1. Depuis la page d’accueil de Janus :

   • Cliquer sur “Loge” → “Membre - Créer”
   • Sélectionner le type de membre à créer :
     • “Membre” : Membre régulier de l’atelier
     • “Visiteur” : Visiteur, non-membre.
     • “En congés” : Membre actif, cotisation différente
     • “En sommeil” : Membre inactif, pas de cotisation
     • “Orient Eternel” : Membre décédé, coordonnées conservées
     • “Ancien membre” : Membre inactif, coordonnées conservées
   • Remplir les informations obligatoires :
     • Prénom
     • Nom
     • Adresse e-mail
     • Numéro de téléphone
   • Les dates de parcours maçonniques permettent de calculer automatiquement le grade d’un membre :
     • Si la date de réception est remplie (et située dans le passé) : Le membre est Apprenti
     • Si la date de passage est remplie (et située dans le passé) : Le membre est Compagnon
     • Si la date d’élévation est remplie (et située dans le passé) : Le membre est Maître

2. Depuis le listing des Membres :

   • Cliquer sur “Nouveau Membre”
   • Suivez les instructions du point 1.

3. Donner accès à Janus

   • Depuis l’écran de création d’un membre :
     • Remplir les champs obligatoires
     • Cocher la case “Accès à Janus”
     • Un email est automatiquement envoyé avec les identifiants.
     • L’email contient :
       • Le lien pour se connecter à Janus
       • Le nom d’utilisateur (unique)
       • Le mot de passe (unique)
   • Pour plus d’informations sur la gestion des rôles, utilisez les pages suivantes :

   Accès “Membres”

   Roles et Permissions

1. Depuis la page d’accueil de Janus :
   • Cliquer sur “Visiteurs” → “Créer Visiteur”
   • Remplir les informations obligatoires :
     • Prénom
     • Nom
     • Adresse e-mail
     • Numéro de téléphone
   • Les autres valeurs sont indicatives et ne doivent pas forcément être remplies.
   • Tout membre dont la loge est différente de la loge configurée dans Janus, est considéré comme un visiteur.
2. Depuis le listing des Visiteurs :
   • Cliquer sur “Nouveau”
   • Suivez les instructions du point 1.

Janus permet à chaque atelier de configurer la liste des fonctions présentent dans l’atelier.

Il n’y a aucune limite au nombre de fonctions pouvant être créées dans Janus.

Chaque rite venant avec sa terminologie et sa liste d’officiers, il est aisé de les configurer dans Janus.

Créer une Fonction

1. Depuis la page d’accueil de Janus
   1. Cliquer sur “Loge” → “Fonctions et Officiers”
   2. Cliquer sur “Créer une fonction”
   3. Indiquer le nom de la fonction à créer
   4. Cliquer sur “Enregistrer”

Assigner une fonction

NB : Une fonction ne peut être assignée qu’à un membre existant. Référence :

Créer un Membre

1. Depuis la page d’accueil de Janus
   1. Cliquer sur “Loge” → “Fonctions et Officiers”
   2. Cliquer sur “Assigner une fonction” :
      1. Sélectionner le membre remplissant la fonction
      2. Sélectionner la fonction remplie par le membre
      3. Cliquer sur “Enregistrer”

Avant d’encoder votre 1ère cotisation dans Janus, n’oubliez pas de configurer la trésorerie

Configurer la Trésorerie

Nota Bene

Il n’est pas nécessaire d’encoder les cotisations manuellement dans le menu “Trésor”. Tout se fait automatiquement depuis le tableau des “Membres”

Aperçu des cotisations

Depuis la liste des membres : “Loge” → “Membres” :

• Le statut de cotisation est indiqué pour chaque membre par une icône représentant un sac d’argent.
  • Un membre en ordre de cotisation est associé à une icône verte
  • Un membre qui n’est pas en ordre de cotisation est associé à une icône rouge
• La période ainsi que le montant de la cotisation sont indiqués pour chaque membre :
  • La période est “Annuelle” ou “Mensuelle”
  • Le montant est libre

Il est possible d’obtenir un état détaillé des cotisations d’un membre

• Cliquer sur l’icone “bloc-note”
• Sur l’écran suivant vous obtenez 2 tableaux
  • Le 1er tableau indique l’état de la cotisation courante
    • Si la cotisation n’est pas payée annuellement, ce tableau indique le montant “restant dû” ou “à percevoir”
  • Le 2ème tableau indique l’historique des cotisations perçues pour l’année courante

Encoder une cotisation

1. Depuis la liste des membres
   1. Pour un membre qui n’est pas en ordre de cotisation
      1. Cliquer sur l’icône rouge
      2. Sur l’écran suivant
         1. Choisir la périodicité de la cotisation
            1. Mensuelle
            2. Annuelle
         2. Remplir le montant de la cotisation perçue
      3. Cliquer sur “Enregistrer”
      4. Le membre est en ordre de cotisation

NB : La cotisation est automatiquement enregistrée dans la trésorerie

Il arrive parfois que les membres oublient de régler leur cotisation.

Dans ce cas là, Janus est là pour vous aider à faire le point sur la situation.

Avant de pouvoir générer un rappel, il convient de configurer le montant de la cotisation

Configurer la Trésorerie

Afficher le détail des cotisations

Depuis la liste des membres :

• Cliquer sur l’icône “bloc-note” du membre dont vous voulez afficher le détail des cotisations
• Sur l’écran suivant, les 2 tableaux présentent le détail des cotisations de l’année :
  • Le 1er tableau présente l’état de cotisation courant.
  • Le 2ème tableau présente les cotisations “restant dûe” sur l’année courante.
• Si le membre n’est pas en ordre de cotisation, le bouton “Générer rappel” apparait.
• Cliquer sur “Générer rappel”
• Le rappel est généré, au format PDF, dans une nouvelle fenêtre.
• Vous pouvez le télécharger et l’envoyer grâce à votre messagerie favorite.

NB : Le format le contenu du rappel sont fixes. Pour toute demande de changement, vous pouvez contacter janus@cydit.eu

Depuis la version “2024.05.16”, Janus permet d’importer des membres en masse. Ceci permet de remplir simplement un fichier CSV pour l’intégrer en une seule fois à Janus.

Vous pouvez utiliser le modèle suivant pour importer vos membres/visiteurs :

janus_import.csv

Un membre doit impérativement comporter l’information “Loge”, égale au nom de votre atelier, sinon quoi, il sera enregistré comme visiteur.

Importer des membres en masse

Depuis la page d’accueil :

• Cliquer sur “Loge” → “Membres - Import”
• Sur l’écran suivant :
  • Vous pouvez télécharger le modèle de fichier d’import
  • Une fois rempli, sélectionner le fichier sur votre ordinateur
• Le fichier est automatiquement chargé pour vérification.
• Janus vérifie la présence des champs obligatoires suivants :
  • Prénom
  • Nom
  • Mail
  • Les champs obligatoires, manquants, sont indiqués dans le tableau par le texte “MANQUANT” sur fond rouge.
• Les champs non obligatoires, peuvent être vides.
• Après vérification du fichier, cliquer sur “Importer”
• Les membres/visiteurs sont automatiquement ajoutés à Janus.

Contexte

Janus permet de gérer le carnet d’adresses des loges amies avec qui votre atelier entretient une correspondance.

Utilisation

• Depuis la page d’accueil :
  • Cliquer sur “Loge” → “Loges amies”
  • Cliquer sur “Nouveau”
  • Introduiser les informations de la Loge :
    • Nom : Nom de la Loge
    • Orient : Orient de la Loge
    • Email : Addresse électronique de la Loge
    • Rite : Rite pratiqué par la Loge
    • Type : Type de loge (Bleue, Hauts Grades)
    • Genre : Genre de la Loge (Mixte, Masculine ou Féminine)
    • Adresse : Adresse où se réunie la loge.
  • Cliquer sur “Enregistrer”
  • La nouvelle Loge est reprise dans le tableau

Depuis la version 2025.01.24, Janus permet d’assigner des rôles particuliers aux différents utilisateurs.

Janus permet d’assigner 8 rôles différents et exclusifs (Il n’est pas possible d’assigner plus d’un rôle à un utilisateur de Janus) :

• Administrateur : Accès complet à toutes les fonctionnalités de Janus
• Trésorerie : Accès à la trésorerie et à la gestion des cotisations
• Secrétariat : Accès au secrétariat (Génération de documents etc…)
• Banquets : Accès à la gestion des inscriptions et aux paiements.
• Membre : Accès en lecture au calendrier, et aux documents de son grade (et inférieur) dans les archives.
• Archiviste : Accès Membre + Ajout de documents
• Gestionnaire d’événements : Accès Membre + Ajout d’évènements (internes et externes)
• Gestionnaire de contenu : Accès Archiviste + Gestionnaire d’événements.

Matrice des rôles

Ci-dessous, se trouve la matrice détaillée des différents rôles :

Présentation du rôle « Membre »

Le rôle Membre est un profil d’utilisateur dans Janus, conçu pour offrir un accès limité et sécurisé aux membres “ordinaires” de la loge.

Ce rôle permet de garantir que les membres n’ont accès qu’aux informations et documents qui leur sont strictement destinés, tout en protégeant les données sensibles et les fonctionnalités réservées à l’administration.

Droits et restrictions du rôle Membre

Accès général

• Connexion : Les membres peuvent se connecter à l’application avec leurs identifiants personnels.
• Navigation : Ils ont accès à un menu simplifié, adapté à leur rôle.

Accès aux documents

• Archives :
  • Les membres peuvent consulter les documents d’archive qui leur sont accessibles selon leur degré maçonnique.
  • Filtrage par degré : Un membre ne voit que les documents dont le niveau (degré) est inférieur ou égal à son propre degré.
  • Types de documents exclus : Les membres n’ont pas accès aux documents “administratifs” de type trésorerie, justificatifs de dépense/recette, présence repas, etc.
  • Téléchargement : Ils peuvent télécharger les documents auxquels ils ont accès.
  • Envoi de documents : Les membres ne peuvent pas envoyer de documents par mail depuis l’interface.

Accès aux événements

• Les membres n’ont accès qu’à la vue calendrier des évènements.
• Détails d’un événement :
  • Les membres peuvent consulter les détails des évènements de leur degré et inférieur.
  • Aucune action d’administration n’est disponible (pas de bouton d’édition, suppression, gestion des inscriptions, etc.).

Administration : gestion des membres

Création d’un membre

• Un administrateur, secrétaire ou trésorier peut créer un nouvel utilisateur avec le rôle « Membre ».
• Lors de la création, il est possible de spécifier le degré maçonnique du membre, qui conditionnera ses droits d’accès aux documents et événements.

Modification/Suppression

• Seuls les administrateurs, secrétaires ou trésoriers peuvent modifier ou supprimer un membre.

Changement de rôle

• Il est possible de modifier le rôle d’un utilisateur existant pour le passer à « Membre » ou inversement, selon les besoins de la loge.

Sécurité et conformité

• Contrôle d’accès centralisé : Toutes les pages et scripts sensibles vérifient le rôle de l’utilisateur avant d’autoriser l’accès ou l’exécution d’une action.
• Logs d’accès : Les tentatives d’accès non autorisées sont enregistrées dans les logs pour audit.
• Traductions : Les messages d’erreur et d’accès refusé sont traduits dans toutes les langues supportées.

Cas d’usage typiques

• Un membre se connecte et consulte uniquement les documents et événements qui lui sont accessibles, sans jamais voir les documents de trésorerie ou les actions d’administration.
• Un membre ne peut pas envoyer de documents, ni accéder à la gestion des utilisateurs ou à la configuration de la loge.

Bonnes pratiques

• Toujours vérifier le degré du membre lors de la création ou de la modification de son profil.
• Ne jamais attribuer le rôle « Membre » à un utilisateur qui doit accéder à la trésorerie, à la gestion des événements ou à l’administration.
• En cas de doute sur les droits d’un membre, consulter la matrice RBAC (contrôle d’accès basé sur les rôles) ou contacter l’administrateur principal.

Vue d’ensemble

Le système de candidatures de Janus permet aux administrateurs et secrétaires de gérer les demandes d’adhésion de nouveaux membres. Le système intègre la gestion des parrains, les lettres de motivation, les enquêtes et le suivi des statuts.

Fonctionnalités principales

• Création et modification de candidatures
• Gestion des parrains (internes et externes)
• Upload de lettres de motivation (PDF)
• Système d’enquête avec rapports
• Suivi des statuts et workflow d’approbation
• Création automatique de membres depuis les candidatures acceptées

Accès au système

Rôles autorisés

• Administrateur : Accès complet aux candidatures et enquêtes
• Secretaire : Accès complet aux candidatures et enquêtes
• Member : Accès limité (voir ci-dessous)

Navigation

1. Connectez-vous à Janus avec vos identifiants
2. Dans la barre latérale, cliquez sur “Applications”
3. Vous verrez les sous-menus :
   • Liste des candidatures
   • Créer une candidature
   • enquêtes (si vous avez des enquêtes assignées)

Gestion des candidatures

Créer une nouvelle candidature

1. Accédez au formulaire : Applications → Créer une candidature
2. Remplissez les informations personnelles :
   • Nom et prénom
   • Email et téléphone
   • Date de naissance (format DD-MM-YYYY)
   • Profession
   • Adresse postale (avec suggestions automatiques)
3. Configurez le parrainage (voir section parrainage)
4. Sélectionnez l’événement de présentation (optionnel)
5. Uploadez la lettre de motivation (PDF)
6. Soumettez le formulaire

Modifier une candidature existante

1. Accédez à la liste : Applications → Liste des candidatures
2. Cliquez sur “Modifier” pour la candidature souhaitée
3. Modifiez les champs nécessaires
4. Remplacez la lettre de motivation si nécessaire (l’ancienne sera supprimée)
5. Sauvegardez les modifications

Consulter une candidature

1. Accédez à la liste : Applications → Liste des candidatures
2. Cliquez sur “Détails” pour la candidature souhaitée
3. Visualisez toutes les informations :
   • Données personnelles
   • Informations de parrainage
   • Lettre de motivation
   • Statut et historique

Système de parrainage

Parrain interne (membre de la loge)

• Sélectionnez “Interne” comme type de parrain
• Choisissez un membre dans la liste déroulante
• Uploadez la lettre de motivation (obligatoire)

Parrain externe (membre d’une autre loge)

• Sélectionnez “Externe” comme type de parrain
• Remplissez :
  • Nom du parrain
  • Prénom du parrain
  • Nom de la loge du parrain
• Uploadez la lettre de motivation (obligatoire)

Affichage des parrains

• Parrain interne : “Prénom Nom”
• Parrain externe : “Prénom NOM (Nom de la loge)”

Lettres de motivation

Format requis

• Type de fichier : PDF uniquement
• Taille maximale : 1000 MB
• Nommage automatique : Le système génère un nom unique basé sur le hash du fichier

Description automatique

Le système génère automatiquement une description au format :

Date - Lettre de motivation - Nom du candidat

Remplacement de fichiers

• Lors de la modification : Si vous uploadez un nouveau fichier, l’ancien sera automatiquement supprimé
• Message d’information : “Le fichier actuel sera remplacé si un nouveau est uploadé”

Gestion des enquêtes

Assignation d’enquêtes

1. Accédez à la liste des candidatures
2. Cliquez sur “Assigner” pour la candidature souhaitée
3. Sélectionnez un investigateur parmi les membres
4. Confirmez l’assignation

Soumission de rapports d’enquête

1. Accédez à : Applications → enquêtes → Soumettre un rapport
2. Sélectionnez la candidature à investiguer
3. Rédigez le rapport dans le champ texte
4. Uploadez le rapport (PDF, optionnel)
5. Soumettez le rapport

Modification de rapports

• Rapports existants : Vous pouvez modifier un rapport déjà soumis
• Remplacement de fichiers : Les anciens rapports sont automatiquement remplacés

Statuts des candidatures

Statuts disponibles

• En attente : Candidature soumise, en attente d’enquête
• En cours d’enquête : enquête assignée et en cours
• enquête terminée : Rapport soumis, en attente de décision
• Acceptée : Candidature approuvée
• Refusée : Candidature rejetée
• Archivée : Candidature archivée

Changement de statut

1. Accédez aux détails de la candidature
2. Cliquez sur “Modifier le statut”
3. Sélectionnez le nouveau statut
4. Confirmez le changement

Création de membres

Création automatique depuis une candidature acceptée

Lorsque vous changez le statut d’une candidature à “Acceptée” :

1. Une confirmation apparaît : “Voulez-vous créer un nouveau membre ?”
2. Si vous confirmez : Vous êtes redirigé vers le formulaire de création de membre
3. Les informations sont pré-remplies :
   • Nom et prénom du candidat
   • Email et téléphone
   • Date de naissance
   • Profession
   • Adresse postale
   • Informations du parrain

Avantages

• Gain de temps : Pas besoin de retaper les informations
• Cohérence : Les données sont identiques entre candidature et membre
• Workflow intégré : Transition fluide de candidat à membre

FAQ

Q : Puis-je modifier une candidature après l’avoir soumise ?

R : Oui, vous pouvez modifier une candidature à tout moment en utilisant le bouton “Modifier”.

Q : Que se passe-t-il si j’uploade une nouvelle lettre de motivation ?

R : L’ancienne lettre est automatiquement supprimée et remplacée par la nouvelle.

Q : Comment savoir si une enquête est en cours ?

R : Le statut de la candidature indique “En cours d’enquête” et vous pouvez voir l’investigateur assigné.

Q : Puis-je créer un membre sans accepter la candidature ?

R : Oui, vous pouvez créer des membres directement depuis le menu “Membres” → “Créer un membre”.

Q : Les lettres de motivation sont-elles obligatoires ?

R : Oui, une lettre de motivation est requise pour toute candidature, quel que soit le type de parrain.

Q : Comment gérer les candidatures refusées ?

R : Les candidatures refusées peuvent être archivées ou conservées pour référence. Le statut “Refusée” est définitif.

Support technique

En cas de problème

1. Vérifiez vos permissions : Assurez-vous d’avoir le rôle approprié
2. Consultez les logs : Les erreurs sont enregistrées dans le système de logging
3. Contactez l’administrateur : Pour les problèmes persistants

Logs utiles

• Création de candidature : [APPLICATION_CREATE]
• Modification de candidature : [APPLICATION_UPDATE]
• Gestion des fichiers : [APPLICATION_UPDATE] File replaced/created

2FA, c’est quoi ?

La 2FA (authentification à deux facteurs) ajoute une étape de sécurité après votre mot de passe. Elle vérifie que c’est bien vous, même si quelqu’un connaît votre mot de passe. Dans Janus, vous recevez un code unique (OTP) par e‑mail après la connexion. Saisissez ce code à 6 chiffres sur l’écran 2FA pour accéder à Janus.

Activer l’authentification à deux facteurs (2FA) pour un utilisateur

Pré‑requis et conseils

• Assurez‑vous que l’adresse e‑mail dans votre profil est correcte: le code 2FA est envoyé à cet e‑mail.
• Conservez l’accès à cette boîte e‑mail pour recevoir le code à chaque connexion.
• Les codes sont valables un court laps de temps (indiqué dans l’e‑mail). Demandez un nouveau code si l’ancien expire.

Où trouver l’option ?

• Ouvrez votre profil: Menu Profil → Page “Mon profil”.
• Dans le tableau des informations personnelles, repérez la ligne “Two‑Factor Authentication (2FA)”.

Activer

• Cliquez sur le bouton “Activer 2FA” (icône bouclier).
• Un message de succès confirme l’activation. À partir de la prochaine connexion, un code à usage unique (OTP) sera requis après le mot de passe.

Désactiver

• Cliquez sur “Désactiver 2FA” (icône bouclier barré).
• Remarque: si l’admin a forcé la 2FA globalement, cette action est verrouillée.

Forcer la 2FA pour toute l’organisation (Administrateurs)

Qui peut le faire ?

• Seuls les utilisateurs dont le rôle est “Administrateur” peuvent activer 2FA pour tout l’atelier.

Où trouver l’option ?

• Profil → Section “Paramètres d’administration” → Bloc “Authentification à deux facteurs globale”.
• Le bloc affiche le statut global (Forcée / Non forcée) et, lorsque non forcée, des indicateurs d’adoption.

Activer la 2FA globalement

• Cliquez sur “Activer la 2FA globale”.
• Effet immédiat:
• Tous les utilisateurs doivent utiliser la 2FA lors de leur prochaine connexion.
• L’option de désactivation dans leur profil est verrouillée.

Désactiver la 2FA globale

• Cliquez sur “Désactiver la 2FA globale”.
• Les utilisateurs peuvent alors gérer leur 2FA individuellement (activer/désactiver).

Bonnes pratiques

• Prévenez les utilisateurs avant l’activation globale afin qu’ils vérifient leur adresse e‑mail.
• Surveillez l’adoption via les indicateurs disponibles lorsque la 2FA globale n’est pas forcée.

Utiliser la 2FA dans Janus

Étapes de connexion

1. Saisissez vos identifiants (nom d’utilisateur + mot de passe) comme d’habitude.
2. Si la 2FA est activée (individuelle ou globale), vous êtes redirigé vers l’écran de vérification 2FA.
3. Un e‑mail vous est envoyé avec un code à 6 chiffres (OTP).
4. Saisissez ce code sur l’écran 2FA pour finaliser la connexion.

Si vous ne recevez pas le code

• Vérifiez le dossier “Courriers indésirables”.
• Assurez‑vous que l’adresse e‑mail de votre profil est correcte.
• Utilisez le lien “Renvoyer le code” si disponible, puis attendez quelques instants.

Si le code a expiré

• Demandez un nouveau code depuis l’écran 2FA.

Sécurité

• Les codes sont temporaires et à usage unique.
• Ne partagez jamais votre code 2FA et ne transférez pas l’e‑mail.
• Déconnectez‑vous des sessions inactives, surtout sur des postes partagés.

Conseils généraux

• Conservez votre boîte e‑mail sécurisée (mot de passe fort, 2FA si possible).
• Maintenez votre adresse e‑mail à jour dans votre profil Janus.
• En cas de problème persistant (pas de réception de code, erreurs répétées), contactez l’administrateur de votre instance.