Let op: het beheer van externe evenementen wordt geïntroduceerd in de versie 2025.07.26

Janus laat toe om evenementen te organiseren, met of zonder agapen.

Janus laat toe om de inschrijvingen en de aanwezigheden bij deze evenementen te beheren. Het beheer van de aanwezigheden vereenvoudigt het werk van de secretaris bij het opstellen van de notulen en andere bouwstukken.

Een interne gebeurtenis aanmaken, met agapen

1. Vanaf de startpagina

• Klik op “Gebeurtenissen” → “Evenement aanmaken”
• Selecteer op het volgende scherm “Interne gebeurtenis” in het veld “Bron van het evenement”
• Vul de gegevens in:

  • Datum (verplicht): datum van het evenement. Vrij veld

  • Type (verplicht): selecteer het type evenement (Zitting, Seminarie, Banket, enz.)

  • Titel (verplicht): titel van uw evenement. Vrij veld

  • Graad (verplicht): graad van het evenement. Vaste waarden (1, 2, 3, 3+)

  • Agenda (verplicht): agenda van het evenement. Vrij veld.

    • Let op: dit veld ondersteunt opmaak met een syntaxis genaamd “Markdown”. Met deze syntaxis kunt u tekst opmaken zonder externe hulpmiddelen (zoals Word, PowerPoint enz.) te gebruiken.

      Een duidelijke documentatie, in het Frans, is hier beschikbaar.

  • Capaciteit: maximumaantal deelnemers (optioneel)

  • Agapen: vink het vakje aan om agapen te organiseren bij deze zitting.

• In de sectie “Agapen” (indien geactiveerd):
  • Geef de prijs van de agapen op
  • Geef aan of u wilt dat een QR-code wordt gegenereerd en verzonden in de bevestigingsmail.
    • Met de gegenereerde QR-code kan de status van de inschrijving vóór de agapen worden gecontroleerd.
    • Eens gescand, toont deze de betaalstatus van de inschrijving voor de agapen.
    • Als de agapen nog moeten worden betaald, wordt automatisch een QR-code voor betaling gegenereerd.
  • Let op: de datum en de titel worden automatisch overgenomen van het vorige scherm.
• Klik op “Opslaan”
• De zitting en de agapen zijn aangemaakt.

2. Vanaf de lijst met gebeurtenissen

• Klik op “Nieuw evenement”
• Volg de instructies van punt 1.

Een externe gebeurtenis aanmaken

1. Vanaf de startpagina

• Klik op “Gebeurtenissen” → “Evenement aanmaken”
• Selecteer op het volgende scherm “Externe gebeurtenis” in het veld “Bron van het evenement”
• De velden die specifiek zijn voor externe evenementen verschijnen automatisch
• Vul de gegevens in:

Basisgegevens

• Datum (verplicht): datum van het evenement. Vrij veld
• Type (verplicht): selecteer het type evenement
• Titel (verplicht): titel van uw evenement. Vrij veld
• Graad (verplicht): graad van het evenement. Vaste waarden
• Agenda (verplicht): agenda van het evenement. Vrij veld

Gegevens specifiek voor externe evenementen

• Organisator: naam van de organisatie of de loge die het evenement organiseert
• Locatie van het evenement: adres of plaats waar het evenement plaatsvindt
• Inschrijvingsgegevens: details over hoe men zich voor het evenement kan inschrijven
• Prijs van de agapen: prijs van de agapen als het evenement die aanbiedt
• Geslacht: selecteer het geslacht van het evenement (Mannelijk, Vrouwelijk, Gemengd)

2. Vanaf de lijst met gebeurtenissen

• Klik op “Nieuw evenement”
• Volg de instructies van punt 1.

📅 Agendaweergave en snel aanmaken

Toegang tot de agendaweergave

• Klik vanaf de lijst met evenementen bovenaan de pagina op de knop “Agenda”
• De agendaweergave toont alle evenementen van de huidige maand
• Gebruik de filters om alleen interne, externe, of alle evenementen weer te geven

Snel een evenement aanmaken

• Klik rechtstreeks op een datum in de agenda om een nieuw evenement aan te maken
• De datum en het uur (standaard 20:00) worden automatisch vooraf ingevuld
• Volg vervolgens de normale stappen voor het aanmaken van een evenement (intern of extern)

Navigeren in de agenda

• Pijlen ← →: navigeren tussen de maanden
• Knop “Vandaag”: snel terugkeren naar de huidige maand
• Klik op de maand/het jaar: opent een vervolgkeuzemenu om snel van maand en jaar te wisselen

Visuele informatie

• Kleuren per type:
  • Zitting (donkerblauw)
  • Seminarie (lichtblauw)
  • Banket (groen)
  • Auberge Espagnole (roze)
• Graadbadges: 1, 2, 3, of 3+ weergegeven op elk evenement
• Agapen-icoon: bestekicoon (🍽️) voor evenementen met agapen
• Onderscheid intern/extern: externe evenementen zijn duidelijk herkenbaar
• Legende: uitleg van de kleuren en symbolen onderaan de agenda

🔍 Filteren en zoeken

In de lijst met evenementen

• Gebruik het filter “Bron” om alleen weer te geven:
  • Interne evenementen
  • Externe evenementen
  • Alle evenementen
• Het standaardfilter past zich aan de weergave aan (tabel of agenda)

Geavanceerd zoeken

• Gebruik de zoekbalk om evenementen te vinden op titel, organisator, of locatie
• De resultaten omvatten automatisch de interne en externe evenementen

Janus laat toe om evenementen te organiseren, met of zonder agapen.

Janus laat toe om de inschrijvingen en de aanwezigheden bij deze evenementen te beheren. Het beheer van de aanwezigheden vereenvoudigt het werk van de secretaris bij het opstellen van de notulen en andere bouwstukken.

Een evenement aanmaken, zonder agapen

1. Vanaf de startpagina

• Klik op “Gebeurtenissen” → “Evenementen aanmaken”
• Vul op het volgende scherm de gegevens in:

  • Datum (verplicht): datum van het evenement. Vrij veld

  • Type (verplicht): selecteer het type evenement

  • Titel (verplicht): titel van uw evenement. Vrij veld

  • Graad (verplicht): graad van het evenement. Vaste waarden.

  • Agenda (verplicht): agenda van het evenement. Vrij veld.

    • Let op: dit veld ondersteunt opmaak met een syntaxis genaamd “Markdown”. Met deze syntaxis kunt u tekst opmaken zonder externe hulpmiddelen (zoals Word, PowerPoint enz.) te gebruiken.

      Een duidelijke documentatie, in het Frans, is hier beschikbaar.

  • Agapen: laat het vakje uitgevinkt.

  • Klik op “Opslaan”

  • De zitting is aangemaakt.

2. Vanaf de lijst met gebeurtenissen

• Klik op “Nieuw evenement”
• Volg de instructies van punt 1.

Als essentieel middel voor communicatie tussen loges, vormt de kalender soms een tijdrovende taak voor de secretaris.

Janus genereert automatisch de kalender van het lopende jaar.

Het genereren van de kalender maakt deel uit van de diensten “Documentatie”. Om te genieten van het automatisch genereren van uw documenten, neemt u contact op met janus@cydit.eu

De kalender genereren

Vanaf de startpagina

• Klik op “Gebeurtenissen” → “Lijst van evenementen”
• Klik op de lijst met zittingen op « Agenda aanmaken »
• In het venster dat opent:
  • kies de begindatum en de einddatum van de kalender;
  • kies de bronnen: interne evenementen (uw loge), externe, of beide (minstens één);
  • kies de types evenementen die moeten worden opgenomen, of « Alle soorten »;
  • biedt uw loge meerdere talen aan, kies dan de taal van de documenten (zie Talen van de documenten).
• Klik op « Agenda aanmaken »: de kalender wordt gegenereerd, in pdf-formaat.

Om de leden voor de arbeid op te roepen, helpt Janus u bij het genereren van de uitnodigingen voor de zittingen.

De uitnodiging maakt het ook mogelijk om de inschrijvingslink voor de agapen door te geven (indien van toepassing).

Let op: het genereren van uitnodigingen maakt deel uit van de dienst “Documentatie”. Als u het genereren van uitnodigingen wilt gebruiken, neem dan contact op met janus@cydit.eu

Een uitnodiging genereren

Vanaf de startpagina

• Klik op “Gebeurtenissen” → “Lijst van evenementen”
• Klik op het icoon “PDF” van de zitting waarvoor u de uitnodiging wilt genereren (dezelfde knop staat in het detail van het evenement)
• Het venster « Convocatie genereren » opent:
  • Achtergrond afbeelding (facultatief): een PNG-afbeelding die als achtergrond van de convocatie wordt afgedrukt; kies bij voorkeur PNG om de transparantie te benutten.
  • Taal van de documenten: verschijnt als uw loge meerdere talen aanbiedt; vink er meerdere aan voor een tweetalige pdf, met een volledige versie per taal. Zie Talen van de documenten.
• Klik op « Genereren ». Zonder gekozen afbeelding wordt de convocatie zonder achtergrond gegenereerd.
• De uitnodiging wordt gegenereerd, in pdf-formaat.

Het beheer van de archieven is fundamenteel werk voor de secretaris — verrijkend, maar o zo tijdrovend. Janus ondersteunt de secretarissen bij de “mierenarbeid” van het opstellen van de notulen en andere bouwstukken.

Let op: het genereren van de notulen maakt deel uit van de dienst “Documentatie”. Als u dit wilt gebruiken, neem dan gerust contact op met janus@cydit.eu

Het genereren van notulen verloopt in verschillende opeenvolgende stappen:

• Het registreren van de aanwezigheden
  • Alle leden die zich via Janus hebben ingeschreven, worden automatisch overgenomen
• Het sluiten van de zitting
  • Bepaalde gegevens moeten worden ingevoerd om het genereren van de notulen mogelijk te maken:
    • Eindtijd van de zitting
    • Bedrag van de schaal
    • Mededelingen om aan de notulen toe te voegen

Genereren van de notulen

Vanaf de startpagina:

• Klik op “Gebeurtenissen” → “Lijst van evenementen”
• Klik op het icoon “Notitieblok” van de zitting waarvoor u notulen wilt genereren
• Janus vraagt u de aanwezigheden op te geven

Registreren van de aanwezigheden

Op het volgende scherm verschijnt de lijst van alle personen die voor de zitting zijn ingeschreven.

• Geef aan wie aanwezig was door het vakje “aanwezig” bij elke ingeschrevene aan te vinken
• Voeg zo nodig bezoekers toe door op de knop “Bezoeker toevoegen” te klikken
  • Klik zo vaak als nodig op de knop om bezoekers aan te maken.
• Vul de ontbrekende gegevens van de bezoekers in.
• Klik op “Notulen genereren”
• Janus vraagt u eerst de zitting te sluiten

Sluiten van de zitting

Geef op het volgende scherm de gegevens over het einde van de zitting op:

• Geef de eindtijd van de zitting op (bv. 22:45)
• Geef het bedrag van de schaal op (bv. 25,45)
  • U kunt ervoor kiezen het bedrag van de schaal niet naar de financiën over te dragen door het vakje uitgevinkt te laten.
• Geef de mededelingen op die aan de notulen moeten worden toegevoegd
  • Met dit veld kunt u alle informatie toevoegen die niet tot de basisnotulen behoort.
  • Het veld ondersteunt de markdown-syntaxis, zoals hier uitgelegd: https://docs.framasoft.org/fr/grav/markdown.html
• Klik op “Notulen genereren”
• De notulen worden gegenereerd, in pdf-formaat, in een nieuw venster.

Het corpus bundelt in één pdf de documenten van een zitting: een voorblad, gevolgd door de documenten die u kiest (convocatie, aanwezigheden, maaltijdaanwezigheid, schets, verslag van de vorige zitting). Het is het dossier dat het secretariaat na de zitting archiveert of doorstuurt.

Het corpus genereren

Vanaf de startpagina:

• Klik op « Gebeurtenissen » → « Lijst van evenementen ».
• Klik op de regel van de zitting op het pictogram 🗃️ (corpus).
• Vink in het venster dat opent de documenten aan die moeten worden opgenomen:
  • Oproeping: de convocatie van de zitting;
  • Aanwezigheid: het aanwezigheidsregister;
  • Maaltijden Aanwezigheid: het register van de maaltijd;
  • Schets: de schets van het verslag;
  • Vorig verslag: het verslag van de vorige zitting van dezelfde graad. Dit vakje verschijnt alleen als dat verslag in de archieven staat; de datum ervan wordt vermeld.
• Biedt uw loge meerdere talen aan, kies dan de taal van de documenten (zie Talen van de documenten).
• Klik op « Corpus aanmaken »: het corpus wordt gegenereerd, in pdf-formaat.

Zonder aangevinkt vakje bevat het corpus alleen het voorblad.

Rollen en rechten

• Beheerders, Secretaris: genereren het corpus.

Janus laat toe om voor elke zitting de presentielijst te genereren.

De presentielijst bevat:

• De lijst van de ingeschreven leden van de loge
• De lijst van de ingeschreven bezoekers
• Een blanco pagina zodat niet-ingeschreven bezoekers zich kunnen toevoegen.

Elke tabel wordt van de volgende gescheiden door een blanco pagina, zodat rechtstreeks “recto/verso” kan worden afgedrukt.

De aanwezigheden genereren

Vanaf de lijst met zittingen:

• Klik op het icoon “Lijst” van de zitting waarvoor u het register wilt genereren.
• Het register wordt gegenereerd in een nieuw venster

Janus laat ook toe om handmatig een inschrijving toe te voegen. Dit kan nodig zijn om de “minder technologische” leden te helpen zich in te schrijven.

Een inschrijving toevoegen

Klik vanaf de startpagina op “Inschrijvingen” → “Inschrijving aanmaken”.

U kunt ook vertrekken vanaf het detail van de inschrijvingen van een evenement: de knop « Nieuwe registratie » opent het formulier met dat evenement al geselecteerd.

Vul op het volgende scherm de inschrijving in:

• Klik in het veld « Lid of bezoeker » op « Kies »: het adresboek wordt geopend
  • Kies het tabblad « Leden » of « Bezoekers »
  • Typ enkele letters van de naam of het e-mailadres in het zoekveld
  • Vink de persoon aan en klik op « Selecteren » (dubbelklikken op de persoon werkt ook)
  • De naam van de persoon verschijnt in het formulier; klik opnieuw op « Kies » om een andere persoon te kiezen
• Selecteer het evenement waarvoor u de persoon inschrijft (als het nog niet geselecteerd is)
• Selecteer het type inschrijving: « Alleen event », « Voorval + Regelmatige maaltijd », « Evenement + vegetarische maaltijd » of « Exclusief »
• Als u wilt dat er een bevestigingsmail wordt verzonden, vink dan « Bevestiging versturen » aan
• Klik op « Volgende »

De inschrijving is aangemaakt.

Een fout in het type inschrijving? U hoeft de inschrijving niet te verwijderen en opnieuw te beginnen: ze kan worden gewijzigd, zie Een inschrijving wijzigen.

📅 Agendaweergave en geavanceerd beheer van evenementen

Janus biedt een moderne agenda-interface om de evenementen op een intuïtieve manier te visualiseren en te beheren, evenals een detailpagina voor elk evenement.

🗓️ Agendaweergave

Toegang tot de agendaweergave

1. Navigeer naar “Gebeurtenissen” → “Lijst met evenementen”
2. Klik bovenaan de pagina op de knop “Agenda” (agenda-icoon)
3. Schakel naargelang uw behoeften tussen “Tabel” en “Agenda”

Navigeren per maand

• Pijlen ← →: maand per maand navigeren
• Knop “Vandaag”: onmiddellijk terugkeren naar de huidige maand
• Weergave van de maand/het jaar: geeft duidelijk aan welke periode wordt geraadpleegd

Snel navigeren

• Klik op de weergegeven maand/het jaar om het menu voor snelle navigatie te openen
• Selecteer eender welke maand in het vervolgkeuzemenu
• Voer een specifiek jaar in (2020-2030)
• Klik op “Ga” om onmiddellijk te navigeren

Weergave van de evenementen

Zichtbare gegevens

Elk evenement toont:

• Uur van aanvang (formaat UU:MM)
• Titel van het evenement (afgekapt indien nodig voor de leesbaarheid)
• Graadbadge: 1, 2, 3, of 3+
• Agapen-icoon: 🍽️ als er agapen worden georganiseerd

Kleurcode per type

• Zitting: donkerblauw
• Seminarie: lichtblauw
• Banket: groen
• Auberge Espagnole: roze

Legende

Een volledige legende onderaan de agenda legt uit:

• De kleuren per type evenement
• De betekenis van de badges voor de graad
• Het agapen-icoon

Interacties

Een nieuw evenement aanmaken

• Klik op eender welke datum in de agenda
• Het aanmaakformulier opent met:
• Datum vooraf ingevuld met de geselecteerde datum
• Standaarduur: 20:00
• Vul het formulier op de normale manier verder in

Een evenement raadplegen

• Klik op een bestaand evenement
• Automatische doorverwijzing naar de detailpagina van het evenement

📋 Gedetailleerde pagina van een evenement

Toegang

• Vanaf de agenda: klik op een evenement
• Vanaf de tabelweergave: klik op het “oog”-icoon 👁️

Weergegeven gegevens

Kop van het evenement

• Titel van het evenement
• Type en graad
• Datum en uur, opgemaakt
• Status (actief/vergrendeld)

Informatiesecties

Algemene gegevens

• Datum en uur
• Type evenement
• Graad
• Capaciteit
• Status van de inschrijvingen

Beheer van de agapen

(indien van toepassing)

• Prijs van de agapen
• Capaciteit agapen
• Aantal ingeschrevenen voor de agapen
• Status van de inschrijvingen

Agenda

• Weergave met Markdown-opmaak
• Volledige opmaak (titels, lijsten, links, enz.)

Gekoppelde documenten

• Lijst van de bijhorende pdf-documenten
• Rechtstreekse downloadlinks
• Weergave in een overzichtelijk raster

Actieknoppen

De beschikbare acties hangen af van uw machtigingen en de status van het evenement:

Hoofdacties

• ✏️ Bewerken: de gegevens van het evenement wijzigen
• 🔒 Vergrendelen/Ontgrendelen: de inschrijvingen beheren
• 📄 PDF genereren: officiële documenten aanmaken
• 🗑️ Verwijderen: het evenement verwijderen (met bevestiging)

Beperkingen

• Verlopen evenementen: beperkte acties (geen bewerken/vergrendelen)
• Gebruikersmachtigingen: sommige acties zijn afhankelijk van uw rol
• Vergrendelde evenementen: inschrijving gesloten

🎯 Waarvoor dient de agenda?

Met de agenda kunt u het programma en de te bespreken punten van een evenement in detail beschrijven. Ze wordt weergegeven in de pdf-uitnodigingen en op de detailpagina van het evenement.

Waar vindt u de agenda?

Op de detailpagina van het evenement

1. Meld u aan bij Janus
2. Klik op Gebeurtenissen in het hoofdmenu
3. Klik op het “oog”-icoon van uw keuze
4. Scroll op de pagina naar beneden tot de sectie Agenda (links)

In de pdf-uitnodigingen

De agenda verschijnt automatisch in de gegenereerde uitnodigingen, onder de sectie “Agenda”

✏️ Hoe voert u de agenda in?

Bij het aanmaken van een evenement

1. Vul de basisgegevens in (titel, datum, uur, enz.)
2. Gebruik in het veld Agenda de opmaakknoppen:

• voor een lijst met opsommingstekens
• 1. voor een genummerde lijst
• V voor vet
• C voor cursief
• T voor een titel

Hoe wordt dit weergegeven?

Op de webpagina

• Titels worden vet weergegeven
• Lijsten worden weergegeven met zichtbare opsommingstekens (•)
• De tekst breekt automatisch af indien nodig
• De weergave past zich aan de schermgrootte aan

In de pdf’s

• Dezelfde opmaak als op de webpagina
• Consistent en leesbaar lettertype
• Geen tekstoverloop
• Duidelijke en professionele structuur

🔍 Praktische tips

Voor een betere leesbaarheid

• Gebruik titels om de secties te structureren
• Maak lijsten voor de te bespreken punten
• Wees beknopt maar volledig
• Controleer de weergave door de detailpagina te raadplegen

✅ Goed gestructureerd:
## Opening van de werkzaamheden
• Lezing van de notulen
• Diversen
• Sluiting

❌ Vermijden:
Opening van de werkzaamheden, lezing van de notulen, diversen, sluiting

🔍 Hoe controleert u het resultaat?

1. Nadat u de agenda hebt ingevoerd, klikt u op Opslaan
2. Raadpleeg de detailpagina van het evenement
3. Controleer de weergave in de sectie “Agenda”
4. Genereer een pdf-uitnodiging om het eindresultaat te zien

❓ Veelgestelde vragen

V: Mijn agenda wordt niet correct weergegeven?

A: Controleer of u de opmaakknoppen gebruikt om lijsten te maken, en niet enkel liggende streepjes.

V: De tekst loopt over de pagina heen?

A: Gebruik lijsten met opsommingstekens in plaats van doorlopende tekst. Het systeem breekt lange elementen automatisch af.

V: Hoe maak ik sublijsten?

A: Gebruik de inspringing in de editor of maak geneste lijsten met de opmaakknoppen.

De agenda is een belangrijk element om de deelnemers over het programma van het evenement te informeren. Een goede opmaak verbetert de leesbaarheid en de doeltreffendheid van de communicatie.

📧 Abonnement op kalenders

Let op: het beheer van externe evenementen wordt geïntroduceerd in de versie 2025.07.26

Inleiding

Met het kalenderabonnement voegt u automatisch alle evenementen van uw loge toe aan uw favoriete kalendertoepassing (Google Calendar, Apple Calendar, Outlook, enz.).

Zo ontvangt u in real time de updates en wijzigingen van de evenementen, zonder ze handmatig te moeten invoeren.

1. Waar vindt u de abonnements-URL?

1. Meld u aan bij Janus.
2. Ga naar het menu « Gebeurtenissen » en klik op « Abonneren ».
3. U ziet een sectie met de titel Kalenderadressen
4. U kunt zich op 2 kalenders abonneren:
   1. Interne evenementen: bevat uitsluitend de evenementen van de werkplaats
   2. Externe evenementen: bevat uitsluitend de evenementen die door anderen worden georganiseerd.

Kopieer de weergegeven URL (een knop « Kopiëren » is beschikbaar om dit te vergemakkelijken).

2. De kalender toevoegen aan uw toepassing

Google Calendar

• Open Google Calendar op uw computer.
• Klik in het linkermenu op « Andere agenda’s » en dan op « Via URL ».
• Plak de URL van de Janus-kalender.
• Klik op « Agenda toevoegen ».

Apple Calendar (Mac/iPhone/iPad)

• Open de app Agenda.
• Ga naar het menu « Archief » > « Nieuw abonnement op agenda ».
• Plak de URL van de Janus-kalender.
• Klik op « Abonneren » en stel vervolgens de opties naar wens in.

Outlook

• Open Outlook.
• Ga naar « Kalender » > « Kalender toevoegen » > « Van internet ».
• Plak de URL van de Janus-kalender.
• Bevestig.

Thunderbird

• Open Thunderbird.
• Ga naar « Agenda » > « Nieuwe agenda » > « Op het netwerk ».
• Plak de URL van de Janus-kalender en volg de instructies.

3. Beveiliging en vertrouwelijkheid

• De kalender-URL bevat een beveiligd token: deel deze niet publiek.
• Als het token door een beheerder opnieuw wordt gegenereerd, moet u de URL in uw kalendertoepassing bijwerken.

4. Werking

• Opgenomen evenementen: alle aankomende evenementen over 11 maanden, met details (inschrijvingslink, locatie…).
• Updates: elke wijziging in Janus wordt automatisch gesynchroniseerd met uw kalender (de vernieuwingstijd varieert per toepassing, doorgaans 1 uur).
• Uitschakeling: als de functie door een beheerder wordt uitgeschakeld, wordt het abonnement niet meer bijgewerkt.

5. Veelgestelde vragen

V: Moet ik mij authenticeren?

A: Nee, de URL bevat een beveiligd token dat als authenticatie dient.

V: Mag ik de URL delen?

A: Nee, deze is persoonlijk voor de loge en moet vertrouwelijk blijven.

V: Hoe stop ik het abonnement?

A: Verwijder eenvoudig de kalender uit uw toepassing.

Voor vragen kunt u contact opnemen met de beheerder van uw loge of het Janus-supportteam.

Janus laat toe om evenementen te organiseren, met of zonder agapen.

Janus laat toe om de inschrijvingen en de aanwezigheden bij deze evenementen te beheren. Het beheer van de aanwezigheden vereenvoudigt het werk van de secretaris bij het opstellen van de notulen en andere bouwstukken.

Twee mogelijke gevallen

Wanneer meerdere evenementen dezelfde dag plaatsvinden en er agapen worden georganiseerd, zijn er twee mogelijkheden:

1. Gemeenschappelijke agapen: één enkele inschrijving voor de hele dag (alle evenementen van de dag + gedeelde maaltijd). Eén inschrijvingslink en één uitnodiging die alle evenementen bundelt.
2. Aparte agapen: elk evenement heeft zijn eigen agapen en zijn eigen inschrijvingslink. Elke uitnodiging betreft slechts één evenement.

De keuze wordt gemaakt bij het aanmaken (of het wijzigen) van het tweede evenement van de dag, door « Agapen van de dag hergebruiken » al dan niet aan te vinken.

Meerdere evenementen dezelfde dag aanmaken met gemeenschappelijke agapen

1. Het eerste evenement aanmaken (met agapen)

• Klik op « Gebeurtenissen » → « Evenement aanmaken »
• Selecteer « Interne gebeurtenis » in het veld « Bron van het evenement »
• Vul de datum, het type, de titel, de graad, de agenda in
• Vink « Agapen » aan
• Geef in de sectie Agapen de prijs, de eventuele capaciteit op, en of een QR-code moet worden gegenereerd
• Klik op « Opslaan »
• Het evenement en de agapen zijn aangemaakt.

2. Het tweede (of een ander) evenement dezelfde dag aanmaken

• Klik op « Gebeurtenissen » → « Evenement aanmaken » (of « Nieuw evenement » vanaf de lijst)
• Selecteer « Interne gebeurtenis »
• Geef dezelfde datum op als het eerste evenement
• Vul het type, de titel, de graad, de agenda voor dit evenement in
• Vink « Agapen » aan
• Er verschijnt automatisch een keuzevenster: « Er bestaat al een ander evenement met agapes op deze dag. »
  • « Agapes van de dag hergebruiken » (aanbevolen voor gemeenschappelijke agapen) → Eén enkele inschrijvingslink voor alle evenementen van de dag en voor de maaltijd. De deelnemers kiezen aan welke evenementen ze deelnemen en of ze de maaltijd nemen.
  • « Nieuwe agapes aanmaken » → Aparte agapen: dit nieuwe evenement krijgt zijn eigen inschrijvingslink en zijn eigen uitnodiging, onafhankelijk van het eerste.
• Als u « Agapes van de dag hergebruiken » kiest: klik op « Opslaan » zonder de prijs van de agapen opnieuw in te vullen (die is al bepaald bij het eerste evenement).
• De twee (of meer) evenementen zijn dan gekoppeld aan dezelfde agapen en delen dezelfde inschrijvingslink.

Inschrijvingspagina in de modus meerdere evenementen

Wanneer agapen gemeenschappelijk zijn voor meerdere evenementen op dezelfde dag:

• De inschrijvingslink verwijst naar de agapen van de dag (gemeenschappelijke identificatie, AgapePID).
• Op de inschrijvingspagina wordt het volgende weergegeven:
  • De datum van de dag
  • De prijs van de maaltijd
  • De sectie « Kies uw type inschrijving » met:
    • Een aanvinkvakje per evenement (bv. « 14:00 – Zitting – Test », « 20:00 – Zitting – Plechtige Zitting van de Meesters »)
    • Een vakje « Ik neem deel aan de maaltijd »
• De deelnemer vinkt de evenementen aan waaraan hij deelneemt en geeft aan of hij de maaltijd neemt.
• Als hij andere deelnemers toevoegt, beschikt elke deelnemer over dezelfde keuzes (evenementen + maaltijd).
• Het vakje AVG-toestemming en de knop « Volgende » laten toe de inschrijving te bevestigen. De bevestigingsmail en, in voorkomend geval, de QR-code betreffen het geheel van de keuzes (evenementen + agapen).
• De deelnemer wordt enkel ingeschreven voor de evenementen die hij heeft aangevinkt: het eerste evenement en de maaltijd aanvinken schrijft hem niet in voor het tweede. Vinkt hij enkel de maaltijd aan, zonder evenement, dan wordt zijn maaltijd geregistreerd op het laatste evenement van de dag.

De inschrijvingen van een dag opvolgen

• In de lijst met inschrijvingen worden de evenementen van een dag met gemeenschappelijke agapen gegroepeerd op één regel (« 2 evenementen »): ingeschreven personen, maaltijden en betalingen worden er één keer voor de hele dag geteld. De pijl vóór de datum klapt één regel per evenement open.
• In het detail van de inschrijvingen toont de bovenkant van de pagina de datum, het aantal evenementen en één knop per evenement om van het ene naar het andere te gaan.
• Alle details staan in De inschrijvingen beheren.

Uitnodigingen in de modus meerdere evenementen

Automatisch genereren van het uitnodigingsmodel

• Wanneer u een pdf-uitnodiging genereert voor een evenement dat deel uitmaakt van een dag met gemeenschappelijke agapen (minstens twee evenementen dezelfde dag met dezelfde maaltijd), gebruikt Janus automatisch het model voor uitnodigingen met meerdere evenementen.
• Dit model toont op één enkel document:
  • De kop van de loge (logo, obediëntie, Gloria, naam van de loge, Oriënt)
  • De gemeenschappelijke uitnodigingstekst (datum, locatie van de tempel)
  • Eén blok per evenement: uur, type, graad, titel, gevolgd door “Agenda” en de lijst van de punten
  • Een blok Agapen (prijs, uiterste inschrijvingsdatum, inschrijvingslink)
  • De contactgegevens
• U kunt deze uitnodiging voorvertonen, afdrukken, opslaan of verzenden zoals bij een klassieke uitnodiging. De inschrijvingslink op de uitnodiging is uniek voor de hele dag (gemeenschappelijke agapen).

Vanaf de lijst met evenementen

• Open vanaf de lijst met evenementen één van de evenementen van de dag (bijvoorbeeld het eerste).
• Gebruik de actie « Uitnodiging » / « Uitnodiging genereren » (naargelang de interface).
• Als de dag minstens twee evenementen met gemeenschappelijke agapen telt, wordt de gegenereerde uitnodiging automatisch in het formaat meerdere evenementen opgesteld (alle evenementen + agapen op hetzelfde pdf-bestand).

Aparte agapen

• Als u « Nieuwe agapes aanmaken » hebt gekozen voor het tweede evenement, behoudt elk evenement zijn eigen inschrijvingslink en zijn eigen uitnodigingsmodel (één evenement per uitnodiging), zoals bij een op zichzelf staand evenement met agapen.

Overzicht van de gevolgen

Peilingen dienen om een vraag te beslechten zonder er een zitting aan te wijden: een datum vinden, een traiteur kiezen, een mening over een project inwinnen. Iedereen antwoordt wanneer hij wil, en het resultaat is in één oogopslag te lezen.

Een peiling aanmaken

Geef vanaf Peilingen → Aanmaken een titel en een beschrijving op, en voeg vervolgens uw vragen één voor één toe.

Er zijn zeven vraagvormen beschikbaar:

Voer voor de keuzevragen één optie per regel in. U kunt de vragen herschikken via slepen en neerzetten, er een wijzigen, of ze verwijderen.

Om een datum te vinden, maakt u per voorgestelde datum een Ja / Nee-vraag aan, met voor elke vraag een duidelijke omschrijving (« 15/09 — 19u30 »). Iedereen vinkt zijn beschikbaarheden aan, en de verwerking toont u de datum die de meeste mensen verzamelt.

De peiling verspreiden

Elke peiling heeft een antwoordlink die u vanaf de lijst opent of kopieert. Verspreid deze zoals u wilt: e-mail, Agora, bericht.

Deze link is openbaar: wie hem heeft, kan antwoorden, zonder Janus-account. Dit is bewust zo — het maakt het mogelijk een bezoeker of een externe spreker te bevragen. Gebruik hem dus niet voor een vraag waarvan de antwoorden alleen de loge aanbelangen.

Een persoon die bij Janus is aangemeld, wordt geïdentificeerd via zijn account; een externe persoon wordt dat niet, en zijn antwoord wordt gekoppeld aan zijn browsersessie. In beide gevallen is er slechts één antwoord per persoon mogelijk.

Opvolgen en verwerken

De pagina Resultaten toont voor elke vraag de verdeling van de antwoorden in balken en percentages, evenals het detail van de individuele antwoorden met hun auteur en het tijdstip.

U kunt er een antwoord verwijderen — nuttig wanneer iemand twee keer heeft geantwoord vanaf twee toestellen.

Er zijn twee mogelijke uitvoeren:

• Exporteren als PDF: een verwerkingsdocument, om bij een notulen te voegen.
• Resultaten archiveren: hetzelfde pdf-bestand, rechtstreeks in de Archieven geplaatst, enkel zichtbaar voor de beheerders van peilingen.

Een peiling openen of sluiten

Een peiling is actief of inactief. Door ze te sluiten wordt elk nieuw antwoord verhinderd zonder dat er iets wordt gewist: de resultaten blijven raadpleegbaar. Dit is de handeling die u stelt zodra de beslissing genomen is, in plaats van de peiling te verwijderen.

Wie mag wat doen?

• Aanmaken, wijzigen, verwerken: administratie, secretariaat, coördinatie van evenementen, contentbeheer.
• Antwoorden: iedereen die over de link beschikt.

Een voorzorgsmaatregel

Verwijder geen vraag uit een peiling die al antwoorden heeft ontvangen. De antwoorden zijn gekoppeld aan de vragen zoals ze bestonden op het moment van de stemming: een vraag verwijderen maakt deze antwoorden onleesbaar, zonder mogelijkheid om ze terug te vinden. Als de vraag niet meer past, sluit u de peiling en maakt u een nieuwe aan.