
4. Klik op «Opslaan»

Gedrag: Alle bestaande ontvangsten/uitgaven die de oude categorienaam gebruiken, worden bijgewerkt met de nieuwe naam.

Een aangepaste categorie verwijderen

Als een aangepaste categorie niet meer gebruikt wordt:

1. Ga naar «Financiën» → «Categoriebeheer»
2. Klik op het verwijderingsicoon (🗑️) van de categorie
3. Belangrijk: Als de categorie gebruikt wordt door bestaande items, verschijnt er een venster:
   • U moet een doelcategorie kiezen om alle bestaande items naar over te dragen
   • Selecteer een bestaande standaard- of aangepaste categorie in het vervolgkeuzemenu
   • OF vink «Een nieuwe aangepaste categorie aanmaken» aan en voer een naam in
4. Klik op «Verwijderen en overdragen» om te bevestigen

Gedrag:

• Als de categorie geen bijbehorende items heeft, wordt ze onmiddellijk verwijderd
• Als de categorie items heeft, worden al deze items voor de verwijdering overgedragen naar de doelcategorie

Het PDF-rapport genereren

Het PDF-rapport groepeert automatisch alle ontvangsten en uitgaven per standaardcategorie, volgens de actieve boekhoudmodus.

Toegang tot het rapport

1. Ga naar «Financiën» → «Rapport»
2. Selecteer het gewenste boekjaar
3. Klik op «Rapport genereren»

Voorafgaande controle

Voordat het rapport gegenereerd wordt, controleert Janus automatisch:

• Alle aangepaste categorieën zijn gekoppeld: Als er niet-gekoppelde categorieën bestaan, verschijnt er een waarschuwing en wordt u doorgestuurd naar de pagina «Categoriebeheer»
• Geldig boekjaar: Het rapport gebruikt de data van het boekjaar om de gegevens te filteren

Inhoud van het rapport

Het gegenereerde PDF-rapport bevat:

1. Resultatenrekening (bedrijfsresultaat)

• Ontvangsten: Gedetailleerde tabel van de ontvangsten per standaardcategorie, met bedragen
• Uitgaven: Gedetailleerde tabel van de uitgaven per standaardcategorie, met bedragen
• Nettoresultaat: Verschil tussen de totale ontvangsten en de totale uitgaven

De bedragen worden gegroepeerd volgens de geconfigureerde koppelingen. De aangepaste categorieën worden gegroepeerd onder hun respectieve standaardcategorie.

2. Aanvullende informatie

• Gedekte periode (boekjaar)
• Datum van het genereren van het rapport
• Totaal van de ontvangsten
• Totaal van de uitgaven

Gegevens exporteren naar CSV

Een CSV-export is beschikbaar om de gegevens in een rekenblad te analyseren.

De gegevens exporteren

1. Ga naar «Financiën» → «Rapport»
2. Selecteer het gewenste boekjaar
3. Klik op «Exporteren naar CSV»

Inhoud van de CSV-export

Het CSV-bestand bevat:

• Alle ontvangsten: Met datum, bedrag, categorie (standaard), omschrijving
• Alle uitgaven: Met datum, bedrag, categorie (standaard), omschrijving
• Samenvatting: Totalen per standaardcategorie en nettoresultaat

De categorieën zijn al gekoppeld volgens de configuraties bepaald in «Categoriebeheer».

Boekjaar

Het rapport gebruikt de berekening van het boekjaar om de gedekte periode te bepalen:

• Het boekjaar begint op 1 januari en eindigt op 31 december (standaardkalender)
• De ontvangsten en uitgaven worden gefilterd op basis van hun transactiedatum, zodat enkel die van het geselecteerde boekjaar worden opgenomen

Opmerking: De data van het boekjaar kunnen variëren naargelang de configuratie van de Janus-instantie. Raadpleeg uw beheerder voor de exacte data.

Niet-gekoppelde categorieën in de rapporten

Als aangepaste categorieën niet gekoppeld zijn:

• Verschijnen ze niet in de formulieren voor het aanmaken van ontvangsten/uitgaven
• Verschijnen ze niet in het PDF-rapport (het rapport kan niet gegenereerd worden zolang er niet-gekoppelde categorieën bestaan)
• Kunnen ze nog steeds bekeken worden in de gedetailleerde overzichten (lijsten van ontvangsten/uitgaven) met de aanduiding «Niet gekoppeld»

Belangrijk: U moet alle aangepaste categorieën koppelen voordat u het rapport kunt genereren.

Belangrijke opmerkingen

• Retroactiviteit: Het wijzigen van de boekhoudmodus heeft geen invloed op de historische gegevens. De oude categorieën blijven aanwezig in de bestaande items en kunnen geleidelijk gekoppeld worden.
• Meervoudige koppeling: Meerdere aangepaste categorieën kunnen gekoppeld worden aan dezelfde standaardcategorie. Al hun items worden in de rapporten onder deze categorie gegroepeerd.
• Standaardcategorieën: De standaardcategorieën kunnen niet gewijzigd of verwijderd worden. Ze zijn bepaald volgens de boekhoudkundige normen VZW of Wet van 1901.
• Aangepaste categorieën: U kunt nieuwe aangepaste categorieën aanmaken via de koppeling, maar ze moeten gekoppeld worden aan een standaardcategorie om bruikbaar te zijn.
• Back-up: Voordat u van boekhoudmodus verandert, zorg ervoor dat u uw gegevens gebackupt heeft en de koppeling van de bestaande categorieën gepland heeft.
• Gegevensintegriteit: Het verwijderen van een aangepaste categorie met items vereist een overdracht naar een andere categorie om de integriteit van de boekhoudkundige gegevens te bewaren.