Loge Secretariaat

De rol van secretaris in een vrijmetselaarsloge omvat veel administratieve verantwoordelijkheden. Janus vereenvoudigt deze taken met speciale hulpmiddelen:

• Vergaderplanning - Beheer de kalender van comparities en verstuur uitnodigingen automatisch
• Notulenbeheer - Maak, bewaar en deel eenvoudig notulen van comparities
• Correspondentie - Een geïntegreerd systeem voor communicatie met leden, bezoekers, zusterloges, etc.
• Digitaal Archief - Bewaar alle belangrijke documenten in een beveiligde ruimte
• Actieopvolging - Volg genomen beslissingen en te ondernemen acties

Vereenvoudigde Uitnodigingen

Ons uitnodigingssysteem is een van de meest gewaardeerde hulpmiddelen. Het maakt mogelijk:

• Persoonlijke uitnodigingen per e-mail versturen
• Bijhouden wie aanwezigheid heeft bevestigd
• Automatisch een lijst opstellen van aanwezigen en verontschuldigden
• Het secretariaatsdossier vooraf voorbereiden (concept, aanwezigheidsregister, vorige notulen)

Gestructureerde Notulen

Janus biedt sjablonen om het schrijven van notulen te vergemakkelijken, met:

• Voorgedefinieerde secties volgens uw ritus
• Mogelijkheid om elektronische handtekeningen toe te voegen
• Online goedkeuringssysteem
• Chronologisch en thematisch archief

Loge Kasbeheer

Financieel beheer van een vrijmetselaarsloge vereist nauwkeurigheid en organisatie. Janus biedt een volledig kasmodule dat financiële management radicaal vereenvoudigt en waarmee de penningmeester kan:

• Lidmaatschapsbijdragen - Volg en volg automatisch achterstallige bijdragen op
• ASBL/Loi 1901 Conforme Boekhouding - Gestandaardiseerd boekhoudplan voor Belgische en Franse verenigingen, met vooraf gedefinieerde categorieën en aangepaste rapporten
• Multi-rekeningbeheer - Beheer meerdere bankrekeningen en kassen met gemak
• Meerdere Soorten Bijdragen - Definieer verschillende bedragen op basis van het lidmaatschapsstatuut (actief, verlof, bezoeker, etc.)
• Verbeterde Bankafstemming - Volg en stel eenvoudig operaties af over al uw rekeningen
• Financiële Rapporten - Genereer gedetailleerde rapporten (resultatenrekening, balans) voor vergaderingen
• Begrotingsbeheer - Plan en volg uitgaven voor het maçonnieke jaar
• Facturering - Maak en verstuur eenvoudig facturen naar leden

Vereenvoudigde en Conforme Boekhouding

Janus vereenvoudigt uw boekhouding met:

• Kant-en-klare Boekhoudplannen - Kies tussen ASBL-modus (België) of Loi 1901-modus (Frankrijk) met gestandaardiseerde categorieën
• Slimme Mapping - Uw bestaande categorieën worden automatisch gemapped naar standaardcategorieën
• Automatische Rapporten - Genereer conforme boekhoudrapporten (resultatenrekening, vereenvoudigde balans) met één klik
• Vereenvoudigde Afstemming - Importeer uw bankafschriften en stel ze automatisch af met uw transacties

Betalingen en Bijdragen

Ons betalingsbeheersysteem maakt het mogelijk:

• Betalingsgeschiedenis van elk lid bijhouden
• Online betalingen accepteren (creditcards, overschrijvingen)
• Persoonlijke herinneringen versturen aan achterstallige betalers
• Automatische kwitanties genereren
• Gepersonaliseerde Bijdragen - Differentieer automatisch bedragen op basis van het lidmaatschapsstatuut

Liefdadigheidsfonds

Janus bevat een speciale module voor het beheren van het liefdadigheidsfonds:

• Gescheiden boekhouding voor filantropische acties
• Volgen van donaties en liefdadigheidsactiviteiten
• Specifieke rapporten voor liefdadigheidscommissies
• Transparante fondstoewijzing

Atrium: delen tussen loges

Atrium maakt het mogelijk loges met elkaar te verbinden zodat ze eenvoudig documenten, evenementen en contacten kunnen delen. Geen handmatig heen en weer meer: zodra loges gekoppeld zijn, verloopt het delen soepel en veilig.

Of u nu twee loges wilt verbinden, een thematische gemeenschap wilt vormen of met uw obediëntie wilt werken, Atrium past zich aan met drie soorten groepen: punt-tot-punt, gemeenschappen en obediënties / federaties. In alle drie de gevallen staat Atrium in het centrum van de uitwisseling en wordt het op dezelfde manier weergegeven.

Atrium steunt op een professionele cryptografische laag: alleen geautoriseerde instanties hebben toegang tot de uitgewisselde gegevens, en de vertrouwelijkheid van persoonsgegevens wordt van begin tot eind gewaarborgd.

Punt-tot-punt: twee loges die zich verbinden

“Ik wil mijn evenementen automatisch delen met onze zusterloge!”
“Ik wil dat mijn leden automatisch worden herkend door deze andere loge in mijn regio”

Wanneer twee loges zich willen verbinden om documenten, evenementen of contacten te delen zonder een bredere gemeenschap, kunnen ze een punt-tot-punt koppeling maken. De twee loges zijn dan via Atrium verbonden, dat de routing en beveiliging van de uitwisseling verzorgt.

Dit is de eenvoudigste opzet: geen tussenstructuur, alleen de twee loges en Atrium ertussen.

Gemeenschappen: delen binnen een netwerk van loges

“Ik wil mijn contacten delen met de 8 loges in mijn regio”
“Ik zou al onze werkstukken over de elementen willen delen met de symbolische loges die ik ken”

Een gemeenschap is een groep loges die ervoor hebben gekozen om automatisch inhoud te delen. Zodra een loge tot een gemeenschap toetreedt, kan ze:

• Documenten delen met de andere loges van de groep (uitnodigingen, verslagen, rapporten…)
• Evenementen verspreiden (werkplaatsen, agapes, conferenties) zodat andere loges ze kunnen zien en inschrijven
• Contacten uitwisselen (leden, bezoekers) met respect voor privacy en afspraken tussen loges

Alles gebeurt automatisch zodra de koppelingen actief zijn: u kiest wat u deelt, en de andere loges ontvangen de informatie zonder extra stappen.

Het schema hieronder toont alle loges die aan Atrium zijn gekoppeld: elke loge wordt voorgesteld door een kleine tempel, en Atrium is het netwerk in het midden dat hen verbindt.

• In het midden: Atrium (het netwerk dat de loges verbindt).
• Eromheen: de aangesloten loges, elk voorgesteld door een tempel.
• De lijnen geven de uitwisseling weer: documenten, evenementen en contacten worden gestructureerd en veilig tussen loges uitgewisseld via Atrium.

U houdt de controle: u bepaalt welke loges tot de gemeenschap behoren en wat u met hen deelt.

Obediënties en federaties: loges en een centrale instantie

“Ik moet mijn contacten delen met de loges van mijn obediëntie”
“Als een B:. of Z:. van graad verandert, wil ik dat de obediëntie automatisch wordt geïnformeerd”

Obediënties (of federaties) zijn een bijzonder type gemeenschap. Er zijn zowel loges als een obediëntie-instantie (zetel, centraal bestuur). De structuur is: de obediëntie-instantie bovenaan, Atrium in het midden (gekoppeld aan de obediëntie), en de loges onderaan, allemaal gekoppeld aan Atrium.

Uitwisseling kan op drie manieren plaatsvinden:

1. Tussen loges: zoals in een gewone gemeenschap kunnen loges onderling documenten, evenementen en contacten delen.
2. Tussen loges en de obediëntie: loges sturen de obediëntie nuttige informatie (rapporten, lijsten, evenementen) en ontvangen circulaires, officiële documenten, federale kalenders, enz.
3. Tussen de obediëntie en de loges: de obediëntie verspreidt naar alle loges (of een deel) de documenten en evenementen die ze wil delen.

Zo heeft de obediëntie een overzicht terwijl elke loge haar dagelijks beheer met Janus blijft doen. De loges blijven autonoom en tegelijk verbonden met hun structuur.

Samengevat

• Atrium = de schakel die loges (en eventueel een obediëntie) in staat stelt eenvoudig te delen. Het staat in alle schema’s op dezelfde manier in het centrum.
• Punt-tot-punt = twee loges rechtstreeks verbonden via Atrium.
• Gemeenschappen = groepen loges die automatisch documenten, evenementen en contacten delen via Atrium.
• Obediënties / federaties = een obediëntie-instantie, Atrium en de loges; uitwisseling in alle richtingen.

Alles is bedoeld om eenvoudig en begrijpelijk te zijn, ook voor niet-technische gebruikers: zodra de koppelingen zijn aangemaakt en geaccepteerd, wordt delen vanzelfsprekend.

Beheer van Banketten en Tafelloges

Tafelloges en banketten zijn essentiële momenten van broederschap in het logeleven. Janus vereenvoudigt hun organisatie met speciale hulpmiddelen:

• Maaltijdplanning - Organiseer eenvoudig uw tafelloges en banketten
• Inschrijvingsbeheer - Volg aanwezigheidsbevestigingen en menukeuzes
• Dieetwensen - Houd rekening met restricties en voorkeuren van elk lid
• Geïntegreerde Facturering - Beheer betalingen voor tafelloges direct in de applicatie

Coördinatie met Cateraars

Onze module vergemakkelijkt de coördinatie met dienstverleners:

• Beheer van exacte aantal gasten
• Beheer van dieetbeperkingen
• Vereenvoudigde communicatie met cateraars
• Aanwezigheidshistorie

Speciale Evenementen

Janus helpt u ook bij het organiseren van bijzondere evenementen:

• Open loges en speciale ceremonies
• Zonnewendefeesten
• Officiële recepties
• Logeverjaardagen

Elk evenement kan worden aangepast met eigen parameters, specifieke uitnodigingen en toegewijde organisatie.

Ledenbeheer

Ledenbeheer staat centraal in de administratie van een vrijmetselaarsloge. Janus biedt een complete oplossing voor:

• Complete Dossiers - Bewaar alle belangrijke informatie van elk lid op één plek
• Voortgangsbewaking - Volg de ontwikkeling van elke broeder in de blauwe loge of hogere graden
• Aanwezigheidsbeheer - Registreer en analyseer de deelname aan comparities
• Verjaardagsherinneringen - Mis nooit meer belangrijke data

Persoonlijke Dossiers

Voor elk lid van uw loge kunt u eenvoudig:

• Een volledig profiel met contactgegevens bijhouden
• Maçonnieke geschiedenis bewaren (inwijdingen, bevorderingen, verheffingen, graadverhogingen)
• Rollen en functies door de jaren heen registreren

Maçonnieke Vooruitgang

Janus vergemakkelijkt het volgen van de inwijdingsweg:

• Duidelijke visualisatie van ieders pad
• Planning van aankomende ceremonies
• Aangepaste rapporten voor de Voorzittend Meester en officieren

Deelname en Aanwezigheid

Analyseer de deelname aan het werk met speciale hulpmiddelen:

• Digitaal aanwezigheidsregister voor elke comparitie
• Individuele en collectieve aanwezigheidsstatistieken
• Rapporten voor aanwezigheidscommissies

Toekomstige Ontwikkelingen

Janus evolueert voortdurend om aan de behoeften van vrijmetselaarsloges te voldoen. Ons team werkt continu aan het verbeteren van het platform en het ontwikkelen van nieuwe functies.

Onze Visie

Ons doel is om de meest complete en intuïtieve tool te bieden voor het beheer van vrijmetselaarsloges. We baseren ons op feedback van gebruikers om onze ontwikkelingen te sturen en ervoor te zorgen dat Janus perfect aan uw behoeften voldoet.

Doorlopende Ontwikkeling

Het versieoverzicht toont, update na update, de functies die daadwerkelijk zijn geleverd:

Het versieoverzicht raadplegen

Uw Ideeën Tellen

We hechten groot belang aan uw suggesties. Als u ideeën heeft om Janus te verbeteren of functies die u graag ontwikkeld zou zien, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. Uw ervaring en behoeften sturen de ontwikkeling van Janus.

Regelmatige Updates

Janus profiteert van een programma van regelmatige updates voor:

• Verbetering van bestaande functies
• Toevoeging van nieuwe mogelijkheden
• Versterking van beveiliging en prestaties
• Optimalisatie van gebruikerservaring

Volg onze roadmap om op de hoogte te blijven van de laatste ontwikkelingen en aankomende functies voor uw loge.

Uw Gegevens

Voor u software installeert in een loge, vraagt u niet welke functies ze biedt. U vraagt wie ons kan lezen, en wat er gebeurt als de uitgever verdwijnt.

Deze pagina beantwoordt die vragen in die volgorde, zonder omwegen. Ze is geschreven om in comité te worden gelezen, zonder ons in de kamer.

1. Waar staan onze gegevens fysiek?

Op OVH-servers, in Roubaix, Frankrijk. Europese jurisdictie, AVG van rechtswege van toepassing.

Geen enkel gegeven verlaat de Europese Unie of verblijft erbuiten. Dat is geen intentie: het is artikel 10 van uw contract, dat elke overdracht buiten de EU verbiedt zonder uw voorafgaande schriftelijke toestemming.

De databases zijn versleuteld in rust. Back-ups lopen dagelijks, zijn eveneens versleuteld, en worden gerepliceerd naar een tweede site.

2. Wie kan onze gegevens lezen?

De leden aan wie u toegang geeft. En, in één precies geval, wij — dat moet duidelijk gezegd worden.

Janus bevat een supporttoegang waarmee de uitgever een sessie kan openen namens een gebruiker, om een incident te diagnosticeren dat geen enkele beschrijving kan reproduceren. Een nuttige functie — en meteen de meest indringende van de software.

Dit omkadert ze precies:

• Ze is standaard uitgeschakeld. Ze bestaat niet tot u ze activeert.
• Elke opening en elke sluiting van een sessie wordt getijdstempeld en geregistreerd in het auditlogboek van uw loge — niet in het onze.
• Dat logboek is raadpleegbaar door uw beheerder, wanneer die wil, zonder het ons te vragen.
• De reden van sessie-einde staat erin genoteerd: handmatige stop, verbroken verbinding, of verlopen sessie.

We vertellen het u liever zelf dan dat u het ontdekt. En vooral: geloof ons niet op ons woord, controleer het zelf — het logboek staat in uw applicatie.

3. Worden we vermengd met andere loges?

Nee. Elke loge heeft haar eigen installatie: haar eigen applicatieserver, haar eigen database, haar eigen bestandsopslag. Dit zijn geen schotten in een gedeelde database — het zijn afzonderlijke installaties.

Een foutief verzoek in de ene loge kan de gegevens van een andere niet bereiken: ze bestaan niet in dezelfde ruimte.

Wanneer u vrijwillig een document of evenement deelt met een andere loge in uw obediëntie, verloopt de uitwisseling via een end-to-end versleuteld relais. Het relais bezit geen enkele sleutel en kan niet openen wat het vervoert.

4. Hoe vertrekken we?

In één klik, wanneer u wilt, zonder ons te verwittigen.

Uw beheerder start de export vanuit de applicatie en ontvangt een archief met:

• de boekhouding — inkomsten en uitgaven samen, met hun bijlagen
• de bankafschriften
• de archieven — al uw documenten, met een index die elk bestand beschrijft
• de leden, en de bezoekers
• de bibliotheek
• de evenementen, in standaard kalenderformaat

Alles in CSV en open formaten: leesbaar in een rekenblad, elders importeerbaar, zonder eigen tool en zonder onze tussenkomst.

5. En als u stopt?

Twee antwoorden, en het tweede weegt zwaarder dan het eerste.

Er bestaat een overnamecontract. Mocht de uitgever iets overkomen, dan neemt een ander IT-bedrijf de exploitatie over. Uw instanties stoppen niet van de ene dag op de andere, en u blijft niet zonder aanspreekpunt achter.

Maar u hoeft daar niet van af te hangen. Uw gegevens verlaten het systeem wanneer u dat beslist, in open formaten, zonder onze toestemming of hulp. Een loge die in één klik kan vertrekken, gokt niet op het voortbestaan van haar leverancier — ze houdt de controle, wat er ook gebeurt.

Een afhankelijkheid die eenzijdig kan worden verbroken, is geen afhankelijkheid.

Wat we niet beweren

We beweren geen permanente bewaking, geen infrastructuur van een groot concern, en geen beschikbaarheidsgarantie die we niet zouden kunnen waarmaken.

Wat we wél garanderen is bescheidener, en verifieerbaar: uw gegevens bevinden zich in Europa, versleuteld, gescheiden van andere loges, geback-upt, en u kunt ze op elk moment terugnemen.

Het privacybeleid beschrijft de verwerkingen in detail, en het contract dat u aan ons bindt legt de voorwaarden vast.

Archivenbeheer

Het archiefsysteem stelt u in staat om alle logedocumenten op een gecentraliseerde en veilige manier op te slaan en te organiseren. Beheer eenvoudig al uw administratieve, historische en officiële documenten.

• Gecentraliseerde opslag - Bewaar alle belangrijke documenten in een veilige en toegankelijke ruimte
• Intelligente classificatie - Organiseer uw documenten op type, graad, gebeurtenis en aangepaste labels
• Geavanceerd zoeken - Vind snel elk document met ons zoeksysteem
• Eenvoudig uploaden - Intuïtieve drag-and-drop interface voor het toevoegen van documenten
• Toegangscontrole - Bepaal wie elk document kan bekijken en wijzigen

Ondersteunde Documenttypen

Ons systeem accepteert alle gangbare formaten:

• Documenten: PDF, Word (.doc, .docx), Excel (.xls, .xlsx), PowerPoint (.ppt, .pptx)
• Afbeeldingen: PNG, JPG, JPEG, GIF, BMP, TIFF, WebP
• Tekst: TXT, RTF, CSV
• Archieven: ZIP, RAR, 7Z

Organisatie en Classificatie

Janus biedt verschillende methoden om uw archieven te organiseren:

• Documenttypen: Uitnodigingen, notulen, financiële rapporten, kalenders, enz.
• Classificatie per graad: Koppel documenten aan relevante graden (Leerling, Gezel, Meester)
• Aangepaste labels: Maak uw eigen labels voor op maat gemaakte classificatie
• Gebeurtenis associatie: Koppel documenten direct aan corresponderende vergaderingen en banketten

Geavanceerde Functies

• Intuïtieve upload interface met drag-and-drop functionaliteit
• Bulk import - Migreer eenvoudig uw bestaande archieven naar Janus
• Automatische limiet van 20 MB per bestand voor geoptimaliseerde prestaties
• Label systeem met automatische kleuren voor betere zichtbaarheid
• Volledige geschiedenis van toevoegingen en wijzigingen
• Meerdere criteria zoeken op titel, type, label of inhoud

Migratie en Bulk Import

Vergemakkelijk uw overgang naar Janus met onze migratietools:

• Massale import - Upload meerdere documenten gelijktijdig
• Metadata behoud - Behoud bestaande informatie van uw documenten
• Automatische classificatie - Janus stelt automatisch types en labels voor
• Bestandsvalidatie - Automatische verificatie van formaatcompatibiliteit
• Migratie tracking - Monitor de voortgang van uw archiefimport

Sybille, de AI die thuis blijft

De meeste AI-assistenten op de markt werken door uw gegevens naar externe servers te sturen — vaak buiten Europa, bij digitale reuzen wier verdienmodel juist berust op het verzamelen van informatie. Voor een maçonnieke loge, waar discretie een kardinale waarde is, is dat eenvoudigweg ondenkbaar.

Sybille kiest voor het tegenovergestelde. Zij is een kunstmatige intelligentie die draait op onze eigen soevereine infrastructuur, uitsluitend ten dienste van de Janus-instanties. Geen enkele aanvraag, geen enkel document, geen enkele informatie passeert een derde partij. Niets verlaat Janus.

Soevereiniteit zonder compromis

• Volledig soevereine hosting: Sybille draait op onze servers, in Europa, onder onze exclusieve controle. Noch OpenAI, noch Google, noch enige externe leverancier is erbij betrokken.
• Geen uitwisseling met buiten: uw teksten en documenten worden nooit naar een commerciële API gestuurd. Ze blijven binnen de gesloten, versleutelde perimeter van het Janus-ecosysteem.
• Geen training op uw gegevens: Sybille “onthoudt” niets en leert niet van uw informatie. Elke aanvraag wordt verwerkt en daarna vergeten.
• Geen registratie van inhoud: de uitwisselingen met Sybille worden niet bewaard voor analyse. De vertrouwelijkheid van uw werkzaamheden is absoluut.

Wat Sybille vandaag doet: hulp bij het importeren van kalenders

Loges ontvangen regelmatig de kalenders van hun zusterloges en hun Obediëntie, in de meest uiteenlopende vormen: een fraai opgemaakte PDF, een tabel, soms gewoon een gescand document. Die met de hand invoeren, gebeurtenis na gebeurtenis, is bewerkelijk en foutgevoelig.

Precies hier komt Sybille tussenbeide. Wanneer de automatische import vastloopt op een ongebruikelijk formaat — atypische opmaak, verstrengelde kolommen, gescand document — kunt u Sybille vragen om de kalender opnieuw te lezen. Zij analyseert de tekst, herkent de data, de titels en de graden, en stelt de ontbrekende gebeurtenissen voor, die u enkel nog met één blik hoeft te controleren.

Het is een hulp bij het nalezen, nooit een automatische beslissing: u houdt de controle over elke gebeurtenis voordat ze wordt aangemaakt.

Wat Sybille zal worden: een assistente die meegroeit

Importhulp is slechts het eerste gebruik. Sybille is ontworpen als een soevereine intelligentiebasis die met elke Janus-versie zal groeien: hulp bij het opstellen van bouwstukken en notulen, slim zoeken in uw archieven, samenvatten van documenten, ondersteuning van het secretariaat…

Bij elke nieuwe mogelijkheid blijft één principe onveranderd: soevereiniteit en vertrouwelijkheid eerst. Sybille zal altijd binnen Janus groeien, nooit erbuiten.

Kort samengevat

Met Sybille verwerft de loge de kracht van kunstmatige intelligentie zonder de gebruikelijke prijs te betalen: de vertrouwelijkheid.

Leden Toegang

Janus biedt leden van uw loge veilige en gepersonaliseerde toegang tot informatie volgens hun maçonnieke graad. Elk lid kan evenementen en archieven raadplegen die passen bij hun initiatieniveau.

• Evenementenkalender - Volledige toegang tot interne en externe loge kalender
• Kalender feeds - Synchronisatie met persoonlijke kalenderapplicaties
• Veilige archieven - Documentenraadpleging op basis van initiatiegraad
• Intuïtieve interface - Eenvoudige navigatie aangepast aan de behoeften van elk lid

Evenementenkalender

Leden hebben toegang tot een complete en interactieve kalender:

• Interne evenementen - Vergaderingen, banketten, commissievergaderingen en ceremonies
• Externe evenementen - Conferenties, inter-loge bezoeken, federale evenementen
• Volledige details - Schema’s, locaties, beschrijvingen en deelnemers

Kalender Synchronisatie

Integreer eenvoudig loge-evenementen in uw persoonlijke kalender:

• ICS Feeds - Abonneer u op interne en/of externe feeds
• Automatische synchronisatie - Real-time evenementenupdates
• Compatibele applicaties - Werkt met Google Calendar, Outlook, Apple Calendar, etc…
• Type filtering - Kies om alleen interne of externe evenementen te ontvangen

Archieven Toegang

Veilige raadpleging van documenten volgens initiatiegraad:

• Automatische filtering - Alleen documenten passend bij de graad zijn zichtbaar
• Geavanceerd zoeken - Vind snel geautoriseerde documenten
• Veilige download - Alleen-lezen toegang tot archieven
• Persoonlijke geschiedenis - Tracking van geraadpleegde documenten

Veiligheid en Vertrouwelijkheid

• Toegangscontrole - Automatische verificatie van initiatiegraad
• Traceerbaarheid - Registratie van raadplegingen voor audit
• Gegevensbescherming - Versleuteling en veilige back-up

Aanvraagbeheer

Janus revolutioneert aanvraagbeheer door een complete en geautomatiseerde tool aan te bieden. Van eerste contact tot definitieve goedkeuring, volg elke aanvraag door een gestructureerd en transparant proces.

• Aanvraagcreatie - Intuïtief formulier en opslag van motivatiebrieven
• Peterschap beheer - Tracking van interne en externe peters
• Onderzoekssysteem - Toewijzing van onderzoekers en gedetailleerde rapporten
• Status tracking - Complete validatieworkflow
• Automatische creatie - Lidprofiel generatie vanuit goedgekeurde aanvragen

Aanvraagcreatie en Registratie

Vereenvoudig het verwelkomen van nieuwe kandidaten met een gestructureerd proces:

• Intuïtief formulier - Duidelijke en gebruiksvriendelijke interface voor informatie-invoer
• Documentopslag - Bewaring van motivatiebrieven en bijbehorende documenten
• Gegevensvalidatie - Automatische verificatie van informatievolledigheid
• Complete geschiedenis - Traceerbaarheid van elke processtap

Peterschap Beheer

Houd een complete en georganiseerde lijst bij van de peters van uw Loge:

• Interne peters - Loge-leden die kandidaten sponsoren
• Externe peters - Leden van andere Loges die aanvragen ondersteunen
• Relatie tracking - Geschiedenis van peterschappen en hun effectiviteit
• Contactbeheer - Contactgegevens en informatie van alle peters

Documenten en Motivatiebrieven

Centraliseer en organiseer alle documenten gerelateerd aan aanvragen:

• PDF upload - Veilige download van motivatiebrieven
• Automatisch beheer - Automatische organisatie en classificatie van bestanden
• Veilige toegang - Consultatie beperkt tot geautoriseerde officieren
• Slim archiveren - Georganiseerde opslag voor toekomstige consultatie

Onderzoekssysteem

Optimaliseer het onderzoeksproces met toegewijde tools:

• Onderzoeker toewijzing - Duidelijke aanwijzing van broeders verantwoordelijk voor onderzoeken
• Geïntegreerde rapporten - Directe invoer van onderzoeksrapporten in de applicatie
• Deadline tracking - Respect voor onderzoeksdeadlines
• Onderzoek validatie - Proces voor valideren van ingediende rapporten

Status Tracking

Bekijk de voortgang van elke aanvraag in realtime:

• Complete workflow - Gestructureerd validatieproces stap voor stap
• Visuele status - Duidelijke indicatoren van voortgangsstatus
• Automatische notificaties - Meldingen tijdens statuswijzigingen
• Beslissingsgeschiedenis - Complete traceerbaarheid van validaties

Automatische Lid Creatie

Transformeer goedgekeurde aanvragen in complete lidprofielen:

• Automatische generatie - Profielcreatie vanuit gevalideerde aanvragen
• Gegevenssynchronisatie - Automatische overdracht van informatie
• Gegarandeerde consistentie - Voorkomt duplicaten en inconsistenties
• Vloeiende integratie - Natuurlijke overgang van kandidaat naar lidstatus

Voordelen van Aanvraagbeheer

Tijdsbesparing

• Geautomatiseerd proces en geïntegreerde workflow
• Vermindering van repetitieve administratieve taken
• Gecentraliseerde tracking van alle aanvragen

Gegevensconsistentie

• Gesynchroniseerde informatie tussen aanvraag en lid
• Enkele en consistente database
• Eliminatie van duplicaten en fouten

Complete Traceerbaarheid

• Gedetailleerde geschiedenis van elke aanvraag
• Tracking van beslissingen en validaties
• Audit trail voor transparantie

Moderne Interface

• Schoon en intuïtief ontwerp
• Eenvoudige en efficiënte navigatie
• Responsive design voor alle apparaten

Toegang en Permissies

Vereiste Rollen

• Beheerder - Complete toegang tot alle functies
• Secretaris - Aanvraagbeheer en status tracking

Beperkte Toegang

• Onderzoeker leden - Beperkte toegang tot de module om hun onderzoeken te voltooien
• Alleen consultatie - Geen gegevenswijziging voor onderzoekers

Toegangsmenu

• Applicaties → Aanvraagbeheer - Hoofdtoegang tot de module
• Intuïtieve interface - Duidelijke en georganiseerde navigatie

Validatieworkflow

1. Indiening - De kandidaat dient zijn aanvraag in met documenten
2. Verificatie - Initiële validatie door officieren
3. Onderzoek - Toewijzing en voltooiing van onderzoeken
4. Rapporten - Invoer en validatie van onderzoeksrapporten
5. Beslissing - Definitieve validatie door bevoegde instanties
6. Integratie - Automatische creatie van lidprofiel

Ritueelbeheer

Janus revolutioneert vrijmetselaarsritueelbeheer door een complete en geïntegreerde tool aan te bieden. Van initiële creatie tot archivering, beheer elk aspect van je rituelen in een veilige en georganiseerde omgeving.

• Ritueelcreatie - Intuïtieve interface voor het plannen en organiseren van je ceremonies
• Rolbeheer - Toewijzing en opvolging van de verantwoordelijkheden van elke deelnemer
• Documentbeheer - Gecentraliseerde organisatie van alle benodigde materialen
• Wijziging en onderhoud - Flexibele bijwerking van informatie en deelnemers
• Consultatie en archieven - Volledige toegang tot geschiedenis en details

Ritueelcreatie

Vereenvoudig de planning van je ceremonies met een gestructureerd proces:

• Intuïtief formulier - Duidelijke interface voor het invoeren van basisinformatie
• Ritueeltypes - Precieze definitie (initiatie, verheffing, installatie, etc.)
• Temporele planning - Beheer van data en tijden met validatie
• Notities en instructies - Toevoeging van specifieke details en bijzondere instructies
• Automatisch opslaan - Veilige opslag in de database

Rolbeheer

Organiseer effectief de deelname van elk lid:

• Roltoewijzing - Duidelijke aanwijzing van verantwoordelijkheden (Eerbiedwaardige Meester, Opzieners, etc.)
• Verantwoordelijkheidsdefinitie - Gedetailleerde beschrijving van elke functie
• Deelnemersbeheer - Toevoegen, wijzigen en verwijderen van toewijzingen
• Rolflexibiliteit - Aanpassing van verantwoordelijkheden volgens behoeften
• Toewijzingstraceerbaarheid - Volledige geschiedenis van rolwijzigingen

Documentbeheer

Centraliseer en organiseer alle benodigde materialen:

• Organisatiedocumenten - Regels, procedures en ceremoniegidsen
• Benodigde materialen - Lijst en beheer van vereiste objecten en accessoires
• Rolspecifieke documenten - Gepersonaliseerde materialen voor elke deelnemer
• Categorieorganisatie - Automatische classificatie (organisatie, materialen, rollen)
• PDF-voorvertoning - Directe consultatie van documenten in de interface
• Versiebeheer - Opvolging van updates en wijzigingen

Ritueelwijziging

Pas je rituelen aan volgens evoluerende behoeften:

• Informatiewijziging - Bijwerking van basisdetails (naam, beschrijving, notities)
• Graadbeheer - Graadwijziging met automatische cascade op gekoppelde documenten
• Temporele aanpassing - Wijziging van data en tijden met notificatie
• Deelnemersbijwerking - Wijziging van rollen en toewijzingen
• Wijzigingsgeschiedenis - Volledige traceerbaarheid van alle wijzigingen

Consultatie en Archieven

Krijg toegang tot al je rituele informatie:

• Volledige lijst - Overzicht van alle gecreëerde rituelen
• Specifieke details - Diepgaande consultatie van elke ceremonie
• Gekoppelde documenten - Directe toegang tot alle materialen en benodigdheden
• Wijzigingsgeschiedenis - Chronologische opvolging van wijzigingen
• Geavanceerd zoeken - Filter- en zoekgereedschappen in archieven

Verwijdering en Onderhoud

Beheer het einde van de levensduur van je rituelen op een veilige manier:

• Veilige verwijdering - Volledige eliminatie met automatische opruiming
• Weesdocumentbeheer - Automatische opruiming van ongebruikte bestanden
• Automatische back-ups - Dataconservatie vóór verwijdering
• Database-integriteit - Behoud van datacoherentie
• Verwijderingsaudit - Traceerbaarheid van opruimacties

Technische Functies

Moderne Interface

• Schoon en responsief ontwerp voor alle apparaten
• Intuïtieve navigatie en duidelijke informatieorganisatie
• Visuele thema’s aangepast aan gebruikersvoorkeuren

Permissiebeheer

• Toegangscontrole volgens rollen en verantwoordelijkheden
• Beveiliging van gevoelige informatie
• Traceerbaarheid van acties en wijzigingen

Meertalige Ondersteuning

• Franse interface standaard
• Volledige ondersteuning van je Loge’s talen
• Culturele aanpassing van inhoud

Geautomatiseerde Tests

• Volledige dekking met Cypress
• Validatie van kritieke functionaliteiten
• Geautomatiseerde regressietests

Systeemintegratie

Janus Architectuur

• Compatibel met bestaande infrastructuur
• Respect voor naamgevingsconventies
• Integratie met permissiesysteem

Documentbeheer

• Gebruikt bestaand documentbeheersysteem
• Compatibel met ondersteunde formaten
• Integratie met automatische back-ups

Back-ups en Beveiliging

• Compatibel met automatische back-ups
• Respect voor beveiligingsbeleid
• Integratie met bewakingssysteem

Typisch Gebruik

1. Creatie - Maak een nieuw initiatieritueel
2. Roltoewijzing - Wijs Eerbiedwaardige Meester, Opzieners, etc. aan
3. Organisatiedocumenten - Upload regels en procedures
4. Benodigde materialen - Voeg lijst van vereiste accessoires toe
5. Roldocumenten - Upload rolspecifieke materialen
6. Wijziging - Pas graad aan indien nodig (automatische cascade)
7. Consultatie - Krijg toegang tot informatie en documenten
8. Archivering - Bewaar geschiedenis voor toekomstige referentie

Voordelen van Ritueelbeheer

Optimale Organisatie

• Gestructureerde en gecentraliseerde planning
• Duidelijk beheer van verantwoordelijkheden
• Logische organisatie van documenten

Operationele Efficiëntie

• Verminderde voorbereidingstijd
• Eliminatie van vergetelheid en fouten
• Vereenvoudigde deelnemerscoördinatie

Volledige Traceerbaarheid

• Gedetailleerde geschiedenis van elk ritueel
• Opvolging van wijzigingen en aanpassingen
• Archieven op elk moment raadpleegbaar

Beveiliging en Vertrouwelijkheid

• Rolgebaseerde toegangscontrole
• Bescherming van gevoelige informatie
• Automatische databack-up

Toegang en Permissies

Vereiste Rollen

• Beheerder - Volledige toegang tot alle functies
• Eerbiedwaardige Meester - Ritueelbeheer en roltoewijzing
• Secretaris - Creatie en wijziging van rituelen

Beperkte Toegang

• Officieren - Consultatie van rituelen en gekoppelde documenten
• Deelnemers - Beperkte toegang tot hun rolinformatie

Toegangsmenu

• Toepassingen → Ritueelbeheer - Hoofdtoegang tot de module
• Intuïtieve interface - Duidelijke en georganiseerde navigatie

Enquêtebeheer

Janus revolutioneert vergaderingorganisatie door externe tools zoals Framadate en Doodle volledig te vervangen. Beheer al je enquêtes rechtstreeks in je veilige vrijmetselaarsomgeving, met native integratie naar je ledendatabase.

• Volledige vervanging - Geen externe tools meer nodig om vergaderingen te organiseren
• Enquêtecreatie - Intuïtieve interface voor alle soorten consultaties
• Optiebeheer - Totale flexibiliteit bij het definiëren van antwoorden
• Liddeelname - Geïntegreerde interface voor deelname
• Resultaatvisualisatie - Real-time grafieken en statistieken

Vervanging van Externe Tools

Elimineer permanent afhankelijkheid van diensten van derden:

• VOLLEDIGE VERVANGING - Framadate en Doodle zijn niet meer nodig
• ALLES in Janus - Complete enquêtebeheer in je omgeving
• Geen externe tools meer - Vergaderingorganisatie volledig in Janus
• Native integratie - Gebruikt je bestaande ledendatabase

Enquêtecreatie

Vereenvoudig het organiseren van je consultaties:

• Titel en beschrijving - Duidelijke definitie van enquêtepurpose
• Deadline - Beheer van deelnametermijnen
• Enquêtetypes - Datum/tijd, meerkeuze, aangepaste opties
• Antwoordconfiguratie - Flexibele definitie van beschikbare opties
• Toegangspermissies - Controle van consultatie- en wijzigingsrechten

Antwoordoptiebeheer

Pas je enquêtes aan aan al je behoeften:

• Data en tijden - Meerdere slots voor vergaderingorganisatie
• Meerkeuze - Opties voor collectieve beslissingen
• Aangepaste opties - Aanpassing volgens specifieke behoeften
• Flexibele wijziging - Aanpassing van opties na creatie
• Automatische opruiming - Verwijdering van verouderde opties

Liddeelname

Betrek je leden rechtstreeks bij het proces:

• Geïntegreerde deelname - Native interface in Janus voor alle leden
• Intuïtieve selectie - Eenvoudige en duidelijke keuze van voorkeuren
• Antwoordwijziging - Mogelijkheid om keuzes te wijzigen vóór deadline
• Real-time opvolging - Onmiddellijke weergave van deelnames
• Automatische notificaties - Alerten tijdens updates

Resultaatvisualisatie

Analyseer je gegevens duidelijk en efficiënt:

• Duidelijke grafieken - Visuele weergaven van resultaten
• Gedetailleerde tabellen - Volledige weergave van voorkeuren per lid
• Deelnemestatistieken - Betrokkenheidspercentage en trendanalyse
• Populaire slots - Identificatie van meest gekozen opties
• Gegevensexport - Mogelijkheid om resultaten te extraheren indien nodig

Permissiebeheer

Controleer toegang volgens je organisatorische behoeften:

• Toegangscontrole - Rechtenbeheer volgens lidrollen
• Openbare/privé-enquêtes - Zichtbaarheidskeuze volgens context
• Wijzigingsrechten - Controle van bewerkings- en verwijderingspermissies
• Groepsbeperkingen - Beperkte toegang volgens affiliaties

Wijziging en Onderhoud

Pas je enquêtes aan volgens evoluerende behoeften:

• Detailwijziging - Aanpassing van basisinformatie
• Optiebeheer - Toevoegen, verwijderen en wijzigen van antwoorden
• Deadlineverlenging - Verlenging van deadline indien nodig
• Slimme archivering - Georganiseerde bewaring van voltooide enquêtes
• Automatische opruiming - Verwijdering van verouderde enquêtes

Notificaties en Herinneringen

Behoud lidbetrokkenheid:

• Automatische notificaties - Alerten verzonden naar deelnemers
• Deadlineherinneringen - Notificaties vóór deadline
• Deelnamealerten - Informatie over nieuwe antwoorden
• Enquêteopvolging - Informatie over status van lopende consultaties

Systeemintegratie

Lidendatabase

• Gebruikt je bestaande ledendatabase
• Geen informatie-duplicatie
• Gegarandeerde datacoherentie

Authenticatiesysteem

• Native integratie met je loginsysteem
• Automatisch sessiebeheer
• Toegangsbeveiliging

Permissies en Rollen

• Compatibel met je bestaande permissiesysteem
• Respect voor organisatorische hiërarchieën
• Toegangsbeheer volgens verantwoordelijkheden

Notificatiesysteem

• Gebruikt je notificatie-infrastructuur
• Integratie met je communicatiekanalen
• Consistentie van alerten en herinneringen

Geavanceerde Functies

Terugkerende Enquêtes

• Sjablonen voor reguliere vergaderingen
• Automatische configuratie van periodieke consultaties
• Hergebruik van frequente parameters

Enquêtesjablonen

• Vooraf gedefinieerde modellen voor standaardevenementen
• Snelle configuratie van standaardconsultaties
• Eenvoudige aanpassing volgens specifieke behoeften

Volledige Geschiedenis

• Bewaring van alle enquêtes en deelnames
• Volledige traceerbaarheid van verleden consultaties
• Archieven op elk moment raadpleegbaar

Zoeken en Filteren

• Zoekgereedschappen in archieven
• Filtering op datum, type of deelnemer
• Efficiënte navigatie in geschiedenis

Gegevensexport

• Resultaatextractie voor externe analyse
• Formaten compatibel met je analysetools
• Bewaring van belangrijke gegevens

Voordelen ten opzichte van Externe Tools

Gegevenscentralisatie

• Geen externe account om te creëren of beheren
• Gegevens gecentraliseerd in je Janus-omgeving
• Eliminatie van synchronisatieproblemen

Native Integratie

• Gebruik van je bestaande ledendatabase
• Respect voor je gegevensvertrouwelijkheid
• Geen afhankelijkheid van diensten van derden

Automatische Back-up

• Integratie met je backupsysteem
• Automatische bewaring met de rest van je gegevens
• Vereenvoudigde herstel indien nodig

Versterkte Beveiliging

• Totale controle van toegang en permissies
• Bescherming van je gevoelige informatie
• Naleving van je beveiligingsbeleid

Typisch Gebruik

1. Creatie - Maak een enquête om een logevergadering te organiseren
2. Configuratie - Definieer meerdere mogelijke tijdslots
3. Uitnodiging - Nodig leden uit om deel te nemen
4. Opvolging - Volg deelnames in real-time
5. Analyse - Analyseer resultaten om de beste tijdslot te kiezen
6. Archivering - Bewaar enquête zodra beslissing is genomen

Concrete Gebruikscases

Vergaderingorganisatie

• Planning van logevergaderingen
• Coördinatie van commissievergaderingen
• Organisatie van algemene vergaderingen

Speciale Evenementen

• Planning van banketten en sociale evenementen
• Organisatie van initiatieceremonies
• Coördinatie van logewerk

Besluitvorming

• Consultaties over logeorientaties
• Datumselectie voor belangrijke evenementen
• Optieselectie voor gemeenschappelijke projecten

Beschikbaarheidsbeheer

• Coördinatie van ritueelbeschikbaarheid
• Organisatie van commissiewerk
• Planning van trainingen en initiaties

Toegang en Permissies

Vereiste Rollen

• Beheerder - Volledige toegang tot alle functies
• Secretaris - Enquêtecreatie en -beheer
• Officieren - Enquêtecreatie voor hun domeinen

Lidtoegang

• Alle leden - Deelname aan openbare enquêtes
• Geautoriseerde leden - Toegang tot privé-enquêtes volgens permissies
• Consultatie - Toegang tot resultaten van voltooide enquêtes

Toegangsmenu

• Toepassingen → Enquêtebeheer - Hoofdtoegang tot de module
• Intuïtieve interface - Duidelijke en georganiseerde navigatie

Agora: interne berichtenservice van de loge

Agora is de ingebouwde berichtendienst van Janus. Logeleden kunnen direct berichten uitwisselen of groepsgesprekken voeren zonder de applicatie te verlaten.

Alle berichten zijn end-to-end versleuteld: alleen bevoegde leden kunnen gesprekken lezen.

Directe berichten

“Ik wil een privébericht sturen naar de Eerwaarde Meester zonder e-mail te gebruiken”

Elk lid kan een direct gesprek openen met elk ander logelid. Eenvoudig, snel en vertrouwelijk.

• Privéberichten tussen twee leden
• Bijlagen: documenten en afbeeldingen direct gedeeld in het gesprek
• Reacties op berichten (emoji’s)
• Realtime typindicator

Groepen en kanalen

“Ik wil een aparte ruimte voor de organisatie van ons volgende Feestmaal”

Maak thematische groepen voor gestructureerde discussies: werkcommissie, vergadervoorbereiding, groep van officieren…

• Privégroepen op uitnodiging
• Algemeen kanaal automatisch gedeeld met alle actieve leden
• Configureerbare berichtbewaring (van 30 dagen tot onbeperkt)
• Deelnemersbeheer: toevoegen, verwijderen, promoveren tot beheerder

Realtime en meldingen

Berichten komen direct aan, zonder pagina te herladen, dankzij SSE-technologie (Server-Sent Events).

• Ongelezen badges in de zijbalk realtime bijgewerkt
• Meldingen geïntegreerd in het Janus-systeem
• Mobiele toegang: interface aangepast voor smartphones

Beheer en controle

• AgoraAdmin-rol: een berichtenbeheerder aanwijzen zonder volledige beheerderstoegang te geven
• Berichten verwijderen door beheerders
• Automatische verwijdering volgens het gedefinieerde bewaarbeleid

Bibliotheca: de gedeelde bibliotheek van de loge

Bibliotheca is de gecentraliseerde catalogus van de documentaire bronnen van de loge: boeken, cd’s, dvd’s, tijdschriften en andere media die door leden worden bijgedragen of op het logelokaal worden bewaard. Elk lid kan eenvoudig bijdragen en uitlenen.

Een catalogus voor de hele loge

“Ik wil weten of iemand al een boek heeft over de symboliek van de winkelhaak”

Alle logebronnen staan vermeld in een catalogus die toegankelijk is voor alle leden: zoeken op titel, auteur of ISBN, filteren op type en beschikbaarheid.

• Gecentraliseerde catalogus: boeken, cd’s, dvd’s, tijdschriften en andere media
• Snel zoeken op titel, auteur of ISBN
• Automatische omslagen opgehaald van Open Library bij het invoeren van een ISBN
• Locatie van elk item: in het logelokaal of bij een geïdentificeerd lid thuis

Vrije bijdrage

“Ik wil mijn collectie werktuigen ter beschikking stellen van mijn broeders”

Elk lid kan eigen items toevoegen aan de logecatalogus. Ze blijven eigenaar van hun bijdragen en beheren zelf de uitleningen.

• In enkele seconden toevoegen via ISBN (metadata automatisch ingevuld)
• Eigen items bewerken en verwijderen
• Uitleningen voor eigen items beheren

Uitleenbeheer

“Ik wil weten wie ‘De Legende van Hiram’ heeft geleend en tot wanneer”

Registreer uitleningen vanuit de detailpagina van elk item of rechtstreeks vanuit de catalogus. De volledige geschiedenis wordt bewaard.

• Uitlening registreren met een terugbrengdeadline
• Realtime tracking: beschikbaar / uitgeleend / verloren
• Achterstallige melding automatisch weergegeven wanneer de deadline is verstreken
• Volledige geschiedenis per item

Rollen en machtigingen

De rol Bibliotheekbeheerder kan worden toegewezen aan een lid zonder toegang te geven tot de rest van de administratie.

Catalogus van bouwstukken: wie werkte waarover, en waar is de tekst

De catalogus van bouwstukken brengt het werk samen dat in de loge is voorgedragen, en het werk dat daar nog op wacht. Hij beantwoordt een eenvoudige vraag die toch telkens terugkeert: wie werkte waarover, en waar is de tekst? Elk bouwstuk draagt een titel, een auteur, een graad, een korte samenvatting en, eenmaal gepubliceerd, het gearchiveerde document dat het bevat.

Twee tabellen, het volledige erfgoed

“Ik wil weten wie al een bouwstuk heeft gehouden over de symboliek van de mozaïekvloer”

De catalogus bestaat uit twee tabellen, zodat niets van het werk van de loge verloren gaat.

• Bouwstukken van logeleden: de huidige leden, de oud-leden, en de broeders en zusters die naar het Eeuwige Oosten zijn overgegaan
• Retroactieve invoer: een oud bouwstuk kan op naam van de auteur worden vastgelegd, ook als hij niet meer onder ons is — het is het erfgoed van de loge
• Bouwstukken van bezoekers: broeders en zusters van andere loges die bij u kwamen voordragen, met hun loge en hun oriënt, zodat duidelijk is waar het werk vandaan komt

Een etalage van het werk van de loge

“Ik wil dat mijn bouwstuk elders van nut kan zijn, in plaats van in een lade te blijven liggen”

De catalogus is niet alleen een register van wat is voorgedragen: hij toont wat er bestaat, mocht men het willen laten voordragen. Een broeder of zuster geeft er het werk aan dat hij of zij bereid is te komen brengen, in de eigen loge of elders. En wie voor een zitting een onderwerp of een spreker zoekt, weet wat er al geschreven is, in welke graad en door wie.

• Het werk blijft circuleren: een eenmaal voorgedragen bouwstuk blijft zichtbaar en herbruikbaar, in plaats van bij die ene lezing te eindigen
• Zich aanbieden: een auteur meldt het werk dat hij bereid is elders te komen voordragen
• Weten bij wie u moet zijn: bouwstukken van bezoekers vermelden de loge, de oriënt en het adres van hun auteur, juist om contact met hem te kunnen opnemen
• Geen verspreiding zonder toestemming: uw catalogus blijft bij u. Een bouwstuk aankondigen bij andere loges is optioneel, staat standaard uit en vereist twee akkoorden — dat van de auteur, bouwstuk per bouwstuk en op elk moment intrekbaar, en dat van de loge
• Een aankondiging, nooit de tekst: alleen gepubliceerde bouwstukken, tot en met de 3e graad, worden aangekondigd; wat vertrekt blijft beperkt tot de titel, de samenvatting, de auteur, zijn loge en zijn oriënt. De tekst en het gearchiveerde document blijven bij u, het gepubliceerde contact is het secretariaat van uw loge, en ontvangen bouwstukken komen alleen-lezen binnen

Zichtbaarheid bepaald door de graad

“Ik wil zeker weten dat een bouwstuk in de meestergraad nooit aan een leerling verschijnt”

Dit is het belangrijkste punt van deze module. De graad beslist — en dat is precies de regel die uw archieven al beheerst, nooit een aparte regel. Een document en het bouwstuk dat ernaar verwijst kunnen dus nooit twee verschillende antwoorden geven.

• Geen enkel lek: een bouwstuk van een hogere graad verschijnt niet in de lijst en evenmin via een rechtstreekse link
• Een voorgesteld bouwstuk blijft discreet: zolang het niet gepubliceerd is, is het alleen zichtbaar voor de auteur en de beheerders
• Het gekoppelde document volgt dezelfde discretie: het verschijnt niet in de archieven van andere leden zolang het bouwstuk niet gepubliceerd is, en duikt daar bij publicatie weer op
• Het adres van een bezoeker staat alleen op de detailpagina, en uitsluitend voor wie contact met hem moet opnemen — nooit in de lijst

Het document, zonder het scherm te verlaten

“Ik wil mijn tekst aan mijn bouwstuk koppelen zonder tien omwegen”

Vanaf de pagina van het bouwstuk kiest u het document in de archieven of uploadt u het vanaf uw computer — zonder van pagina te wisselen. Een zo geüpload bestand komt in uw archieven terecht als elk ander document.

• Kiezen uit de bestaande archieven of rechtstreeks uploaden vanaf de computer
• De omgekeerde weg bestaat ook: koppel een document bij het opslaan in de archieven aan een bestaand bouwstuk, of maak er meteen een aan
• De catalogus bewaart geen enkel bestand: hij verwijst naar uw archieven, de enige plaats waar documenten leven

Een heldere levenscyclus

“Ik wil mijn werk voorstellen zonder dat het rondgaat voordat ik het heb voorgedragen”

Drie toestanden volstaan om het leven van een bouwstuk te beschrijven, van aankondiging tot het geheugen van de loge.

• Voorgesteld: het werk is aangekondigd, nog niet voorgedragen. Zichtbaar voor de auteur en de beheerders
• Gepubliceerd: het bouwstuk is voorgedragen, komt in de catalogus en verwijst naar zijn archiefdocument
• Gearchiveerd: het verlaat de catalogus, maar de loge bewaart het spoor
• Verwijderen voorbehouden aan een invoerfout of een dubbele invoer
• Beheerders krijgen een melding bij elk nieuw voorstel, zodat het zonder uitstel kan worden bekeken

Op het web en in de app

“Ik wil een bouwstuk terugvinden op mijn telefoon, tussen twee zittingen door”

De catalogus is beschikbaar op de website en in de mobiele app: dezelfde twee tabellen, de detailpagina en het voorstelformulier. Daar gelden dezelfde zichtbaarheidsregels — de app opent geen enkele deur die de website gesloten houdt.

Rollen en machtigingen

Het initiatief staat open voor iedereen, de handeling die de loge bindt blijft voorbehouden — dezelfde verdeling als bij de kandidaturen.

De Janus-ervaring op uw smartphone

Janus is vanaf dag één ontworpen om perfect op mobiel te werken. Dankzij PWA (Progressive Web App) technologie kunt u Janus rechtstreeks op uw telefoon installeren, zonder via de App Store of Google Play te gaan.

Waarom de mobiele app gebruiken?

• Altijd verbonden: Krijg toegang tot de ledenlijst, de rituelen en de Agora met één enkele klik.
• Pushmeldingen: Word onmiddellijk op de hoogte gebracht van nieuwe berichten, oproepen of belangrijke herinneringen.
• Native ervaring: Vloeiende navigatie, interface aangepast voor touchscreens en een volledig-scherm modus.
• Offline: Bekijk uw oproepen en de ledenlijst, zelfs zonder internetverbinding (slimme caching).

Beveiliging en privacy

De mobiele applicatie geniet van hetzelfde beveiligingsniveau als de desktopversie. Er worden geen gegevens naar Apple of Google verzonden, omdat de app de traditionele app-winkels omzeilt. Uw gegevens blijven uitsluitend tussen uw telefoon en uw server.

Hoe installeert u de Janus-app?

Janus is een Progressive Web App (PWA). Deze wordt rechtstreeks vanuit uw webbrowser geïnstalleerd, zonder dat u een Apple- of Google-account nodig heeft.

Op iPhone / iPad (iOS)

1. Open Safari en log in op uw Janus-omgeving.
2. Tik op het Deel-pictogram (het vierkantje met een pijltje omhoog, onderaan het scherm).
3. Blader door de opties en selecteer Zet op beginscherm (of “Add to Home Screen”).
4. Bevestig door op Voeg toe te tikken.
5. Klaar! Het Janus-pictogram verschijnt op uw beginscherm.

Opmerking: Installatie via een andere browser (Chrome, Firefox) op iOS stelt u momenteel nog niet in staat om te genieten van alle functies van de app (zoals pushmeldingen).

Op Android

1. Open Chrome (of Firefox/Edge) en log in op uw Janus-omgeving.
2. Er zou onderaan het scherm een banner moeten verschijnen met “Janus toevoegen aan startscherm”. Tik hierop.
3. Als de banner niet verschijnt, tikt u op de drie kleine puntjes (browsermenu) rechtsboven.
4. Selecteer Toevoegen aan startscherm (of “App installeren”).
5. Bevestig de installatie. Het pictogram verschijnt tussen uw andere apps.

Op Computer (Desktop)

U kunt Janus ook als een zelfstandige app op uw computer (Windows, Mac, Linux) installeren via Chrome of Edge:

• Klik op het installatiepictogram (een scherm met een pijl) dat in de adresbalk van de browser verschijnt.

De geïntegreerde elektronische handtekening

Gedaan met printen, handmatig ondertekenen en het vervelende scannen van officiële documenten. Janus integreert een geavanceerd elektronisch handtekeningsysteem dat rechtstreeks is verbonden met uw ledenlijst.

Juridische waarde en veiligheid

• Cryptografisch bewijs: Elke handtekening is wiskundig verzegeld om de integriteit van het document te garanderen.
• eIDAS-conformiteit: Onze integratie biedt een robuust beveiligingsniveau dat voldoet aan de Europese normen.
• Volledige traceerbaarheid: Nauwkeurige tracering van data, IP-adressen en handtekening-ID’s (Audit Trail).

Een vlotte gebruikerservaring

“Ik moet de notulen van de laatste zitting laten ondertekenen door de Achtbare Meester en de Secretaris”

1. Voorbereiding: Selecteer het PDF-document in uw Bibliotheca.
2. Toewijzing: Kies de ondertekenaars rechtstreeks uit de ledenlijst.
3. Melding: De ondertekenaars ontvangen een e-mail met een beveiligde link.
4. Ondertekening: Ze ondertekenen met één klik vanaf hun computer of smartphone, zonder een account bij een derde partij aan te maken.
5. Archivering: Zodra alle handtekeningen zijn verzameld, wordt het definitieve document automatisch verzegeld en gearchiveerd in Janus.

Gebruiksscenario’s in de Loge

• Notulen van de zittingen
• Financiële balansen en kwijtingen van de thesaurie
• Aanwezigheidsattesten en maçonnieke paspoorten
• Huishoudelijke reglementen

Uw documenten, uw stijl — zonder code

Tot nu toe betekende het aanpassen van een oproeping, notulen of uitnodiging dat u de code van het sjabloon moest bewerken. Met Mosaïque personaliseert elke loge haar eigen PDF-documenten, volledig zelfstandig en zonder enige technische kennis.

Gemaakt voor de juiste mensen

Mosaïque maakt een duidelijk onderscheid tussen twee soorten gebruik:

• De Beheerder — heeft de ruimste toegang en houdt toezicht op de sjablonen van de loge.
• De verantwoordelijken (Secretaris, Penningmeester, Bankmeester…) — personaliseren de inhoud van de documenten binnen hun taak, met de muis en zonder ook maar één regel code.

Wat u kunt doen

• Tekst bewerken — Wijzig formuleringen, aanhef en herinneringen in een eenvoudige visuele editor.
• Variabelen invoegen — Plaats velden die zichzelf automatisch invullen (datum van het evenement, locatie, inschrijvingsdeadline…) zonder hun technische naam te kennen.
• Herschikken — Verplaats of verberg hele blokken (agenda, banket, kalender…) met één klik.
• Blokken toevoegen — Voeg nieuwe alinea’s, titels of afsluitvelden toe waar dat is toegestaan.
• Live voorbeeld — Bekijk de uiteindelijke PDF terwijl u bewerkt.

Veilige documenten door ontwerp

• Geen code zichtbaar — Admins werken met blokken, nooit met code: de opmaak kan niet stuk.
• De identiteit van elke loge behouden — Elke loge behoudt haar eigen ontwerp; een wijziging raakt alleen die loge.
• Omkeerbaar — U kunt altijd terugkeren naar het ingebouwde sjabloon, en de geschiedenis bewaart elke versie.

Gebruiksscenario’s in de loge

• Pas de tekst van een oproeping aan uw ritus of gewoonten aan
• Voeg een herinnering “Schrijf u in vóór…” toe met de datum die zich vanzelf invult
• Verberg de banketsectie voor een bijeenkomst zonder maaltijd
• Personaliseer de kop of afsluiting van de notulen
• Voeg een in te vullen veld toe bij het afsluiten van een bijeenkomst (staat van de kolommen, mededelingen…)

Mosaïque is de vrijheid om uw documenten echt van uzelf te maken — eenvoudig.